Ποια είναι η διαφορά μεταξύ μιας Ομάδας Microsoft 365 και μιας λίστας επαφών στο Outlook;

Εργαλεία για την κοινή χρήση και την επικοινωνία που συνοδεύουν Ομάδες Microsoft 365

Όταν ρυθμίζετε μια ομάδαMicrosoft 365 στο Outlook, μπορείτε να επιλέξετε ένα σύνολο ατόμων με τα οποία θέλετε να συνεργαστείτε και να ρυθμίσετε εύκολα μια συλλογή πόρων για κοινή χρήση από αυτά τα άτομα. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εκχώρηση δικαιωμάτων με μη αυτόματο τρόπο σε όλους αυτούς τους πόρους, καθώς η προσθήκη μελών στην ομάδα τούς παρέχει αυτόματα τα δικαιώματα που χρειάζονται για τα εργαλεία που παρέχει η ομάδα σας.

Ακολουθούν μερικές από τις δυνατότητες που καθιστούν τις ομάδες μια πιο ισχυρή λύση από τις λίστες διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

• Κοινόχρηστα εισερχόμενα - Όπου γίνονται οι συνομιλίες που παραδοσιακά έχετε στις λίστες διανομής σας. Αυτός ο κοινόχρηστος φάκελος εισερχομένων έχει πλήρη δυνατότητα αναζήτησης, επομένως δημιουργεί μια ζωντανή αρχειοθήκη με τα μηνύματα της ομάδας. Οι νεοεισερχόμενοι στην ομάδα μπορούν να κάνουν αναζήτηση ή να κάνουν κύλιση στο ιστορικό για να εξοικειωθούν γρήγορα με ό,τι έχει δημοσιευτεί στην ομάδα προηγουμένως. Ανατρέξτε στο θέμα: Έχετε μια ομαδική συνομιλία στο Outlook.

  Συμβουλή: Εάν οι χρήστες εξακολουθούν να θέλουν τα μηνύματα της ομάδας να εμφανίζονται στα προσωπικά τους εισερχόμενα, όπως έκαναν με τη λίστα διανομής, το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να εγγραφούν στην ομάδα κάνοντας κλικ στο κουμπί Ιδιότητα μέλους στην κορδέλα του Outlook.

• Βιβλιοθήκη κοινόχρηστων αρχείων - Η ομάδα σας διαθέτει μια βιβλιοθήκη αρχείων του SharePoint όπου οι χρήστες σας μπορούν να αποθηκεύουν, να κάνουν κοινή χρήση και να συνεργάζονται σε έγγραφα, βιβλία εργασίας, παρουσιάσεις, εικόνες ή οποιοδήποτε άλλο είδος αρχείου στο οποίο πρέπει να εργαστούν. Ανατρέξτε στο θέμα: Κοινή χρήση αρχείων με μια ομάδα στο Outlook.

• Κοινόχρηστο ημερολόγιο - Η ομάδα σας λαμβάνει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο για να δημοσιεύσει συμβάντα που σχετίζονται με την ομάδα. Κάθε μέλος που έχει εγγραφεί στην ομάδα προσκαλείται αυτόματα σε συμβάντα που δημοσιεύονται στο ημερολόγιο, ώστε αυτά τα συμβάντα να μπορούν επίσης να εμφανίζονται στα προσωπικά ημερολόγιά τους, εάν το επιθυμούν. Ανατρέξτε στο θέμα: Χρήση ημερολογίου ομάδας στο Outlook για τον προγραμματισμό και την επεξεργασία συμβάντων.

• Κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote - Η ομάδα διαθέτει αυτόματα ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote, όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να συλλέγουν και να συνεργάζονται σε πληροφορίες. Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν το σημειωματάριο για να δημιουργήσουν ένα ζωντανό wiki με συνήθεις ερωτήσεις και άλλους πόρους. Ανατρέξτε στο θέμα: OneNote: Γρήγορα αποτελέσματα.

• Πρόσβαση επισκέπτη - Μπορείτε να προσθέσετε εξωτερικές επαφές σε ομάδες διανομής στο παρελθόν, αλλά το μόνο που έλαβαν ήταν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Με τις ομάδες, μπορείτε να προσφέρετε στους επισκέπτες πρόσβαση σε συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχεία, ακόμη και στο κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote. Ανατρέξτε στο θέμα: Προσθήκη επισκεπτών σε Ομάδες στο Outlook.

• Το περιεχόμενο είναι ανιχνεύσιμο - Ομάδες στο Outlook είναι δημόσια από προεπιλογή, γεγονός που σημαίνει ότι είναι εύκολο για άλλα άτομα στην εταιρεία σας να ανακαλύψουν και να συμμετάσχουν ή να αναθεωρήσουν το υλικό της ομάδας. Εάν το περιεχόμενο της ομάδας είναι πιο ευαίσθητο, μπορείτε να αλλάξετε την ομάδα σε ιδιωτική, αποκρύπτει τα περιεχόμενα από μη μέλη και απαιτεί από τον κάτοχο της ομάδας να εγκρίνει τυχόν αιτήσεις συμμετοχής.

• Δημιουργία αυτοεξυπηρέτησης - Δεν χρειάζεται να κολλάει από αιτήματα χρηστών για τη δημιουργία ομάδων. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν τις δικές τους ομάδες, ανάλογα με τις ανάγκες. Εάν θέλετε να ελέγξετε ποιοι χρήστες στον οργανισμό σας μπορούν να δημιουργούν ομάδες, ανατρέξτε στο θέμα: Διαχείριση των χρηστών που μπορούν να δημιουργούν Ομάδες Microsoft 365.

Διαχείριση των ομάδων σας

Microsoft 365 προσφέρει μια σειρά από χρήσιμα εργαλεία και δυνατότητες για πιο εύκολη διαχείριση και διαχείριση των ομάδων σας. Μάθετε περισσότερα στο θέμα Οδηγός διαχειριστή για Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook.

Δείτε επίσης

Η νέα εμπειρία Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook

Δημιουργία ομάδας στο Outlook

Οδηγός διαχειριστή για Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook

Προσθήκη, επεξεργασία ή κατάργηση μελών ομάδας στο Outlook

Προσθήκη επισκεπτών σε Ομάδες Microsoft 365

Συμμετοχή, αποχώρηση ή παρακολούθηση Ομάδες στο Outlook

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ομάδα στο Outlook

Προγραμματισμός συμβάντος σε ημερολόγιο ομάδας στο Outlook

Χρήση κοινόχρηστων αρχείων με την Ομάδα Microsoft 365 στο Outlook

Επεξεργασία ή διαγραφή ομάδας στο Outlook

Χρήση του Ομάδες Microsoft 365 ως επισκέπτη

Οι επισκέπτες δεν λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Ομάδας Microsoft 365