Γρήγορα αποτελέσματα με τις βάσεις δεδομένων

Για να διατηρήσετε τη σχεδίαση εστιασμένη, συνοψίστε το σκοπό της βάσης δεδομένων και ανατρέξτε συχνά στη σύνοψη. Εάν θέλετε μια μικρή βάση δεδομένων για μια επιχείρηση που βασίζεται στο σπίτι, για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε κάτι απλό, όπως " Η βάση δεδομένων πελατών διατηρεί μια λίστα με πληροφορίες πελατών για την παραγωγή στοιχείων αλληλογραφίας και αναφορών". Για μια εταιρική βάση δεδομένων, ίσως χρειαστείτε πολλές παραγράφους για να περιγράψετε πότε και πώς τα άτομα με διαφορετικούς ρόλους θα χρησιμοποιήσουν τη βάση δεδομένων και τα δεδομένα της. Δημιουργία μια συγκεκριμένη και λεπτομερή δήλωση αποστολής για αναφορά σε όλη τη διαδικασία σχεδίασης.

Ξεκινήστε με τις υπάρχουσες πληροφορίες και τις μεθόδους παρακολούθησης. Για παράδειγμα, ίσως τη συγκεκριμένη στιγμή να καταγράφετε παραγγελίες αγοράς σε ένα λογιστικό βιβλίο ή να διατηρείτε πληροφορίες πελατών σε έντυπες φόρμες. Χρησιμοποιήστε αυτές τις προελεύσεις για να παρατίθενται οι πληροφορίες που καταγράφετε τη συγκεκριμένη στιγμή (για παράδειγμα, όλα τα πλαίσια στις φόρμες σας). Όταν δεν καταγράφετε σημαντικές πληροφορίες αυτήν τη στιγμή, σκεφτείτε ποιες διακριτές πληροφορίες χρειάζεστε. Κάθε μεμονωμένος τύπος δεδομένων γίνεται πεδίο στη βάση δεδομένων σας.

Μην ανησυχείτε για την τελειοποίηση της πρώτης λίστας σας. Με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε να την ρυθμίσετε με ακρίβεια. Ωστόσο, εξετάστε όλα τα άτομα που χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες και ζητήστε τις ιδέες τους.

Στη συνέχεια, σκεφτείτε τι θέλετε από τη βάση δεδομένων και τους τύπους αναφορών ή στοιχείων αλληλογραφίας που θέλετε να παράγετε. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι αποτυπώνετε τις πληροφορίες που απαιτούνται για την επίτευξη αυτών των στόχων. Για παράδειγμα, εάν θέλετε μια αναφορά που εμφανίζει τις πωλήσεις ανά περιοχή, πρέπει να καταγράψετε τα δεδομένα πωλήσεων σε περιφερειακό επίπεδο. Προσπαθήστε να σκιτσάρισμα της αναφοράς με τις πραγματικές πληροφορίες που θέλετε. Στη συνέχεια, παρατίθενται τα δεδομένα που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε την αναφορά. Κάντε το ίδιο για στοιχεία αλληλογραφίας ή άλλα αποτελέσματα που θέλετε από τη βάση δεδομένων.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι δίνετε στους πελάτες τη δυνατότητα να επιλέγουν να συμμετέχουν σε (ή εκτός) περιοδικές ενημερώσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να εκτυπώσετε μια λίστα με τα άτομα που έχουν επιλέξει να συμμετάσχουν. Χρειάζεστε μια στήλη "Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" στον πίνακα "Πελάτης", με επιτρεπόμενες τιμές "Ναι" και "Όχι".

Για όσους επιθυμούν να λάβουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρειάζεστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία απαιτεί επίσης ένα πεδίο. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε έναν κατάλληλο χαιρετισμό (όπως κος, κυρία ή κα), συμπεριλάβετε ένα πεδίο Χαιρετισμός. Εάν θέλετε να απευθύνεται στους πελάτες με το μικρό τους όνομα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε ένα πεδίο "Όνομα".

Αφού έχετε τη λίστα με τις απαιτούμενες πληροφορίες, προσδιορίστε τις κύριες οντότητες (ή θέματα) που χρειάζεστε για να οργανώσετε τα δεδομένα σας. Αποφύγετε την αναπαραγωγή δεδομένων σε όλες τις οντότητες. Για παράδειγμα, η προκαταρκτική λίστα για μια βάση δεδομένων πωλήσεων προϊόντων μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι:

Οι κύριες οντότητες είναι: πελάτες, προμηθευτές, προϊόντα και παραγγελίες. Ξεκινήστε λοιπόν με αυτούς τους τέσσερις πίνακες: ένας για γεγονότα σχετικά με τους πελάτες, ένας για γεγονότα σχετικά με τους προμηθευτές και ούτω καθεξής. Αυτό μπορεί να μην είναι το τελικό σας σχέδιο, αλλά είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης.

Για να κατανοήσετε γιατί περισσότεροι πίνακες είναι καλύτεροι από λιγότεροι, εξετάστε τον πίνακα που εμφανίζεται εδώ:

Κάθε γραμμή περιέχει πληροφορίες σχετικά με το προϊόν και τον προμηθευτή του. Επειδή ενδέχεται να έχετε πολλά προϊόντα από τον ίδιο προμηθευτή, το όνομα του προμηθευτή και οι πληροφορίες διεύθυνσης πρέπει να επαναληφθούν πολλές φορές. Αυτό σπαταλά χώρο στο δίσκο. Αντί για αυτό, καταγράψτε τις πληροφορίες προμηθευτή μόνο μία φορά σε έναν ξεχωριστό πίνακα Προμηθευτές και, στη συνέχεια, συνδέστε αυτόν τον πίνακα με τον πίνακα Προϊόντα.

Ένα δεύτερο πρόβλημα με αυτό το σχέδιο είναι εμφανές όταν πρέπει να τροποποιήσετε πληροφορίες σχετικά με τον προμηθευτή. Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να αλλάξετε τη διεύθυνση ενός προμηθευτή. Επειδή εμφανίζεται σε πολλά σημεία, μπορεί κατά λάθος να αλλάξετε τη διεύθυνση σε ένα σημείο, αλλά να ξεχάσετε να την αλλάξετε στις άλλες. Η καταγραφή της διεύθυνσης του προμηθευτή σε ένα μόνο σημείο επιλύει αυτό το πρόβλημα.

Τέλος, ας υποθέσουμε ότι υπάρχει μόνο ένα προϊόν που παρέχεται από το Οινοποιείο Coho και θέλετε να διαγράψετε το προϊόν, αλλά να διατηρήσετε το όνομα του προμηθευτή και τις πληροφορίες διεύθυνσης. Με αυτό το σχέδιο, πώς θα διαγράφατε την εγγραφή προϊόντος χωρίς να χάσετε επίσης τις πληροφορίες προμηθευτή; Δεν μπορείς. Επειδή κάθε εγγραφή περιέχει στοιχεία σχετικά με ένα προϊόν, εκτός από στοιχεία σχετικά με έναν προμηθευτή, είναι αδύνατο να διαγράψετε το ένα χωρίς να διαγράψετε το άλλο. Για να διαχωρίσετε αυτά τα στοιχεία, διαιρέστε αυτόν τον πίνακα σε δύο: τον πρώτο για πληροφορίες προϊόντος και τον δεύτερο για πληροφορίες προμηθευτή. Στη συνέχεια, όταν διαγράφετε μια εγγραφή προϊόντος, διαγράφετε μόνο τα στοιχεία που αφορούν το προϊόν και όχι τα στοιχεία που αφορούν τον προμηθευτή.

Αφού επιλέξετε το θέμα για έναν πίνακα βάσης δεδομένων, οι στήλες σε αυτόν τον πίνακα θα πρέπει να αποθηκεύουν στοιχεία μόνο σχετικά με αυτό το μεμονωμένο θέμα. Για παράδειγμα, ένας πίνακας προϊόντων θα πρέπει να αποθηκεύει στοιχεία μόνο για προϊόντα και όχι για τους προμηθευτές τους.

Για να αποφασίσετε ποιες πληροφορίες θα παρακολουθείτε στον πίνακα, χρησιμοποιήστε τη λίστα που δημιουργήσατε νωρίτερα. Για παράδειγμα, ο πίνακας "Πελάτες" μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής: Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση, Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Χαιρετισμός και Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε εγγραφή (πελάτης) στον πίνακα περιέχει το ίδιο σύνολο στηλών, επομένως αποθηκεύετε ακριβώς τις ίδιες πληροφορίες για κάθε πελάτη.

Δημιουργία την πρώτη λίστα σας και, στη συνέχεια, εξετάστε και περιορίστε την. Μην ξεχάσετε να διανείμετε πληροφορίες στα μικρότερα δυνατά πεδία. Για παράδειγμα, εάν η αρχική λίστα σας έχει την επιλογή Διεύθυνση ως πεδίο, χωρίστε την σε Οδός, Πόλη, Νομός και Ταχυδρομικός κώδικας— ή, εάν οι πελάτες σας είναι καθολικοί, σε ακόμα περισσότερα πεδία. Με αυτόν τον τρόπο, για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε στοιχεία αλληλογραφίας στην κατάλληλη μορφή ή να αναφέρετε παραγγελίες κατά νομό.

Αφού περιορίσετε τις στήλες δεδομένων σε κάθε πίνακα, είστε έτοιμοι να επιλέξετε το πρωτεύον κλειδί κάθε πίνακα.

Χρειάζεστε έναν τρόπο για να αναγνωρίζετε με μοναδικό τρόπο κάθε γραμμή σε κάθε πίνακα. Θυμάστε το προηγούμενο παράδειγμα όπου δύο πελάτες έχουν το ίδιο όνομα; Επειδή έχουν ένα όνομα, χρειάζεστε έναν τρόπο για να αναγνωρίζετε ξεχωριστά το καθένα.

Επομένως, κάθε πίνακας πρέπει να περιλαμβάνει μια στήλη (ή ένα σύνολο στηλών) που προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο κάθε γραμμή. Αυτό ονομάζεται πρωτεύον κλειδί και είναι συχνά ένας μοναδικός αριθμός, όπως ένας αριθμός αναγνωριστικού υπαλλήλου ή ένας σειριακός αριθμός. Η Access χρησιμοποιεί πρωτεύοντα κλειδιά για να συσχετίσει γρήγορα δεδομένα από πολλούς πίνακες και για να συγκεντρώσει τα δεδομένα για εσάς.

Μερικές φορές το πρωτεύον κλειδί αποτελείται από δύο ή περισσότερα πεδία. Για παράδειγμα, ένας πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας" που αποθηκεύει στοιχεία γραμμής για παραγγελίες μπορεί να χρησιμοποιεί δύο στήλες στο πρωτεύον κλειδί του: "Αναγνωριστικό παραγγελίας" και "Αναγνωριστικό προϊόντος". Όταν ένα πρωτεύον κλειδί χρησιμοποιεί περισσότερες από μία στήλες, ονομάζεται επίσης σύνθετο κλειδί.

Εάν έχετε ήδη ένα μοναδικό αναγνωριστικό για τις πληροφορίες σε έναν πίνακα, όπως αριθμούς προϊόντων που προσδιορίζουν μοναδικά κάθε προϊόν στον κατάλογό σας, χρησιμοποιήστε το, αλλά μόνο εάν οι τιμές πληρούν αυτούς τους κανόνες για τα πρωτεύοντα κλειδιά:

• Το αναγνωριστικό θα είναι πάντα διαφορετικό για κάθε εγγραφή. Οι διπλότυπες τιμές δεν επιτρέπονται σε ένα πρωτεύον κλειδί.

• Υπάρχει πάντα μια τιμή για το στοιχείο. Κάθε εγγραφή στον πίνακά σας πρέπει να έχει ένα πρωτεύον κλειδί. Εάν χρησιμοποιείτε πολλές στήλες για να δημιουργήσετε το κλειδί (όπως Μέρος οικογένειας και Αριθμός ανταλλακτικού), και οι δύο τιμές πρέπει να είναι πάντα παρούσες.

• Το πρωτεύον κλειδί είναι μια τιμή που δεν αλλάζει. Επειδή τα κλειδιά αναφέρονται από άλλους πίνακες, οποιαδήποτε αλλαγή σε ένα πρωτεύον κλειδί σε έναν πίνακα σημαίνει μια αλλαγή σε αυτό παντού όπου αναφέρεται. Οι συχνές αλλαγές αυξάνουν τον κίνδυνο σφαλμάτων.

Εάν δεν έχετε ένα προφανές αναγνωριστικό, χρησιμοποιήστε έναν αυθαίρετο, μοναδικό αριθμό ως πρωτεύον κλειδί. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιστοιχίσετε σε κάθε παραγγελία έναν μοναδικό αριθμό παραγγελίας για τον μοναδικό σκοπό αναγνώρισης της παραγγελίας.