Import plánu z Excelu do směn
Applies To
Teams Microsoft TeamsTento článek se vztahuje na vedoucí pracovníky v první linii.
Pomocí excelového sešitu můžete převést plány do směn. Import plánu z Excelu do směn vám může pomoct zrychlit nastavení týmu, zejména pokud spravujete velký tým.
V tomto článku
Přehled
Import aplikace Excel může provádět následující akce, které byste jinak provedli ručně ve směnách:
-
Přiřaďte směny a volno každému členu týmu.
-
Přidejte otevřené směny.
-
Uspořádejte směny podle skupiny.
-
Přidání členů týmu do skupin
-
Přidejte poznámky pro tento den.
Pokud chcete plán vyplnit ručně, přečtěte si článek Vyplnění plánu ve Směnách.
Poznámky:
-
Import z Excelu umožňuje přidat informace o plánu, jako jsou směny, volno a otevřené směny. Úpravy nebo odstranění informací o plánu, které už existují ve Službě Shifts, není možné prostřednictvím importu z Excelu.
-
Pokud jste zakázali otevřené směny v nastavení Směny nebo pokud nemáte oprávnění k přidávání skupin do směn, nebudete moct přidávat otevřené směny ani organizovat směny podle skupin prostřednictvím importu z Excelu.
-
Nemůžete importovat plán, který je více než dva roky před aktuálním datem.
Nejprve zadáte informace o plánu v excelovém sešitu a pak sešit naimportujete do služby Směny. Směny zahrnují ukázkový excelový sešit, který můžete použít k zadání informací o plánu.
Můžete buď vytvořit nový soubor založený na ukázkovém sešitu, nebo do něj můžete přímo přidat informace o plánu. Pokud používáte ukázkový sešit, nezapomeňte před nahráním souboru odstranit ukázková data.
Důležité informace: Ujistěte se, že jazyk nastavený na vašem zařízení a formát čísla v Excelu jsou nastavené na stejnou oblast. Tím se zajistí, že formáty kalendářních dat v Teams budou odpovídat tomu, co jste zadali v Excelu. Teams odráží stejný formát data a času jako nastavení jazyka, data a času vašeho zařízení. Pokud jsou například vaše zařízení a Excel nastavené na angličtinu (USA), formát data Aplikace Excel 3. 6. 2024 přesně představuje 3. března 2024 v Aplikaci Teams. Pokud je vaše zařízení nastavené na angličtinu (Spojené království) a Excel je nastavený na angličtinu (USA), bude formát excelového data 3. 6. 2024 v Aplikaci Teams interpretován jako 6. června 2024.
Import plánu do směn
-
Na webu nebo na ploše směn přejděte na Další možnosti v pravém horním rohu a pak vyberte Importovat plán.
-
Vyberte Nahrát soubor. V případě potřeby vyberte odkaz Stáhnout ukázku a získejte ukázkový excelový sešit.
-
Přečtěte si pokyny v ukázkovém sešitu nebo si přečtěte část excelového ukázkového sešitu tohoto článku, kde najdete podrobnosti o tom, jak přidat informace o plánu.
-
Vyplňte svůj plán v Excelu.
-
Po přidání informací o plánu je můžete importovat do služby Shifts. Vyberte Nahrát soubor, přejděte do umístění, kam jste uložili excelový sešit, a pak vyberte Otevřít.
-
Po nahrání souboru můžete zkontrolovat stav nahrávání a podrobnosti v tabulce Historie importu . Ve sloupci Stav se zobrazí jeden z následujících stavů:
-
Importované označuje, že se plán úspěšně naimportoval a teď se zobrazuje v kalendáři Směny.
-
Chyba značí, že plán obsahuje chyby a nebyl importován nebo byl importován částečně. Pokud jste plán částečně importovali, zobrazí se ve sloupci Stav odkaz Stáhnout sestavu.
Důležité informace: Tabulka zobrazuje stav posledních 10 nahrávek z vašeho týmu za posledních 30 dnů. Můžete zobrazit nahrání od vás a dalších manažerů v první linii ve vašem týmu. Pokud do směny importuje plány více manažerů v první linii ve vašem týmu, nezapomeňte zkontrolovat stav nahrávání před odebráním z tabulky.
-
Poznámky:
-
Jeden excelový soubor podporuje maximálně 30 000 entit plánu, 10 000 z každé entity (směny, otevřené směny a volno). Pokud potřebujete importovat další položky, vytvořte další soubor.
-
Můžete naplánovat volno, které je delší než 24 hodin. Směny a otevřené směny delší než 24 hodin se ale nepodporují.
Zobrazení a oprava chyb importu
-
Vyberte Stáhnout sestavu ve sloupci Stav a stáhněte si soubor chyb Excelu. Ve výchozím nastavení se soubor uloží do složky Stažené soubory ve vašem počítači s následujícím názvem: ImportScheduleErrors_<ID týmu>.xls.
-
Otevřete soubor a přejděte na list Chyby . Každý řádek zobrazuje umístění chyby a to, co je potřeba opravit.
-
Přejděte na list Směny, Otevřít směny nebo Volno a opravte chyby. Umístění chyb jsou zvýrazněná červeně.
V tomto příkladu je směna delší než 24 hodin. Pokud chcete chybu opravit, změňte počáteční nebo koncové datum směny. -
Až opravíte chyby, uložte soubor a pak ho znovu naimportujte do služby Shifts.
Ukázkový sešit Excelu
Můžete použít náš ukázkový sešit, který vám pomůže vložit plán do Excelu. Náš ukázkový sešit obsahuje následující listy:
-
Pokyny: Pokyny k zadání informací o plánu
-
Směny, volno a otevřené směny: Pro přidávání směn, volno a otevřené směny.
-
Poznámky dne: Pro zadávání poznámek, které odpovídají určitému dni.
-
Členové: Seznam lidí ve vašem týmu jen pro čtení, kterým můžete přiřadit směny.
V opačném případě vytvořte vlastní excelový sešit pomocí struktury popsané na listech Směny, Volno, Otevřené směny a Denní poznámky .
Důležité informace:
-
Pořadí sloupců na listech se nedá odebrat ani změnit. V opačném případě se při importu souboru zobrazí chyby.
-
Požadované sloupce jsou v každém listu označené tučným písmem a nemůžou být prázdné.
List Směny
Na listu Směny se každý posun zobrazí jako řádek s 12 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.
Sloupec |
Vlastnost |
Type (Typ) |
Popis |
Vstup |
Příklad |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Člen |
Nepovinné |
Jméno člena týmu přiřazeného ke směně |
Zadejte jméno člena týmu. |
Martin Fitzgerald |
|
B |
Pracovní Email |
Povinné |
Email adresu člena týmu. |
Zadejte e-mailovou adresu člena týmu. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
C |
Skupina |
Povinné |
Plánovací skupina, do které člen týmu patří. |
Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Můžete přidat novou nebo existující skupinu. |
Kožené zboží |
|
D |
Počáteční datum směny |
Povinné |
Datum, kdy směna začíná |
Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/yyyyy |
13. 8. 2024 13/08/2024 |
|
E |
Čas zahájení směny |
Povinné |
Čas, kdy začíná směna |
Formát: 12 hod. 24 hod. |
8:30 8:30 8:30 |
|
Pá |
Datum ukončení směny |
Povinné |
Datum, kdy směna končí. |
Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/yyyyy |
13. 8. 2024 13/08/2024 |
|
G |
Čas ukončení směny |
Povinné |
Čas, kdy směna končí. |
Formát: 12 hod. 24 hod. |
15:45 15:45 15:45 |
|
H |
Barva motivu |
Nepovinné |
Barva pro kategorizaci posunu |
Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílé 2. Modré 3. Zelené 4. Fialové 5. Růžové 6. Žluté 7. Šedá 8. Modré 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá |
2. Modrá |
|
K |
Vlastní popisek |
Nepovinné |
Popisek pro přizpůsobení směny |
Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků. |
Malé kožené zboží |
|
J |
Nezaplacený konec |
Nepovinné |
Doba trvání přestávky směny v minutách. |
Zadejte číslo (v minutách), které je menší než doba trvání směny. |
45 |
|
tis. |
Poznámky |
Nepovinné |
Poznámky pro členy týmu o této konkrétní směně |
Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků. |
Použijte náš nový systém a požádejte o doručení položek do našeho obchodu. |
|
L |
Sdílený |
Povinné |
Možnost sdílet směnu s týmem hned po importu informací. |
Vyberte Sdílené nebo Nesdílený. Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách. |
Nesdílí se |
List Time Off
Na listu Time Off se každá položka časového limitu zobrazí jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.
Sloupec |
Vlastnost |
Type (Typ) |
Popis |
Vstup |
Příklad |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Člen |
Nepovinné |
Jméno člena týmu, který má volno |
Zadejte jméno člena týmu. |
Martin Fitzgerald |
|
B |
Pracovní Email |
Povinné |
Email adresu člena týmu. |
Zadejte e-mailovou adresu člena týmu. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
C |
Datum zahájení: |
Povinné |
Datum, od kterého začíná volno |
Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy |
13. 8. 2024 13/08/2024 |
|
D |
Počáteční čas |
Povinné |
Čas, kdy začíná volno. |
Formát: 12 hod. 24 hod. |
12:00 00:00 00:00 |
|
E |
Datum ukončení |
Povinné |
Datum, kdy končí volno. |
Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy |
20. 8. 2024 20/08/2024 |
|
Pá |
Čas ukončení |
Povinné |
Čas, kdy končí čas volna. |
Formát: 12 hod. 24 hod. |
12:00 00:00 00:00 |
|
G |
Důvod volna |
Povinné |
Důvod, který odůvodňuje volno. |
Ze seznamu důvodů časového volna, které jsou dostupné v nastavení Směny pro váš tým, zadejte důvod časového volna. |
Dovolené |
|
H |
Poznámky |
Nepovinné |
Poznámky pro člena týmu o jeho volnu |
Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků. |
Užijte si dovolenou. |
|
K |
Barva motivu |
Nepovinné |
Barva pro kategorizaci časového volna |
Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílé 2. Modré 3. Zelené 4. Fialové 5. Růžové 6. Žluté 7. Šedá 8. Modré 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá |
7. Šedá |
|
J |
Sdílený |
Povinné |
Možnost sdílet volno se členem týmu hned po importu informací. |
Vyberte Sdílené nebo Nesdílený. Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách. |
Sdílený |
Otevřít list Směny
Na listu Otevřít směny se každý otevřený posun zobrazí jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.
Sloupec |
Vlastnost |
Type (Typ) |
Popis |
Vstup |
Příklad |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Skupina |
Povinné |
Plánovací skupina, ze které lze požádat o otevřenou směnu. |
Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Můžete přidat novou nebo existující skupinu. |
Kožené zboží |
|
B |
Datum zahájení: |
Povinné |
Datum, kdy začíná otevřená směna |
Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy |
13. 8. 2024 13/08/2024 |
|
C |
Počáteční čas |
Povinné |
Čas, kdy začíná otevřená směna. |
Formát: 12 hod. 24 hod. |
8:30 8:30 8:30 |
|
D |
Datum ukončení |
Povinné |
Datum, kdy končí otevřená směna. |
Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy |
13. 8. 2024 13/08/2024 |
|
E |
Čas ukončení |
Povinné |
Čas, kdy končí otevřená směna. |
Formát: 12 hod. 24 hod. |
15:45 15:45 15:45 |
|
G |
Otevřené sloty |
Povinné |
Počet otevřených směn, o které můžou požádat členové skupiny. |
Zadejte číslo od 1 do 255. |
2 |
|
H |
Barva motivu |
Nepovinné |
Barva pro kategorizaci otevřeného posunu |
Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílé 2. Modré 3. Zelené 4. Fialové 5. Růžové 6. Žluté 7. Šedá 8. Modré 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá |
6. Žlutá |
|
K |
Vlastní popisek |
Nepovinné |
Popisek pro přizpůsobení otevřené směny |
Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků. |
Malé kožené zboží |
|
J |
Nezaplacený konec |
Nepovinné |
Doba trvání přestávky směny v minutách. |
Zadejte číslo (v minutách), které je menší než doba trvání směny. |
45 |
|
tis. |
Poznámky |
Nepovinné |
Poznámky pro členy týmu o této konkrétní otevřené směně |
Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků. |
Použijte náš nový systém a požádejte o doručení položek do našeho obchodu. |
|
L |
Sdílený |
Povinné |
Možnost sdílet směnu se členem týmu hned po importu informací. |
Vyberte Sdílené nebo Nesdílený. Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách. |
Nesdílí se |
List Denní poznámky
Pro každý den můžete přidat poznámku.
Sloupec |
Vlastnost |
Type (Typ) |
Popis |
Vstup |
Příklad |
---|---|---|---|---|---|
A |
Datum |
Povinné |
Datum, kdy se má poznámka zobrazit v plánu. |
Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy |
13. 8. 2024 13/08/2024 |
B |
Poznámka |
Povinné |
Zpráva pro váš tým. |
Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků. |
Školení na místě |
V části Směny se poznámky zobrazí v horní části plánu pod datem.