Δημιουργία ερωτημάτων με παραπάνω από μία προέλευση δεδομένων

Δοκιμάστε το!

Συχνά, για να λάβετε τις απαντήσεις που χρειάζεστε, δημιουργείτε ερωτήματα που συλλέγουν πληροφορίες από περισσότερους από έναν πίνακες ή από ένα συνδυασμό πινάκων και ερωτημάτων.

Γρήγορα αποτελέσματα με τους συνδέσμους

Μερικές φορές πρέπει να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από περισσότερες από μία προελεύσεις (πίνακας ή ερώτημα) για να απαντήσετε σε μια ερώτηση. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δείτε πόσοι πελάτες σε μια συγκεκριμένη περιοχή παρήγγειλαν ένα συγκεκριμένο προϊόν.

Όταν προσθέτετε περισσότερες από μία προελεύσεις δεδομένων, η Access χρησιμοποιεί τις υπάρχουσες, καθορισμένες σχέσεις μεταξύ τους ή δημιουργεί συνδέσμους μεταξύ τους για σκοπούς ερωτήματος. Ένας σύνδεσμος είναι απλώς ένας τύπος σχέσης μεταξύ προελεύσεων δεδομένων σε ένα ερώτημα.

Εσωτερικοί σύνδεσμοι

Οι περισσότεροι σύνδεσμοι είναι εσωτερικοί σύνδεσμοι. Αυτό αντιτάσσεται στους εξωτερικούς συνδέσμους, οι οποίοι συζητούνται σε ερωτήματα Δημιουργία με εξωτερικούς συνδέσμους.

Ένας εσωτερικός σύνδεσμος επιστρέφει δεδομένα από τη μία προέλευση μόνο όταν βρει αντίστοιχες εγγραφές στην άλλη. Για παράδειγμα, εάν υποβάλετε ερώτημα για πληροφορίες σχετικά με προϊόντα και παραγγελίες, βλέπετε δεδομένα μόνο για προϊόντα με αντίστοιχη σειρά.

Ιδιο-σύνδεσμοι

Ένας ιδιο-σύνδεσμος συνδέει δύο αντίγραφα του ίδιου πίνακα ή ερωτήματος. Χρησιμοποιήστε το για να συνδυάσετε εγγραφές από τον ίδιο πίνακα όταν υπάρχουν αντίστοιχες τιμές στα συνδεδεμένα πεδία.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα "Υπάλληλοι" που παραθέτει όλους τους υπαλλήλους στον οργανισμό σας, συμπεριλαμβανομένων των διαχειριστών. Ο πίνακας περιέχει ένα πεδίο Αναφορές σε, το οποίο περιέχει το αναγνωριστικό του διευθυντή του υπαλλήλου.

Για να βρείτε το όνομα του διευθυντή ενός υπαλλήλου, βρείτε τον υπάλληλο στον πίνακα, βρείτε το αναγνωριστικό διευθυντή στο πεδίο Αναφορές σε και, στη συνέχεια, αναζητήστε το αναγνωριστικό του διευθυντή στο ίδιο πεδίο Υπάλληλοι. Για παράδειγμα, η Nancy αναφέρει στον διευθυντή του οποίου το αναγνωριστικό υπαλλήλου είναι 5, δηλαδή στον Steven Thorpe.

Για να αυτοματοποιήσετε αυτή την εργασία, προσθέστε τον πίνακα "Υπάλληλος" στο ερώτημά σας δύο φορές και, στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν αυτο-σύνδεσμο. Όταν προσθέτετε την προέλευση δεδομένων για δεύτερη φορά, η Access προσαρτά το _1 στο όνομα της δεύτερης παρουσίας. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε δύο φορές τον πίνακα Employees, η δεύτερη παρουσία ονομάζεται Employees_1. Για να εμφανίσετε τα ονόματα των διαχειριστών για κάθε υπάλληλο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύνδεσμο μεταξύ του πεδίου Αναφορές σε στον πίνακα "Υπάλληλοι" και του πεδίου "Αναγνωριστικό υπαλλήλου" στον πίνακα Employees_1.

1. Προσθήκη προελεύσεων δεδομένων

• Επιλέξτε Δημιουργία > Σχεδίαση ερωτήματος.

Προσθέστε όλους τους πίνακες και τα ερωτήματα που χρειάζεστε ως προελεύσεις δεδομένων. (Μην ανησυχείτε. Εάν ξεχάσετε κάποιο, έχετε ακόμα την ευκαιρία να προσθέσετε περισσότερες προελεύσεις δεδομένων αργότερα.)

Οι προελεύσεις δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνουν πίνακες από τους οποίους θέλετε να εμφανίσετε πληροφορίες (όπως έναν πίνακα προϊόντων) και πίνακες που περιέχουν πληροφορίες που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για τα κριτήρια.

Να θυμάστε ότι τα υπάρχοντα, αποθηκευμένα ερωτήματα είναι επίσης διαθέσιμα ως προελεύσεις δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν έχετε ήδη δημιουργήσει ένα ερώτημα για να βρείτε όλες τις παραγγελίες για ένα συγκεκριμένο μήνα, χρησιμοποιήστε αυτό το ερώτημα συν τον πίνακα προϊόντων για να εμφανίσετε όλα τα προϊόντα που πωλήθηκαν σε έναν δεδομένο μήνα.

2. Σύνδεση σχετικών προελεύσεων δεδομένων

• Για να προσθέσετε έναν σύνδεσμο μόνοι σας, σύρετε ένα πεδίο από μια προέλευση δεδομένων σε ένα αντίστοιχο πεδίο σε μια άλλη προέλευση δεδομένων. Από προεπιλογή, η Access δημιουργεί έναν εσωτερικό σύνδεσμο.

Για τις περισσότερες σχέσεις, η Access δημιουργεί έναν εσωτερικό σύνδεσμο. Επίσης, εάν έχετε καθορίσει ότι η ακεραιότητα αναφορών θα πρέπει να επιβάλλεται, περιλαμβάνεται. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, η Access δεν δημιουργεί τον σύνδεσμο που χρειάζεστε. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε υπάρχοντα ερωτήματα στο νέο ερώτημα και δεν έχετε δημιουργήσει σχέσεις, η Access δεν δημιουργεί αυτόματα συνδέσμους.

3. Ολοκληρώστε το ερώτημα

• Ακολουθήστε τα συνήθη βήματα για τη δημιουργία ενός ερωτήματος: προσθέστε πεδία εξόδου, προσθέστε οποιαδήποτε κριτήρια και εκτελέστε ή αποθηκεύστε το ερώτημά σας. Για να μάθετε πώς γίνεται αυτό, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία βασικά ερωτήματα.

Θέλετε περισσότερα;

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook