Import plánu z Excelu do směn

V tomto článku

Přehled

Krok 1: Stažení excelové šablony

Krok 2: Vyplňte svůj plán v Excelu

Krok 3: Nahrání excelových souborů

Zobrazení a oprava chyb importu

Šablona Aplikace Excel

Přehled

Import aplikace Excel může provádět následující akce, které byste jinak provedli ručně ve směnách:

Přiřaďte směny a volno každému členu týmu.
Přidejte otevřené směny.
Uspořádejte směny podle skupiny.
Přidání členů týmu do skupin
Přidejte poznámky pro tento den.

Pokud chcete plán vyplnit ručně, přečtěte si článek Vyplnění plánu ve Směnách.

Poznámky:

Import z Excelu umožňuje přidat informace o plánu, jako jsou směny, volno a otevřené směny. Úpravy nebo odstranění informací o plánu, které už ve Směnách existují, není možné prostřednictvím importu z Excelu.
Pokud jste zakázali otevřené směny v nastavení Směny nebo pokud nemáte oprávnění k přidávání skupin do směn, nebudete moct přidávat otevřené směny ani organizovat směny podle skupin prostřednictvím importu z Excelu.
Nemůžete importovat plán, který je více než dva roky před aktuálním datem.

Nejprve zadáte informace o plánu do excelového sešitu a pak sešit naimportujete do aplikace Shifts tak, že ho nahrajete. Směny obsahují excelovou šablonu, kterou si můžete stáhnout a použít k zadání informací o plánu.

Můžete buď vytvořit nový soubor založený na šabloně, nebo do něj můžete přímo přidat informace o plánu. Pokud používáte šablonu, nezapomeňte před nahráním souboru odstranit v ní ukázková data.

Důležité informace: Ujistěte se, že jazyk nastavený na vašem zařízení a formát čísla v Excelu jsou nastavené na stejnou oblast. Tím se zajistí, že formáty kalendářních dat v Teams budou odpovídat tomu, co jste zadali v Excelu. Teams odráží stejný formát data a času jako nastavení jazyka, data a času vašeho zařízení.Pokud jsou například vaše zařízení a Excel nastavené na angličtinu (USA), formát excelového data 11. 8. 2024 přesně představuje 8. listopadu 2024 v Aplikaci Teams. Pokud je vaše zařízení nastavené na angličtinu (Spojené království) a Excel je nastavený na angličtinu (USA), bude formát excelového data 11. 8. 2024 v Aplikaci Teams interpretován jako 11. srpna 2024.

Krok 1: Stažení excelové šablony

V desktopové nebo webové směně přejděte v pravém horním rohu plánu na Další možnosti > Plán importu.
Na stránce Plán importu vyberte odkaz stáhnout šablonu a stáhněte si excelovou šablonu.Ve výchozím nastavení se soubor uloží do složky Stažené soubory ve vašem počítači s následujícím názvem: ImportScheduleTemplate_<ID týmu>.xlsx.

Krok 2: Vyplňte svůj plán v Excelu

Přečtěte si pokyny v šabloně a v části Šablona Aplikace Excel tohoto článku najdete podrobnosti o tom, jak přidat informace o plánu.
Vyplňte svůj plán v Excelu.

Krok 3: Nahrání excelových souborů

Jakmile přidáte informace o plánu, můžete je importovat do služby Shifts. Na stránce Plán importu vyberte Nahrát.
V dialogovém okně Nahrát excelové soubory zvolte Nahrát soubor. Přejděte do umístění, kam jste uložili excelový sešit, a pak vyberte Otevřít.
Po nahrání souboru můžete zkontrolovat stav nahrávání a podrobnosti v tabulce Historie importu . Ve sloupci Stav se zobrazí jeden z následujících stavů:
- Importované označuje, že se plán úspěšně naimportoval a teď se zobrazuje v kalendáři Směny.
- Chyba značí, že plán obsahuje chyby a nebyl importován nebo byl importován částečně. Pokud jste plán částečně importovali, zobrazí se ve sloupci Stav odkaz Stáhnout sestavu. Zjistěte, jak zobrazit a opravit chyby importu.
Důležité informace: Tabulka zobrazuje stav posledních 10 nahrávek z vašeho týmu za posledních 30 dnů. Můžete zobrazit nahrání od vás a dalších manažerů v první linii ve vašem týmu. Pokud do směny importuje plány více manažerů v první linii ve vašem týmu, nezapomeňte zkontrolovat stav nahrávání před odebráním z tabulky.

Poznámky:

Jeden excelový soubor podporuje maximálně 30 000 entit plánu, 10 000 z každé entity (směny, otevřené směny a volno). Pokud potřebujete importovat další položky, vytvořte další soubor.
Můžete naplánovat volno, které je delší než 24 hodin. Směny a otevřené směny delší než 24 hodin se ale nepodporují.

Zobrazení a oprava chyb importu

Pokud tabulka Historie importu zobrazuje při importu excelového souboru stav Chyba , postupujte podle těchto kroků a zobrazte a opravte chyby importu.

Vyberte Stáhnout sestavu ve sloupci Stav a stáhněte si soubor chyb Excelu.Ve výchozím nastavení se soubor uloží do složky Stažené soubory ve vašem počítači s následujícím názvem: ImportScheduleErrors_<ID týmu>.xls.
Otevřete soubor a přejděte na list Chyby . Každý řádek zobrazuje umístění chyby a to, co je potřeba opravit.
Přejděte na list Směny, Otevřené směny nebo Volno a opravte chyby. Umístění chyb jsou zvýrazněná červeně. V tomto příkladu je směna delší než 24 hodin. Pokud chcete chybu opravit, změňte počáteční nebo koncové datum směny.
Až opravíte chyby, uložte soubor a pak ho znovu naimportujte do služby Shifts.

Šablona Excelu

Pomocí excelové šablony můžete svůj plán vložit do Excelu. Šablona obsahuje následující listy:

Pokyny: Pokyny k zadání informací o plánu
Směny, volno a otevřené směny: Pro přidávání směn, volno a otevřené směny.
Poznámky dne: Pro zadávání poznámek, které odpovídají určitému dni.
Členové: Seznam lidí ve vašem týmu jen pro čtení, kterým můžete přiřadit směny.

Můžete také vytvořit vlastní excelový sešit pomocí struktury popsané v listech Směny, Volno, Otevřené směny a Denní poznámky .

Důležité informace:

Pořadí sloupců na listech se nedá odebrat ani změnit. Jinak při nahrávání souboru dojde k chybám.
Požadované sloupce jsou v každém listu označené tučným písmem a nemůžou být prázdné.

List Směny

Na listu Směny se každý posun zobrazí jako řádek s 12 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Člen	Nepovinný	Jméno člena týmu přiřazeného ke směně	Zadejte jméno člena týmu.	Martin Fitzgerald
B	Pracovní Email	Povinný	Email adresu člena týmu.	Zadejte e-mailovou adresu člena týmu.	mfitzgerald@contoso.com
C	Skupina	Povinný	Plánovací skupina, do které člen týmu patří.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky.Můžete přidat novou nebo existující skupinu.	Kožená galanterie
D	Datum zahájení:	Povinný	Datum, kdy směna začíná	Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
E	Počáteční čas	Povinný	Čas, kdy začíná směna	Formát: 12 hod. 24 hod.	8:30 8:30 8:30
Pá	Datum ukončení	Povinný	Datum, kdy směna končí.	Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
G	Čas ukončení	Povinný	Čas, kdy směna končí.	Formát: 12 hod. 24 hod.	15:45 15:45 15:45
H	Barva motivu	Nepovinný	Barva pro kategorizaci posunu	Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílý 2. Modrý 3. Zelený 4. Nachový 5. Růžový 6. Žlutý 7. Šedý 8. Modrý 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá	2. Modrá
K	Vlastní popisek	Nepovinný	Popisek pro přizpůsobení směny	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků.	Malé kožené zboží
J	Nezaplacený konec (minuty)	Nepovinný	Doba trvání přestávky směny v minutách.	Zadejte číslo (v minutách), které je menší než doba trvání směny.	45
tis.	Poznámky	Nepovinný	Poznámky pro členy týmu o této konkrétní směně	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Použijte náš nový systém a požádejte o doručení položek do našeho obchodu.
L	Sdílený	Povinný	Možnost sdílet směnu s týmem hned po importu informací.	Vyberte Sdílené nebo Nesdílený.Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.	Nesdílí se

List Time Off

Na listu Time Off se každá položka časového limitu zobrazí jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Člen	Nepovinný	Jméno člena týmu, který má volno	Zadejte jméno člena týmu.	Martin Fitzgerald
B	Pracovní Email	Povinný	Email adresu člena týmu.	Zadejte e-mailovou adresu člena týmu.	mfitzgerald@contoso.com
C	Datum zahájení:	Povinný	Datum, od kterého začíná volno	Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
D	Počáteční čas	Povinný	Čas, kdy začíná volno.	Formát: 12 hod. 24 hod.	12:00 00:00 00:00
E	Datum ukončení	Povinný	Datum, kdy končí volno.	Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy	20. 8. 2024 20/08/2024
Pá	Čas ukončení	Povinný	Čas, kdy končí čas volna.	Formát: 12 hod. 24 hod.	12:00 00:00 00:00
G	Důvod volna	Povinný	Důvod, který odůvodňuje volno.	Ze seznamu důvodů časového volna, které jsou dostupné v nastavení Směny pro váš tým, zadejte důvod časového volna.	Dovolené
H	Barva motivu	Nepovinný	Barva pro kategorizaci časového volna	Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílý 2. Modrý 3. Zelený 4. Nachový 5. Růžový 6. Žlutý 7. Šedý 8. Modrý 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá	7. Šedá
K	Poznámky	Nepovinný	Poznámky pro člena týmu o jeho volnu	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Užijte si dovolenou.
J	Sdílený	Povinný	Možnost sdílet volno se členem týmu hned po importu informací.	Vyberte Sdílené nebo Nesdílený.Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.	Sdílený

Otevřít list Směny

Na listu Otevřít směny se každý otevřený posun zobrazí jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Skupina	Povinný	Plánovací skupina, ze které lze požádat o otevřenou směnu.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky.Můžete přidat novou nebo existující skupinu.	Kožená galanterie
B	Datum zahájení:	Povinný	Datum, kdy začíná otevřená směna	Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
C	Počáteční čas	Povinný	Čas, kdy začíná otevřená směna.	Formát: 12 hod. 24 hod.	8:30 8:30 8:30
D	Datum ukončení	Povinný	Datum, kdy končí otevřená směna.	Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
E	Čas ukončení	Povinný	Čas, kdy končí otevřená směna.	Formát: 12 hod. 24 hod.	15:45 15:45 15:45
Pá	Otevřené sloty	Povinný	Počet otevřených směn, o které můžou požádat členové skupiny.	Zadejte číslo od 1 do 255.	2
G	Barva motivu	Nepovinný	Barva pro kategorizaci otevřeného posunu	Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílý 2. Modrý 3. Zelený 4. Nachový 5. Růžový 6. Žlutý 7. Šedý 8. Modrý 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá	6. Žlutá
H	Vlastní popisek	Nepovinný	Popisek pro přizpůsobení otevřené směny	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků.	Malé kožené zboží
K	Nezaplacený konec (minuty)	Nepovinný	Doba trvání přestávky směny v minutách.	Zadejte číslo (v minutách), které je menší než doba trvání směny.	45
J	Poznámky	Nepovinný	Poznámky pro členy týmu o této konkrétní otevřené směně	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Použijte náš nový systém a požádejte o doručení položek do našeho obchodu.
tis.	Sdílený	Povinný	Možnost sdílet směnu se členem týmu hned po importu informací.	Vyberte Sdílené nebo Nesdílený.Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.	Nesdílí se

List Denní poznámky

Pro každý den můžete přidat poznámku.

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Datum	Povinný	Datum, kdy se má poznámka zobrazit v plánu.	Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
B	Poznámka	Povinný	Zpráva pro váš tým.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Školení na místě

V části Směny se poznámky zobrazí v horní části plánu pod datem.

Umístění denních poznámek v rozvrhu směn

Pro správce IT

Směny pro vaši organizaci v první linii

V tomto článku

Přehled

Krok 1: Stažení excelové šablony

Krok 2: Vyplňte svůj plán v Excelu

Krok 3: Nahrání excelových souborů

Zobrazení a oprava chyb importu

Šablona Excelu

List Směny

List Time Off

Otevřít list Směny

List Denní poznámky

Pro správce IT

Potřebujete další pomoc?

Chcete další možnosti?

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.