Огляд: керування сайтом, дозвіл і спільний доступ для власників сайтів

Створення підсайту

Можливо, потрібно, щоб учасники вашої групи могли створювати підсайти на сайті групи для використання в певних проектах.

Можливість спонтанно створювати нові підсайти може стати великою користю для групи, але необмежене створення сайту може вийти з-під контролю. Коли підсайти вільно розмножуються, можуть виникнути проблеми. Наприклад:

• Користувачам важко знайти потрібний підсайт або переконатися, що вони є.

• Відомості можна дублювати на кількох підсайтах, використовуючи дорогий простір для зберігання та вимагаючи дубльованих зусиль для підтримки.

• Застарілі відомості можуть міститися на підсайтах протягом багатьох років, які відображаються в результатах пошуку. Важко визначити, яка версія інформації правильна.

• Керування дозволами для безлічі підсайтів може стати основною справою, і користувачі можуть ненавмисно накрутити доступ до інформації, яку вони дійсно не повинні мати.

• Коли працівники залишають групу, підсайти, які вони створюють, можуть бути покинуті, створюючи плутанину та забруднюючи результати пошуку для користувачів сайту, що залишилися.

Ви можете заощадити час і енергію, якщо ви налаштуєте деякі політики для створення сайтів, які стосуються таких областей:

• Хто має право створювати підсайти?

• Чи потрібно заздалегідь затверджувати нові підсайти? У такому разі укажіть умови затвердження та хто надасть схвалення?

• Чи мають нові підсайти використовувати створені шаблони та теми?

• Скільки даних може зберігатися на сайті? Тобто скільки дискового простору може зайняти сервер?

• Які правила включають стратегії навігації на сайті?

• Як довго дані мають зберігатися на підсайтах, перш ніж їх буде видалено або архівовано?

Докладні відомості див. в статті Створення сайту або підсайту .

Керування дозволами

Цілісність, конфіденційність і конфіденційність критично важливих відомостей вашої організації залежать від того, наскільки безпечно ви робите свій сайт ( зокрема, тим, кому ви вирішите надати доступ до вашого сайту).

Надання та обмеження доступу до сайту називається керуванням дозволами, і це одна з найважливіших обов'язків власника сайту.

Нижче наведено кілька порад, які слід пам'ятати під час розробки стратегії дозволів.

• Дотримуйтеся принципу найменшого права. Надайте користувачам найнижчі рівні дозволів, необхідні для виконання призначених їм завдань.

• Надайте користувачам доступ, додавши їх до стандартних стандартних груп (наприклад, "Учасники", "Відвідувачі" та "Власники"). Зробіть більшість учасників груп "Учасники" або "Відвідувачі" та обмежте кількість користувачів у групі "Власники".

• Використовуйте успадкування дозволів, щоб створити чисту ієрархію, яка легко візуалізується. Тобто не надаючи дозволи окремим особам, натомість працюйте з групами. Якщо це можливо, підсайти просто успадковують дозволи від сайту групи, а не мають унікальних дозволів.

• Упорядкуйте вміст, щоб скористатися перевагами успадкування дозволів. Радимо сегментувати вміст за рівнем безпеки – створити сайт або бібліотеку спеціально для конфіденційних документів, а не розкидати їх у великій бібліотеці та захистити за допомогою унікальних дозволів.

Відомості про настроювання дозволів див. в статті Докладні відомості про рівні дозволів у SharePoint або Редагування дозволів для списку, бібліотеки або окремого елемента .

Інформаційна архітектура

Інформаційна архітектура сайту схожа на зміст книги: визначає, як упорядковано та представлено користувачам сайту інформацію на цьому сайті ( його веб-сторінки, документи, списки та дані). Інформаційна архітектура часто записується як ієрархічний список вмісту сайту, ключових слів пошуку, типів даних та інших понять.

Щоб створити інформаційну архітектуру, потрібно проаналізувати інформацію, яка відображатиметься на сайті. Ось кілька запитань, які можна використати для розробки інформаційної архітектури.

• Який вміст відображатиметься на сайті? Як це перекладається на підсайти, списки, бібліотеки тощо?

• Як буде представлено інформацію на сайті?

• Як користувачі сайту переходитимуть сайтом?

• Як інформація буде націлена на певні аудиторії?

• Як буде настроєно та оптимізовано пошук?

Частина інформаційної архітектури може включати класифікацію інформації.

Якщо інформація, з якою ви маєте справу, має високу цінність для компанії, потребує спеціальної безпеки або підпадає під нормативні правила відповідності, ви можете налаштувати схему класифікації, щоб визначити певні типи вмісту, якими потрібно ретельно керувати.

Упорядкованих за певними списками й бібліотеками відомостей можна використовувати функції керування, щоб керувати вмістом. Наприклад:

Обов'язкове взяття файлів на редагування

Якщо потрібно взяти файл на редагування, ви гарантуєте, що лише один користувач може редагувати файл, доки його не буде взято з редагування. Вимога взяти документи на редагування запобігає одночасному внесенню змін кількома користувачами, що може створити конфлікти редагування та призвести до плутанини. Вимога взяття на редагування також може нагадати учасникам команди про додавання примітки під час повернення файлу з редагування, щоб ви могли легко відстежувати зміни в кожній версії. Докладні відомості див. в статті Настроювання бібліотеки для обов'язкового взяття файлів на редагування.

Відстеження версій

Якщо потрібно зберегти попередні версії файлів, бібліотеки можуть допомогти вам відстежувати, зберігати та відновлювати файли. Ви можете відстежувати всі версії однаково. Або можна призначити деякі версії основними, наприклад додати новий розділ до посібника, а також деякі версії як проміжні, наприклад виправити орфографічні помилки. Щоб керувати простором для зберігання, можна вибрати кількість версій кожного типу, які потрібно зберегти. Докладні відомості про керування версіями див. в статті Керування версіями в списку або бібліотеці.

Життєвий цикл сайту та припинення підтримки

Сайти, наприклад сайти для роботи з документами та сайти обговорень, як правило, зависають після того, як вони більше не стануть у нагоді, використовуючи цінний простір для зберігання та забруднюючи результати пошуку. Радимо встановити графік перегляду сайтів і їхнього вмісту (принаймні один раз на рік), щоб дізнатися, чи варто їх зберігати.

Також варто пам'ятати, що більша модель керування вашої організації також може знаходитися на застарілих сайтах. Наприклад, адміністратор може автоматично видалити сайти, які не залишилися протягом 90 днів. Як власник сайту ви отримаєте повідомлення електронної пошти з попередженням про це. Докладні відомості про політики життєвого циклу та припинення підтримки див. в статті Політики закриття сайту.