Προγραμματισμός σύσκεψης σε ημερολόγιο ομάδας στο Outlook

Κάθε ομάδα έχει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο όπου εσείς και κάθε μέλος της ομάδας σας μπορείτε να προγραμματίσετε, να επεξεργαστείτε και να δείτε επερχόμενα συμβάντα.

Κλασικό Outlook Νέο Outlook

Προγραμματισμός σύσκεψης σε ημερολόγιο ομάδας

Επιλέξτε μια ομάδα στο παράθυρο περιήγησης.
Στην κορδέλα, επιλέξτε Ημερολόγιο.
Επιλέξτε Νέα Σύσκεψη Skype, Νέα σύσκεψη Teams ή Νέα σύσκεψη. Εάν την μετατρέψετε σε σύσκεψη Skype, οι λεπτομέρειες της κλήσης θα προστεθούν στο κύριο σώμα του μηνύματος. Για πληροφορίες σχετικά με τις συσκέψεις Skype, ανατρέξτε στο θέμα Skype για επιχειρήσεις βοήθεια για τη σύσκεψη.
Θα παρατηρήσετε ότι το ψευδώνυμο της ομάδας καταχωρείται αυτόματα στη γραμμή Προς . Εισαγάγετε θέμα, τοποθεσία και ώρα έναρξης και λήξης της σύσκεψης. Εάν δεν θέλετε να στείλετε πρόσκληση στα μέλη της ομάδας, απλώς καταργήστε την ομάδα από τη λίστα συμμετεχόντων.
Στην περιοχή της σύσκεψης, πληκτρολογήστε μια ημερήσια διάταξη. Ωστόσο, εάν ρυθμίζετε μια σύσκεψη Skype, θα πρέπει να είστε προσεκτικοί ώστε να μην αλλάξετε καμία από τις πληροφορίες της ηλεκτρονικής σύσκεψης.
Επιλέξτε Βοηθός προγραμματισμού στην κορδέλα για να βεβαιωθείτε ότι έχετε την καλύτερη δυνατή ώρα για τη σύσκεψη.
Επιλέξτε Αποστολή.

Σημείωση: Όταν επεξεργάζεστε ένα συμβάν ομάδας που έχει σταλεί σε επιλεγμένα άτομα αλλά όχι στην ομάδα, θα προστεθεί επίσης η ομάδα. Μπορείτε να διαγράψετε το συμβάν και να στείλετε ξανά προσκλήσεις σε αυτά τα άτομα ή να κάνετε τις αλλαγές στο Outlook στο web.

Άνοιγμα ημερολογίου ομάδας

Στον πλευρικό πίνακα, επιλέξτε για να ανοίξετε το Ημερολόγιο.
Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή Ομάδες, επιλέξτε την ομάδα σας. Εάν έχετε πολλά ημερολόγια ανοιχτά, θα εμφανιστούν τα συμβάντα για το καθένα. Οι έγχρωμες καρτέλες στο επάνω μέρος υποδεικνύουν ποια συμβάντα στοιχίζονται σε κάθε ομάδα.
Επιλέξτε Ημέρα, Εβδομάδα, Εργάσιμη εβδομάδα ή Μήνας για να αλλάξετε την προβολή ημερολογίου.

Προσθήκη σύσκεψης σε ημερολόγιο ομάδας

Η προσθήκη μιας σύσκεψης σε ένα ημερολόγιο ομάδας είναι παρόμοια με την προσθήκη μιας σύσκεψης στο προσωπικό σας ημερολόγιο. Όταν δημιουργείτε μια σύσκεψη σε ένα ημερολόγιο ομάδας, εμφανίζεται ότι έχει διοργανωθεί από την ομάδα. Θα προστεθείτε αυτόματα ως συμμετέχων και το συμβάν θα προστεθεί στο προσωπικό σας ημερολόγιο.

Στο παράθυρο ημερολογίου ομάδας, επιλέξτε την ώρα κατά την οποία θα προγραμματίσετε τη σύσκεψη.
Πληκτρολογήστε τον τίτλο, την τοποθεσία και την ώρα λήξης της σύσκεψης στο παράθυρο λεπτομερειών.
Από προεπιλογή, η πρόσκληση σε σύσκεψη δεν αποστέλλεται στα εισερχόμενα κάθε μέλους της ομάδας. Εάν θέλετε να προσκαλέσετε την ομάδα, προσθέστε την ομάδα στη λίστα συμμετεχόντων.
Επιλέξτε Αποθήκευση.

Θέλετε να προσθέσετε διακοπές ή χρόνο εκτός γραφείου στο ημερολόγιο ομάδας;

Επεξεργασία σύσκεψης σε ημερολόγιο ομάδας

Από το ημερολόγιο ομάδας, κάντε διπλό κλικ στη σύσκεψη για να την ανοίξετε.
Κάντε τις αλλαγές που θέλετε και επιλέξτε Αποστολή.

Δείτε ποιος θα συμμετάσχει στη σύσκεψη της ομάδας σας

Οι ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως "Αποδοχή", "Αβέβαιος" και "Απόρριψη", αποσπούν την προσοχή και μπορεί να γεμίζουν τα εισερχόμενά σας. Όταν χρησιμοποιείτε ένα ημερολόγιο ομάδας για να προγραμματίσετε την εκδηλώσή σας, μπορείτε εύκολα να έχετε μια προβολή με μια ματιά σχετικά με το ποιος θα έρθει, ποιος όχι και ποιος δεν έχει απαντήσει ακόμα.

Από το ημερολόγιο ομάδας, κάντε διπλό κλικ στη σύσκεψη για να την ανοίξετε.
Στην περιοχή Συμμετέχοντες, δείτε την κατάσταση (Αποδοχή, Χωρίς απάντηση, Αβέβαιος, Απορρίφθηκε) κάτω από κάθε όνομα προσκεκλημένου.