Bearbeiten von Dokumenten aus Viva Engage

Sie und andere Mitglieder Ihrer Viva Engage Community können Dateien bearbeiten, die in der Community veröffentlicht wurden. Für jede Datei wird ein Versionsverlauf gespeichert.

Hinweise:

Viva Engage werden Änderungen am Dateispeicher für Viva Engage Dateien in verbundenen Microsoft 365-Communitys eingeführt. Früher wurden alle Viva Engage-Dateien in Viva Engage Cloudspeicher gespeichert. Sobald Ihr organization diese Änderungen erhält, werden alle Viva Engage Dateien für verbundene Communitys in SharePoint gespeichert und von Viva Engage aus aufgerufen. Wenn Viva Engage mit Microsoft 365 verbunden ist, wird jede Community von einer Gruppe in Microsoft 365 unterstützt.
Informationen dazu, ob Sie über dieses neue Feature verfügen und welche Änderungen zu erwarten sind, finden Sie unter Wo werden meine Viva Engage Dateien gespeichert?
Im Rahmen dieser Änderung werden alle vorhandenen Dateien, die in Viva Engage für verbundene Communitys gespeichert sind, schreibgeschützt. Dies bedeutet, dass Sie die Datei herunterladen und erneut hochladen und die neu hochgeladene Version bearbeiten müssen, anstatt eine Datei zu bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten einer zuvor hochgeladenen Datei, wenn ihre Viva Engage verbundene Gruppe jetzt Dateien in SharePoint speichert.

Die Schritte zum Bearbeiten von Dateien, Anzeigen des Versionsverlaufs und Öffnen vorheriger Revisionen hängen vom Speicherort der Datei und vom Typ der Datei ab:

Für Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien, die in Viva Engage gespeichert sind Viva Engage, öffnen Sie die Datei in Office Online, wenn Sie Revisionen nachverfolgen möchten.

Das Arbeiten in Microsoft 365 für das Web ähnelt Microsoft 365 auf dem Desktop. Tipps und Hilfe beim Arbeiten in Microsoft 365 für das Web-Apps finden Sie unter:

Grundlegende Aufgaben in Word für das Web | Grundlegende Aufgaben in Excel Online | Grundlegende Aufgaben in PowerPoint für das Web. Der Versionsverlauf wird auf der Seite Viva Engage für die Datei angezeigt.
Für in SharePoint gespeicherte Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien können Sie Änderungen entweder mit Microsoft 365 für das Web oder mithilfe von Word, PowerPoint oder Excel vornehmen, wenn Sie Revisionen nachverfolgen möchten. Der Versionsverlauf wird in der SharePoint Online-Dokumentbibliothek für die Gruppe angezeigt.
Bei anderen Dateitypen können Sie die Datei herunterladen, Änderungen vornehmen und dann eine neue Version der geänderten Datei hochladen. Revisionen werden in Viva Engage für Dateien nachverfolgt, die in Viva Engage Cloudspeicher gespeichert sind, und in SharePoint für dateien, die in SharePoint gespeichert sind.

Vorschau oder Bearbeiten einer Datei aus einer Unterhaltung

Klicken Sie auf die Datei. Die seite Viva Engage für die Datei wird geöffnet. Wenn eine Vorschau verfügbar ist, wird sie angezeigt.

Tipp: Wenn Sie zusätzliche Dateioptionen anzeigen möchten, klicken Sie in der Unterhaltung auf das Symbol Weitere im Anlagefeld.
Wählen Sie in der Liste Dateiaktionendie Option Datei bearbeiten aus. Für die Datei wird eine neue Registerkarte geöffnet.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen mithilfe von Office Online vor. Um die Bearbeitung in einer Office Online-Datei zu beenden, schließen Sie die Registerkarte in Ihrem Browser. Ihre Änderungen werden automatisch in der angefügten Datei gespeichert.
- Wenn die Datei in SharePoint gespeichert ist, gibt es eine Option zum Bearbeiten der Datei in Word, Excel oder PowerPoint oben.
Wenn keine Vorschau oder kein Link Datei bearbeiten vorhanden ist:
1. Wählen Sie Zum Herunterladen klicken oder Herunterladen aus, und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.
2. Bearbeiten Sie die Datei.
3. Laden Sie sie in Viva Engage hoch, indem Sie die ursprüngliche Version suchen und in der Liste Dateiaktionen die Option Neue Version hochladen auswählen.

Vorschau oder Bearbeiten einer Datei aus einer Gruppe

Klicken Sie in einer Gruppe auf Dateien, und klicken Sie dann auf den Dateinamen. Dadurch wird die Datei im Kontext der Unterhaltung angezeigt, in der sie gepostet wurde.
Um eine Vorschau der Datei anzuzeigen, wählen Sie Klicken Sie hier aus, um das Dokument anzuzeigen. Wenn die Datei in der Vorschau angezeigt werden kann, wird die Vorschau angezeigt.
Klicken Sie zum Bearbeiten der Datei in der Liste Dateiaktionen auf der rechten Seite auf Datei bearbeiten.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen mithilfe von Office Online vor. Um die Bearbeitung in einer Office Online-Datei zu beenden, schließen Sie die Registerkarte in Ihrem Browser. Ihre Änderungen werden automatisch in der angefügten Datei gespeichert.
- Wenn die Datei in SharePoint gespeichert ist, gibt es oben eine Option zum Bearbeiten der Datei in Word, Excel oder PowerPoint.
Wenn Datei bearbeiten in der Liste Dateiaktionen nicht verfügbar ist:
1. Klicken Sie in der Liste Dateiaktionen auf Herunterladen, und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.
2. Bearbeiten Sie die Datei.
3. Laden Sie sie in Viva Engage hoch, indem Sie die ursprüngliche Version suchen und in der Liste Dateiaktionen die Option Neue Version hochladen auswählen.

Vorschau oder Bearbeiten einer Datei aus der Liste Viva Engage Dateien

Um eine Datei zu finden, wenn Sie nicht sicher sind, in welcher Community sie sich befindet, wählen Sie das Einstellungssymbol aus, wählen Sie Dateien aus, und untersuchen Sie dann den wahrscheinlichsten Speicherort für Ihre Datei.

In dieser Ansicht sind alle Dateiaktionen im Dropdownmenü in der Spalte Zuletzt aktualisiert am verfügbar.
Um eine Vorschau einer Datei anzuzeigen, wählen Sie im Dropdownmenü Vorschau aus.

Wenn die Vorschau nicht in der Liste enthalten ist, ist sie für diesen Dateityp nicht verfügbar.
Um eine Datei zu bearbeiten, wählen Sie im Dropdownmenü Bearbeiten aus.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen mithilfe von Office Online vor. Um die Bearbeitung in einer Office Online-Datei zu beenden, schließen Sie die Registerkarte in Ihrem Browser. Ihre Änderungen werden automatisch in der angefügten Datei gespeichert.
- Wenn die Datei in SharePoint gespeichert ist, gibt es eine Option zum Bearbeiten der Datei in Word, Excel oder PowerPoint oben.
Wenn Bearbeiten in der Liste nicht verfügbar ist:
1. Wählen Sie Herunterladen aus, und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.
2. Bearbeiten Sie die Datei.
3. Laden Sie sie in Viva Engage hoch, indem Sie die ursprüngliche Version suchen und in der Liste Dateiaktionen die Option Neue Version hochladen auswählen.

Arbeiten mit einer Datei aus SharePoint

Wenn Sie weitere Optionen für in SharePoint gespeicherte Dateien anzeigen möchten, z. B. das Auschecken der Datei, wählen Sie den Link SharePoint-Dokumentbibliothek auf der Seite der verbundenen Gruppe aus, und navigieren Sie zum Ordner Apps.

Informationen zum Arbeiten mit Dateien aus SharePoint finden Sie unter Bearbeiten eines Dokuments in einer Dokumentbibliothek, Auschecken, Einchecken oder Verwerfen von Änderungen an Dateien in einer Bibliothek oder Bearbeiten und Verwalten von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Änderungen an einer Office Online-Datei gespeichert werden?

A: Änderungen werden gespeichert, während Sie sie in Office Online vornehmen. Um zu überprüfen, ob ihre Änderungen in der Datei enthalten sind, aktualisieren Sie Ihren Browser, und suchen Sie in der Dateivorschau.

F: Warum sind einige Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien schreibgeschützt?

A: Wenn der Link Bearbeiten für Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien fehlt, bedeutet dies, dass Ihr organization die Viva Engage dateien erhalten hat, die im SharePoint-Feature gespeichert sind. Sie müssen das Dokument herunterladen und erneut hochladen. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten einer zuvor hochgeladenen Datei, wenn ihre Viva Engage verbundene Gruppe jetzt Dateien in SharePoint speichert.

F: Wenn ich mit einem Dateityp arbeite, der in Viva Engage gespeichert ist und in Viva Engage nicht bearbeitet werden kann, kann ich dann die frühere Version durch meine aktualisierte Version ersetzen?

A: Für andere Dateitypen als Word, PowerPoint und Excel, ja. Suchen Sie die ursprüngliche Version der Datei in Viva Engage, und wählen Sie in der Liste Dateiaktionen die Option Neue Version hochladen aus. Das Hochladen einer neuen Version ist für Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente nicht verfügbar: Die Versionsnachverfolgung für diese Dateitypen ist nur möglich, wenn die Änderungen mithilfe von Office Online vorgenommen werden.

F: Wie kann ich sicherstellen, dass niemand meine Datei ändert?

A: Wenn Ihre Datei in Viva Engage gespeichert ist, bitten Sie einen Gruppenadministrator, auf den Namen zu klicken, und wählen Sie dann in der Liste Dateiaktionen auf der linken Seite Offizielle Änderungen markieren und Sperren aus.

Die Datei wird mit einem gelben star angezeigt.
Wenn Ihre Datei in SharePoint gespeichert ist, können Sie die Datei auschecken, um sicherzustellen, dass sie von niemand anderem geöffnet werden kann, oder Sie können die SharePoint-Berechtigungen für die Datei ändern.
1. Um die Datei in SharePoint zu suchen, klicken Sie auf der Seite der verbundenen Gruppe auf den Link SharePoint-Dokumentbibliothek, und navigieren Sie zum Ordner Apps.
2. Befolgen Sie die SharePoint-Anweisungen unter Auschecken, Einchecken oder Verwerfen von Änderungen an Dateien in einer Bibliothek oder Bearbeiten und Verwalten von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek.

Weitere Informationen

Wo werden meine Viva Engage-Dateien gespeichert?