Μάθετε σχετικά με τις Ομάδες Microsoft 365

Τελευταία αναθεώρηση: 2 Δεκεμβρίου 2022

Το Ομάδες του Microsoft 365 είναι μια υπηρεσία που λειτουργεί με τα εργαλεία Microsoft 365 που χρησιμοποιείτε ήδη, για να μπορείτε να συνεργάζεστε με τους συναδέλφους σας κατά τη σύνταξη εγγράφων, τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων, την εργασία σε σχέδια έργων, τον προγραμματισμό συσκέψεων ή την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να γνωρίσετε τις ομάδες και θα σας παράσχει ορισμένες χρήσιμες συνδέσεις στα επόμενα βήματα.

Για τα τελευταία νέα και βίντεο σχετικά με το Ομάδες του Microsoft 365, ανατρέξτε στα Ιστολόγια του Office

Συμβουλές:

Εάν αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με τη χρήση Outlook ομάδων επαφών για την αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια λίστα ατόμων , όπως μια ομάδα φίλων, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ομάδας επαφών ή λίστας διανομής στο Outlook για PC.
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την Οικογενειακή ασφάλεια της Microsoft και πώς μια οικογενειακή ομάδα σάς βοηθά να παραμένετε συνδεδεμένοι με τα μέλη της οικογένειάς σας και να τα κρατάτε ασφαλή στα Windows 10, σε συσκευές Xbox και Android, ανατρέξτε στο θέμα Οικογενειακή ομάδα της Microsoft.

Τι είναι τα Ομάδες του Microsoft 365;

Οι ομάδες Microsoft 365 σάς επιτρέπουν να επιλέγετε ένα σύνολο ατόμων με τα οποία θέλετε να συνεργαστείτε και να ρυθμίζετε με ευκολία μια συλλογή πόρων για κοινή χρήση από αυτά τα άτομα. Πόροι όπως ένας κοινόχρηστος Outlook εισερχομένων, ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο ή μια βιβλιοθήκη εγγράφων για συνεργασία σε αρχεία.

Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εκχώρηση δικαιωμάτων με μη αυτόματο τρόπο σε όλους αυτούς τους πόρους, καθώς η προσθήκη μελών στην ομάδα τούς παρέχει αυτόματα τα δικαιώματα που χρειάζονται για τα εργαλεία που παρέχει η ομάδα σας. Επιπλέον, οι ομάδες είναι η νέα και βελτιωμένη εμπειρία για αυτό για το οποίο χρησιμοποιούσαμε λίστες διανομής ή κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια.

Συμβουλή: Για πληροφορίες σχετικά με την αναβάθμιση των παραδοσιακών λιστών διανομής σε Ομάδες του Microsoft 365, ανατρέξτε στο θέμα Γιατί πρέπει να αναβαθμίσετε τις λίστες διανομής σας σε ομάδες στο Outlook.

Ποιο είδος ομάδας πρέπει να δημιουργήσετε;

Ενώ εξετάζετε τις επιλογές, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ένα μέγεθος σπάνια ταιριάζει σε όλα. Διαφορετικές ομάδες μπορεί να προτιμούν να εργάζονται με διαφορετικούς τρόπους και το Microsoft 365 έχει τα εργαλεία που επιτρέπουν τη συνεργασία με τον τρόπο που προτιμάει η ομάδα σας.

Εάν η ομάδα σας προτιμά να συνεργαστεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρειάζεται ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο: Δημιουργήστε μια Ομάδα Microsoft 365 στο Outlook.

Εάν η ομάδα σας θέλει να συνεργαστείτε σε ένα μόνιμο περιβάλλον συνομιλίας ή να χρησιμοποιήσετε ενσωματωμένες εφαρμογές: Δημιουργήστε μια ομάδα της Microsoft.

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα μεγάλο, ανοιχτό φόρουμ συζητήσεων για την εταιρεία σας, για παράδειγμα, για ανακοινώσεις σε επίπεδο διευθυντών και συζητήσεις: Δημιουργήστε μια ομάδα στο Yammer.

Δημιουργία Χρήση Διαχείριση

Μπορείτε να δημιουργήσετε Ομάδες του Microsoft 365 από μια ποικιλία εργαλείων, όπως το Outlook, το Outlook στο web, το Outlook Mobile, το SharePoint, το Planner, το Teams και πολλά άλλα. Το εργαλείο από το οποίο επιλέγετε να ξεκινήσετε εξαρτάται από το είδος της ομάδας με την οποία εργάζεστε. Για παράδειγμα, στη Microsoft έχουμε την τάση να ξεκινάμε από Outlook όταν δημιουργούμε μια Ομάδα που οργανώνεται γύρω από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το ημερολόγιο. Εάν η ομάδα προορίζεται για επικοινωνία σε ολόκληρη την εταιρεία, έχουμε την τάση να ξεκινάμε με το Yammer. Για συνεργασία μέσω συνομιλίας, θα ξεκινούσαμε την Ομάδα μας από το Microsoft Teams.

Κατά τη δημιουργία μιας ομάδας, θα χρειαστεί να αποφασίσετε εάν θέλετε να είναι ιδιωτική ομάδα ή δημόσια ομάδα. Οποιοσδήποτε στον οργανισμό σας μπορεί να δει περιεχόμενο σε μια δημόσια ομάδα και οποιοσδήποτε στην εταιρεία σας μπορεί να συμμετάσχει στην ομάδα. Το περιεχόμενο σε μια ιδιωτική ομάδα πρέπει να είναι ορατό από τα μέλη της ομάδας και τα άτομα που θέλουν να συμμετάσχουν σε μια ιδιωτική ομάδα πρέπει να εγκριθούν από τον κάτοχο της ομάδας.

Σημείωση: Προς το παρόν, οι ομάδες που έχουν δημιουργηθεί από το Outlook στο web είναι ιδιωτικές από προεπιλογή.

Οι χρήστες που δεν ανήκουν στον οργανισμό σας δεν μπορούν να δουν ή να έχουν πρόσβαση ούτε τις δημόσιες ούτε τις ιδιωτικές ομάδες, εκτός αν έχουν δεχτεί συγκεκριμένη πρόσκληση ως επισκέπτες.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή των ομάδων σας από δημόσιες σε ιδιωτικές (ή το αντίστροφο), ανατρέξτε στο θέμα Ορισμός ομάδων Microsoft 365 ως δημόσιων ή ιδιωτικών.

Κάτοχοι, μέλη και επισκέπτες

Οι κάτοχοι της ομάδας είναι οι επόπτες της ομάδας. Μπορούν να προσθέτουν ή να καταργούν μέλη και διαθέτουν μοναδικά δικαιώματα, όπως τη δυνατότητα διαγραφής συνομιλιών από τα κοινόχρηστα εισερχόμενα ή την αλλαγή διαφορετικών ρυθμίσεων για την ομάδα. Οι κάτοχοι ομάδας μπορούν να μετονομάσουν την ομάδα, να ενημερώσουν την περιγραφή ή την εικόνα και πολλά άλλα. Εάν είστε εξοικειωμένοι με τους ρόλους του SharePoint, ο κάτοχος της ομάδας είναι διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.

Συμβουλή: Η καλύτερη πρακτική είναι να έχετε τουλάχιστον δύο ιδιοκτήτες για μια ομάδα, εάν μπορείτε. Με αυτόν τον τρόπο, εάν ένας κάτοχος δεν είναι διαθέσιμος ο άλλος να μπορεί να κάνει αλλαγές στην ομάδα.

Τα μέλη της ομάδας είναι οι τακτικοί χρήστες στον οργανισμό σας, οι οποίοι χρησιμοποιούν την ομάδα για να συνεργαστούν. Μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία της ομάδας, αλλά δεν μπορούν να αλλάξουν τις ρυθμίσεις ομάδας. Στον κόσμο του SharePoint, είναι μέλη της τοποθεσίας. Για πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ή την κατάργηση μελών ομάδας, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη και κατάργηση μελών ομάδας στο Outlook.

Οι επισκέπτες είναι σαν μέλη της ομάδας, αλλά βρίσκονται εκτός του οργανισμού σας. Από προεπιλογή, οι χρήστες μπορούν να προσκαλέσουν επισκέπτες να συμμετάσχουν στην ομάδα σας και μπορείτε να ελέγξετε αυτήν τη ρύθμιση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πρόσβαση επισκέπτη στις ομάδες του Microsoft 365.

Επιλέξτε τον τύπο των Ομάδων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε:

Outlook
Microsoft Teams
Yammer

Εάν προτιμάτε τη λειτουργία συνεργασίας κοινόχρηστων εισερχομένων, η εμπειρία των ομάδων στο Outlook είναι για εσάς. Με τη δημιουργία μιας ομάδας στο Outlook, θα λάβετε τα εξής:

Κοινόχρηστα εισερχόμενα – για συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ των μελών. Αυτός ο φάκελος εισερχομένων έχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορεί να διαμορφωθεί έτσι ώστε να δέχεται μηνύματα από άτομα εκτός της ομάδας ή ακόμη και εκτός του οργανισμού σας, όπως ακριβώς και σε μια παραδοσιακή λίστα διανομής
Κοινόχρηστο ημερολόγιο – για τον προγραμματισμό συμβάντων που σχετίζονται με την ομάδα
Βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint – ένα κεντρικό σημείο στο οποίο η ομάδα μπορεί να αποθηκεύει ή να μοιράζεται αρχεία
Κοινόχρηστο σημειωματάριο OneNote – για τη συγκέντρωση ιδεών, έρευνας και πληροφοριών
Τοποθεσία ομάδας του SharePoint– ένα κεντρικό αποθετήριο για πληροφορίες, συνδέσεις και περιεχόμενο που σχετίζονται με την ομάδα σας
Planner – για την εκχώρηση και διαχείριση εργασιών έργου μεταξύ των μελών της ομάδας σας

Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε οποιονδήποτε από αυτούς τους πόρους με μη αυτόματο τρόπο. Με τη δημιουργία της ομάδας θα δημιουργηθούν αυτόματα για εσάς και θα εκχωρηθούν τα απαραίτητα δικαιώματα για τα μέλη της ομάδας σας, έτσι ώστε να αρχίσουν να τους χρησιμοποιούν αμέσως.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτούς τους πόρους μέσω του γνωστού προγράμματος-πελάτη επιτραπέζιου υπολογιστή Microsoft Outlook (2016 ή νεότερη έκδοση), μέσω Outlook στο web, μέσω Outlook 2016 για Mac (μόνο κοινόχρηστα εισερχόμενα) ή μέσω του Outlook Mobile. Θα βρείτε το Ομάδες του Microsoft 365 σας στο παράθυρο περιήγησης στα αριστερά, στην Outlook επιφάνεια εργασίας ή στο Web.

Θα βρείτε τις ομάδες σας στο παράθυρο περιήγησης στα αριστερά του Outlook ή του Outlook στο web

Με τη νέα κάρτα κατάδειξης του Ομάδες του Microsoft 365, έχετε γρήγορη πρόσβαση σε κοινόχρηστους πόρους ομάδας. Απλώς τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω σε ένα όνομα ομάδας στο Outlook στο web ή στο SharePoint.

Εικόνα της νέας κάρτας κατάδειξης των ομάδων του Office 365

Το νεότερο από τα στοιχεία συνεργασίας μας είναι το Microsoft Teams. Το Microsoft Teams είναι ο εσωτερικός βρόχος για την ομάδα σας – ένας διαρκής χώρος εργασίας που βασίζεται στις συνομιλίες, όπου μπορείτε να έχετε άτυπες συζητήσεις σε πραγματικό χρόνο γύρω από πολύ εστιασμένα θέματα ή συγκεκριμένες υπο-ομάδες εντός της ομάδας.

Το Yammer φέρνει την εταιρική κοινωνική εμπειρία στις συνεργασίες σας. Σας βοηθά να δημιουργήσετε νέες συνδέσεις και να ανακαλύψετε νέα άτομα σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Μπορεί να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε και να συζητήσετε ιδέες που σχετίζονται με την εταιρεία σας ή για θέματα κοινού ενδιαφέροντος.

Δημιουργώντας μια συνδεδεμένη ομάδαMicrosoft 365 στο Yammer, θα λάβετε τα εξής:

Ομάδα του Yammer – ένα κοινό μέρος για συνομιλίες και κοινή χρήση πληροφοριών
Βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint – ένα κεντρικό σημείο στο οποίο η ομάδα μπορεί να αποθηκεύει ή να μοιράζεται αρχεία
Κοινόχρηστο σημειωματάριο OneNote – για τη συγκέντρωση ιδεών, έρευνας και πληροφοριών
Τοποθεσία ομάδας του SharePoint – ένα κεντρικό αποθετήριο για πληροφορίες, συνδέσεις και περιεχόμενο που σχετίζονται με την ομάδα σας
Planner – για την εκχώρηση και διαχείριση εργασιών έργου μεταξύ των μελών της ομάδας σας

Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα εργαλεία μέσω του Yammer στο πρόγραμμα περιήγησής σας ή μέσω της εφαρμογής Yammer στις συσκευές iOS, Android ή Windows Phone.

Όταν μια ομάδα εκπληρώσει το σκοπό για τον οποίο δημιουργήθηκε, μπορείτε να τη διαγράψετε για να αποδεσμεύσετε πόρους του συστήματος και να καταργήσετε την ομάδα ώστε να μην εμφανίζεται σε λίστα. Βλ.: Διαγραφή ομάδας. Αν δεν θέλετε να ανησυχείτε για το αν θα θυμηθείτε να διαγράψετε παλιές ομάδες, ο διαχειριστής σας μπορεί να ορίσει πολιτικές λήξης που θα έχουν ως αποτέλεσμα τη λήξη των παλαιών ομάδων και την αυτόματη διαγραφή τους μετά από ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα. Ανατρέξτε στο θέμα: Πολιτική λήξης ομάδας του Microsoft 365.

Σημείωση: Το περιεχόμενο αυτής της καρτέλας απευθύνεται σε διαχειριστές.

Υπάρχουν τρία κύρια μοντέλα παροχήςΟμάδες του Microsoft 365: Ανοικτό, καθοδηγούμενο από it ή Ελεγχόμενο. Το κάθε ένα έχει τα δικά του πλεονεκτήματα.

Μοντέλο	Πλεονεκτήματα
Ανοικτό (προεπιλογή)	Οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν τις δικές τους ομάδες, ανάλογα με τις ανάγκες, χωρίς να χρειάζεται να περιμένουν ή να ενοχλούν το τμήμα ΙΤ
Καθοδηγούμενο από το τμήμα ΙΤ	Οι χρήστες ζητούν μια ομάδα από το τμήμα ΙΤ. Το τμήμα ΙΤ μπορεί να τους καθοδηγήσει στην επιλογή των καλύτερων εργαλείων συνεργασίας για τις ανάγκες τους
Ελεγχόμενο	Η δημιουργία ομάδων περιορίζεται σε συγκεκριμένα άτομα, ομάδες ή υπηρεσίες (ανατρέξτε στο θέμα: Έλεγχος των χρηστών που μπορούν να δημιουργούν Ομάδες Microsoft 365)

Εάν θέλετε να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο ονομάζονται οι Ομάδες του Microsoft 365 σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πολιτική ονοματοθεσιών για να επιβάλετε στα ονόματα των ομάδων να συμμορφώνονται με ορισμένα πρότυπα, συμπεριλαμβανομένων των προθημάτων ή των επιθημάτων, καθώς και να αποκλείσετε ανάρμοστα ονόματα. Ανατρέξτε στο θέμα Πολιτική ονομασίας Ομάδων Microsoft 365 για περισσότερες πληροφορίες.

Κάθε ομάδα έχει τουλάχιστον έναν κάτοχο, ο οποίος μπορεί να προσθέσει ή να καταργήσει μέλη και να επεξεργαστεί κάποια βασικά στοιχεία της ομάδας και του περιεχομένου της. Συνήθως ο κάτοχος το κάνει αυτό στο Outlook. Ανατρέξτε στο θέμα: Προσθήκη και κατάργηση μελών ομάδας στο Outlook. Εάν ο κάτοχος μιας ομάδας (ή οι κάτοχοι) αποχωρήσουν από τον οργανισμό για οποιονδήποτε λόγο, ο διαχειριστής μπορεί να εκχωρήσει έναν νέο κάτοχο στην ομάδα. Βλ. Ανάθεση νέου κατόχου σε μια "ορφανή" ομάδα.

Επιπλέον, εάν έχετε δικαιώματα διαχειριστή Exchange Online, μπορείτε να διαχειριστείτε τις ομάδες σας από το Κέντρο Microsoft 365 Διαχείριση (ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση συμμετοχής σε ομάδα στο Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365) ή από το PowerShell (ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση Ομάδες Microsoft 365 με το PowerShell.

Μπορεί κάποια στιγμή να θέλετε να διαγράψετε μια ομάδα από τον μισθωτή σας. Για πληροφορίες σχετικά με το πώς μπορείτε να διαγράψετε μια ομάδα, ανατρέξτε στο θέμα: Διαγραφή ομάδας. Εάν μια ομάδα διαγραφεί κατά λάθος, οι διαχειριστές μπορούν να επαναφέρουν αυτή την ομάδα για έως και 30 ημέρες. Ανατρέξτε στο θέμα: Επαναφορά διαγραμμένης Ομάδας Microsoft 365.

Εάν προτιμάτε έναν πιο αυτοματοποιημένο τρόπο διαχείρισης του κύκλου ζωής του Ομάδες του Microsoft 365, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολιτικές λήξης για τη λήξη ομάδων σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Οι κάτοχοι της ομάδας θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 30, 15 και 1 ημέρα πριν από τη λήξη της ομάδας, το οποίο θα τους επιτρέψει να ανανεώσουν εύκολα την ομάδα, εάν εξακολουθεί να είναι απαραίτητη. Ανατρέξτε στο θέμα: Πολιτική λήξης ομάδας του Microsoft 365.

Όρια ομάδων

Μέγιστη...	Τιμή
Κάτοχοι ανά ομάδα	100
Ομάδες που μπορεί να δημιουργήσει ένας χρήστης	250
Ομάδες που μπορεί να δημιουργήσει ένας διαχειριστής	Έως και το προεπιλεγμένο όριο 500.000 μισθωτών
Αριθμός μελών	Περισσότερα από 1.000, παρόλο που μόνο τα 1.000 μπορούν να έχουν πρόσβαση στις συνομιλίες της ομάδας ταυτόχρονα. Οι χρήστες ενδέχεται να παρατηρήσουν καθυστερήσεις κατά την πρόσβαση στο ημερολόγιο και τις συνομιλίες σε πολύ μεγάλες ομάδες στο Outlook
Αριθμός ομάδων στις οποίες μπορεί να συμμετέχει ένας χρήστης	1.000
Χώρος αποθήκευσης αρχείων	1 Terabyte + 10 GB ανά εγγεγραμμένο χρήστη + τυχόν επιπλέον αγορασμένος χώρος αποθήκευσης. Μπορείτε να αγοράσετε απεριόριστο χώρο αποθήκευσης.
Μέγεθος γραμματοκιβωτίου ομάδας	50 GB

Ο προεπιλεγμένος μέγιστος αριθμός ομάδων που μπορεί να έχει ένας οργανισμός Microsoft 365 είναι επί του παρόντος 500.000. Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Αντιγραφή ομάδας" από το εργαλείο Azure Active Directory Connect, το μέγιστο μήκος είναι 448 χαρακτήρες για το χαρακτηριστικό "Περιγραφή".

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το χώρο αποθήκευσης του SharePoint Online, ανατρέξτε στα θέματα Περιορισμοί SharePoint Online και Περιορισμοί και όρια του λογισμικού SharePoint Online.

Η διαχείριση του Ομάδες του Microsoft 365 είναι αποτελεσματικότερη όταν έχετε αξιοποιήσιμες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των ομάδων. Το Κέντρο Microsoft 365 Διαχείριση διαθέτει ένα εργαλείο αναφοράς που σας επιτρέπει να βλέπετε πληροφορίες όπως η χρήση του χώρου αποθήκευσης, πόσες ενεργές ομάδες έχετε, ακόμη και πώς οι χρήστες σας χρησιμοποιούν τις ομάδες. Ανατρέξτε στο θέμα: Αναφορές του Microsoft 365 στο κέντρο διαχείρισης, για περισσότερες πληροφορίες.

Ομάδες του Microsoft 365 σάς παρέχει μια σειρά εργαλείων για τη συμμόρφωση, την προστασία των πληροφοριών και το eDiscovery.

Μάθετε σχετικά με τις Ομάδες Microsoft 365

Τι είναι τα Ομάδες του Microsoft 365;

Ποιο είδος ομάδας πρέπει να δημιουργήσετε;

Δείτε επίσης

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Θέλετε περισσότερες επιλογές;

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!