Δημιουργία χρονοδιαγράμματος ομάδας στις Βάρδιες

Σε αυτό το άρθρο

Βήμα 1: Άνοιγμα της εφαρμογής Βάρδιες

Βήμα 2: Δημιουργία χρονοδιαγράμματος για την ομάδα σας

Βήμα 3: Προσθήκη ομάδων χρονοδιαγράμματος

Βήμα 4: Προσθήκη μελών ομάδας για τον προγραμματισμό ομάδων

Βήμα 5: Επιλογή ρυθμίσεων χρονοδιαγράμματος για την ομάδα σας

Βήμα 6: Ενεργοποίηση ετικετών βάσει shift στο Teams

Επόμενα βήματα

Βήμα 1: Άνοιγμα της εφαρμογής Βάρδιες

Στην αριστερή πλευρά του Teams για υπολογιστή ή στο web, επιλέξτε Βάρδιες. Αν δεν βλέπετε τις Βάρδιες εκεί, μεταβείτε στο θέμα Προβολή περισσότερων εφαρμογών και βρείτε τις Βάρδιες στη λίστα των εφαρμογών. 

Βήμα 2: Δημιουργία χρονοδιαγράμματος για την ομάδα σας

1. Στην επάνω αριστερή γωνία του στοιχείου Βάρδιες, επιλέξτε Επιλογή ή δημιουργία χρονοδιαγράμματος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Νέο χρονοδιάγραμμα.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία χρονοδιαγράμματος ομάδας , επιλέξτε Δημιουργία δίπλα στην ομάδα για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα.

   Σημείωση: Το κουμπί Δημιουργία είναι διαθέσιμο μόνο για τις ομάδες στις οποίες είστε κάτοχος. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή IT εάν δεν είστε κάτοχος ομάδας μιας ομάδας για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα. 

3. Ορίστε τη ζώνη ώρας για την τοποθεσία της ομάδας σας, επιλέξτε την πλησιέστερη πόλη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιβεβαίωση.

Βήμα 3: Προσθήκη ομάδων χρονοδιαγράμματος

Για να ορίσετε ένα νέο χρονοδιάγραμμα, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ομάδες χρονοδιαγράμματος και, στη συνέχεια, να προσθέσετε μέλη ομάδας σε κάθε ομάδα. Προγραμματίστε ομάδες για να οργανώσετε τα άτομα στο χρονοδιάγραμμα με βάση τα κοινά χαρακτηριστικά μιας ομάδας, όπως το ρόλο ή το τμήμα. Για παράδειγμα, ένα κατάστημα λιανικής πώλησης μπορεί να έχει τις ακόλουθες ομάδες: Συνεργάτες πωλήσεων, Ταμίας, Επικεφαλής ορόφων.

Από προεπιλογή, ένα νέο χρονοδιάγραμμα περιλαμβάνει μια ομάδα που ονομάζεται Ανώνυμη ομάδα. Μετονομάστε αυτή την ομάδα και προσθέστε περισσότερες ομάδες, ανάλογα με τις ανάγκες.   

Για να προσθέσετε μια ομάδα: 

1. Στο χρονοδιάγραμμα, επιλέξτε Προσθήκη ομάδας.

2. Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές δίπλα στη νέα ομάδα, επιλέξτε Μετονομασία ομάδας και, στη συνέχεια, δώστε ένα όνομα στην ομάδα σας.

   Συμβουλή: Το όνομα μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε @mentions σε συνομιλίες και δημοσιεύσεις καναλιών στο Teams, επομένως, φροντίστε να επιλέξετε ένα όνομα που αναγνωρίζεται εύκολα.  

3. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Βήμα 4: Προσθήκη μελών ομάδας για τον προγραμματισμό ομάδων

Αφού προσθέσετε τις ομάδες χρονοδιαγράμματος, προσθέστε άτομα σε κάθε ομάδα.  

1. Δίπλα στην ομάδα χρονοδιαγράμματος στην οποία θέλετε να προσθέσετε μέλη ομάδας, επιλέξτε Προσθήκη ατόμων.

2. Πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου, επιλέξτε το όνομά του στη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη.

3. Συνεχίστε να προσθέτετε άτομα, ανάλογα με τις ανάγκες.

4. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Κλείσιμο.

Βήμα 5: Επιλογή ρυθμίσεων χρονοδιαγράμματος για την ομάδα σας

Προσαρμόστε και επιβεβαιώστε τις επιλογές χρονοδιαγράμματος και τις δυνατότητες shifts που θέλετε να χρησιμοποιήσει η ομάδα σας.  

Στις Βάρδιες, μεταβείτε στην καρτέλα Ρυθμίσεις. Από εδώ, καθορίστε τις ρυθμίσεις χρονοδιαγράμματος και επιλέξτε τις δυνατότητες Shifts που θέλετε να ενεργοποιήσετε για την ομάδα σας. Για παράδειγμα, μπορείτε: 

• Ορίστε την ημέρα της εβδομάδας στην οποία θέλετε να ξεκινά το χρονοδιαγραμμά σας.

• Ενεργοποιήστε τις ανοιχτές βάρδιες στο χρονοδιάγραμμα για να τις ζητήσουν οι εργαζόμενοι.

• Επιλέξτε εάν οι εργαζόμενοι θα μπορούν να ανταλλάσσουν βάρδιες και να προσφέρουν βάρδιες στους συναδέλφους τους.

• Ορίστε αν οι εργαζόμενοι θα μπορούν να ζητούν άδεια και να προσθέτουν ή να επεξεργάζονται χρονικά διαστήματα.

• Ενεργοποιήστε το ρολόι χρόνου για να επιτρέψετε στους εργαζόμενους να εργάζονται μέσα και έξω από τις βάρδιες και τα διαλείμματα ρεκόρ.

• Ορίστε στοιχεία ελέγχου προστασίας προσωπικών δεδομένων για ορατότητα με βάρδιες, για να ελέγχετε πόσο πίσω μπορούν οι εργαζόμενοι να βλέπουν τις βάρδιες των άλλων καθώς και το επίπεδο λεπτομερειών.

 Για λεπτομέρειες σχετικά με κάθε ρύθμιση, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση ρυθμίσεων για το χρονοδιάγραμμα της ομάδας σας στις Βάρδιες.

Βήμα 6: Ενεργοποίηση ετικετών βάσει shift στο Teams (προαιρετικό)

Οι ετικέτες βάσει Shift σάς επιτρέπουν να προσεγγίσετε άτομα που είναι σε βάρδια σε πραγματικό χρόνο. Με αυτήν τη δυνατότητα, στα μέλη της ομάδας εκχωρούνται αυτόματα ετικέτες που ταιριάζουν με το όνομα της ομάδας χρονοδιαγράμματος στις Βάρδιες.  
 
Οι ετικέτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε @mentions από οποιονδήποτε στην ομάδα για να ξεκινήσετε μια συνομιλία ή σε μια δημοσίευση καναλιού. Οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται μόνο στα άτομα που βρίσκονται σε βάρδια τη στιγμή που χρησιμοποιείται μια ετικέτα.  

Επιλέξτε εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε τις ετικέτες βάσει shift για την ομάδα σας στις ρυθμίσεις του Teams. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση ετικετών βάσει shift στο Teams. 

Επόμενα βήματα

Τώρα που έχετε ρυθμίσει τις ομάδες χρονοδιαγράμματος και τις ρυθμίσεις χρονοδιαγράμματος, είστε έτοιμοι να συμπληρώσετε το χρονοδιάγραμμά σας. Αντιστοιχίστε βάρδιες στα μέλη της ομάδας σας και προσθέστε ανοιχτές βάρδιες ανάλογα με τις ανάγκες σας σε κάθε ομάδα. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη βαρδιών στο χρονοδιάγραμμα στις Βάρδιες.

Για διαχειριστές ΙΤ

Βάρδιες για τον οργανισμό σας με την πρώτη γραμμή