在 Outlook 中離線工作

在 Outlook 中，您可以彈性地讓 Outlook 在在線或離線使用郵件伺服器。

針對您使用的 Outlook 版本，選取下方的索引標籤選項。我使用的是哪個版本的 Outlook?

附註: 如果這個 [ 新增 Outlook ] 索引標籤底下的步驟無法運作，表示您可能尚未使用新的 Windows 版 Outlook。選取 [ 傳統 Outlook] 索引標籤，然後改為遵循這些步驟。

全新 Windows 版 Outlook 中的離線存取

即使您未連線到因特網，您也可以使用新的 Windows 版 Outlook，只要啟用離線存取功能即可。開啟時，新的 Windows 版 Outlook 會儲存電子郵件、行事曆事件和人員的複本， (先前的聯繫人) 到您的裝置，以便在離線時存取這些專案，並改善您上線時的效能。

您的離線設定會決定哪些項目會儲存到您的裝置以及儲存多久。若要設定這些設定，請參閱更新離線設定下方的一節。當您重新上線時，新的 Windows 版 Outlook 會自動更新儲存到您裝置的專案。

附註: 對於企業使用者，人員應用程式可以包含公司配置檔資訊，以及您為每個聯繫人新增或編輯的任何詳細數據。

在新的 Outlook 中離線之前要知道的事項

您目前需要連線到因特網，才能開啟或重新啟動新的 Outlook。本文所述的離線存取 只有在應用程式已在執行後離線時才會受到支援。已計劃離線時開啟並重新啟動應用程式，並在未來的更新中提供使用。

離線時可以進行哪些工作？

您在線上執行的大部分動作也會在您離線時使用。這些包括但不限於：

閱讀、管理及檢視 Outlook 專案：

讀取電子郵件
建立並儲存新的電子郵件草稿
傳送新郵件至寄件匣
重新命名資料夾
檢視您的行事曆和活動
檢視您的人員 (先前的聯繫人)

在電子郵件上執行動作：

封存
分類
Delete
標幟 / 取消標幟忽略
標示為已讀取 /未讀取
移至 [焦點] / [其他]
移至資料夾
釘選
回報垃圾郵件/ 非垃圾郵件
回報網路釣魚
打盹

檢視及更新您的設定：

關於 Outlook
自動回覆
類別
Email 帳戶
人員檢視

如果您嘗試進行離線時無法使用的動作，您會收到錯誤訊息，否則您所做的變更將會還原為先前儲存的內容。

提示: 如需脫機時目前無法使用的清單，請參閱下方的「即將進行離線存取」一節。

更新離線設定

更新這些設定，以選擇要儲存哪些資料夾以及要儲存多少天專案。如果您有多個帳戶，請選取您要套用設定的帳戶：

選取要儲存在本機的資料夾：

選 取 [設定 ]> [ 一般 ]> [脫機 ]> 資料夾以儲存。
從下拉式清單中，選取 [預設 (收件匣]、[傳送]、[草稿]、[封存]、[刪除並延遲) ]、[ 預設值] 和 [我的最愛 ]， (默認設定為 [) ]，或 [ 預設]、[我的最愛]，以及 [最近使用]。

選取在本機儲存電子郵件的天數：

選 取 [設定 ]> [ 一般 ]> [脫機 ]> [電子郵件的天數] 儲存。
從下拉式清單中，選取 7 (這是要儲存的預設值) 、 30、 90 或 180 天的電子郵件。

重要: 視您裝置上可用的空間量而定，如果您的專案沒有足夠的本機儲存空間，無法根據您的設定儲存，則儲存的專案將會減少，或離線存取可能會停用。

開啟或關閉離線存取

在新的 Windows 版 Outlook 中，[離線] 預設為開啟。若要將它關閉或開啟，請執行下列動作：

選 取 [設定 ]>[ 一般 ]> [脫機]。
選取切換 開關：啟用離線電子郵件、行事曆和人員 ，以開啟或關閉離線存取。
選取 [儲存]。

我還需要知道什麼？

目前尚無法離線使用下列專案，但我們計劃在未來的更新中包含：

建立、刪除及行動資料夾
回復和轉寄電子郵件
RSVP 至會議邀請
搜尋專案
排序和篩選電子郵件
檢視及新增附件和影像
檢視及更新通知、簽名和行事曆的設定
檢視共用和委派的信箱

離線時無法使用的其他功能：

檢視電子郵件和行事曆群組
檢視最愛的人員、類別和搜尋資料夾
建立、更新及刪除行事曆事件，以及 (先前聯繫人的聯繫人)
檢視整個全域通訊清單

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在傳統 Outlook 中切換離線工作和在線工作

按一下 [傳送 / 接收] > [離線工作]。

在傳統 Outlook 中 Outlook 在線工作與離線工作之間切換時，所有電子郵件帳戶都會變更。

功能區中的 [離線工作] 反白顯示時，或者 [離線工作] 顯示在 Outlook 視窗底部的狀態列，您就會知道自己是離線工作。

Outlook 狀態列上的 [離線工作] 指標

等您準備好要再度在線上工作，請按一下 [傳送 / 接收] > [離線工作]。按鈕文字不會變更，只會在您離線工作時反白顯示。您線上工作時，狀態列上的 [離線工作] 也會隨之消失。

變更保持離線的郵件數

按一下 [檔案] > [帳戶設定] > [帳戶設定]。
選取 Exchange 或 Microsoft 365帳戶，然後按兩下 [ 變更]。
將 [離線設定] 底下的滑桿移到想要的時間量，例如 [全部]、[12 個月]、[6 個月]、[3 個月] 或 [1 個月]。注意：如果您使用的是 Outlook 2016，您也可以選取短如 [3 天] 的時間量。

舉例來說，如果您將滑桿移到 [3 個月]，那麼只有過去三個月以來的郵件會從 Exchange 伺服器同步處理到您的離線 Outlook 資料檔 (.ost)。過去 3 個月以前的郵件只會放在伺服器上的信箱中。您可以隨時變更這項設定。

您必須開啟會下載郵件複本的 Exchange 快取模式。如果您搭配 Microsoft 365 帳戶使用 Outlook，我們建議您使用 Exchange 快取模式。

根據預設，Outlook 會將 Exchange 和 Microsoft 365帳戶設定為只同步處理 12 個月的電子郵件。

變更要同步處理的數據量可能會影響 Outlook 開啟所需的時間，以及 Outlook 在您電腦上使用的儲存空間量。如果您在虛擬桌面環境中執行，建議您只同步處理一個月的數據。

傳統 Outlook 中的狀態消息

如何在 Outlook中知道您正在離線或在線工作？從 Outlook 視窗底部的狀態列開始，有視覺提示。如果顯示下列任一狀態指標，表示 Outlook 未連線到您的郵件伺服器。

離線工作狀態或中斷連線狀態

您無法傳送或接收電子郵件，直到您重新連線。

狀態：離線工作

離線工作通常是一個選擇。回到在線工作模式是一個簡單的程式。

在 [ Outlook] 的 [ 傳送/接收] 索引卷標上，選擇 [ 脫機工作 ] 重新連線。

附註:

如果 [離線工作] 按鈕的背景 (如) 上方影像所示，表示您沒有連線。但如果背景清楚，表示您已連線。
如果您沒有看到 [離線工作] 按鈕，而且您的電子郵件帳戶是 Microsoft Exchange Server 帳戶或Office 365 帳戶，Exchange 快取模式 (離線) 可能已關閉。請依照開啟 Exchange 快取模式中的步驟來變更該設定。或連絡您組織的 Exchange 伺服器的管理人員。建議您一律使用Microsoft 365 帳戶開啟 Exchange 快取模式。

狀態：已中斷連線

中斷 Outlook連線的原因可能不同。以下是幾個可能原因的範例。

如果網際網路連線可以運作，則可能是郵件伺服器發生問題。
如果您可以從網站登入電子郵件，例如 http://outlook.com，請檢查您是否可以以這種方式接收和傳送電子郵件。如果電子郵件無法在網站上運作，請連絡您的電子郵件服務提供者的技術支援以取得協助。
如果您可以在網站上傳送和接收郵件，表示您的郵件伺服器沒有問題。但您的電腦可能需要更新，或您的帳戶設定可能有問題。

重新連線至 Outlook的秘訣

以下是一些重新連線到 Outlook的建議方式。

重設脫機工作狀態

在 [ 傳送/接收] 索 引標籤上，選擇 [ 脫機工作]，然後檢查您的狀態列。如果狀態顯示 [離線工作]，請重複此動作，直到狀態變更為已連線。

附註:

當 Outlook 離線時，從 Exchange 刪除的專案可能會在 Outlook 重新連線至在線時再次出現。當 (1) 伺服器端將專案硬刪除並 (2) 用戶端時，相同的專案會移至另一個資料夾， (包括客戶離機期間) 刪除的專案。當 Outlook 重新連線到在線時，它會重新將本地副本重新插入新資料夾。在此案例中，伺服器動作已成功完成。用戶端動作也已成功完成。用戶會將此視為專案的重新出現。在此案例中，離線快取是 Outlook 的實例來源。在這個案例中，重新同步處理到信箱是預期的行為。
在快取模式中執行 Outlook 時，當客戶端和伺服器同時採取衝突動作時，可能會發生類似的行為。 Outlook 會嘗試將專案移動同步處理，但是已經刪除伺服器專案，因此專案會重新建立在伺服器上的目的地資料夾中，而不是移動。

檢查更新

閱讀檢查更新主題並安裝任何必要的更新。

建立新的設定檔

若要排除目前配置檔發生錯誤的可能性， Outlook 請建立新的配置檔。如果您使用新的配置檔開啟 Outlook ，但配置檔仍然中斷連線，請嘗試移除您的帳戶，然後再重新新增一次。

若要移除電子郵件帳戶，請追蹤從傳統 Windows 版 Outlook 移除或刪除電子郵件帳戶
請依照再次新增帳戶的步驟進行。

在傳統 Outlook 中離線工作時變更傳送和接收設定