Βίντεο: Δημιουργία βασικών ερωτημάτων

Δοκιμάστε το!

Για γρήγορες αναζητήσεις και ερωτήσεις, δημιουργήστε ένα βασικό ερώτημα για να βρείτε τα δεδομένα που χρειάζεστε και να λάβετε τις απαντήσεις σας.

Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή σχεδίασης

Η προβολή σχεδίασης σάς παρέχει περισσότερο έλεγχο στο ερώτημα που δημιουργείτε από ό,τι ο "Οδηγός ερωτημάτων".

1. Άνοιγμα της προβολής σχεδίασης ερωτήματος

   • Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε Δημιουργία > Σχεδίαση ερωτήματος.

     

2. Προσθήκη προελεύσεων δεδομένων

   Πρώτα, προσθέστε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να δείτε. (Ναι, μπορείτε να δημιουργήσετε νέα ερωτήματα από αποθηκευμένα ερωτήματα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε δημιουργήσει ένα ερώτημα που βρίσκει όλα τα προϊόντα από τους προμηθευτές σας και τα ταξινομεί από τους μεγαλύτερους στους χαμηλότερους αριθμούς πωλήσεων. Χρησιμοποιήστε αυτό το ερώτημα ως προέλευση δεδομένων για ένα νέο ερώτημα που, για παράδειγμα, εντοπίζει πωλήσεις προϊόντων από προμηθευτές σε μια συγκεκριμένη περιοχή.)

   1. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα , επιλέξτε την καρτέλα Και τα δύο .

   2. Επιλέξτε τις προελεύσεις δεδομένων που θέλετε και, μετά από κάθε προέλευση, επιλέξτε Προσθήκη.

   3. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου.

3. Προσθήκη πεδίων εξόδου

   Τα πεδία εξόδου είναι τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται ή να περιλαμβάνονται στο σύνολο αποτελεσμάτων για το ερώτημα.

   • Σύρετε τα πεδία που θέλετε από την προέλευση δεδομένων στο επάνω τμήμα παραθύρου προς τα κάτω σε ένα κενό κελί στη γραμμή Πεδίο στο κάτω τμήμα παραθύρου.

     

   Χρήση παράστασης ως πεδίο εξόδου

   Για να πραγματοποιήσετε υπολογισμούς ή για να χρησιμοποιήσετε μια συνάρτηση για την παραγωγή εξόδου ερωτήματος, συμπεριλάβετε μια παράσταση ως πεδίο εξόδου. Η παράσταση μπορεί να χρησιμοποιήσει δεδομένα από οποιαδήποτε προέλευση δεδομένων ερωτήματος, εκτός από συναρτήσεις, όπως Format ή InStr, και μπορεί να περιέχει σταθερές και αριθμητικούς τελεστές.

   1. Σε μια κενή στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος, επιλέξτε τη γραμμή Πεδίο .

   2. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , επιλέξτε Δόμηση.

   3. Πληκτρολογήστε ή επικολλήστε την παράσταση. Ξεκινήστε την παράστασή σας με το όνομα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το αποτέλεσμα της παράστασης, ακολουθούμενο από μια άνω και κάτω τελεία. Για παράδειγμα, για να επισημάνετε την παράσταση "Τελευταία ενημέρωση", ξεκινήστε την παράδειξή σας με: Τελευταία ενημέρωση:

      Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε τη Δόμηση παραστάσεων για να δημιουργήσετε την παράφρασή σας με τα στοιχεία παραστάσεων, τις κατηγορίες παραστάσεων και τις τιμές παραστάσεων.

   Σημείωση: Οι παραστάσεις είναι ισχυρές και ευέλικτες, με πολλές επιλογές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία παράστασης.

4. Καθορισμός κριτηρίων (προαιρετικό)

   Χρησιμοποιήστε κριτήρια για να περιορίσετε (σε τιμές πεδίων) τις εγγραφές που επιστρέφει το ερώτημά σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δείτε μόνο τα προϊόντα με τιμή μονάδας μικρότερη από 10 $.

   1. Για να καθορίσετε κριτήρια, σύρετε πρώτα τα πεδία που περιέχουν τις τιμές στο κάτω τμήμα παραθύρου.

      Συμβουλή: Από προεπιλογή, όταν προσθέτετε ένα πεδίο, τα δεδομένα του επιστρέφουν στα αποτελέσματα του ερωτήματος. Εάν έχετε προσθέσει ήδη το πεδίο που θέλετε, δεν χρειάζεται να το προσθέσετε ξανά για να εφαρμόσετε κριτήρια σε αυτό.

   2. Εάν δεν θέλετε να εμφανίζονται τα περιεχόμενα του πεδίου στα αποτελέσματά σας, στη γραμμή Εμφάνιση για το πεδίο, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου.

   3. Στη γραμμή Κριτήρια για το πεδίο, πληκτρολογήστε μια παράσταση που πρέπει να ικανοποιούν οι τιμές πεδίου (εάν η εγγραφή πρόκειται να συμπεριληφθεί στα αποτελέσματά σας). Για παράδειγμα, <10. (Για περισσότερα παραδείγματα, ανατρέξτε στο θέμα Παραδείγματα κριτηρίων ερωτήματος.)

   4. Καθορίστε οποιαδήποτε εναλλακτικά κριτήρια στη γραμμή Ή, κάτω από τη γραμμή Κριτήρια.

   Εάν καθορίσετε εναλλακτικά κριτήρια, οι εγγραφές επιλέγονται εάν η τιμή του πεδίου πληροί οποιοδήποτε από τα κριτήρια που παρατίθενται. Για παράδειγμα, εάν συμπεριλάβατε το πεδίο "Πολιτεία " από τον πίνακα "Πελάτες", καθορίσατε την CA ως κριτήριο και συμπεριλάβατε τις γραμμές Or για αναγνωριστικό και WA, θα λάβετε εγγραφές για πελάτες που ζουν σε οποιαδήποτε από τις τρεις αναλυτικές καταστάσεις.

5. Σύνοψη δεδομένων (προαιρετικό)

   Μπορεί να θέλετε να συνοψίσετε δεδομένα, ειδικά εάν τα δεδομένα σας είναι αριθμητικά. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δείτε τη μέση τιμή ή τις συνολικές πωλήσεις.

   1. Εάν είναι απαραίτητο, προσθέστε τη γραμμή Σύνολο στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος στο κάτω τμήμα παραθύρου. Στην προβολή σχεδίασης, στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη , επιλέξτε Σύνολα.

   2. Για κάθε πεδίο που θέλετε να συνοψίσετε, στη γραμμή Σύνολο , επιλέξτε τη συνάρτηση που θα χρησιμοποιήσετε. Οι διαθέσιμες συναρτήσεις εξαρτώνται από τον τύπο δεδομένων του πεδίου.

6. Εκτέλεση ή αποθήκευση του ερωτήματος

   • Για να εκτελέσετε το ερώτημα, στην ομάδα Αποτελέσματα , στην καρτέλα Σχεδίαση , επιλέξτε Εκτέλεση.

   • Για να αποθηκεύσετε το ερώτημά σας για μελλοντική χρήση, στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, επιλέξτε Αποθήκευση . Πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για το ερώτημα και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Θέλετε περισσότερα;

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook