Thiết lập dẫn hướng siêu dữ liệu cho danh sách hoặc thư viện

Khi dẫn hướng siêu dữ liệu được thiết lập cho một danh sách hoặc thư viện, site SharePoint hiển thị điều khiển cây ở phía bên trái của trang. Cây hiển thị cấu trúc phân cấp thư mục và thuật ngữ siêu dữ liệu được quản lý. Người dùng có thể chọn các mục trong cây để lọc nội dung xuất hiện trên trang. Điều này cho phép người dùng tạo hiển thị nội dung động. Người dùng có thể tinh chỉnh điều này nhiều hơn bằng cách sử dụng điều khiển Bộ lọc Phím xuất hiện bên dưới cây dẫn hướng và hoạt động kết hợp với cây dẫn hướng.

1. Điều khiển cây

2. Cấu trúc phân cấp thư mục cho danh sách hoặc thư viện

3. Thuật ngữ

4. Điều khoản về con giảm dần

5. Bộ lọc Phím

Người dùng site có thể dùng cây dẫn hướng để duyệt danh sách hoặc thư viện theo thư mục hoặc theo siêu dữ liệu. Khi người dùng chọn thuật ngữ siêu dữ liệu được quản lý trong cây dẫn hướng, dạng xem sẽ chỉ hiển thị các mục được gắn thẻ với thuật ngữ đó hoặc thuật ngữ giảm dần của thuật ngữ đó. Để chỉ lọc theo một thuật ngữ cụ thể và loại trừ các thuật ngữ con giảm dần, người dùng có thể chọn lại mục đó. Dẫn hướng siêu dữ liệu hoạt động cùng với các bộ lọc khác cho danh sách, chẳng hạn như dạng xem và bộ lọc cột.

Bạn có thể thiết lập và dùng dẫn hướng siêu dữ liệu cho danh sách và thư viện ngay cả khi các danh sách và thư viện này không dùng các cột siêu dữ liệu được quản lý. Ngoài ra, bạn có thể dùng một số kiểu cột làm trường trong cấu trúc phân cấp dẫn hướng siêu dữ liệu, chẳng hạn như Kiểu Nội dung và Lựa chọn giá trị đơn.

Danh sách sau đây hiển thị các loại cột mà điều khiển Bộ lọc Phím có thể sử dụng làm trường:

• Siêu dữ liệu được quản lý

• Kiểu Nội dung

• Lựa chọn

• Cá nhân hoặc Nhóm

• Ngày và Giờ

• Number

Để tìm hiểu cách thiết lập cột sử dụng siêu dữ liệu được quản lý, hãy xem Tạo cột siêu dữ liệu được quản lý.

Theo mặc định, người SharePoint thực hiện tự động tạo chỉ mục. Khi bật tính năng tạo chỉ mục tự động, các chỉ mục sẽ tự động được tạo ra cho các trường mà bạn thêm vào cây dẫn hướng và Bộ lọc Khóa. Chỉ mục cột đơn được tạo trên tất cả các trường Bộ lọc Khóa được hỗ trợ ngoại trừ trường Loại Nội dung và Lựa chọn. Chỉ mục kết hợp được tạo trên tất cả các kết hợp cấu trúc phân cấp dẫn hướng và Bộ lọc Chính được hỗ trợ.

Khi chỉ mục được tạo tự động, truy vấn được bật cho danh sách có nhiều mục hơn ngưỡng dạng xem danh sách. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có thể bạn phải tắt thiết đặt này và thiết lập chỉ mục theo cách thủ công. Ví dụ, nếu kết hợp chỉ mục cột đơn và kết hợp vượt quá 20 (số chỉ mục tối đa cho mỗi danh sách), bạn phải tắt lập chỉ mục tự động và đặt cấu hình các chỉ mục theo cách thủ công.

Theo mặc định, dẫn hướng và lọc siêu dữ liệu được bật trên hầu hết các site được tạo trong các sản SharePoint của bạn. Ngay cả khi dẫn hướng siêu dữ liệu không được thiết lập cho một danh sách hoặc thư viện cụ thể, các tính năng của nó vẫn hoạt động ở phía sau để cải thiện hiệu suất của các dạng xem trong danh sách và thư viện. Tính năng dẫn hướng và lọc siêu dữ liệu sẽ tự động chọn chỉ mục tốt nhất để làm việc mỗi lần tải một dạng xem. Khi người dùng tải các dạng xem mới, xóa bộ lọc hoặc áp dụng sắp xếp, tối ưu hóa truy vấn sẽ xác định cách tốt nhất để truy vấn cơ sở dữ liệu nhằm tránh điều chỉnh dạng xem danh sách.

Nếu người dùng tải một dạng xem vượt quá ngưỡng thì dẫn hướng và tính năng lọc siêu dữ liệu sẽ tạo ra phiên bản đã sửa đổi của truy vấn người dùng ban đầu được gọi là truy vấn dự phòng. Truy vấn dự phòng sẽ chạy đối với một phần của danh sách thay vì danh sách đầy đủ. Kết quả là nó sẽ hiển thị một phần tập hợp các mục được yêu cầu. Truy vấn dự phòng cung cấp kết quả hữu ích khi truy vấn gốc không được cấm do điều chỉnh danh sách lớn. Đôi khi, nếu không có mục nào trong danh sách được truy vấn quét có chứa kết quả khớp với truy vấn người dùng ban đầu thì truy vấn dự phòng sẽ không trả về kết quả.

Khi xảy ra truy vấn dự phòng, một thông báo trên màn hình sẽ cảnh báo người dùng rằng kết quả đã bị một phần. Thông báo đề xuất người dùng áp dụng các bộ lọc bổ sung để xem một tập hợp hoàn chỉnh.

Thông báo truy vấn dự phòng cũng đóng vai trò là cảnh báo cho chủ sở hữu thư viện hoặc danh sách mà người dùng không thể truy nhập nội dung.