Skupina Microsoft 365 usnadňuje sdílení souborů zahrnutím vyhrazené knihovny, která je primárním místem pro ukládání všech souborů skupiny.
Když v knihovně skupiny vytvoříte soubor nebo složku, budou k němu mít přístup všichni členové skupiny. Když do skupiny přidáte nové členy, včetně hostů (externích uživatelů), budou mít přístup k souborům i oni. Ve výchozím nastavení mají členové skupiny přístup k zobrazení a úpravám souborů, zatímco všichni ostatní ve vaší organizaci mají přístup k zobrazení.
Se skupinami v Outlooku můžete snadno spolupracovat na dokumentech a dalších souborech a sdílet je se členy skupiny.
-
Poslední zobrazení zobrazuje všechny dokumenty skupiny – Zobrazení Poslední soubory umožňuje přístup ke všem souborům sdíleným se skupinou, včetně souborů sdílených jako příloh e-mailů, souborů uložených v knihovně dokumentů sharepointové skupiny a souborů sdílených z OneDrivu nebo jiných knihoven dokumentů SharePointu.
-
Spoluvytáčování a rychlé informování o aktualizacích – v Outlooku můžete upravovat dokument a odpovídat e-mailem vedle sebe. Kvůli aktualizaci dokumentu a komunikaci o změnách s kolegy není potřeba přepínat kontexty.
-
Rychlý přístup k e-mailu souvisejícímu se souborem – Přístup k souboru, který s vámi někdo sdílí prostřednictvím e-mailu, nemusíte procházet doručenou poštu skupiny.
Poznámka: Tyto funkce jsou dostupné pouze jednotlivcům, kteří používají pracovní nebo školní účet s oprávněným předplatným Microsoft 365.
Sdílení souborů ve skupině vnový Outlook
-
Otevřete nový Outlook.
-
Skupiny můžete najít dvěma způsoby:
-
Na panelu aplikace v levé části okna vyberte Skupiny .
-
V seznamu složek poštovní schránky vyberte Přejít na Skupiny
-
-
V levém podokně v části Skupiny vyberte skupinu, ve které chcete sdílet soubory.
Připojení sdíleného souboru k e-mailové zprávě
-
Otevřete klasický Outlook. Skupinu můžete najít dvěma způsoby.
-
Na navigačním panelu vyberte Další aplikace > Skupiny. (Pokud chcete připnout, klikněte pravým tlačítkem na
Na domovské stránce Skupiny můžete zobrazit všechny skupiny najednou.
-
V seznamu složek poštovní schránky v části Skupiny vyberte skupinu.
-
-
Ve skupině začněte konverzaci.
-
Zvolte možnost Přiložit soubor.
-
Vyberte zdroj souboru. Mezi možnosti patří Poslední soubory, Webová umístění a Tento počítač. Mezi webová umístění patří One Drive, SharePoint Sites, Group Files a další zdroje.
-
Pokud se rozhodnete pro webové umístění, vyberte Připojit jako kopii nebo Sdílet jako odkaz na OneDrive. Připojení jako kopie poskytne každému příjemci vlastní kopii souboru ke kontrole. Sdílení odkazu na OneDrive umožňuje členům skupiny zobrazit nejnovější změny a spoluvytvářet v reálném čase.
-
Pokud vyberete soubor z počítače, připojí se jako kopie.
-
Přístup k souborům
Pokud chcete získat přístup k souborům v klientovi Outlook na webu, klikněte v záhlaví skupin na Soubory.
V tomto zobrazení uvidíte dvě části: Poslední a Dokumenty. Poslední oddíl zobrazuje 5 nejnovějších souborů sdílených ve skupině. Tyto soubory zahrnují jak soubory, které byly sdíleny jako přílohy ve zprávách publikovaných do sdílené složky Doručená pošta, tak soubory sdílené do skupiny z OneDrivu nebo SharePointu. Soubory jsou seřazeny chronologicky podle toho, kdy byly naposledy sdíleny e-mailem, kdy byly naposledy změněny nebo nahrány do knihovny. V oddílu Dokumenty se zobrazují všechny soubory a složky, které existují na sharepointovém webu skupiny v podobné struktuře souborů složek.
Nahrávání nebo vytváření souborů
Pokud chcete do knihovny nahrát nový soubor, klikněte na tlačítko Nahrát na panelu nástrojů nad záhlavím skupiny. Pokud chcete vytvořit nový soubor nebo složku, použijte tlačítko Nový v záhlaví skupiny a zvolte z rozevíracího seznamu.
Odstranění nebo přejmenování souborů
Soubor můžete snadno odstranit nebo přejmenovat v zobrazení Dokumenty. V seznamu Dokumenty vyberte soubor, který chcete odstranit nebo přejmenovat, a na panelu nástrojů nad záhlavím skupiny zvolte Odstranit nebo Přejmenovat . Pokud byl soubor před odstraněním v zobrazení Poslední soubory, aktualizují se poslední soubory po odstranění tak, aby odrážely změnu.
Sdílení souborů
Je snadné sdílet soubory ze zobrazení souborů v Outlook na webu. Pokud chcete některý ze souborů z posledního souboru odeslat jako přílohu e-mailu, jednoduše kliknutím otevřete soubor a na pásu karet můžete zvolit sdílení e-mailem.
Pokud chcete některý ze souborů sdílet v části Dokumenty, jednoduše ho vyberte a klikněte na Sdílet panel nástrojů nad záhlavím skupiny, který chcete sdílet. Zobrazí se známé dialogové okno sdílení a můžete zvolit, se kterými lidmi ho chcete sdílet.
Práce s e-mailovými přílohami
Nové prostředí Soubory nabízí výkonný způsob práce se soubory připojenými k e-mailu. Když se do sdílené složky Doručená pošta skupiny odešle e-mail obsahující přílohu Word, Excelu nebo PowerPointu, kterou chcete upravit a odeslat zpět původnímu autorovi:
-
Přejděte na Soubory, otevřete soubor a na pásu karet vyberte Upravit a odpovědět .Soubor se uloží do sharepointové knihovny dokumentů skupiny a otevře se v online verzi příslušné aplikace Office.
-
E-mail s odpovědí může být odeslán původnímu odesílateli s odkazem na uloženou kopii souboru.
-
Až budete s úpravami hotovi, přidejte do e-mailu komentáře a klikněte na Odeslat.
Přejděte do knihovny dokumentů SharePointu.
Zobrazení Soubory umožňuje zobrazit všechny soubory, které existují na sharepointovém webu, ale pokud chcete přejít na sharepointový web, můžete přejít na kartu skupiny nebo z záhlaví skupiny. V záhlaví Skupiny zvolte ... a vyberte Web. Na webu vyberte Dokumenty a přejděte do knihovny dokumentů.
Viz také
Připojení sdíleného souboru k e-mailové zprávě
-
Ve skupině začněte konverzaci.
-
V dolní části podokna konverzace vyberte
-
Vyberte zdroj souboru. Mezi možnosti patří OneDrive, Skupinové soubory, Počítač a další zdroje.
-
Pokud vyberete OneDrive, vyberte Připojit jako kopii nebo Sdílet jako odkaz OneDrive. Připojení jako kopie poskytne každému příjemci vlastní kopii souboru ke kontrole. Sdílení odkazu na OneDrive umožňuje členům skupiny zobrazit nejnovější změny a spoluvytvářet v reálném čase.
-
Pokud jako zdroj vyberete skupinu, vyberte soubor, který chcete připojit.
-
Pokud jako zdroj vyberete Počítač, vyberte Připojit jako kopii nebo Nahrát do skupiny souborů. Nahrávání do souborů skupiny umožňuje členům skupiny zobrazit nejnovější změny a spoluvytvářet v reálném čase. Připojení jako kopie poskytne každému příjemci vlastní kopii souboru ke kontrole.
-
Pokud zvolíte jiný zdroj, přihlaste se k ho a postupujte podle pokynů.
-
Přístup k souborům
Pokud chcete získat přístup k souborům v klientovi Outlook na webu, klikněte v záhlaví skupin na Soubory.
V tomto zobrazení uvidíte soubory nahrané do knihovny dokumentů skupiny, uvidíte soubory, které byly sdíleny jako přílohy ve zprávách publikovaných do sdílené složky Doručená pošta, a soubory sdílené do skupiny z OneDrivu nebo SharePointu. Soubory jsou seřazeny chronologicky podle toho, kdy byly naposledy sdíleny e-mailem, kdy byly naposledy změněny nebo nahrány do knihovny. Toto řazení nemůžete změnit, ale pokud chcete soubory zobrazit v jiném chronologickém pořadí, přejděte do knihovny dokumentů SharePointu kliknutím na Procházet knihovnu poblíž pravého horního rohu.
Poznámka: . Adresa URL, . MSG a . Soubory ASPX se nezobrazí v zobrazení knihovny dokumentů skupiny. Pokud chcete tyto soubory zobrazit, přejděte do zobrazení knihovny dokumentů SharePointu kliknutím na Procházet knihovnu v pravém horním rohu.
Pokud chcete do knihovny nahrát nový soubor, stačí kliknout na odkaz Nahrát na panelu nástrojů nad seznamem souborů. Pokud chcete hledat v knihovně souborů, jednoduše zadejte klíčová slova do vyhledávacího pole v levém horním rohu okna a stiskněte Enter.
Odstranění nebo přejmenování souborů
Pokud chcete soubor odstranit nebo přejmenovat, nejprve přejděte do knihovny dokumentů SharePointu kliknutím na Procházet knihovnu v pravém horním rohu. Klikněte pravým tlačítkem na soubor, který chcete odstranit nebo přejmenovat, a podle potřeby zvolte Odstranit nebo Přejmenovat .
Práce s e-mailovými přílohami
Nové prostředí souborů zahrnuje nový výkonný způsob práce se soubory připojenými k e-mailu. Když se do sdílené složky Doručená pošta skupiny odešle e-mail, který obsahuje přílohu Word, Excelu nebo PowerPointu, kterou chcete upravit a odeslat zpět původnímu autorovi, přejděte do části Soubory, poklikáním otevřete soubor a na pásu karet vyberte Upravit a odpovědět. Soubor se uloží do sharepointové knihovny dokumentů skupiny a otevře se v online verzi příslušné aplikace Office. Původnímu odesílateli se také odešle e-mail s odpovědí s odkazem na uloženou kopii souboru. Až budete s úpravami hotovi, přidejte do e-mailu komentáře a klikněte na Odeslat.
Přejděte do sharepointové knihovny.
Kromě vylepšení, která jsme probrali výše, jsme také usnadnili přístup přímo ke knihovně dokumentů SharePointu. V části Soubory ve vaší skupině uvidíte možnost Procházet knihovnu v pravém horním rohu. Klikněte na něj a v prohlížeči se otevře knihovna dokumentů SharePointu pro tuto skupinu.
Publikování souborů do knihovny skupin
Kdykoli publikujete soubor do knihovny dokumentů skupiny, bude přístupný všem členům skupiny. Stačí ho přetáhnout z počítače do knihovny skupiny. Další informace najdete v tématu Nahrávání souborů do knihovny .
Pokud už soubor, který chcete sdílet, je ve vaší knihovně dokumentů, můžete ho nechat tam, kde je, a pozvat k němu skupinu.
Viz také
Další informace o skupinách Microsoftu 365
