Οδηγός διαχειριστή για Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook

Η διατήρηση του καταλόγου σας υπό έλεγχο αποτελεί πρόβλημα για κάθε διαχειριστή. Ακολουθούν ορισμένα από τα εργαλεία που προσφέρει Microsoft 365 για να το κάνετε πιο εύκολο:

• Πολιτικές ονομασίας - Οι πολιτικές ονομασίας σάς επιτρέπουν να ορίσετε τι είναι και τι όχι αποδεκτά ονόματα για τις ομάδες σας. Αυτό εμποδίζει τους χρήστες να δώσουν άβητα ή απαγορευμένα ονόματα σε ομάδες. Επιπλέον, μπορείτε να επιβάλετε εταιρικά τυπικά προθήματα ή επιθήματα στα ονόματα των ομάδων.

  Δυναμική συμμετοχή ως μέλος - Η δυναμική ιδιότητα μέλους σάς επιτρέπει να ορίσετε την ιδιότητα μέλους ομάδας με βάση τον κανόνα, ο οποίος προσθέτει (ή καταργεί) μέλη ομάδων με βάση μετα-δεδομένα (όπως το τμήμα ή το ρόλο) στην υπηρεσία καταλόγου Active Directory. Ανατρέξτε στο θέμα Χρήση χαρακτηριστικών για τη δημιουργία κανόνων για προχωρημένους για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία δυναμικής ιδιότητας μέλους.

• Κρυφή ιδιότητα μέλους - Εάν έχετε κάποιο λόγο να θέλετε η συμμετοχή στην ομάδα σας να είναι εμπιστευτική, για παράδειγμα, εάν τα μέλη είναι σπουδαστές, μπορείτε να αποκρύψετε την ιδιότητα μέλους από εξωτερικά κόμματα.

• Δικαιώματα δημιουργίας - Ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένα άτομα στον οργανισμό σας που δεν θέλετε να μπορούν να δημιουργήσουν νέες ομάδες. Υπάρχουν διάφορες τεχνικές για τη διαχείριση των δικαιωμάτων δημιουργίας στον κατάλογό σας. Ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση δημιουργίας Ομάδων Microsoft 365.

• Αρχεία καταγραφής ελέγχου - Μπορείτε να έχετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση επιτρέποντας στους χρήστες σας να δημιουργούν ομάδες και να διαχειρίζονται μέλη ομάδας, επειδή Microsoft 365 Ομάδες αρχεία καταγραφής ελέγχου σάς επιτρέπουν να εντοπίσετε ποιος δημιούργησε ή διέγραψε μια συγκεκριμένη ομάδα ή έκανε αλλαγές στην ιδιότητα μέλους της ομάδας. Ανατρέξτε στο θέμα: Κάντε αναζήτηση στο αρχείο καταγραφής ελέγχου στο Κέντρο συμμόρφωσης & ασφάλειας του Microsoft 365.

Οποιαδήποτε συνδρομή Microsoft 365 που διαθέτει Exchange Online και το SharePoint Online θα υποστηρίζει ομάδες. Αυτό περιλαμβάνει τα προγράμματα Business Essentials και Business Premium και τα προγράμματα για μεγάλες επιχειρήσεις E1, E3 και E5.

Εάν έχετε ένα πρόγραμμα μόνο για Exchange, εξακολουθείτε να μπορείτε να αποκτήσετε τις δυνατότητες κοινόχρηστων Εισερχομένων και κοινόχρηστου ημερολογίου των ομάδων στο Outlook, αλλά δεν θα αποκτήσετε τη βιβλιοθήκη εγγράφων, Planner ή οποιαδήποτε από τις άλλες δυνατότητες. 

Μερικές φορές οι χρήστες νιώθουν άβολα με την αλλαγή, επομένως είναι σημαντικό να επικοινωνήσετε με τα υπάρχοντα μέλη των λιστών διανομής σας για να τους ενημερώσετε σχετικά με το τι πρέπει να περιμένουν. Ακολουθούν ορισμένες από τις πληροφορίες που θα πρέπει να συμπεριλάβετε σε αυτό το μήνυμα, καθώς και ορισμένες απαντήσεις που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες:

Τι είναι Ομάδες στο Outlook;

Microsoft 365 ομάδες στο Outlook είναι μια ενιαία λύση συνεργασίας για ομάδες/ομάδες που θέλουν ένα μέρος για την κοινή χρήση συζητήσεων, αρχείων, ημερολογίων και σημειώσεων με ενοποιημένο τρόπο που είναι εύκολο να εντοπιστεί.  Ίσως η καλύτερη δυνατότητα είναι ότι τα Εισερχόμενα για την ομάδα διατηρούν ένα ιστορικό των συζητήσεων, διευκολύνοντας την αναζήτηση σε προηγούμενες συζητήσεις.

Βρείτε περισσότερες πληροφορίες στο θέμα Η εμπειρία Ομάδες στο Outlook.

Γιατί κάνουμε αυτή την αλλαγή;

Άτομα έχουν ζητήσει συχνά τη δυνατότητα αναζήτησης στα μηνύματα που έχουν δημοσιευτεί στη λίστα διανομής μας για την εύρεση πληροφοριών που έχουν συζητηθεί στο παρελθόν. Η αναβάθμιση της λίστας διανομής σε μια ομάδα σημαίνει ότι οι χρήστες δεν χρειάζεται να κάνουν ή να απαντούν στις ίδιες ερωτήσεις ξανά και ξανά.

Επίσης, η νέα ομάδα θα περιλαμβάνει ένα ημερολόγιο για τις εκδηλώσεις της ομάδας μας, μια βιβλιοθήκη κοινόχρηστων αρχείων και ένα Σημειωματάριο του OneNote όπου μπορούμε να συνεργαστούμε και να συλλέξουμε πληροφορίες για μελλοντική αναφορά.

Πρέπει να κάνω κάτι για να συμμετάσχω σε αυτήν την ομάδα, εάν ήμουν ήδη μέλος της λίστας διανομής;

Όχι, εάν ήσασταν ήδη μέλος της λίστας διανομής, θα είστε αυτόματα μέλος της νέας ομάδας.

Πώς γίνεται αποκτήσετε πρόσβαση στη νέα ομάδα στο Outlook; Τι γίνεται με το Outlook στο web;

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη νέα ομάδα στο Outlook, απλώς μεταβείτε στην κατηγορία Ομάδες προς το κάτω μέρος του παραθύρου περιήγησης στα αριστερά. Εάν χρησιμοποιείτε αυτήν την ομάδα, μπορείτε συχνά να την καρφιτσώσετε ως αγαπημένη κάνοντας δεξί κλικ σε αυτήν και επιλέγοντας Εμφάνιση ως αγαπημένη.

Επιπλέον, υπάρχουν δωρεάν προγράμματα-πελάτες για κινητές συσκευές για Microsoft 365 Ομάδες διαθέσιμες σε κάθε πλατφόρμα για κινητές συσκευές (iOS, Android κ.λπ.), ώστε να μπορείτε να αποκτήσετε εύκολα πρόσβαση στην ομάδα εν κινήσει.

Δεν μπορώ να αποστείω απλώς ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Ναι φυσικά. Το ίδιο ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιήσατε για τη λίστα διανομής εξακολουθεί να λειτουργεί εξίσου καλά για την ομάδα στο Outlook.

Επίσης...

Μην ξεχάσετε να τους πείτε πότε συμβαίνει αυτή η αλλαγή και με ποιον θα πρέπει να επικοινωνήσουν εάν έχουν περαιτέρω ερωτήσεις.

Η Microsoft δεν παρέχει εργαλείο για τη μετατροπή ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου σε ομάδα του Microsoft 365 ή το αντίστροφο. Ωστόσο, μπορείτε να αναβαθμίσετε τις λίστες διανομής σε Ομάδες Microsoft 365. Είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να δώσετε στις λίστες διανομής του οργανισμού σας όλες τις δυνατότητες και λειτουργίες των ομάδων Microsoft 365. Ανατρέξτε στο θέμα Ομάδες Microsoft 365 - συνήθεις εργασίεςγια περισσότερες πληροφορίες.

Ποιες λίστες διανομής δεν μπορούν να αναβαθμιστούν σε Ομάδες Microsoft 365; 

Μπορείτε να αναβαθμίσετε μόνο λίστες διανομής με διαχείριση από το cloud, απλές, μη ένθετες σε ομάδες του Microsoft 365. Ανατρέξτε στο θέμα Δεν είναι δυνατή η αναβάθμιση λιστών διανομής σε ομάδες Microsoft 365.

Αφού αναβαθμίσετε την ομάδα διανομής σας σε μια ομάδαMicrosoft 365, υπάρχουν μερικές εργασίες παρακολούθησης που μπορεί να θέλετε να κάνετε για να διασφαλίσετε την ομαλή λειτουργία της.

• Παρακολούθηση των χρηστών σας - Επικοινωνήστε μαζί τους αμέσως μετά την ολοκλήρωση της αναβάθμισης και, στη συνέχεια, ξανά λίγες ημέρες αργότερα. Δείχνοντας ότι ακούτε και ανταποκρίνεστε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχουν, θα συμβάλει σημαντικά στο να τις κάνετε ευτυχισμένες και άνετες με την αλλαγή.

• Παρακολούθηση των αναφορών δέσμευσης - Η Πύλη Microsoft 365 Διαχείριση διαθέτει ορισμένες καλές αναφορές που μπορούν να σας δείξουν πόσοι χρήστες χρησιμοποιούν την ομάδα, πόσο συχνά και ποιες δυνατότητες χρησιμοποιούν. Αυτές οι αναφορές μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε την παρακολούθηση και την εκπαίδευση των χρηστών, καθώς και να επισημάνετε πού οι χρήστες λαμβάνουν τη μεγαλύτερη αξία από τη νέα ομάδα. Ανατρέξτε στο θέμα: Αναφορές δραστηριότητας στο Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365.

• Μοιραστείτε την εμπειρία σας - Ενημερώστε τις άλλες ομάδες της εταιρείας σας ότι έχετε αναβαθμίσει την ομάδα διανομής σας και ποια βήματα κάνατε για να την επιτύχετε! Η κοινή χρήση αυτών των πληροφοριών μπορεί να βοηθήσει τις άλλες ομάδες να ακολουθήσουν το παράδειγμά σας και να έχουν μια δική τους επιτυχημένη αναβάθμιση.

Έχετε ερωτήσεις σχετικά με Ομάδες Microsoft 365; Επισκεφθείτε την κοινότητα τεχνικής Ομάδες Microsoft 365.

Μπορείτε να δημιουργήσετε Ομάδες του Microsoft 365 από μια ποικιλία εργαλείων, όπως το Outlook, το Outlook στο web, το Outlook Mobile, το SharePoint, το Planner, το Teams και πολλά άλλα. Το εργαλείο από το οποίο επιλέγετε να ξεκινήσετε εξαρτάται από το είδος της ομάδας με την οποία εργάζεστε. Για παράδειγμα, στη Microsoft έχουμε την τάση να ξεκινάμε από Outlook όταν δημιουργούμε μια Ομάδα που οργανώνεται γύρω από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το ημερολόγιο. Εάν ο Όμιλος προορίζεται για επικοινωνία σε ολόκληρη την εταιρεία, έχουμε την τάση να ξεκινάμε με Viva Engage. Για συνεργασία μέσω συνομιλίας, θα ξεκινούσαμε την Ομάδα μας από το Microsoft Teams.

• Δημιουργία ομάδας στο Outlook

• Δημιουργία ομάδας της Microsoft

• Δημιουργία ομάδας οικογένειας

• Δημιουργία ομάδας στο Viva Engage

• Δημιουργία τοποθεσίας ομάδας στο SharePoint

• Δημιουργία σχεδίου στο Microsoft Planner

Τα άτομα εκτός του οργανισμού σας δεν μπορούν να δουν ή να αποκτήσουν πρόσβαση ούτε τις δημόσιες ομάδες ούτε τις ιδιωτικές ομάδες, εκτός εάν αυτά τα άτομα έχουν προσκληθεί συγκεκριμένα ως επισκέπτες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη επισκεπτών σε Ομάδες στο Outlook.

Διαχείριση κατόχων, μελών και επισκεπτών

Οι κάτοχοι ομάδας είναι οι επόπτες της ομάδας. Μπορούν να προσθέσουν ή να καταργήσουν μέλη και έχουν μοναδικά δικαιώματα, όπως τη δυνατότητα διαγραφής συνομιλιών από τα κοινόχρηστα εισερχόμενα ή αλλαγής διαφορετικών ρυθμίσεων σχετικά με την ομάδα. Οι κάτοχοι ομάδας μπορούν να μετονομάσουν την ομάδα, να ενημερώσουν την περιγραφή ή την εικόνα και πολλά άλλα. Εάν είστε εξοικειωμένοι με τους ρόλους του SharePoint, ο κάτοχος της ομάδας είναι διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.

Τα μέλη της ομάδας είναι οι τακτικοί χρήστες στον οργανισμό σας που χρησιμοποιούν την ομάδα για συνεργασία. Μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία της ομάδας, αλλά δεν μπορούν να αλλάξουν τις ρυθμίσεις ομάδας. Στον κόσμο του SharePoint είναι μέλη της τοποθεσίας. Για πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ή την κατάργηση μελών ομάδας, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη, επεξεργασία και κατάργηση μελών του Ομάδες στο Outlook.

Οι επισκέπτες είναι σαν μέλη της ομάδας, αλλά βρίσκονται εκτός του οργανισμού σας. Από προεπιλογή, οι χρήστες μπορούν να προσκαλέσουν επισκέπτες να συμμετάσχουν στην ομάδα σας και μπορείτε να ελέγξετε αυτήν τη ρύθμιση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη επισκεπτών σε Ομάδες στο Outlook.

Χρήση του Microsoft Teams για έναν μόνιμο χώρο εργασίας που βασίζεται στη συνομιλία

Ένας εξαιρετικός τρόπος για να παραμείνετε σε επαφή με την ομάδα σας είναι το Microsoft Teams. Το Microsoft Teams είναι ο εσωτερικός βρόχος για την ομάδα σας – ένας μόνιμος χώρος εργασίας που βασίζεται στις συνομιλίες, όπου μπορείτε να έχετε ανεπίσημες συζητήσεις σε πραγματικό χρόνο γύρω από πολύ εστιασμένα θέματα ή συγκεκριμένες υπο-ομάδες εντός της ομάδας. Παρόλο που η ενοποίηση του Teams δεν γίνεται αυτόματα, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια ομάδα του Teams με βάση την Ομάδα Microsoft 365.

• Πώς γίνεται αποκτήσετε το Microsoft Teams;

• Βίντεο: Τι είναι το Microsoft Teams;

• Βοήθεια για & εκμάθηση του Microsoft Teams

• Εισαγωγή στο Microsoft Teams για διαχειριστές

Όταν μια ομάδα εκπληρώσει το σκοπό για τον οποίο προορίζεται, μπορείτε να τη διαγράψετε για να αποδεσμεύσετε πόρους του συστήματος και να καταργήσετε την ομάδα από τη λίστα ή την εμφάνισή της. Ανατρέξτε στο θέμα Επεξεργασία ή διαγραφή ομάδας στο Outlook για περισσότερες πληροφορίες. Εάν δεν θέλετε να χρειάζεται να θυμάστε να διαγράφετε παρωχημένες ομάδες, ο διαχειριστής σας μπορεί να ορίσει πολιτικές λήξης που θα έχουν ως αποτέλεσμα τη λήξη των παλιών ομάδων και την αυτόματη κατάργηση τους μετά από ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα. Δείτε επίσης: Πολιτική λήξης ομάδας Microsoft 365.

Υπάρχουν τρία κύρια μοντέλα παροχήςΟμάδες του Microsoft 365: Ανοικτό, καθοδηγούμενο από it ή Ελεγχόμενο. Το καθένα έχει τα δικά του πλεονεκτήματα.

Μοντέλο	Πλεονεκτήματα
Άνοιγμα (προεπιλογή)	Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν τις δικές τους ομάδες, ανάλογα με τις ανάγκες, χωρίς να χρειάζεται να περιμένουν ή να ενοχλήσουν το IT
Καθοδηγούμενη από το ΙΤ	Οι χρήστες ζητούν μια ομάδα από το IT. Το τμήμα IT μπορεί να τους καθοδηγήσει στην επιλογή των καλύτερων εργαλείων συνεργασίας για τις ανάγκες τους
Ελεγχόμενη	Η δημιουργία ομάδων περιορίζεται σε συγκεκριμένα άτομα, ομάδες ή υπηρεσίες (ανατρέξτε στο θέμα: Έλεγχος των χρηστών που μπορούν να δημιουργούν Ομάδες Microsoft 365)

Εάν θέλετε να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο ονομάζονται οι Ομάδες του Microsoft 365 σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πολιτική ονοματοθεσιών για να επιβάλετε στα ονόματα των ομάδων να συμμορφώνονται με ορισμένα πρότυπα, συμπεριλαμβανομένων των προθημάτων ή των επιθημάτων, καθώς και να αποκλείσετε ανάρμοστα ονόματα. Ανατρέξτε στο θέμα Ομάδες Microsoft 365 Πολιτική ονοματοθεσιακής ονομασίας για περισσότερες πληροφορίες.

Κάθε ομάδα έχει τουλάχιστον έναν κάτοχο που μπορεί να προσθέσει ή να καταργήσει μέλη και να επιμεληθεί κάποια βασικά στοιχεία της ομάδας και του περιεχομένου της. Εάν ο κάτοχος μιας ομάδας (ή οι κάτοχοι) αποχωρήσουν από τον οργανισμό για οποιονδήποτε λόγο, ο διαχειριστής μπορεί να εκχωρήσει έναν νέο κάτοχο στην ομάδα. Ανατρέξτε στο θέμα Εκχώρηση νέου κατόχου σε ορφανή ομάδα.

Επιπλέον, εάν έχετε δικαιώματα διαχειριστή Exchange Online, μπορείτε να διαχειριστείτε τις ομάδες σας από το Κέντρο Microsoft 365 Διαχείριση (ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση συμμετοχής σε ομάδα στο Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365) ή από το PowerShell (ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση Ομάδες Microsoft 365 με το PowerShell.

Ενδέχεται να έρθει κάποια στιγμή που θέλετε να διαγράψετε μια ομάδα από το μισθωτή σας. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο διαγραφής μιας ομάδας, ανατρέξτε στο θέμα: Διαγραφή ομάδας στο Outlook. Εάν μια ομάδα διαγραφεί κατά λάθος, οι διαχειριστές μπορούν να επαναφέρουν αυτή την ομάδα για έως και 30 ημέρες. Ανατρέξτε στο θέμα: Επαναφορά διαγραμμένης Ομάδας Microsoft 365.

Εάν προτιμάτε έναν πιο αυτοματοποιημένο τρόπο διαχείρισης του κύκλου ζωής του Ομάδες του Microsoft 365, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολιτικές λήξης για τη λήξη ομάδων σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Οι κάτοχοι της ομάδας θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 30, 15 και 1 ημέρα πριν από τη λήξη της ομάδας, το οποίο θα τους επιτρέψει να ανανεώσουν εύκολα την ομάδα, εάν εξακολουθεί να είναι απαραίτητη. Ανατρέξτε στο θέμα: Πολιτική λήξης ομάδας Microsoft 365.

• Να επιτρέπεται στα μέλη να πραγματοποιούν αποστολές ως ή εκ μέρους μιας Ομάδας Microsoft 365

• Προσθήκη επισκεπτών σε Ομάδες στο Outlook

• Αλλαγή των ρυθμίσεων τίτλου, περιγραφής, λογότυπου και πληροφοριών τοποθεσίας μιας τοποθεσίας

Όρια ομάδων του Microsoft 365

Βρείτε τα όρια ομάδας στην Επισκόπηση των Ομάδες Microsoft 365 για διαχειριστές.

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Εγγραφή ομάδας" από το εργαλείο Azure Active Directory Connect, το μέγιστο μήκος είναι 448 χαρακτήρες που σχετίζονται με το χαρακτηριστικό "Περιγραφή".

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το χώρο αποθήκευσης του SharePoint Online, ανατρέξτε στο θέμα Όρια του SharePoint Online.

Η διαχείριση των Ομάδες του Microsoft 365 σας είναι πιο αποτελεσματική όταν έχετε αξιοποιήσιμες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση Ομάδες. Το Κέντρο Microsoft 365 Διαχείριση διαθέτει ένα εργαλείο αναφοράς που σας επιτρέπει να βλέπετε πληροφορίες όπως η χρήση του χώρου αποθήκευσης, ο αριθμός των ενεργών Ομάδες που έχετε, καθώς και ο τρόπος με τον οποίο οι χρήστες σας χρησιμοποιούν το Ομάδες. Ανατρέξτε στο θέμα: Αναφορές του Microsoft 365 στο κέντρο διαχείρισης για περισσότερες πληροφορίες.

Ομάδες του Microsoft 365 σάς παρέχει μια σειρά εργαλείων για τη συμμόρφωση, την προστασία των πληροφοριών και το eDiscovery.

• Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις πολιτικές διατήρησης και τις ετικέτες διατήρησης

• Αναβαθμίστε (προεπισκόπηση), κλείστε, ανοίξτε ξανά ή διαγράψτε υποθέσεις eDiscovery (Τυπικές)

• Γρήγορα αποτελέσματα με την αναζήτηση περιεχομένου

• Εισαγωγή στην υπηρεσία IRM για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου