Jaký je rozdíl mezi skupinou Microsoft 365 a seznamem kontaktů v Outlooku?

Seznam kontaktů neboli distribuční seznam je kolekce e-mailových adres, která slouží k odesílání zpráv nebo pozvánek na schůzky mnoha lidem najednou. Přečtěte si , jak vytvořit, upravit nebo odstranit seznam kontaktů v Outlooku.

Skupina Microsoft 365 v Outlooku tyto jednoduché potřeby splňuje a poskytuje pole sdílených prostředků, ke kterým jsou členové skupiny automaticky přiřazeni při vytvoření skupiny.

Nástroje pro sdílení a komunikaci, které jsou součástí Skupiny Microsoft 365

Když v Outlooku nastavíte skupinuMicrosoft 365, můžete si vybrat skupinu lidí, se kterými chcete spolupracovat, a snadno nastavit kolekci prostředků, které budou tito lidé sdílet. Nemusíte si dělat starosti s manuálním přidělováním jednotlivých oprávnění ke všem zdrojům – když přidáte členy do skupiny, automaticky získají oprávnění používat všechny nástroje, které skupina poskytuje.

Tady je několik funkcí, díky kterým jsou skupiny výkonnějším řešením než e-mailové distribuční seznamy:

Sdílená doručená pošta – probíhá konverzace, které tradičně máte v distribučních seznamech. Tato sdílená doručená pošta je plně prohledávatelná, takže vytváří živý archiv zpráv skupiny. Nováčci ve skupině můžou hledat nebo procházet historii, aby rychle získali informace o tom, co bylo ve skupině publikováno dříve. Viz Skupinová konverzace v Outlooku.

Tip: Pokud uživatelé stále chtějí, aby se zprávy skupiny zobrazovaly v jejich osobní doručené poště jako u distribučního seznamu, stačí, když kliknou na tlačítko Členství na pásu karet v Outlooku.
Knihovna sdílených souborů – Vaše skupina má sharepointovou knihovnu souborů, do které můžou uživatelé ukládat dokumenty, sešity, prezentace, obrázky nebo jakýkoli jiný druh souborů, na kterých potřebují pracovat, sdílet je a spolupracovat na nich. Viz Sdílení souborů se skupinou v Outlooku.
Sdílený kalendář – vaše skupina získá sdílený kalendář pro publikování událostí souvisejících se skupinou. Každý člen, který se přihlásil k odběru skupiny, je automaticky zván na události publikované v kalendáři, aby se tyto události mohly v případě potřeby zobrazit i v jeho osobních kalendářích. Viz Použití kalendáře skupiny v Outlooku k plánování a úpravám událostí.
Sdílený poznámkový blok OneNotu – skupina má automaticky sdílený poznámkový blok OneNotu, ve kterém můžou členové skupiny shromažďovat informace a spolupracovat na nich. Mnoho skupin používá poznámkový blok k vytvoření živého wikiwebu s nejčastějšími dotazy a dalšími prostředky. Viz OneNote: Začínáme.
Přístup hostů – Externí kontakty jste mohli přidat do distribučních skupin dříve, ale dostali jenom e-mail. Se skupinami můžete hostům nabídnout přístup k e-mailovým konverzacím, souborům a dokonce i ke sdílenému poznámkovému bloku OneNotu. Viz Přidání hostů do Skupiny v Outlooku.
Obsah je zjistitelný – Skupiny v Outlooku jsou ve výchozím nastavení veřejné, což znamená, že ostatní uživatelé ve vaší organizaci je můžou snadno vyhledat a připojit se k materiálům ve skupině nebo je zkontrolovat. Pokud je obsah skupiny citlivější, můžete skupinu přepnout na soukromou, která skryje obsah před nečleny a vyžaduje, aby vlastník skupiny schválil všechny žádosti o připojení.
Samoobslužné vytváření – IT nemusí být zahlcené žádostmi uživatelů o vytvoření skupin. Uživatelé můžou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny. Pokud chcete určit, kteří uživatelé ve vaší organizaci můžou vytvářet skupiny, přečtěte si téma: Správa uživatelů, kteří můžou vytvářet Skupiny Microsoft 365.

Správa skupin

Microsoft 365 nabízí řadu užitečných nástrojů a funkcí pro snadnější správu a správu skupin. Další informace najdete v příručce pro správce Skupiny Microsoft 365 v Outlooku.