Βίντεο: Γρήγορα αποτελέσματα με ερωτήματα

Δοκιμάστε το!

Χρησιμοποιήστε ερωτήματα για να απαντήσετε σε επιχειρηματικές ή άλλες ερωτήσεις με βάση δεδομένα και για να κάνετε γρήγορα και εύκολα μαζικές ενημερώσεις ή για να διαγράψετε πληροφορίες από τη βάση δεδομένων.

Τι είναι τα ερωτήματα;

Στην Access, τα ερωτήματα μοιάζουν με ερωτήσεις που κάνετε για να βρείτε σχετικές, ακόμη και πολύ συγκεκριμένες πληροφορίες στη βάση δεδομένων σας.

Στα ερωτήματα, μερικές φορές χρησιμοποιείτε δεδομένα από έναν μόνο πίνακα και άλλες φορές από περισσότερους από έναν. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε απλώς να βρείτε τον αριθμό τηλεφώνου μιας επαφής, το οποίο απαιτεί ένα απλό ερώτημα ενός πεδίου αριθμού τηλεφώνου για ένα συγκεκριμένο άτομο σε έναν πίνακα επαφών. Εναλλακτικά, μπορείτε να συνδυάσετε δεδομένα από περισσότερους από έναν πίνακες, όπως στοιχεία πελατών και πληροφορίες παραγγελιών, για να δείτε τι έχει παραγγείλει ένας πελάτης.

Στην Access, ένα ερώτημα είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων. Δεν αποθηκεύει δεδομένα. Αντί για αυτό, εμφανίζει δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες και καθιστά αυτά τα δεδομένα διαθέσιμα για εργασία. Ένα ερώτημα μπορεί να εμφανίζει δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες, από άλλα ερωτήματα ή από ένα συνδυασμό των δύο. Για παράδειγμα:

• Προβολή δεδομένων με ένα ερώτημα επιλογής. Βρείτε και προβάλετε πληροφορίες από έναν ή περισσότερους πίνακες, καθορίζοντας κριτήρια που πρέπει να πληρούν τα δεδομένα και καταχωρώντας τις τιμές που θα εμφανίζονται. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε να δείτε όλα τα προϊόντα που έχουν δημιουργηθεί από τα Tailspin Toys.

• Εισαγάγετε κριτήρια και κάντε αναζήτηση στο λεπτό. Δημιουργία ερωτήματα με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης που σας ζητούν πάντα κριτήρια αναζήτησης. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που ζητά από το χρήστη το όνομα του προμηθευτή για να αναζητήσει και, στη συνέχεια, εμφανίζει όλα τα προϊόντα που λαμβάνονται από τον συγκεκριμένο προμηθευτή.

• Ενημερώστε ή προσθέστε δεδομένα με βάση το ερώτημα. Υποβάλετε ερώτημα για δεδομένα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα αποτελέσματα για την αυτόματη εισαγωγή ή ενημέρωση πληροφοριών. Για παράδειγμα, εάν η Tailspin Toys έχει προσθέσει τη λέξη "TT" στην αρχή των ονομάτων όλων των προϊόντων της, αναζητήστε όλα τα προϊόντα της εταιρείας και, στη συνέχεια, ενημερώστε τα ονόματα των προϊόντων, έτσι ώστε κάθε καταχώρηση να ξεκινά με "TT"— όλα μέσω ενός ερωτήματος ενημέρωσης.

• Διαγράψτε δεδομένα που βασίζονται σε ένα ερώτημα. Βρείτε πληροφορίες ή εγγραφές και, στη συνέχεια, διαγράψτε τις. Για παράδειγμα, εάν η Tailspin Toys βγει εκτός λειτουργίας και τα προϊόντα της εταιρείας δεν είναι πλέον διαθέσιμα προς πώληση, βρείτε όλα τα προϊόντα τους και διαγράψτε τα αυτόματα από τους σχετικούς πίνακες.

Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό ερωτημάτων για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής που εμφανίζει πληροφορίες σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

Δημιουργία ερωτήματος

1. Επιλέξτε Δημιουργία > Οδηγός ερωτημάτων.

2. Επιλέξτε Οδηγός απλών ερωτημάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

3. Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει το πεδίο και, στη συνέχεια, προσθέστε το πεδίο στη λίστα Επιλεγμένα πεδία . Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Επόμενο.

   Προσθέστε όσα πεδία θέλετε από όσους πίνακες θέλετε.

   Εάν έχετε προσθέσει ένα αριθμητικό πεδίο

   Εάν έχετε προσθέσει αριθμητικά πεδία, ο οδηγός σας ρωτά εάν θέλετε το ερώτημα να επιστρέφει λεπτομέρειες ή συνοπτικά δεδομένα. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Εάν θέλετε να δείτε μεμονωμένες εγγραφές, επιλέξτε Λεπτομέρειες και, στη συνέχεια, Επόμενο. Προχωρήστε στο βήμα 4.

   • Εάν θέλετε να δείτε συνοπτικά αριθμητικά δεδομένα, όπως μέσους όρους, επιλέξτε Σύνοψη και, στη συνέχεια, επιλογές σύνοψης. Καθορίστε ποια πεδία θέλετε να συνοψίσετε και πώς θέλετε να συνοψίσετε τα δεδομένα. Παρατίθενται μόνο αριθμητικά πεδία. Για κάθε αριθμητικό πεδίο, επιλέξτε μια συνάρτηση:

     • Sum   Το ερώτημα επιστρέφει το άθροισμα όλων των τιμών του πεδίου.

     • Avg    Το ερώτημα επιστρέφει τον μέσο όρο όλων των τιμών του πεδίου.

     • Min    Το ερώτημα επιστρέφει την μικρότερη τιμή του πεδίου.

     • Max   Το ερώτημα επιστρέφει την μεγαλύτερη τιμή του πεδίου.

   • Εάν θέλετε τα αποτελέσματα του ερωτήματος να περιλαμβάνουν ένα πλήθος εγγραφών σε μια προέλευση δεδομένων, επιλέξτε το στοιχείο Πλήθος εγγραφών στο όνομα του πίνακα για αυτόν τον πίνακα.

     Εάν έχετε προσθέσει ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας

     Ο "Οδηγός ερωτημάτων" σάς ρωτά πώς θέλετε να ομαδοποιήσετε τις τιμές ημερομηνίας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε προσθέσει ένα αριθμητικό πεδίο, όπως τιμή, και ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας, όπως το χρόνο συναλλαγής, στο ερώτημα και, στη συνέχεια, καθορίσατε στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές σύνοψης ότι θέλετε να δείτε τον μέσο όρο του πεδίου τιμών. Επειδή συμπεριλάβατε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας, μπορείτε να υπολογίσετε συνοπτικές τιμές για κάθε μοναδική τιμή ημερομηνίας και ώρας, για κάθε ημέρα, μήνα, τρίμηνο ή έτος.

     Επιλέξτε τη χρονική περίοδο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να ομαδοποιήσετε τις τιμές ημερομηνίας και ώρας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

     Σημείωση: Στην Προβολή σχεδίασης, έχετε περισσότερες επιλογές για την ομαδοποίηση τιμών ημερομηνίας και ώρας.

4. Δώστε έναν τίτλο στο ερώτημα.

5. Καθορίστε εάν θέλετε να ανοίξετε το ερώτημα (σε Προβολή φύλλου δεδομένων) ή να τροποποιήσετε το ερώτημα (σε Προβολή σχεδίασης). Στη συνέχεια, επιλέξτε Τέλος.

Θέλετε περισσότερα;

Δημιουργία και εκτέλεση ενός ερωτήματος ενημέρωσης

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook