Applies ToTeams Microsoft Teams

Tento článek se vztahuje na vedoucí pracovníky v první linii.

Pomocí excelového sešitu můžete převést plány do směn. Import plánu z Excelu do směn vám může pomoct zrychlit nastavení týmu, zejména pokud spravujete velký tým.  

V tomto článku

Přehled

Import plánu do směn

Zobrazení a oprava chyb importu

Ukázkový excelový sešit

Přehled

Import aplikace Excel může provádět následující akce, které byste jinak provedli ručně ve směnách:

  • Přiřaďte směny a volno každému členu týmu.

  • Přidejte otevřené směny. 

  • Uspořádejte směny podle skupiny.

  • Přidání členů týmu do skupin 

  • Přidejte poznámky pro tento den.

Pokud chcete plán vyplnit ručně, přečtěte si článek Vyplnění plánu ve Směnách.

Poznámky: 

  • Import z Excelu umožňuje přidat informace o plánu, jako jsou směny, volno a otevřené směny. Úpravy nebo odstranění informací o plánu, které už existují ve Službě Shifts, není možné prostřednictvím importu z Excelu.

  • Pokud jste zakázali otevřené směny v nastavení Směny nebo pokud nemáte oprávnění k přidávání skupin do směn, nebudete moct přidávat otevřené směny ani organizovat směny podle skupin prostřednictvím importu z Excelu.

  • Nemůžete importovat plán, který je více než dva roky před aktuálním datem.

Nejprve zadáte informace o plánu v excelovém sešitu a pak sešit naimportujete do služby Směny. Směny zahrnují ukázkový excelový sešit, který můžete použít k zadání informací o plánu.

Můžete buď vytvořit nový soubor založený na ukázkovém sešitu, nebo do něj můžete přímo přidat informace o plánu. Pokud používáte ukázkový sešit, nezapomeňte před nahráním souboru odstranit ukázková data.    

Důležité informace: Ujistěte se, že jazyk nastavený na vašem zařízení a formát čísla v Excelu jsou nastavené na stejnou oblast. Tím se zajistí, že formáty kalendářních dat v Teams budou odpovídat tomu, co jste zadali v Excelu. Teams odráží stejný formát data a času jako nastavení jazyka, data a času vašeho zařízení.Pokud jsou například vaše zařízení a Excel nastavené na angličtinu (USA), formát data Aplikace Excel 3. 6. 2024 přesně představuje 3. března 2024 v Aplikaci Teams. Pokud je vaše zařízení nastavené na angličtinu (Spojené království) a Excel je nastavený na angličtinu (USA), bude formát excelového data 3. 6. 2024 v Aplikaci Teams interpretován jako 6. června 2024. 

Import plánu do směn

  1. Na webu nebo na ploše směn přejděte na Další možnosti Ikona další možnosti pro Teamsv pravém horním rohu a pak vyberte Importovat plán.

  2. Vyberte Nahrát soubor. V případě potřeby  vyberte odkaz Stáhnout ukázku a získejte ukázkový excelový sešit.

  3. Přečtěte si pokyny v ukázkovém sešitu nebo si přečtěte část excelového ukázkového sešitu tohoto článku, kde najdete podrobnosti o tom, jak přidat informace o plánu. 

  4. Vyplňte svůj plán v Excelu.

  5. Po přidání informací o plánu je můžete importovat do služby Shifts. Vyberte Nahrát soubor, přejděte do umístění, kam jste uložili excelový sešit, a pak vyberte Otevřít.

  6. Po nahrání souboru můžete zkontrolovat stav nahrávání a podrobnosti v tabulce Historie importu . Ve sloupci Stav se zobrazí jeden z následujících stavů:

    • Importované označuje, že se plán úspěšně naimportoval a teď se zobrazuje v kalendáři Směny.

    • Chyba značí, že plán obsahuje chyby a nebyl importován nebo byl importován částečně. Pokud jste plán částečně importovali, zobrazí se ve sloupci Stav odkaz Stáhnout sestavu

    Důležité informace: Tabulka zobrazuje stav posledních 10 nahrávek z vašeho týmu za posledních 30 dnů. Můžete zobrazit nahrání od vás a dalších manažerů v první linii ve vašem týmu. Pokud do směny importuje plány více manažerů v první linii ve vašem týmu, nezapomeňte zkontrolovat stav nahrávání před odebráním z tabulky.

Poznámky: 

  • Jeden excelový soubor podporuje maximálně 30 000 entit plánu, 10 000 z každé entity (směny, otevřené směny a volno). Pokud potřebujete importovat další položky, vytvořte další soubor.

  • Můžete naplánovat volno, které je delší než 24 hodin. Směny a otevřené směny delší než 24 hodin se ale nepodporují.

Zobrazení a oprava chyb importu

  1. Vyberte Stáhnout sestavu ve sloupci Stav a stáhněte si soubor chyb Excelu. Ve výchozím nastavení se soubor uloží do složky Stažené soubory ve vašem počítači s následujícím názvem: ImportScheduleErrors_<ID týmu>.xls.

  2. Otevřete soubor a přejděte na list Chyby . Každý řádek zobrazuje umístění chyby a to, co je potřeba opravit.Chybová zpráva na listu Chyby

  3. Přejděte na list Směny, Otevřít směny nebo Volno a opravte chyby. Umístění chyb jsou zvýrazněná červeně.Chyba na listu Směny červeně V tomto příkladu je směna delší než 24 hodin. Pokud chcete chybu opravit, změňte počáteční nebo koncové datum směny.

  4. Až opravíte chyby, uložte soubor a pak ho znovu naimportujte do služby Shifts.

Ukázkový sešit Excelu

Můžete použít náš ukázkový sešit, který vám pomůže vložit plán do Excelu. Náš ukázkový sešit obsahuje následující listy:

  • Pokyny: Pokyny k zadání informací o plánu

  • Směny, volno a otevřené směny: Pro přidávání směn, volno a otevřené směny.

  • Poznámky dne: Pro zadávání poznámek, které odpovídají určitému dni. 

  • Členové: Seznam lidí ve vašem týmu jen pro čtení, kterým můžete přiřadit směny. 

V opačném případě vytvořte vlastní excelový sešit pomocí struktury popsané na listech Směny, Volno, Otevřené směny a Denní poznámky .

Důležité informace: 

  • Pořadí sloupců na listech se nedá odebrat ani změnit. V opačném případě se při importu souboru zobrazí chyby.

  • Požadované sloupce jsou v každém listu označené tučným písmem a nemůžou být prázdné.

List Směny

Na listu Směny se každý posun zobrazí jako řádek s 12 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat. 

Sloupec

Vlastnost

Type (Typ)

Popis

Vstup

Příklad

A

Člen

Nepovinné

Jméno člena týmu přiřazeného ke směně

Zadejte jméno člena týmu.

Martin Fitzgerald

B

Pracovní Email

Povinné

Email adresu člena týmu.

Zadejte e-mailovou adresu člena týmu.

mfitzgerald@contoso.com

C

Skupina

Povinné

Plánovací skupina, do které člen týmu patří.

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky.Můžete přidat novou nebo existující skupinu.

Kožené zboží

D

Počáteční datum směny

Povinné

Datum, kdy směna začíná

Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

E

Čas zahájení směny

Povinné

Čas, kdy začíná směna

Formát: 12 hod. 24 hod.

8:30 8:30 8:30

Datum ukončení směny

Povinné

Datum, kdy směna končí.

Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

G

Čas ukončení směny

Povinné

Čas, kdy směna končí.

Formát: 12 hod. 24 hod.

15:45 15:45 15:45

H

Barva motivu

Nepovinné

Barva pro kategorizaci posunu

Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílé 2. Modré 3. Zelené 4. Fialové 5. Růžové 6. Žluté 7. Šedá 8. Modré 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá

2. Modrá

K

Vlastní popisek

Nepovinné

Popisek pro přizpůsobení směny

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků.

Malé kožené zboží

J

Nezaplacený konec

Nepovinné

Doba trvání přestávky směny v minutách.

Zadejte číslo (v minutách), které je menší než doba trvání směny.

45

tis.

Poznámky

Nepovinné

Poznámky pro členy týmu o této konkrétní směně

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.

Použijte náš nový systém a požádejte o doručení položek do našeho obchodu.

L

Sdílený

Povinné

Možnost sdílet směnu s týmem hned po importu informací.

Vyberte Sdílené nebo Nesdílený.Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.

Nesdílí se

List Time Off

Na listu Time Off se každá položka časového limitu zobrazí jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.  

Sloupec

Vlastnost

Type (Typ)

Popis

Vstup

Příklad

A

Člen

Nepovinné

Jméno člena týmu, který má volno

Zadejte jméno člena týmu.

Martin Fitzgerald

B

Pracovní Email

Povinné

Email adresu člena týmu.

Zadejte e-mailovou adresu člena týmu.

mfitzgerald@contoso.com

C

Datum zahájení:

Povinné

Datum, od kterého začíná volno

Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

D

Počáteční čas

Povinné

Čas, kdy začíná volno.

Formát: 12 hod. 24 hod.

12:00 00:00 00:00

E

Datum ukončení

Povinné

Datum, kdy končí volno.

Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy

20. 8. 2024 20/08/2024

Čas ukončení

Povinné

Čas, kdy končí čas volna.

Formát: 12 hod. 24 hod.

12:00 00:00 00:00

G

Důvod volna

Povinné

Důvod, který odůvodňuje volno.

Ze seznamu důvodů časového volna, které jsou dostupné v nastavení Směny pro váš tým, zadejte důvod časového volna. 

Dovolené

H

Poznámky

Nepovinné

Poznámky pro člena týmu o jeho volnu

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.

Užijte si dovolenou. 

K

Barva motivu

Nepovinné

Barva pro kategorizaci časového volna

Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílé 2. Modré 3. Zelené 4. Fialové 5. Růžové 6. Žluté 7. Šedá 8. Modré 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá

7. Šedá

J

Sdílený

Povinné

Možnost sdílet volno se členem týmu hned po importu informací.

Vyberte Sdílené nebo Nesdílený.Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.

Sdílený

Otevřít list Směny

Na listu Otevřít směny se každý otevřený posun zobrazí jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.  

Sloupec

Vlastnost

Type (Typ)

Popis

Vstup

Příklad

A

Skupina

Povinné

Plánovací skupina, ze které lze požádat o otevřenou směnu.

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky.Můžete přidat novou nebo existující skupinu.

Kožené zboží

B

Datum zahájení:

Povinné

Datum, kdy začíná otevřená směna

Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

C

Počáteční čas

Povinné

Čas, kdy začíná otevřená směna.

Formát: 12 hod. 24 hod.

8:30 8:30 8:30

D

Datum ukončení

Povinné

Datum, kdy končí otevřená směna.

Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

E

Čas ukončení

Povinné

Čas, kdy končí otevřená směna.

Formát: 12 hod. 24 hod.

15:45 15:45 15:45

G

Otevřené sloty

Povinné

Počet otevřených směn, o které můžou požádat členové skupiny.

Zadejte číslo od 1 do 255. 

2

H

Barva motivu

Nepovinné

Barva pro kategorizaci otevřeného posunu

Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílé 2. Modré 3. Zelené 4. Fialové 5. Růžové 6. Žluté 7. Šedá 8. Modré 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá

6. Žlutá

K

Vlastní popisek

Nepovinné

Popisek pro přizpůsobení otevřené směny

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků.

Malé kožené zboží

J

Nezaplacený konec

Nepovinné

Doba trvání přestávky směny v minutách.

Zadejte číslo (v minutách), které je menší než doba trvání směny.

45

tis.

Poznámky

Nepovinné

Poznámky pro členy týmu o této konkrétní otevřené směně

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.

Použijte náš nový systém a požádejte o doručení položek do našeho obchodu.

L

Sdílený

Povinné

Možnost sdílet směnu se členem týmu hned po importu informací.

Vyberte Sdílené nebo Nesdílený.Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.

Nesdílí se

List Denní poznámky

Pro každý den můžete přidat poznámku. 

Sloupec

Vlastnost

Type (Typ)

Popis

Vstup

Příklad

A

Datum

Povinné

Datum, kdy se má poznámka zobrazit v plánu.

Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy

13. 8. 2024 13/08/2024

B

Poznámka

Povinné

Zpráva pro váš tým.

Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.

Školení na místě

V části Směny se poznámky zobrazí v horní části plánu pod datem.

Umístění denních poznámek v rozvrhu směn

Chcete se dozvědět víc?

Další informace o aplikaci Směny

Pro správce IT

Správa aplikace Směny pro vaši organizaci

Potřebujete další pomoc?

Chcete další možnosti?

Prozkoumejte výhody předplatného, projděte si školicí kurzy, zjistěte, jak zabezpečit své zařízení a mnohem více.

Komunity vám pomohou klást otázky a odpovídat na ně, poskytovat zpětnou vazbu a vyslechnout odborníky s bohatými znalostmi.