Pokud váš tým k práci používá distribuční seznamy, sdílení souborů a společné pořizování poznámek, pak se vám bude líbit Microsoft 365 Groups v Outlook. Microsoft 365 Groups je výkonná a produktivní platforma, která spojuje konverzace a kalendář z Outlook, soubory z SharePoint, úkoly z Planner a sdílený OneNote poznámkový blok do jediného prostoru pro spolupráci pro váš tým.
Když sledujete skupinu, všechny e-mailové zprávy a pozvánky na schůzky se odesílají přímo do vaší doručené pošty. Jsou ale také uložené ve vaší složce skupiny. Nemusíte se tedy starat o náhodné odstranění nebo vytvoření pravidla pro přesun pošty ze složky Doručená pošta do soukromé složky. Po přečtení ho ze složky Doručená pošta odstraňte a víte, že je ve složce skupiny, která se dá prohledávat, stále bezpečně uložená kopie. ve skutečnosti jsou všechny zprávy od zahájení skupiny uloženy ve složce skupiny. I když jste nebyli členem na začátku, uvidíte úplnou historii, jakmile se připojíte.
Tip: Pokud jste s Microsoft 365 Groups ještě nezačali, můžete si nejdřív přečíst článek Začínáme s Skupiny Microsoft 365 v Outlooku.
Tipy pro co nejlepší Microsoft 365 Groups v Outlook
-
Použití skupin stejně jako distribučních seznamů Nové e-mailové zprávy a žádosti o schůzku budou chodit do vaší doručené pošty a všechno, co do skupiny odešlete, se doručí všem členům skupiny stejně jako v distribučním seznamu. Budou fungovat všechny verze Outlook nebo Outlook na webu. Stačí zadat e-mailovou adresu skupiny na řádek TO vaší e-mailové zprávy a začít komunikovat.
Poznámka: Když vytváříte skupinu, zaškrtněte políčko Odeslat všechny skupinové konverzace , aby všichni členové dostávali kopie e-mailů skupiny do své doručené pošty.
-
"Dejte skupině do oblíbených" pro rychlý přístup V Outlook jsou v dolní části navigačního podokna uvedené skupiny, které vlastníte nebo jste členem. Klikněte pravým tlačítkem na skupinu a vyberte Přidat k oblíbeným . Tím ji přesunete do horní části navigačního podokna, abyste k ní snadno přešli.
Přidání do oblíbených položek vám také umožní přístup k obsahu, když jste offline.
-
Není potřeba přesouvat zprávy do soukromé složky. Když sledujete skupinu, všechny e-mailové zprávy a pozvánky na schůzky se odesílají přímo do vaší doručené pošty. Jsou ale také uložené ve vaší složce skupiny. Nemusíte se tedy starat o náhodné odstranění nebo vytvoření pravidla pro přesun pošty ze složky Doručená pošta do soukromé složky. Po přečtení ho ze složky Doručená pošta odstraňte a víte, že je ve složce skupiny, která se dá prohledávat, stále bezpečně uložená kopie. ve skutečnosti jsou všechny zprávy od zahájení skupiny uloženy ve složce skupiny. Takže i kdybyste nebyli členem na začátku, uvidíte úplnou historii, jakmile se připojíte.
Pokud nechcete, aby pošta chodila do vaší doručené pošty, jednoduše přestaňte sledovat skupinu (ale zůstaňte připojeni). Pošta se bude dál doručovat do složky skupiny, ale ne do složky Doručená pošta.
-
Snadné plánování skupinových schůzek Kdykoli v navigačním podokně vyberete některou ze skupin, zobrazí se v horní části obrazovky speciální pás karet skupin. Otevřete kalendář a zobrazte všechny skupinové schůzky, které jsou naplánované na daný měsíc. Otevření kalendáře skupiny v:
-
Outlook vyberte Domů > Kalendář.
Pokud chcete naplánovat novou schůzku odsud, přečtěte si téma : Naplánování schůzky v kalendáři skupiny.
-
Outlook na webu vyberte Kalendář.
Pokud chcete naplánovat novou schůzku odsud, přečtěte si téma : Naplánování schůzky v kalendáři skupiny.
-
-
Snadné sdílení souborů se všemi členy skupiny Můžete snadno nahrát sdílené soubory nebo připojit soubory z knihovny k e-mailovým zprávm. Vzhledem k tomu, že správná oprávnění jsou už nastavená a použitá pro všechny členy skupiny, nemusíte spravovat oprávnění ke sdíleným souborům. Pokud chcete otevřít prostor souborů skupiny na pásu karet skupin:
-
Outlook vyberte Domů > Soubory. Viz článek Sdílení souborů skupiny.
-
Outlook na webu vyberte Soubory. Viz článek Sdílení souborů skupiny.
-
-
Rychlý přístup k poznámkovému bloku týmu Umožňuje zachytit poznámky pro týmové diskuze, schůzky, plány a aktivity. Otevření poznámkového bloku skupiny na pásu karet skupin:
-
Outlook vyberte Domů > Poznámkový blok.
-
Outlook na webu vyberte Poznámkový blok.
-
-
Najděte, co hledáte Hledáte všechny schůzky týkající se určitého tématu? Chcete najít poznámky z hnědé tašky z minulého týdne? Skupinové konverzace, kalendář, soubory a poznámkové bloky se dají prohledávat a automaticky se nastavují oprávnění, aby všichni členové skupiny mohli hledat, co hledají.
-
Sociální sítě s lajky a @mentions Líbí se vám nápad člena skupiny? Řekněte to. Je to rychlé a snadné (a můžete se rozloučit se starým "+1"). Chcete upoutnout něčí pozornost? Použijte @mention v e-mailové zprávě a tato zpráva se přesune do doručené pošty člena skupiny, aby mohl zpracovat.
