Οι πίνακες είναι απαραίτητα αντικείμενα μιας βάσης δεδομένων, καθώς εκεί αποθηκεύονται όλες οι πληροφορίες και τα δεδομένα. Για παράδειγμα, η βάση δεδομένων μιας επιχείρησης μπορεί να περιέχει έναν πίνακα "Επαφές", στον οποίο αποθηκεύονται τα ονόματα των προμηθευτών της, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου. Επειδή τα άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τους πίνακες, πρέπει να ξεκινάτε πάντα τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων με τη δημιουργία όλων των πινάκων και, στη συνέχεια, να δημιουργείτε οποιαδήποτε άλλα αντικείμενα. Προτού δημιουργήσετε πίνακες στην Access, εξετάστε τις απαιτήσεις σας και προσδιορίστε όλους τους πίνακες που ίσως χρειαστείτε. Για την εισαγωγή στην οργάνωση και τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.
Σε αυτό το άρθρο
Επισκόπηση
Μια σχεσιακή βάση δεδομένων, όπως η Access, συνήθως έχει διάφορους σχετιζόμενους πίνακες. Σε μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων, κάθε πίνακας αποθηκεύει δεδομένα για ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως υπάλληλοι ή προϊόντα. Ένας πίνακας έχει εγγραφές (γραμμές) και πεδία (στήλες). Τα πεδία περιέχουν διαφορετικούς τύπους δεδομένων, όπως κείμενο, αριθμούς, ημερομηνίες και υπερ-συνδέσεις.
-
Μια εγγραφή: Περιέχει συγκεκριμένα δεδομένα, όπως πληροφορίες για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο ή ένα προϊόν.
-
Ένα πεδίο: Περιέχει δεδομένα σχετικά με ένα στοιχείο του θέματος του πίνακα, όπως το όνομα ή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Μια τιμή πεδίου: Κάθε εγγραφή έχει μια τιμή πεδίου. Για παράδειγμα, Contoso, Ltd. ή someone@example.com.
Ιδιότητες πινάκων και πεδίων
Επίσης, οι πίνακες και τα πεδία έχουν ιδιότητες που μπορείτε να ορίσετε για να ελέγξετε τα χαρακτηριστικά ή τη συμπεριφορά τους.
1. Ιδιότητες πίνακα
2. Ιδιότητες πεδίου
Σε μια βάση δεδομένων της Access, οι ιδιότητες πίνακα είναι χαρακτηριστικά ενός πίνακα που επηρεάζουν την εμφάνιση ή τη συμπεριφορά του πίνακα ως συνόλου. Οι ιδιότητες πίνακα ορίζονται στο φύλλο ιδιοτήτων του πίνακα, στην προβολή σχεδίασης. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε την ιδιότητα Προεπιλεγμένη προβολή ενός πίνακα για να καθορίσετε πώς θα εμφανίζεται ο πίνακας από προεπιλογή.
Μια ιδιότητα πεδίου ισχύει για ένα συγκεκριμένο πεδίο σε έναν πίνακα και καθορίζει ένα από τα χαρακτηριστικά του πεδίου ή μια πτυχή της συμπεριφοράς του πεδίου. Μπορείτε να ορίσετε ορισμένες ιδιότητες πεδίου στην προβολή φύλλου δεδομένων. Μπορείτε επίσης να ορίσετε οποιαδήποτε ιδιότητα πεδίου στην προβολή σχεδίασης χρησιμοποιώντας το παράθυρο </c0>Ιδιότητες πεδίου.
Τύποι δεδομένων
Κάθε πεδίο έχει έναν τύπο δεδομένων. Ο τύπος δεδομένων ενός πεδίου δηλώνει το είδος των δεδομένων που αποθηκεύονται στο πεδίο, όπως μεγάλοι όγκοι κειμένου ή συνημμένα αρχεία.
Ένας τύπος δεδομένων είναι μια ιδιότητα πεδίου, αλλά διαφέρει από τις άλλες ιδιότητες πεδίου με τους εξής τρόπους:
-
Ορίζετε τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, όχι στο παράθυρο Ιδιότητες πεδίου.
-
Ο τύπος δεδομένων ενός πεδίου καθορίζει ποιες άλλες ιδιότητες έχει το πεδίο.
-
Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο, πρέπει να ορίσετε τον τύπο δεδομένων του πεδίου.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο πεδίο στην Access εισάγοντας δεδομένα σε μια νέα στήλη στην προβολή φύλλου δεδομένων. Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο εισάγοντας δεδομένα στην προβολή φύλλου δεδομένων, η Access εκχωρεί αυτόματα έναν τύπο δεδομένων στο πεδίο, με βάση την τιμή που εισάγετε. Εάν τα δεδομένα που εισάγετε δεν υποδηλώνουν άλλο τύπο δεδομένων, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων "Κείμενο". Εάν χρειάζεται, μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων χρησιμοποιώντας την κορδέλα.
Παραδείγματα αυτόματου εντοπισμού τύπου δεδομένων
Ο παρακάτω πίνακας δείχνει πώς λειτουργεί ο αυτόματος εντοπισμός του τύπου δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων.
|
Σχέσεις πινάκων
Παρόλο που σε κάθε πίνακα αποθηκεύονται δεδομένα σχετικά με διαφορετικό θέμα, στους πίνακες σε μια βάση δεδομένων της Access συνήθως αποθηκεύονται δεδομένα για θέματα που σχετίζονται μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει:
-
Έναν πίνακα πελατών που αναγράφει τους πελάτες της εταιρείας σας και τις διευθύνσεις τους.
-
Έναν πίνακα προϊόντων που αναγράφει τα προϊόντα που εμπορεύεστε, μαζί με τις τιμές και τις εικόνες για κάθε στοιχείο.
-
Έναν πίνακα παραγγελιών που παρακολουθεί τις παραγγελίες των πελατών.
Επειδή αποθηκεύετε δεδομένα σχετικά με διαφορετικά θέματα σε ξεχωριστούς πίνακες, χρειάζεστε κάποιον τρόπο να ενώνετε τα δεδομένα, ώστε να μπορείτε εύκολα να συνδυάζετε τα σχετικά δεδομένα από αυτούς τους ξεχωριστούς πίνακες. Για να συνδέσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε διαφορετικούς πίνακες, δημιουργείτε σχέσεις. Μια σχέση είναι μια λογική σύνδεση μεταξύ δύο πινάκων η οποία καθορίζει τα πεδία που είναι κοινά στους πίνακες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Οδηγίες για τις σχέσεις πινάκων.
Κλειδιά
Τα πεδία που αποτελούν μέρος των σχέσεων μεταξύ πινάκων, ονομάζονται κλειδιά. Το κλειδί συνήθως αποτελείται από ένα πεδίο, αλλά μπορεί να αποτελείται και από περισσότερα από ένα πεδία. Υπάρχουν δύο είδη κλειδιών:
-
Πρωτεύον κλειδί Ένας πίνακας μπορεί να έχει μόνο ένα πρωτεύον κλειδί. Ένα πρωτεύον κλειδί αποτελείται από ένα ή περισσότερα πεδία που προσδιορίζουν μοναδικά κάθε εγγραφή που αποθηκεύετε στον πίνακα. Συχνά, υπάρχει ένας μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός, όπως ένας αριθμός αναγνωριστικού, ένας σειριακός αριθμός ή ένας κωδικός, που λειτουργεί ως πρωτεύον κλειδί. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα "Πελάτες", όπου κάθε πελάτης έχει έναν μοναδικό αριθμό αναγνωριστικού πελάτη. Το πεδίο αναγνωριστικού πελάτη είναι το πρωτεύον κλειδί του πίνακα "Πελάτες". Όταν ένα πρωτεύον κλειδί περιέχει περισσότερα από ένα πεδία, συνήθως αποτελείται από προϋπάρχοντα πεδία τα οποία, όταν συνδυαστούν, παρέχουν μοναδικές τιμές. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό του επωνύμου, του ονόματος και της ημερομηνίας γέννησης ως το πρωτεύον κλειδί για έναν πίνακα που αφορά άτομα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη ή αλλαγή του πρωτεύοντος κλειδιού ενός πίνακα.
-
Εξωτερικό κλειδί Ένας πίνακας μπορεί επίσης να έχει ένα ή περισσότερα εξωτερικά κλειδιά. Ένα εξωτερικό κλειδί περιέχει τιμές που αντιστοιχούν στις τιμές του πρωτεύοντος κλειδιού ενός άλλου πίνακα. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα "Παραγγελίες", στον οποίο κάθε παραγγελία έχει έναν αριθμό αναγνωριστικού πελάτη που αντιστοιχεί σε μια εγγραφή σε έναν πίνακα "Πελάτες". Το πεδίο με το αναγνωριστικό πελάτη είναι ένα εξωτερικό κλειδί για τον πίνακα "Παραγγελίες".
Η αντιστοίχιση των τιμών μεταξύ των πεδίων κλειδιού αποτελεί τη βάση μιας σχέσης πίνακα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια σχέση πίνακα για να συνδυάσετε δεδομένα από σχετιζόμενους πίνακες. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα "Πελάτες" και έναν πίνακα "Παραγγελίες". Στον πίνακα "Πελάτες", κάθε εγγραφή προσδιορίζεται από το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, το αναγνωριστικό.
Για να συσχετίσετε κάθε παραγγελία με έναν πελάτη, προσθέστε ένα πεδίο εξωτερικού κλειδιού στον πίνακα "Παραγγελίες" που αντιστοιχεί στο πεδίο "Αναγνωριστικό" του πίνακα "Πελάτες" και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια σχέση μεταξύ των δύο κλειδιών. Όταν προσθέτετε μια εγγραφή στον πίνακα "Παραγγελίες", χρησιμοποιείτε μια τιμή για το Αναγνωριστικό πελάτη που προέρχεται από τον πίνακα "Πελάτες". Κάθε φορά που θέλετε να προβάλλετε πληροφορίες σχετικά με την παραγγελία ενός πελάτη, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη σχέση για να προσδιορίσετε ποια δεδομένα από τον πίνακα "Πελάτες" αντιστοιχούν σε ποιες εγγραφές στον πίνακα "Παραγγελίες".
1. Ένα πρωτεύον κλειδί, που προσδιορίζεται από το εικονίδιο κλειδιού δίπλα στο όνομα πεδίου.
2. Ένα εξωτερικό κλειδί — παρατηρήστε την απουσία του εικονιδίου κλειδιού.
Μην προσθέσετε ένα πεδίο, εάν πιστεύετε ότι κάθε μοναδική οντότητα που αναπαρίσταται στον πίνακα ενδέχεται να απαιτεί κάτι περισσότερο από τιμή για το πεδίο. Συνεχίζοντας το προηγούμενο παράδειγμα, εάν θέλετε να αρχίσετε να παρακολουθείτε τις παραγγελίες που πραγματοποιούν οι πελάτες σας, μην προσθέσετε ένα πεδίο στον πίνακα, επειδή κάθε πελάτης θα έχει περισσότερες από μία παραγγελίες. Εναλλακτικά, δημιουργήστε ένα νέο πίνακα για την αποθήκευση των παραγγελιών και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια σχέση μεταξύ των δύο πινάκων.
Πλεονεκτήματα της χρήσης σχέσεων
Η διατήρηση των δεδομένων σε ξεχωριστούς πίνακες που συνδέονται μεταξύ τους έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
-
Συνέπεια Επειδή κάθε στοιχείο δεδομένων εγγράφεται μόνο μία φορά σε ένα μόνο πίνακα, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες για ασάφεια ή ασυνέπεια. Για παράδειγμα, αποθηκεύετε το όνομα του πελάτη μόνο μία φορά, σε έναν πίνακα για τους πελάτες και δεν το αποθηκεύετε επανειλημμένα (και ενδεχομένως με ασυνέπειες) σε έναν πίνακα που περιέχει δεδομένα παραγγελιών.
-
Αποτελεσματικότητα Όταν εγγράφετε δεδομένα σε ένα μόνο μέρος, χρησιμοποιείτε λιγότερο χώρο στο δίσκο. Επιπλέον, ένας μικρότερος πίνακας συνήθως παρέχει δεδομένα πιο γρήγορα από ένα μεγαλύτερο πίνακα. Τέλος, εάν δεν χρησιμοποιείτε ξεχωριστούς πίνακες για διαφορετικά θέματα, θα εισάγετε μηδενικές τιμές (απουσία δεδομένων) και επαναλήψεις.Και στις δύο περιπτώσεις, ενδέχεται να σπαταλιέται χώρος και να παρεμποδίζεται η επίδοση.
-
Σαφήνεια Ο σχεδιασμός μιας βάσης δεδομένων είναι πιο κατανοητός εάν τα θέματα είναι κατάλληλα χωρισμένα σε πίνακες.
Σχεδιάστε τους πίνακές σας με γνώμονα τις σχέσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό αναζήτησης" για να δημιουργήσετε ένα πεδίο εξωτερικού κλειδιού, εάν ο πίνακας που περιέχει το αντίστοιχο πρωτεύον κλειδί υπάρχει ήδη. Ο "Οδηγός αναζήτησης" δημιουργεί τη σχέση για εσάς. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ή διαγραφή πεδίου αναζήτησης.
