Přidání hostů do Skupiny v Outlooku

Přístup hostů v Microsoft 365 Groups umožňuje vám a vašemu týmu spolupracovat s lidmi mimo vaši organizaci tím, že jim uděluje přístup ke konverzacím skupiny, souborům, pozvánkám kalendáře a poznámkovému bloku skupiny. Přístup může hostovi (například partnerovi, dodavateli, dodavateli nebo konzultantovi) udělit libovolný vlastník skupiny.

Poznámka: Tento článek se týká přidávání hostů – lidí mimo vaši organizaci – do skupiny Microsoft 365pro pracovní nebo školní účty. Pokud hledáte informace o přidávání členů (lidí z vaší organizace) do skupiny Microsoft 365, přečtěte si článek Přidání, úprava a odebrání členů skupiny v Outlooku.

Jak to funguje

Lidé pomocí Microsoft 365 Groups můžete v Outlooku přidávat a spravovat hosty v jejich Microsoft 365 skupinách. Hosté můžou mít libovolnou e-mailovou adresu a jejich e-mailový účet může být pracovní, osobní nebo školní účet.

Krok 1 Vlastník skupiny přidá hosta do skupiny nebo ho nominuje člen skupiny. Postupujte podle pokynů v článku Přidání, úprava a odebrání členů skupiny v Outlooku. Vlastník skupiny schválí všechny kandidáty.
Krok 2 Vlastník skupiny je informován o tom, ke kterému obsahu a prostředkům má host v rámci skupiny přístup.
Krok 3 Host obdrží uvítací e-mail a může se účastnit skupinových konverzací, přijímat pozvánky kalendáře a odpovídat na ně a přistupovat k souborům skupiny.

Poznámka: Ve výchozím nastavení se hosté přihlašují k odběru skupiny a do doručené pošty budou dostávat všechny skupinové konverzace a události. Hosté se nemůžou odhlásit ze skupinových e-mailů, když jsou členy skupiny.

Hosté můžou skupinu kdykoli opustit prostřednictvím odkazu v zápatí všech skupinových e-mailových zpráv a pozvánek kalendáře.

Správci můžou spravovat hosty a jejich přístup k prostředkům Microsoft 365 skupiny pomocí PowerShellu. Pokyny najdete v tématu Správa přístupu hostů v Microsoft 365 Skupiny.

Když je host pozván, aby se připojil ke skupině, obdrží uvítací e-mailovou zprávu, která obsahuje informace o skupině a o tom, co může očekávat, když je teď členem. Zpráva obsahuje také sadu odkazů, které jim pomůžou začít a připojovat se k prostředkům skupiny.

Obrázek uvítací zprávy pro hosty skupiny

K veškerým interakcím hostů dochází prostřednictvím jejich složky doručené pošty. Nemají přístup k webu skupiny, ale můžou přijímat pozvánky z kalendáře, účastnit se e-mailových konverzací. Pokud správce nastavení zapnul, můžou sdílené soubory otevírat pomocí odkazu nebo přílohy.

Všechny skupinové e-mailové zprávy a pozvánky v kalendáři, které host obdrží, budou obsahovat připomenutí, že se má v odpovědích skupině použít možnost Odpovědět všem, spolu s odkazy na zobrazení souborů skupiny a opuštěním skupiny. Tady je příklad:

Všechny e-maily, které uživateli přijdou od členů skupiny, budou mít v zápatí pokyny a odkazy

Následující tabulka shrnuje, co hosté dělat mohou a nemohou.

Funkce	Host to může dělat?
Vytvoření skupiny	Ne
Přidání nebo odebrání členů skupiny	Ne
Odstranění skupiny	Ne
Připojení ke skupině	Ano, na pozvání
Zahájení konverzace	Ano
Odpověď na konverzaci	Ano
Hledání konverzace	Ano
@zmínka o osobě ve skupině	Ne
Připnutí skupiny / označení skupiny jako oblíbené	Ne
Odstranění konverzace	Ano
Lajkování zpráv	Ne
Správa schůzek	Ne
Zobrazení kalendáře skupiny	Ne
Úpravy událostí v kalendáři	Ne
Přidání kalendáře skupiny do osobního kalendáře	Ne
Zobrazení a úpravy souborů skupiny	Ano, pokud to povolil správce tenanta
Přístup k onenotovému poznámkovému bloku skupiny	Ano, přístup z uvítacího e-mailu
Procházení skupin	Ne

Nejčastější dotazy

Host je někdo, kdo nemá pracovní nebo školní účet ve vaší organizaci. Může to být zákazník, dodavatel, partner nebo někdo jiný mimo vaši organizaci.

Ne. Jako hosty se dají přidat jenom lidé, kteří nejsou z vaší organizace, například partneři nebo konzultanti. Můžete pozvat lidi z vaší organizace, aby se připojili jako běžní členové skupiny.

Ano, můžete. Externí poštovní kontakty jsou kontakty uvedené v globálním adresáři vaší organizace. Příkladem takového typu kontaktu je dodavatelská společnost, která vaší společnosti pravidelně poskytuje služby.

Než budete moct přidávat hosty, musí správce funkci hosta zapnout. Když se zobrazí zpráva, že se chcete obrátit na správce, je pravděpodobné, že funkce hosta ještě není zapnutá. Další informace najdete v tématu Správa přístupu hostů v Microsoft 365 Skupiny.

Ne, hosté nemůžou zobrazit zprávy, které jsou chráněné technologií IRM (Správa přístupových práv k informacím).

Oznámení o nedoručení můžete získat, když odpovíte na zprávu skupiny s e-mailovou adresou, která se liší od té, kterou jste použili při připojení nebo přidání do skupiny. Například pokud jste se do skupiny připojili jako seanc@contoso.com, ale na zprávu skupiny odpovídáte ve složce doručené pošty seanc@service.contoso.com, přijde vám oznámení o nedoručení.

Ano. Členové skupiny (ne hosté) můžou sdíletMicrosoft 365 soubory skupiny s lidmi mimo organizaci pomocí ovládacího prvku Sdílet a výběrem konkrétní osoby jako cílové skupiny. Pak zadáte jména nebo e-mailové adresy lidí, se kterými chcete soubor sdílet.

Další informace najdete v článku Sdílení souborů a složek v Microsoftu 365 Business.

Moderní příloha je soubor uložený na OneDrive pro práci nebo školu. Jeden odkaz se dostane ke všem příjemcům. Vzhledem k tomu, že je soubor uložený v cloudu, můžou ho číst a upravovat všichni příjemci, aniž by museli sloučit jednotlivé kopie.

V Microsoft 365 skupině se moderní přílohy sdílejí jenom s členy nebo hosty skupiny. Když se zpráva s moderní přílohou přepošle hostovi, který je součástí skupiny, bude mít k příloze přístup po přihlášení pomocí uživatelského jména a hesla. Pokud se zpráva přepošla někomu, kdo není součástí skupiny, nebude moct přílohu otevřít.

Hosté nemusí dostávat skupinové konverzace z několika důvodů. Informace najdete v tématu Hosté nedostávají skupinové konverzace.

Jak můžou hosté kontrolovat a spravovat své osobní údaje shromážděné organizací?

Hosté můžou zjistit, jaké osobní údaje organizace uchovává a jak požádat, aby byly všechny nebo některé z nich odstraněny, a to výběrem odkazu Prohlášení organizace o zásadách ochrany osobních údajů v dolní části uvítacího e-mailu, který dostali.