在 Outlook 中離線工作
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Outlook for Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 My Office for iPhone New Outlook for Windows Office.com在 Outlook 中,您可以彈性地讓 Outlook 在在線或離線使用郵件伺服器。
針對您使用的 Outlook 版本,選取下方的索引標籤選項。 我使用的是哪個版本的 Outlook?
附註: 如果這個 [ 新增 Outlook ] 索引標籤底下的步驟無法運作,表示您可能尚未使用新的 Windows 版 Outlook。 選取 [ 傳統 Outlook] 索引 標籤,然後改為遵循這些步驟。
全新 Windows 版 Outlook 中的離線存取
即使您未連線到因特網,您也可以使用新的 Windows 版 Outlook,只要啟用離線存取功能即可。 開啟時,新的 Windows 版 Outlook 會儲存電子郵件、行事曆事件和人員的複本, (先前的聯繫人) 到您的裝置,以便在離線時存取這些專案,並改善您上線時的效能。
您的離線設定會決定哪些項目會儲存到您的裝置以及儲存多久。 若要設定這些設定,請參閱 更新離線設定下方的一節。 當您重新上線時,新的 Windows 版 Outlook 會自動更新儲存到您裝置的專案。
附註: 對於企業使用者,人員 應用程式可以包含公司配置檔資訊,以及您為每位聯繫人新增或編輯的任何詳細數據。
當我在新的 Outlook 中脫機時,我該怎麼辦?
您在線上執行的大部分動作也會在您離線時使用。 這些包括但不限於:
閱讀、管理及檢視 Outlook 專案:
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讀取電子郵件
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建立並儲存新的電子郵件草稿
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傳送新郵件至寄件匣
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回復和轉寄電子郵件
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重新命名資料夾
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檢視您的行事曆和活動
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檢視您的人員 (先前的聯繫人)
在電子郵件上執行動作:
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封存
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分類
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複製到資料夾
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Delete
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標幟 / 取消標幟忽略
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標示為已讀取 /未讀取
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移至 [焦點] / [其他]
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移至資料夾
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釘選
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回報垃圾郵件/ 非垃圾郵件
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回報網路釣魚
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打盹
檢視及更新您的設定:
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關於 Outlook
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自動回覆
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類別
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Email 帳戶
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人員檢視
如果您嘗試進行離線時無法使用的動作,您會收到錯誤訊息,否則您所做的變更將會還原為先前儲存的內容。
提示: 如需脫機時目前無法使用的清單,請參閱下方的「 即將進行離線存取」一節。
更新新 Outlook 中的離線設定
更新這些設定,以選擇要儲存哪些資料夾以及要儲存多少天專案。 如果您有多個帳戶,請選取您要套用設定的帳戶:
選取要儲存在本機的資料夾:
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選 取 [設定 ]> [ 一般 ]> [脫機 ]> 資料夾以儲存。
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從下拉式清單中,選取 [ 預設 (收件匣]、[傳送]、[草稿]、[封存]、[刪除並延遲) ]、[ 預設值] 和 [我的最愛 ], (默認設定為 [) ],或 [ 預設]、[我的最愛],以及 [最近使用]。
選取在本機儲存電子郵件的天數:
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選 取 [設定 ]> [ 一般 ]> [脫機 ]> [電子郵件的天數] 儲存。
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從下拉式清單中,選取 7 (這是要儲存的預設值) 、 30、 90 或 180 天的電子郵件。
重要: 視您裝置上可用的空間量而定,如果您的專案沒有足夠的本機儲存空間,無法根據您的設定儲存,則儲存的專案將會減少,或離線存取可能會停用。
在新 Outlook 中開啟或關閉離線存取
在新的 Windows 版 Outlook 中,[離線] 預設為開啟。 若要將它關閉或開啟,請執行下列動作:
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選 取 [設定 ]>[ 一般 ]> [脫機]。
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選取切換 開關 :啟用離線電子郵件、行事曆和人員 ,以開啟或關閉離線存取。
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選取 [儲存]。
我還需要知道什麼才能在新的 Outlook 中脫機工作?
目前尚無法離線使用下列專案,但我們計劃在未來的更新中包含:
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(推出) 建立、刪除及行動資料夾
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(推出會議邀請的RSVP)
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在開發) 中搜尋 (的電子郵件
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在開發) 中檢視及新增附件和影像 (
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在開發) 中檢視共用和委派的信箱 (
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建立、更新及刪除開發 (中的行事曆事件)
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變更電子郵件的排序
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檢視及更新通知、簽名和行事曆的設定
離線時無法使用的其他功能:
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檢視電子郵件和行事曆群組
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檢視最愛的人員、類別和搜尋資料夾
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建立、更新及刪除先前聯繫人 (行事歷人員)
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檢視整個全域通訊清單
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在傳統 Outlook 中切換離線工作和在線工作
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按一下 [傳送 / 接收] > [離線工作]。
在傳統 Outlook 中 Outlook 在線工作與離線工作之間切換時,所有電子郵件帳戶都會變更。
當功能區上醒目提示 [ 離線工作 ] 或 [ 離線工作 ] 出現在傳統 Outlook 視窗底部的狀態列上時,您就會知道您正在離線工作。
當您準備好再次在線工作時,請按兩下 [ 傳送/接收 > 脫機工作]。 按鈕文字不會變更,但只會在您離線工作時反白顯示。 當您在在線工作時,狀態欄上的 [離線工作] 也會消失。
在傳統 Outlook 中變更保持離線的郵件數量
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按一下 [檔案] > [帳戶設定] > [帳戶設定]。
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選取 Exchange 或 Microsoft 365 帳戶,然後按兩下 [ 變更]。
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將 [離線設定] 底下的滑桿移到想要的時間量,例如 [全部]、[12 個月]、[6 個月]、[3 個月] 或 [1 個月]。 注意:如果您使用的是 Outlook 2016,您也可以選取短如 [3 天] 的時間量。
舉例來說,如果您將滑桿移到 [3 個月],那麼只有過去三個月以來的郵件會從 Exchange 伺服器同步處理到您的離線 Outlook 資料檔 (.ost)。 過去 3 個月以前的郵件只會放在伺服器上的信箱中。 您可以隨時變更這項設定。
您必須開啟會下載郵件複本的 Exchange 快取模式。 如果您搭配 Microsoft 365 帳戶使用 Outlook,我們建議您使用 Exchange 快取模式。
根據預設,Outlook 會將 Exchange 和 Microsoft 365 帳戶設定為只同步處理 12 個月的電子郵件。
變更要同步處理的數據量可能會影響 Outlook 開啟所需的時間,以及 Outlook 在您電腦上使用的儲存空間量。 如果您在虛擬桌面環境中執行,建議您只同步處理一個月的數據。
傳統 Outlook 中的狀態消息
如何在 Outlook中知道您正在離線或在線工作? 從 Outlook 視窗底部的狀態列開始,有視覺提示。 如果顯示下列任一狀態指標,表示 Outlook 未連線到您的郵件伺服器。
您必須重新連線才能傳送或接收電子郵件。
狀態:離線工作
離線工作通常是一個選擇。 回到在線工作模式是一個簡單的程式。
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在傳統 Outlook的 [ 傳送/接收] 索引標籤上,選擇 [ 脫機工作 ] 重新連線。
附註:
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如果 [離線工作] 按鈕的背景 (如) 上方影像所示,表示您沒有連線。 但如果背景清楚,表示您已連線。
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如果您沒有看到 [離線工作] 按鈕,而且您的電子郵件帳戶是 Microsoft Exchange Server 帳戶或 Office 365 帳戶, Exchange 快取模式 (離線) 可能已關閉。 請依照 開啟 Exchange 快取模式 中的步驟來變更該設定。 或連絡您組織的 Exchange 伺服器的管理人員。 建議您一律使用 Microsoft 365 帳戶開啟 Exchange 快取模式。
狀態:已中斷連線
中斷傳統 Outlook連線的原因可能不同。 以下是幾個可能原因的範例。
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如果網際網路連線可以運作,則可能是郵件伺服器發生問題。
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如果您可以從網站登入電子郵件,例如 http://outlook.com,請檢查您是否可以以這種方式接收和傳送電子郵件。 如果電子郵件無法在網站上運作,請連絡您的電子郵件服務提供者的技術支援以取得協助。
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如果您可以在網站上傳送和接收郵件,表示您的郵件伺服器沒有問題。 但您的電腦可能需要更新,或您的帳戶設定可能有問題。
重新連線到傳統 Outlook的秘訣
以下是一些重新連線到傳統 Outlook的建議方式。
重設脫機工作狀態
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在 [ 傳送/接收] 索 引標籤上,選擇 [ 脫機工作],然後檢查您的狀態列。 如果狀態顯示 [離線工作],請重複此動作,直到狀態變更為已連線。
附註:
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當 Outlook 離線時,從 Exchange 刪除的專案可能會在 Outlook 重新連線至在線時再次出現。
當 (1) 伺服器端將專案硬刪除並 (2) 用戶端時,相同的專案會移至另一個資料夾, (包括客戶離機期間) 刪除的專案。 當 Outlook 重新連線到在線時,它會重新將本地副本重新插入新資料夾。 在此案例中,伺服器動作已成功完成。 用戶端動作也已成功完成。 用戶會將此視為專案的重新出現。 在此案例中,離線快取是 Outlook 的實例來源。 在這個案例中,重新同步處理到信箱是預期的行為。 -
在快取模式中執行 Outlook 時,當客戶端和伺服器同時採取衝突動作時,可能會發生類似的行為。 Outlook 會嘗試將專案移動同步處理,但是已經刪除伺服器專案,因此專案會重新建立在伺服器上的目的地資料夾中,而不是移動。
檢查更新
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閱讀 檢查更新 主題並安裝任何必要的更新。
建立新的設定檔
若要排除目前配置檔發生錯誤的可能性, Outlook 請 建立新的配置檔。 如果您使用新配置檔開啟傳統 Outlook 但配置檔仍然中斷連線,請嘗試移除您的帳戶,然後再次新增回來。
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若要移除電子郵件帳戶,請追蹤 從傳統 Windows 版 Outlook 移除或刪除電子郵件帳戶
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請依照 再次新增帳戶的 步驟進行。