Applies ToTeams Microsoft Teams

Tento článek se vztahuje na vedoucí pracovníky v první linii.

Pomocí excelového sešitu můžete převést plány do směn. Import plánu z Excelu do směn vám může pomoct zrychlit nastavení týmu, zejména pokud spravujete velký tým.  

V tomto článku

Přehled

Krok 1: Stažení excelové šablony

Krok 2: Vyplňte svůj plán v Excelu

Krok 3: Nahrání excelových souborů

Zobrazení a oprava chyb importu

Šablona Aplikace Excel

Přehled

Import aplikace Excel může provádět následující akce, které byste jinak provedli ručně ve směnách:

  • Přiřaďte směny a volno každému členu týmu.

  • Přidejte otevřené směny. 

  • Uspořádejte směny podle skupiny.

  • Přidání členů týmu do skupin 

  • Přidejte poznámky pro tento den.

Pokud dáváte přednost ručnímu vyplňování plánu, přečtěte si téma Vytvoření týmového plánu ve Směnách a Přidání směn do plánu ve Směnách.

Poznámky: 

  • Import z Excelu umožňuje přidat informace o plánu, jako jsou směny, volno a otevřené směny. Úpravy nebo odstranění informací o plánu, které už ve Směnách existují, není možné prostřednictvím importu z Excelu.

  • Pokud jste zakázali otevřené směny v nastavení Směny nebo pokud nemáte oprávnění k přidávání skupin do směn, nebudete moct přidávat otevřené směny ani organizovat směny podle skupin prostřednictvím importu z Excelu.

  • Nemůžete importovat plán, který je více než dva roky před aktuálním datem.

Nejprve zadáte informace o plánu do excelového sešitu a pak sešit naimportujete do aplikace Shifts tak, že ho nahrajete. Směny obsahují excelovou šablonu, kterou si můžete stáhnout a použít k zadání informací o plánu.

Můžete buď vytvořit nový soubor založený na šabloně, nebo do něj můžete přímo přidat informace o plánu. Pokud používáte šablonu, nezapomeňte před nahráním souboru odstranit v ní ukázková data.    

Důležité informace: Ujistěte se, že jazyk nastavený na vašem zařízení a formát čísla v Excelu jsou nastavené na stejnou oblast. Tím se zajistí, že formáty kalendářních dat v Teams budou odpovídat tomu, co jste zadali v Excelu. Teams odráží stejný formát data a času jako nastavení jazyka, data a času vašeho zařízení.Pokud jsou například vaše zařízení a Excel nastavené na angličtinu (USA), formát excelového data 11. 8. 2024 přesně představuje 8. listopadu 2024 v Aplikaci Teams. Pokud je vaše zařízení nastavené na angličtinu (Spojené království) a Excel je nastavený na angličtinu (USA), bude formát excelového data 11. 8. 2024 v Aplikaci Teams interpretován jako 11. srpna 2024. 

Krok 1: Stažení excelové šablony

  1. V desktopové nebo webové směně přejděte v pravém horním rohu plánu na Další možnosti  Tlačítko Další možnosti> Plán importu.

  2. Na stránce Plán importu vyberte odkaz stáhnout šablonu a stáhněte si excelovou šablonu.Ve výchozím nastavení se soubor uloží do složky Stažené soubory ve vašem počítači s následujícím názvem: ImportScheduleTemplate_<ID týmu>.xlsx.

Krok 2: Vyplňte svůj plán v Excelu

  1. Přečtěte si pokyny v šabloně a v části Šablona Aplikace Excel tohoto článku najdete podrobnosti o tom, jak přidat informace o plánu. 

  2. Vyplňte svůj plán v Excelu.

Krok 3: Nahrání excelových souborů

  1. Jakmile přidáte informace o plánu, můžete je importovat do služby Shifts. Na stránce Plán importu vyberte Nahrát.

  2. V dialogovém okně Nahrát excelové soubory zvolte Nahrát soubor. Přejděte do umístění, kam jste uložili excelový sešit, a pak vyberte Otevřít.

  3. Po nahrání souboru můžete zkontrolovat stav nahrávání a podrobnosti v tabulce Historie importu . Ve sloupci Stav se zobrazí jeden z následujících stavů:

    • Importované označuje, že se plán úspěšně naimportoval a teď se zobrazuje v kalendáři Směny.

    • Chyba značí, že plán obsahuje chyby a nebyl importován nebo byl importován částečně. Pokud jste plán částečně importovali, zobrazí se ve sloupci Stav odkaz Stáhnout sestavu. Zjistěte, jak zobrazit a opravit chyby importu.  

    Důležité informace: Tabulka zobrazuje stav posledních 10 nahrávek z vašeho týmu za posledních 30 dnů. Můžete zobrazit nahrání od vás a dalších manažerů v první linii ve vašem týmu. Pokud do směny importuje plány více manažerů v první linii ve vašem týmu, nezapomeňte zkontrolovat stav nahrávání před odebráním z tabulky.

Poznámky: 

  • Jeden excelový soubor podporuje maximálně 30 000 entit plánu, 10 000 z každé entity (směny, otevřené směny a volno). Pokud potřebujete importovat další položky, vytvořte další soubor.

  • Můžete naplánovat volno, které je delší než 24 hodin. Směny a otevřené směny delší než 24 hodin se ale nepodporují.

Zobrazení a oprava chyb importu

Pokud tabulka Historie importu zobrazuje při importu excelového souboru stav Chyba , postupujte podle těchto kroků a zobrazte a opravte chyby importu.    

  1. Vyberte Stáhnout sestavu ve sloupci Stav a stáhněte si soubor chyb Excelu.Ve výchozím nastavení se soubor uloží do složky Stažené soubory ve vašem počítači s následujícím názvem: ImportScheduleErrors_<ID týmu>.xls.

  2. Otevřete soubor a přejděte na list Chyby . Každý řádek zobrazuje umístění chyby a to, co je potřeba opravit.Chybová zpráva na listu Chyby

  3. Přejděte na list Směny, Otevřené směny nebo Volno a opravte chyby. Umístění chyb jsou zvýrazněná červeně.Chyba na listu Směny červeně V tomto příkladu je směna delší než 24 hodin. Pokud chcete chybu opravit, změňte počáteční nebo koncové datum směny.

  4. Až opravíte chyby, uložte soubor a pak ho znovu naimportujte do služby Shifts.

Šablona Excelu

Pomocí excelové šablony můžete svůj plán vložit do Excelu. Šablona obsahuje následující listy:

  • Pokyny: Pokyny k zadání informací o plánu

  • Směny, volno a otevřené směny: Pro přidávání směn, volno a otevřené směny.

  • Poznámky dne: Pro zadávání poznámek, které odpovídají určitému dni. 

  • Členové: Seznam lidí ve vašem týmu jen pro čtení, kterým můžete přiřadit směny. 

Můžete také vytvořit vlastní excelový sešit pomocí struktury popsané v listech Směny, Volno, Otevřené směny a Denní poznámky .

Důležité informace: 

  • Pořadí sloupců na listech se nedá odebrat ani změnit. Jinak při nahrávání souboru dojde k chybám.

  • Požadované sloupce jsou v každém listu označené tučným písmem a nemůžou být prázdné.

List Směny

Na listu Směny se každý posun zobrazí jako řádek s 12 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat. 

Sloupec

Vlastnost

Type (Typ)

Popis

Vstup

Příklad

A

Člen

Nepovinný

Jméno člena týmu přiřazeného ke směně

Zadejte jméno člena týmu.

Martin Fitzgerald

B

Pracovní Email

Povinný

Email adresu člena týmu.

Zadejte e-mailovou adresu člena týmu.

mfitzgerald@contoso.com

C

Skupina

Povinný

Plánovací skupina, do které člen týmu patří.

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky.Můžete přidat novou nebo existující skupinu.

Kožená galanterie

D

Datum zahájení:

Povinný

Datum, kdy směna začíná

Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

E

Počáteční čas

Povinný

Čas, kdy začíná směna

Formát: 12 hod. 24 hod.

8:30 8:30 8:30

Datum ukončení

Povinný

Datum, kdy směna končí.

Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

G

Čas ukončení

Povinný

Čas, kdy směna končí.

Formát: 12 hod. 24 hod.

15:45 15:45 15:45

H

Barva motivu

Nepovinný

Barva pro kategorizaci posunu

Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílý 2. Modrý 3. Zelený 4. Nachový 5. Růžový 6. Žlutý 7. Šedý 8. Modrý 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá

2. Modrá

K

Vlastní popisek

Nepovinný

Popisek pro přizpůsobení směny

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků.

Malé kožené zboží

J

Nezaplacený konec (minuty)

Nepovinný

Doba trvání přestávky směny v minutách.

Zadejte číslo (v minutách), které je menší než doba trvání směny.

45

tis.

Poznámky

Nepovinný

Poznámky pro členy týmu o této konkrétní směně

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.

Použijte náš nový systém a požádejte o doručení položek do našeho obchodu.

L

Sdílený

Povinný

Možnost sdílet směnu s týmem hned po importu informací.

Vyberte Sdílené nebo Nesdílený.Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.

Nesdílí se

List Time Off

Na listu Time Off se každá položka časového limitu zobrazí jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.  

Sloupec

Vlastnost

Type (Typ)

Popis

Vstup

Příklad

A

Člen

Nepovinný

Jméno člena týmu, který má volno

Zadejte jméno člena týmu.

Martin Fitzgerald

B

Pracovní Email

Povinný

Email adresu člena týmu.

Zadejte e-mailovou adresu člena týmu.

mfitzgerald@contoso.com

C

Datum zahájení:

Povinný

Datum, od kterého začíná volno

Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

D

Počáteční čas

Povinný

Čas, kdy začíná volno.

Formát: 12 hod. 24 hod.

12:00 00:00 00:00

E

Datum ukončení

Povinný

Datum, kdy končí volno.

Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy

20. 8. 2024 20/08/2024

Čas ukončení

Povinný

Čas, kdy končí čas volna.

Formát: 12 hod. 24 hod.

12:00 00:00 00:00

G

Důvod volna

Povinný

Důvod, který odůvodňuje volno.

Ze seznamu důvodů časového volna, které jsou dostupné v nastavení Směny pro váš tým, zadejte důvod časového volna. 

Dovolené

H

Barva motivu

Nepovinný

Barva pro kategorizaci časového volna

Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílý 2. Modrý 3. Zelený 4. Nachový 5. Růžový 6. Žlutý 7. Šedý 8. Modrý 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá

7. Šedá

K

Poznámky

Nepovinný

Poznámky pro člena týmu o jeho volnu

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.

Užijte si dovolenou.

J

Sdílený

Povinný

Možnost sdílet volno se členem týmu hned po importu informací.

Vyberte Sdílené nebo Nesdílený.Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.

Sdílený

Otevřít list Směny

Na listu Otevřít směny se každý otevřený posun zobrazí jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.  

Sloupec

Vlastnost

Type (Typ)

Popis

Vstup

Příklad

A

Skupina

Povinný

Plánovací skupina, ze které lze požádat o otevřenou směnu.

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky.Můžete přidat novou nebo existující skupinu.

Kožená galanterie

B

Datum zahájení:

Povinný

Datum, kdy začíná otevřená směna

Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

C

Počáteční čas

Povinný

Čas, kdy začíná otevřená směna.

Formát: 12 hod. 24 hod.

8:30 8:30 8:30

D

Datum ukončení

Povinný

Datum, kdy končí otevřená směna.

Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

E

Čas ukončení

Povinný

Čas, kdy končí otevřená směna.

Formát: 12 hod. 24 hod.

15:45 15:45 15:45

Otevřené sloty

Povinný

Počet otevřených směn, o které můžou požádat členové skupiny.

Zadejte číslo od 1 do 255. 

2

G

Barva motivu

Nepovinný

Barva pro kategorizaci otevřeného posunu

Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílý 2. Modrý 3. Zelený 4. Nachový 5. Růžový 6. Žlutý 7. Šedý 8. Modrý 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá

6. Žlutá

H

Vlastní popisek

Nepovinný

Popisek pro přizpůsobení otevřené směny

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků.

Malé kožené zboží

K

Nezaplacený konec (minuty)

Nepovinný

Doba trvání přestávky směny v minutách.

Zadejte číslo (v minutách), které je menší než doba trvání směny.

45

J

Poznámky

Nepovinný

Poznámky pro členy týmu o této konkrétní otevřené směně

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.

Použijte náš nový systém a požádejte o doručení položek do našeho obchodu.

tis.

Sdílený

Povinný

Možnost sdílet směnu se členem týmu hned po importu informací.

Vyberte Sdílené nebo Nesdílený.Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.

Nesdílí se

List Denní poznámky

Pro každý den můžete přidat poznámku. 

Sloupec

Vlastnost

Type (Typ)

Popis

Vstup

Příklad

A

Datum

Povinný

Datum, kdy se má poznámka zobrazit v plánu.

Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

B

Poznámka

Povinný

Zpráva pro váš tým.

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.

Školení na místě

V části Směny se poznámky zobrazí v horní části plánu pod datem.

Umístění denních poznámek v rozvrhu směn

Pro správce IT

Směny pro vaši organizaci v první linii

Potřebujete další pomoc?

Chcete další možnosti?

Prozkoumejte výhody předplatného, projděte si školicí kurzy, zjistěte, jak zabezpečit své zařízení a mnohem více.

Komunity vám pomohou klást otázky a odpovídat na ně, poskytovat zpětnou vazbu a vyslechnout odborníky s bohatými znalostmi.