Genel Bakış: Site sahipleri için site yönetimi, izin ve paylaşımı

Alt site oluşturma

Ekip üyelerinizin belirli projelerde kullanmak üzere ekip sitesi altında alt siteler oluşturabilmelerini isteyebilirsiniz.

Yeni alt siteleri kendi başına oluşturabilmek grup açısından oldukça faydalı olabilir, ama sınırsız site oluşturmak durumun kontrolden çıkmasına yol açabilir. Alt siteler serbest bir şekilde arttığında sorunlar oluşmaya başlayabilir. Örneğin:

• Kullanıcıların doğru alt siteyi bulmaları ya da bulduklarından emin olmaları zorlaşır.

• Bilgiler birkaç alt sitede yinelenerek yüksek maliyetli depolama alanını kullanabilir ve bakım çalışmaları için ek çaba harcanması gerekebilir.

• Alt sitelerdeki güncel olmayan bilgiler yıllar boyunca arama sonuçlarında görünebilir. Hangi bilgi sürümünün güncel olduğunu anlamak zorlaşabilir.

• Çok sayıda alt site için izinlerin yönetimi oldukça zorlaşabilir ve kullanıcılar normalde erişimleri olmaması gereken bilgilere yanlışlıkla erişebilir.

• Çalışanlar gruptan ayrıldıkça, onların oluşturdukları alt siteler boşalacağı için karışıklığa yol açabilir ve geri kalan site kullanıcıları için arama sonuçları zor anlaşılır bir hal alabilir.

Aşağıdaki konularda site oluşturmaya yönelik bazı ilkeler ayarlarsanız zaman ve enerjiden tasarruf edebilirsiniz:

• Kimlerin alt site oluşturmasına izin veriliyor?

• Yeni alt sitelerin önceden onaylanması gerekiyor mu? Öyleyse, onaylama ölçütleri nelerdir ve bunları kim onaylıyor?

• Yeni alt sitelerde daha önceden oluşturulmuş şablonlar ve temalar mı kullanılmalıdır?

• Sitede ne kadar bilgi depolanabilir? Yani, sunucuda ne kadar disk alanı kaplayabilirler?

• Sitede gezinti stratejileri kullanmayla ilgili kurallar nelerdir?

• Alt sitelerdeki bilgiler silininceye ya da arşivleninceye kadar ne kadar süreyle depolanmalıdır?

Daha fazla bilgi için bkz. Site veya alt site oluşturma.

İzin yönetimi

Kuruluşunuzun iş açısından kritik bilgilerinin bütünlüğü, güvenilirliği ve gizliliği sitenizi ne kadar güvenli hale getirdiğinize, özellikle de kimlerin sitenize erişimine izni vermeyi seçtiğinize bağlıdır.

Sitenize erişim verme ve erişimi kısıtlama işlemine izin yönetimi adı verilir ve site sahibinin en önemli sorumluluklarından biridir.

Aşağıda, bir izin stratejisi geliştirirken göz önünde bulundurulması gereken bazı ipuçları yer almaktadır.

• En Düşük Öncelik İlkesine Uyun: Kişilerin kendilerine atanan görevleri gerçekleştirmeleri için onlara en düşük izin düzeylerini verin.

• Kişileri standart, varsayılan gruplara (Üyeler, Ziyaretçiler, Sahipler gibi) ekleyerek onlara erişim verin. Çoğu kişiyi Üyeler veya Ziyaretçiler grubuna ekleyin, Sahipler grubundaki kişi sayısını kısıtlayın.

• Anlaşılır ve kolayca görselleştirilen bir hiyerarşi oluşturmak için izin devralmayı kullanın. Bir başka deyişle, kişilere izin atamak yerine gruplarla çalışmayı tercih edin. Mümkünse, alt sitelerin benzersiz izinler kullanmak yerine izinlerini ekip sitenizden devralmasını sağlayın.

• İzin devralmanın avantajlarından yararlanmak için içeriğinizi düzenleyin: İçeriğinizi güvenlik düzeyine göre bölün; büyük bir kitaplıkta dağıtıp benzersiz izinlerle korumak yerine, hassas belgeler için özel bir site veya kitaplık oluşturun.

İzinleri ayarlama hakkında bilgi için bkz. SharePoint izin düzeylerini anlama veya Liste, kitaplık veya kişisel öğe izinlerini düzenleme.

Bilgi mimarisi

Bir sitenin bilgi mimarisi, bir kitabın içindekiler bölümü gibidir: web sayfaları, belgeler, listeler ve veriler gibi sitede yer alan bilgilerin nasıl düzene koyulduğunu ve sitenin kullanıcılarına sunulduğunu belirler. Bilgi mimarisi genellikle site içeriğinin, arama anahtar sözcüklerinin, veri türlerinin ve diğer kavramların yer aldığı hiyerarşik bir liste olarak kaydedilir.

Bilgi mimarisi oluşturmak için, sitede sunulacak bilgileri çözümlemeniz gerekir. Aşağıda, bilgi mimarisi geliştirmek için kullanabileceğiniz bazı sorular yer almaktadır:

• Sitede ne tür içerik olacak? Bu içerik alt sitelere, listelere, kitaplıklara vb. nasıl çevrilecek?

• Bilgiler sitede nasıl sunulacak?

• Site kullanıcıları sitede nasıl gezinecek?

• Bilgiler hedef kitlelere nasıl yönlendirilecek?

• Arama nasıl yapılandırılacak ve en iyi duruma getirilecek?

Bilgi mimarinizin bir parçası olarak bilgilerin sınıflandırmasını da içerebilirsiniz.

Söz konusu bilgiler şirket açısından çok değerliyse, özel güvenlik önlemleri gerektiriyorsa veya bu bilgiler için mevzuata uygunluk kuralları geçerliyse, dikkatlice yönetilmesi gereken içerik türlerini tanımlamak üzere bir sınıflandırma düzeni oluşturabilirsiniz.

Bilgileri belirli listelerde ve kitaplıklarda düzene koyduktan sonra, yönetim özelliklerini kullanarak içeriğin yönetilme şeklini yönetebilirsiniz. Örneğin:

Dosyaların kullanıma alınmasını zorunlu kılma

Bir dosyayı kullanıma almanız zorunlu tutulduğunda, dosya iade edilene kadar tek bir kişinin düzenleyebileceğinden emin olursunuz. Belgelerin kullanıma alınmasını zorunlu tutma, birden çok kişinin aynı anda değişiklikler yapıp düzenleme çakışmalarına ve karışıklığa neden olmasını önler. Kullanıma almayı zorunlu tutma, ekip üyelerine bir dosyayı iade ettiklerinde açıklama eklemelerini anımsatmaya da yardımcı olabilir; böylece her sürümde nelerin değiştiğini daha kolay izleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Kitaplığı dosyaların kullanıma alınmasını gerektirecek şekilde ayarlama.

Sürümleri izleme

Dosyaların önceki sürümlerini saklamanız gerekiyorsa, kitaplıklar dosyaları izlemenize, depolamanıza ve geri yüklemenize yardımcı olur. Aynı şekilde tüm sürümleri izlemeyi seçebilirsiniz. İsterseniz, kılavuza yeni bölüm ekleme gibi işlemler için bazı sürümleri ana sürüm olarak ve yazım hatası düzeltme gibi işlemler için de bazılarını alt sürüm olarak belirleyebilirsiniz. Depolama alanını yönetmenize yardımcı olması için her sürüm türünde depolamak istediğiniz sürüm sayısını da seçebilirsiniz. Sürüm oluşturma hakkında daha fazla bilgi için bkz. Sürüm oluşturma liste veya kitaplıkta nasıl çalışır?

Sitenin kullanım ömrü ve kullanımdan kaldırılması

Belge çalışma siteleri ve tartışma siteleri gibi siteler artık kullanışlı olmasalar da saklanırlar ve bu nedenle de yüksek maliyetli depolama alanını kullanmaya ve arama sonuçlarını zor anlaşılır hale getirebilirler. Sitelerin ve bunların içeriğinin korunmaları gerekip gerekmediğini yılda en az bir kez incelemek iyi bir fikirdir.

Kuruluşunuzun daha geniş yönetim modelinin eski siteleri de gözetim altında tutabileceğini unutmayın. Örneğin, 90 gün boyunca dokunulmayan siteleri yönetici otomatik olarak silebilir. Site sahibi olarak size de bunun yapılacağını belirten bir e-posta gönderilebilir. Kullanım ömrü ve kullanımdan kaldırma ilkeleri hakkında daha fazla bilgi için bkz. Site kapatma ilkeleri.