Applies ToMicrosoft 365 专属 Outlook Microsoft 365 Mac 版专属 Outlook Outlook 2021 Outlook 2021 for Mac Outlook 2019 Outlook 2019 for Mac Outlook 2016 Office 商业版 Outlook.com 适用于 Exchange Server 2016 的 Outlook 网页版 适用于 Exchange Server 2019 的 Outlook 网页版

你听说过 Microsoft 365 组以及如何在 Outlook 中使用它们,但可能不确定如何开始。 在本文中,我们将引导你完成几个基本步骤,说明你和你的团队如何开始使用 Outlook 中的 Microsoft 365 组。 我们还将为你提供一些指向更深入内容的链接,供你准备好执行更多操作时使用。

如果不确定哪些组,可能需要先访问 了解 Microsoft 365 组

若要充分利用 Outlook 中的 Microsoft 365 组,需要拥有支持 Exchange Online 和 SharePoint online 的 Microsoft 365 计划,例如商业高级版、E3 或 E5。

注意: 若要在 Outlook on Windows 中使用 Microsoft 365 组,需要在缓存 Exchange 模式下使用 Outlook。 有关该操作的详细信息,请参阅 启用缓存 Exchange 模式

选择下面的选项卡,查找有关该功能入门的详细信息。

首先需要创建组。 在 Outlook 中创建组的过程非常简单。 故事的简短版本是:

  1. 在功能区的“组”部分单击“ 新建组 ”。 如果使用 Outlook 网页版 而不是桌面版本,可以通过单击“ 新建 ”旁边的下拉箭头并选择“ ”来启动此过程。 或者,转到左侧边距上的导航栏,然后选择位于人员图标下方的“组”图标。 然后,选择左上角的“新建组”。 Outlook 中的“新组”信息页

  2. 为组命名。

  3. 设置隐私设置。 默认情况下,组是专用的。 这意味着它们只能由组的成员查看,并且需要组所有者的权限才能加入。 组织中的任何人都可以查看和加入公共组。 这两个设置都不会向组织外部的人员公开你的组,除非你专门邀请他们作为来宾。

    提示: 使用 Outlook 网页版 创建组时,默认为专用组。 在未来几个月内,使用任何 Outlook 应用创建时,默认为“专用”。

  4. 确定是否希望新成员关注组 (高级选项) 。 关注该组的成员将在其个人收件箱中获取每个组邮件的副本。 仅加入的成员必须转到组的共享收件箱才能参与组对话。

执行更多操作:

创建组后,可以向组添加成员。 若要添加新成员,请:

  1. 通过在左侧的导航窗格中找到 Outlook 中的组,转到该组。 它应位于 “组 ”部分的邮箱下方。 如果使用Outlook 网页版 , 

  2. 进入组后,单击功能区上的“ 添加成员 ”。 如果使用 Outlook 网页版 单击窗口右上角附近显示组成员数的位置,然后单击“ 添加成员”。 或者,转到左侧边距上的导航栏,然后选择位于人员图标下方的“组”图标。  在左窗格中的“组”下,选择要邀请用户加入的组。 选择“发送电子邮件”按钮和设置图标旁边的“添加成员”图标。

    键入要添加到组的人员的姓名或电子邮件地址,然后单击“确定”。
  3. 在提供的字段中键入要添加的每个人的姓名或电子邮件地址。 完成后,单击“确定”,将添加它们。 他们每个人都会收到一封电子邮件,欢迎他们进入组,并为他们提供访问组内容的便捷链接。

    提示: 如果要添加现有通讯组列表的所有成员,只需键入通讯组列表的名称,即可在一个步骤中添加所有成员。

执行更多操作:

Outlook Microsoft 365 组中的对话发生在组的共享收件箱中。 用户可以阅读和答复邮件,成员可以轻松搜索或向下滚动邮件历史记录,以了解之前讨论过的内容。 共享收件箱看起来很像用户熟悉 Outlook 个人收件箱。 每个对话分别显示在左侧的邮件列表中,单击其中一个对话将在阅读窗格中打开它。 如果用户将邮件或对话标记为已读,则不会影响邮件对组其他成员的显示方式,因此不必担心其他成员可能会错过重要消息。

Office 365组的共享收件箱是对话发生的地方。

提示: 在Outlook 中显示和计数消息的方式最近发生了更改,可能已重置 Outlook 导航窗格中组名称旁边的数字。 如果要将该数字重置为零,可以右键单击该组,然后选择“ 全部标记为已读”。

创建组后,让我们开始一个新对话。 可以通过打开组的共享收件箱并单击功能区上的“ 新建对话 ”来发布新邮件。 或者,只需将电子邮件发送到组的别名即可。 该组的所有成员都将能够阅读你发布的新邮件,任何关注该组的成员都将在其个人收件箱中获取你的邮件副本。

执行更多操作:

每个 Microsoft 365 组都有一个共享文件库,你可以在其中存储、共享和协作处理文档、工作簿、演示文稿或任何类型的文件。

访问文件库,方法是转到左侧导航窗格) Outlook (中的组,然后单击功能区上的“ 文件 ”。 文件库将在浏览器中打开,可从此处创建新文件、从计算机上传文件以及执行 SharePoint 文档库可以执行的任何其他操作。 请考虑哪种类型的文件可用于与组共享,并且不觉得仅限于 Microsoft Office 文件。 你还可以共享 PDF、照片或你的组认为有用的任何其他类型文件。

单击Office 365组中的“文件”,查看存储在组中的文件和文件夹列表

若要下载或删除文件,只需选择它,这些选项将显示在顶部的工具栏上。

执行更多操作:

每个 Microsoft 365 组都有其自己的共享 OneNote 笔记本,可在其中收集想法、协作和存储研究。

在左侧导航窗格中找到 Outlook 组,或者转到人员磁贴在Outlook 网页版 。 到达后,单击功能区上的“ 笔记本 ”以打开组的共享笔记本。

在共享 OneNote 笔记本中收集和协作处理笔记和想法

首次打开组的共享笔记本时,它将在浏览器中 OneNote 网页版 打开。 你可以在其中进行编辑,或者如果你有 OneNote 2016 并且你希望使用它,只需单击功能区 中的“在 OneNote 中编辑 ”。 在 OneNote 中打开它后,笔记本将同步到打开的笔记本列表,并且你可以直接从 OneNote 中访问它,而无需先转到组。

尝试转到组的 OneNote 笔记本,并思考哪些内容可能对该组有用,以便收集创意并协作。 例如,你可能有一个用于收集和评论与团队相关的 Web 内容的分区。

注意: 你的组笔记本也可在智能手机或平板电脑上使用 OneNote for iOS 或 Android。

执行更多操作:

你的组有事件、会议、里程碑或其他项目,这些事件、会议或其他项目很可能受益于共享日历。 每个 Microsoft 365 组都有一个共享日历,所有成员都可以查看和参与该日历。

Outlook 桌面中显示的组日历

使用组的日历与使用个人日历没什么不同。 如果选择导航窗格中的日历按钮,你将看到你的个人日历,以及你所属的任何组的共享日历。 可以检查要查看的每个日历旁边的框,并并排查看或重叠。

将项目添加到共享日历的工作方式与在个人日历上一样。 你添加到共享日历的任何会议也将邀请组的其他成员加入该事件,以便他们可以在自己的日历上进行会议。 添加到共享组日历的约会不会显示在其他成员的个人日历上。

现在,你已获得共享日历,请尝试添加你的组可能参与的任何即将召开的会议或事件。

执行更多操作:

那么,既然你已经启动并运行了你的团队,你从那里去哪儿呢?

另请参阅

还有问题?

访问Microsoft Tech Community发布问题并参与有关Microsoft 365 组的对话。

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Ben 在 2021 年 6 月 25 日根据你的反馈更新了本文。 如果你觉得它有帮助,特别是如果你没有,请单击下面的反馈控件,并留下一些建设性的评论,以便我们可以继续改进它。 谢谢!

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