ความแตกต่างระหว่างกลุ่ม Microsoft 365 และรายการที่ติดต่อใน Outlook คืออะไร

รายชื่อที่ติดต่อหรือรายชื่อการแจกจ่าย คือชุดของที่อยู่อีเมลที่ใช้ส่งข้อความหรือคําเชิญเข้าร่วมประชุมไปยังบุคคลจํานวนมากในครั้งเดียว เรียนรู้วิธีสร้าง แก้ไข หรือลบรายการที่ติดต่อใน Outlook

กลุ่ม Microsoft 365 ใน Outlook ตรงตามความต้องการง่ายๆ เหล่านั้น และมีอาร์เรย์ของทรัพยากรที่แชร์ที่สมาชิกกลุ่มจะถูกกําหนดให้โดยอัตโนมัติเมื่อกลุ่มถูกสร้างขึ้น

เครื่องมือสําหรับการแชร์และการติดต่อสื่อสารที่มาพร้อมกับ กลุ่ม Microsoft 365

เมื่อคุณตั้งค่ากลุ่มMicrosoft 365 ใน Outlook คุณสามารถเลือกกลุ่มบุคคลที่คุณต้องการทํางานร่วมกัน และตั้งค่าคอลเลกชันของทรัพยากรสําหรับบุคคลเหล่านั้นเพื่อแชร์ได้อย่างง่ายดาย คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการมอบสิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากรทั้งหมดด้วยตนเอง เนื่องจากการเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มจะเป็นการมอบสิทธิ์การเข้าถึงเครื่องมือในกลุ่มโดยอัตโนมัติ

ต่อไปนี้เป็นฟีเจอร์บางอย่างที่ทําให้กลุ่มเป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากกว่ารายชื่อการแจกจ่ายอีเมล:

กล่องขาเข้าที่แชร์ - ที่ซึ่งการสนทนาที่คุณมีในรายการการแจกจ่ายของคุณเกิดขึ้น กล่องจดหมายที่แชร์นี้สามารถค้นหาได้อย่างสมบูรณ์ดังนั้นจึงสร้างรายการเก็บถาวรที่ยังมีชีวิตอยู่ของข้อความของกลุ่ม ผู้มาใหม่ในกลุ่มสามารถค้นหาหรือเลื่อนย้อนกลับไปตามประวัติเพื่อเร่งความเร็วของสิ่งที่โพสต์ในกลุ่มก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว ดู: สนทนากลุ่มใน Outlook

เคล็ดลับ: ถ้าผู้ใช้ของคุณยังคงต้องการให้ข้อความกลุ่มปรากฏในกล่องจดหมายเข้าส่วนบุคคลของพวกเขา เช่นเดียวกับในรายการการแจกจ่าย สิ่งที่พวกเขาต้องทําคือสมัครใช้งานกลุ่มโดยการคลิกปุ่ม การเป็นสมาชิก บน Ribbon ใน Outlook
ไลบรารีไฟล์ที่แชร์ - กลุ่มของคุณมีไลบรารีไฟล์ SharePoint ที่ผู้ใช้ของคุณสามารถจัดเก็บ แชร์ และทํางานร่วมกันบนเอกสาร เวิร์กบุ๊ก งานนําเสนอ รูปภาพ หรือไฟล์ชนิดอื่นๆ ที่พวกเขาต้องทํางาน ดู: แชร์ไฟล์กับกลุ่มใน Outlook
ปฏิทินที่แชร์ - กลุ่มของคุณจะได้รับปฏิทินที่แชร์เพื่อโพสต์เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่ม สมาชิกแต่ละคนที่สมัครใช้งานกลุ่มจะได้รับเชิญให้เข้าร่วมเหตุการณ์ที่โพสต์ในปฏิทินโดยอัตโนมัติ เพื่อให้เหตุการณ์เหล่านั้นปรากฏบนปฏิทินส่วนบุคคลของพวกเขาได้หากต้องการ ดู: ใช้ปฏิทินกลุ่มใน Outlook เพื่อจัดกําหนดการและแก้ไขเหตุการณ์
สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ - กลุ่มจะมีสมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ซึ่งสมาชิกกลุ่มสามารถรวบรวมและทํางานร่วมกันบนข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ หลายกลุ่มใช้สมุดบันทึกเพื่อสร้างวิกิที่มีชีวิตด้วยคําถามที่ถามบ่อยและแหล่งข้อมูลอื่นๆ ดู: OneNote: การเริ่มต้นใช้งาน
การเข้าถึงแบบผู้เยี่ยมชม - คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อภายนอกลงในกลุ่มการแจกจ่ายก่อนแต่ที่ติดต่อทั้งหมดที่พวกเขาได้รับคืออีเมล ด้วยกลุ่ม คุณสามารถให้ผู้เยี่ยมชมเข้าถึงการสนทนาทางอีเมล ไฟล์ และแม้แต่สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ได้ ดู: การเพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่มใน Outlook
สามารถค้นพบเนื้อหาได้ - กลุ่มใน Outlook จะเป็นสาธารณะตามค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าบุคคลอื่นในองค์กรของคุณสามารถค้นหาและเข้าร่วมหรือตรวจสอบเอกสารในกลุ่มได้อย่างง่ายดาย ถ้าเนื้อหาของกลุ่มมีความละเอียดอ่อนมากขึ้น คุณสามารถสลับกลุ่มเป็นส่วนตัว ซึ่งจะซ่อนเนื้อหาจากบุคคลที่ไม่ได้เป็นสมาชิก และต้องการให้เจ้าของกลุ่มอนุมัติคําขอเข้าร่วม
การสร้างแบบบริการตนเอง - ไม่จําเป็นต้องให้คําขอจากผู้ใช้สร้างกลุ่ม ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มของตนเองได้ตามต้องการ ถ้าคุณต้องการควบคุมว่าผู้ใช้คนใดในองค์กรของคุณสามารถสร้างกลุ่มได้ ให้ดู: จัดการบุคคลที่สามารถสร้างกลุ่ม Microsoft 365 ได้

การดูแลระบบของกลุ่มของคุณ

Microsoft 365 มีเครื่องมือและความสามารถที่มีประโยชน์มากมายสําหรับการจัดการและการจัดการกลุ่มของคุณได้ง่ายขึ้น เรียนรู้เพิ่มเติมที่ คู่มือผู้ดูแลระบบเพื่อกลุ่ม Microsoft 365 ใน Outlook