Η πρόσβαση επισκέπτη στο Ομάδες του Microsoft 365 επιτρέπει σε εσάς και την ομάδα σας να συνεργάζεστε με άτομα εκτός του οργανισμού σας, εκχωρώντας τους πρόσβαση σε ομαδικές συνομιλίες, αρχεία, προσκλήσεις ημερολογίου και στο σημειωματάριο ομάδας. Η Access μπορεί να εκχωρηθεί σε έναν επισκέπτη —για παράδειγμα, συνεργάτη, προμηθευτή ή σύμβουλο— από οποιονδήποτε κάτοχο ομάδας.
Σημείωση: Αυτό το άρθρο αφορά την προσθήκη επισκεπτών —ατόμων εκτός του οργανισμού σας— σε μια Ομάδα Microsoft 365για εταιρικούς ή σχολικούς λογαριασμούς. Εάν αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη μελών —ατόμων εντός του οργανισμού σας— σε μια Ομάδα Microsoft 365, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη, επεξεργασία και κατάργηση μελών ομάδας στο Outlook.
Πώς λειτουργεί
Άτομα που χρησιμοποιούν Ομάδες του Microsoft 365 μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Outlook για να προσθέσουν και να διαχειριστούν επισκέπτες στις ομάδες Microsoft 365 τους. Οι επισκέπτες μπορούν να έχουν οποιαδήποτε διεύθυνση email και ο λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους μπορεί να είναι εταιρικός, προσωπικός ή σχολικός λογαριασμός.
-
Βήμα 1 Ο κάτοχος μιας ομάδας προσθέτει έναν επισκέπτη στην ομάδα ή ένας επισκέπτης ορίζεται από ένα μέλος της ομάδας. Ακολουθήστε τις οδηγίες στο θέμα Προσθήκη, επεξεργασία και κατάργηση μελών ομάδας στο Outlook. Ο κάτοχος της ομάδας εγκρίνει τυχόν υποψηφίους.
-
Βήμα 2 Ο κάτοχος της ομάδας ενημερώνεται για το περιεχόμενο και τους πόρους στους οποίους μπορεί να έχει πρόσβαση ο επισκέπτης εντός της ομάδας.
-
Βήμα 3 Ο επισκέπτης λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποδοχής και μπορεί να συμμετάσχει σε συνομιλίες της ομάδας, να λαμβάνει και να απαντά σε προσκλήσεις ημερολογίου και να έχει πρόσβαση στα αρχεία της ομάδας.
Σημείωση: Από προεπιλογή, οι επισκέπτες έχουν εγγραφεί στην ομάδα και θα λαμβάνουν όλες τις συνομιλίες και τα συμβάντα της ομάδας στα εισερχόμενά τους. Οι επισκέπτες δεν μπορούν να καταργήσουν την εγγραφή τους από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας ενώ είναι μέλη της ομάδας.
Οι επισκέπτες μπορούν να αποχωρήσουν από την ομάδα ανά πάσα στιγμή μέσω μιας σύνδεσης στο υποσέλιδο όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των προσκλήσεων ημερολογίου της ομάδας.
Οι διαχειριστές μπορούν να διαχειρίζονται τους επισκέπτες και την πρόσβασή τους σε πόρους ομάδας Microsoft 365 χρησιμοποιώντας το PowerShell. Ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση πρόσβασης επισκέπτη στο Microsoft 365 Ομάδες για οδηγίες.
Όταν ένας επισκέπτης προσκαλείται να συμμετάσχει σε μια ομάδα, λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποδοχής που περιλαμβάνει λίγες πληροφορίες σχετικά με την ομάδα και τι μπορεί να περιμένει τώρα που είναι μέλος. Το μήνυμα περιλαμβάνει επίσης ένα σύνολο συνδέσεων για να τους βοηθήσει να ξεκινήσουν και να συνδεθούν με πόρους ομάδας.
Όλες οι αλληλεπιδράσεις του μέλους-επισκέπτη πραγματοποιούνται μέσα από τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του. Δεν έχει πρόσβαση στην τοποθεσία ομάδας, αλλά μπορεί να λαμβάνει προσκλήσεις ημερολογίου, να συμμετέχει σε συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, εάν ο διαχειριστής έχει ενεργοποιήσει τη ρύθμιση, να ανοίγει κοινόχρηστα αρχεία χρησιμοποιώντας μια σύνδεση ή συνημμένο.
Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας και οι προσκλήσεις ημερολογίου που λαμβάνει ο επισκέπτης θα περιλαμβάνουν μια υπενθύμιση για να χρησιμοποιήσει την επιλογή Απάντηση σε όλους στις απαντήσεις στην ομάδα, καθώς και συνδέσεις για την προβολή αρχείων ομάδας και την αποχώρηση από την ομάδα. Δείτε ένα παράδειγμα:
Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τι μπορούν και τι δεν μπορούν να κάνουν οι επισκέπτες.
Δυνατότητα |
Επιτρέπεται σε επισκέπτες να κάνουν; |
Δημιουργία ομάδας |
Όχι |
Προσθήκη/κατάργηση μελών ομάδας |
Όχι |
Διαγραφή ομάδας |
Όχι |
Συμμετοχή σε ομάδα |
Ναι, μέσω πρόσκλησης |
Έναρξη συνομιλίας |
Ναι |
Απάντηση σε συνομιλία |
Ναι |
Αναζήτηση για συνομιλία |
Ναι |
@αναφορά σε ένα άτομο στην ομάδα |
Όχι |
Καρφίτσωμα/προσθήκη στα αγαπημένα ομάδας |
Όχι |
Διαγραφή συνομιλίας |
Ναι |
Προσθήκη "Μου αρέσει" σε μηνύματα |
Όχι |
Διαχείριση συσκέψεων |
Όχι |
Προβολή ημερολογίου ομάδας |
Όχι |
Τροποποίηση συμβάντων ημερολογίου |
Όχι |
Προσθήκη ημερολογίου ομάδας σε προσωπικό ημερολόγιο |
Όχι |
Προβολή και επεξεργασία αρχείων ομάδας |
Ναι, εάν είναι ενεργοποιημένη από τον διαχειριστή μισθωτή |
Πρόσβαση στο σημειωματάριο του OneNote της ομάδας |
Ναι, πρόσβαση από email υποδοχής |
Αναζήτηση σε ομάδες |
Όχι |
Συνήθεις ερωτήσεις
Ο επισκέπτης είναι κάποιος που δεν έχει εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό εντός του οργανισμού σας. Μπορεί να είναι πελάτης, προμηθευτής, συνεργάτης ή κάποιος άλλος εκτός του οργανισμού σας.
Όχι. Μόνο τα άτομα που δεν ανήκουν στον οργανισμό, όπως οι συνεργάτες ή οι σύμβουλοι, μπορούν να προστεθούν ως επισκέπτες. Μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα που ανήκουν στον οργανισμό για να συμμετέχουν ως κανονικά μέλη ομάδας.
Ναι, μπορείτε. Οι εξωτερικές επαφές αλληλογραφίας είναι επαφές που παρατίθενται στην καθολική λίστα διευθύνσεων της εταιρείας σας. Ένα παράδειγμα αυτού του τύπου επαφής είναι μια προμηθεύτρια εταιρεία που παρέχει συχνά υπηρεσίες στην εταιρεία σας.
Ο διαχειριστής σας πρέπει να ενεργοποιήσει τη δυνατότητα επισκεπτών για να μπορέσετε να προσθέσετε επισκέπτες. Όταν εμφανιστεί το μήνυμα για να επικοινωνήσετε με το διαχειριστή σας, είναι πιθανό ότι η δυνατότητα επισκέπτη δεν έχει ενεργοποιηθεί ακόμα. Ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση πρόσβασης επισκέπτη στο Microsoft 365 Ομάδες για περισσότερες πληροφορίες.
Όχι, οι επισκέπτες δεν μπορούν να προβάλουν μηνύματα που προστατεύονται με τη Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM).
Ενδέχεται να λάβετε μια αναφορά μη παράδοσης όταν απαντήσετε σε ένα μήνυμα ομάδας με μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι διαφορετική από αυτή που χρησιμοποιήσατε για να συνδεθείτε ή να προστεθείτε στην ομάδα. Για παράδειγμα, εάν συμμετέχετε στην ομάδα ως seanc@contoso.com, αλλά δοκιμάσετε να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ομάδας στα εισερχόμενά σας από τη διεύθυνση seanc@service.contoso.com, θα λάβετε μια αναφορά μη παράδοσης.
Ναι. Τα μέλη της ομάδας (όχι οι επισκέπτες) μπορούν να κάνουν κοινή χρήση αρχείωνMicrosoft 365 ομάδας με άτομα εκτός του οργανισμού, χρησιμοποιώντας το στοιχείο ελέγχου Κοινή χρήση και επιλέγοντας Συγκεκριμένα άτομα ως ακροατήριο. Στη συνέχεια, θα εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του αρχείου.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση αρχείων και φακέλων με το Microsoft 365 για Επιχειρήσεις.
Ένα σύγχρονο συνημμένο είναι ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο στο OneDrive για την εργασία ή το σχολείο. Μία σύνδεση στέλνεται σε όλους τους παραλήπτες. Επειδή το αρχείο είναι αποθηκευμένο στο cloud, όλοι οι παραλήπτες μπορούν να διαβάσουν και να επεξεργαστούν το αρχείο χωρίς να χρειάζεται συγχώνευση των επιμέρους αντιγράφων.
Σε μια ομάδα Microsoft 365, τα σύγχρονα συνημμένα χρησιμοποιούνται από κοινού μόνο με τα μέλη ή τους επισκέπτες της ομάδας. Όταν ένα μήνυμα με ένα σύγχρονο συνημμένο προωθείται σε έναν επισκέπτη που είναι μέλος της ομάδας, θα μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στο συνημμένο μετά την είσοδο με όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης. Εάν το μήνυμα προωθηθεί σε κάποιον που δεν είναι μέλος της ομάδας, αυτό το άτομο δεν θα μπορεί να ανοίξει το συνημμένο.
Οι επισκέπτες μπορεί να μην λαμβάνουν συνομιλίες ομάδας για διάφορους λόγους. Ανατρέξτε στο θέμα Οι χρήστες-επισκέπτες δεν λαμβάνουν συνομιλίες ομάδας για πληροφορίες.
Πώς μπορούν οι επισκέπτες να ελέγχουν και να διαχειρίζονται τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από τον οργανισμό;
Οι επισκέπτες μπορούν να μάθουν ποιες προσωπικές πληροφορίες διατηρεί ο οργανισμός τους και πώς να ζητήσουν τη διαγραφή όλων ή μέρους αυτών, επιλέγοντας τη σύνδεση Δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων οργανισμού στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποδοχής που έλαβαν.
Δείτε επίσης
Η νέα εμπειρία Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook
Προσθήκη, επεξεργασία ή κατάργηση μελών ομάδας στο Outlook
Προσθήκη επισκεπτών σε Ομάδες Microsoft 365
Συμμετοχή, αποχώρηση ή παρακολούθηση Ομάδες στο Outlook
Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ομάδα στο Outlook
Προγραμματισμός συμβάντος σε ημερολόγιο ομάδας στο Outlook
Χρήση κοινόχρηστων αρχείων με την Ομάδα Microsoft 365 στο Outlook
Επεξεργασία ή διαγραφή ομάδας στο Outlook
Χρήση του Ομάδες Microsoft 365 ως επισκέπτη
Οι επισκέπτες δεν λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Ομάδας Microsoft 365