Εξοικείωση με τα αντικείμενα βάσεων δεδομένων

Πίνακες

Η Access οργανώνει τις πληροφορίες σας σε πίνακες: λίστες γραμμών και στηλών που θυμίζουν πληκτρολόγιο λογιστή ή υπολογιστικό φύλλο. Κάθε πίνακας αποθηκεύει πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα, επομένως οι περισσότερες βάσεις δεδομένων περιλαμβάνουν περισσότερους από έναν πίνακες.

Κάθε γραμμή του πίνακα ονομάζεται εγγραφή και κάθε στήλη ονομάζεται πεδίο. Μια εγγραφή περιέχει όλες τις συγκεκριμένες πληροφορίες για μια συγκεκριμένη οντότητα, όπως έναν πελάτη ή μια παραγγελία. Ένα πεδίο είναι ένα μεμονωμένο στοιχείο πληροφοριών σχετικά με αυτή την οντότητα. Στον πίνακα "Προϊόντα", για παράδειγμα, κάθε γραμμή ή εγγραφή περιέχει πληροφορίες σχετικά με ένα προϊόν. Κάθε στήλη ή πεδίο περιέχει κάποιον τύπο πληροφοριών σχετικά με αυτό το προϊόν, όπως το όνομα ή την τιμή του. Εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι με αυτές, μάθετε τις βασικές δυνατότητες των βάσεων δεδομένων.

Ερωτήματα

Σε μια σωστά σχεδιασμένη βάση δεδομένων, τα δεδομένα που θέλετε να παρουσιάσετε μέσω μιας φόρμας ή έκθεσης βρίσκονται συνήθως σε πολλούς πίνακες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να αντλήσετε αυτές τις πληροφορίες από διάφορους πίνακες και να τις συγκεντρώσετε για εμφάνιση σε μια φόρμα ή έκθεση.

Ένα ερώτημα μπορεί να είναι μια αίτηση για αποτελέσματα δεδομένων από τη βάση δεδομένων σας ή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εκτέλεση μιας ενέργειας στα δεδομένα ή μπορεί να είναι και τα δύο. Χρησιμοποιήστε ερωτήματα για να λάβετε απαντήσεις σε απλές ερωτήσεις, να πραγματοποιήσετε υπολογισμούς χρησιμοποιώντας δεδομένα, να συνδυάσετε δεδομένα από διαφορετικούς πίνακες και να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε δεδομένα από μια βάση δεδομένων.

Υπάρχουν πολλοί τύποι ερωτημάτων, αλλά οι δύο βασικοί τύποι είναι:

Φόρμες

Forms μοιάζουν με προθήκες στα καταστήματα— διευκολύνουν την προβολή ή την πρόσβαση στα στοιχεία της βάσης δεδομένων που θέλετε. Παρόμοια με τις έντυπες φόρμες, οι φόρμες της Access είναι αντικείμενα μέσω των οποίων εσείς ή άλλοι χρήστες μπορείτε να προσθέτετε, να επεξεργάζεστε ή να εμφανίζετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων υπολογιστή της Access. Είναι σημαντικό να σχεδιάσετε τη φόρμα σας έχοντας υπόψη τη χρήση της. Για παράδειγμα, εάν προορίζεται για πολλούς χρήστες, μια καλοσχεδιασμένη φόρμα σάς βοηθά να κάνετε την καταχώρηση δεδομένων ακριβή, γρήγορη και αποτελεσματική.

Αναφορές

Οι αναφορές προσφέρουν έναν τρόπο προβολής, μορφοποίησης και σύνοψης πληροφοριών από τη βάση δεδομένων της Access. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια απλή αναφορά αριθμών τηλεφώνου για όλες τις επαφές σας ή μια συνοπτική αναφορά σχετικά με τις συνολικές πωλήσεις σε διαφορετικές περιοχές και χρονικές περιόδους.

Οι αναφορές είναι εύχρηστες όταν θέλετε να παρουσιάσετε τις πληροφορίες στη βάση δεδομένων σας για να κάνετε τα εξής:

• Εμφάνιση ή διανομή μιας σύνοψης δεδομένων.

• Αρχειοθέτηση στιγμιότυπων των δεδομένων.

• Παροχή λεπτομερειών σχετικά με μεμονωμένες εγγραφές.

• Δημιουργία ετικετών.

Μακροεντολές

Μια μακροεντολή είναι ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε εργασίες και να προσθέσετε λειτουργικότητα στις φόρμες, τις αναφορές και τα στοιχεία ελέγχου σας. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε ένα κουμπί εντολής σε μια φόρμα και συσχετίσετε το συμβάν OnClick του κουμπιού με μια μακροεντολή, τότε εκτελεί μια εντολή κάθε φορά που κάνετε κλικ στο κουμπί.

Η Access παρέχει ένα περιβάλλον σχεδίασης για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μακροεντολές. Ουσιαστικά, χρησιμοποιείτε μια απλοποιημένη γλώσσα προγραμματισμού για να δημιουργήσετε μια λίστα ενεργειών προς εκτέλεση. Ορισμένες ενέργειες απαιτούν πρόσθετες πληροφορίες, όπως ποιο πεδίο να εμφανίζονται για συμπλήρωση. Το περιβάλλον σχεδίασης διευκολύνει τη δημιουργία μακροεντολών, καθώς επιλέγετε από λίστες ενεργειών και συμπληρώνετε πληροφορίες.

Οι μακροεντολές χρησιμοποιούνται για την αυτοματοποίηση μιας σειράς ενεργειών, την πραγματοποίηση αλλαγών σε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων και πολλά άλλα. Μέσω της προβολής Σχεδίαση, οι μακροεντολές παρέχουν ένα υποσύνολο των εντολών που είναι διαθέσιμες σε Visual Basic for Applications (VBA). Οι περισσότεροι χρήστες θεωρούν ευκολότερο να δημιουργήσουν μια μακροεντολή για να προσθέσουν λειτουργικότητα σε φόρμες, αναφορές και στοιχεία ελέγχου από τη σύνταξη κώδικα VBA, αλλά μπορείτε πάντα να μετατρέψετε τις μακροεντολές σε VBA μέσα από την προβολή σχεδίασης.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να ανοίξετε μια αναφορά απευθείας από μία από τις φόρμες καταχώρησης δεδομένων. Προσθέστε ένα κουμπί στη φόρμα σας και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια μακροεντολή που ανοίγει την έκθεση. Η μακροεντολή μπορεί να είναι είτε μια αυτόνομη μακροεντολή (ένα ξεχωριστό αντικείμενο στη βάση δεδομένων), το οποίο, στη συνέχεια, συνδέεται με το συμβάν OnClick του κουμπιού, είτε η μακροεντολή μπορεί να ενσωματωθεί απευθείας στο συμβάν OnClick του ίδιου του κουμπιού. Σε κάθε περίπτωση, όταν κάνετε κλικ στο κουμπί, εκτελείται η μακροεντολή και ανοίγει την έκθεση.

Λειτουργικές μονάδες

Οι λειτουργικές μονάδες είναι κώδικας VBA που συντάσσετε για να αυτοματοποιήσετε εργασίες στην εφαρμογή σας και να εκτελέσετε συναρτήσεις ανώτερου άκρου. Γράφετε λειτουργικές μονάδες στη γλώσσα προγραμματισμού VBA. Μια λειτουργική μονάδα είναι μια συλλογή δηλώσεων, προτάσεων και διαδικασιών που αποθηκεύονται μαζί ως μονάδα.