เริ่มต้นใช้งานฐานข้อมูล

เมื่อต้องการให้การออกแบบของคุณมีสมาธิ ให้สรุปวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูลและอ้างอิงถึงข้อมูลสรุปบ่อยๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการฐานข้อมูลขนาดเล็กสําหรับธุรกิจที่บ้าน คุณอาจเขียนบางอย่างที่เรียบง่าย เช่น "ฐานข้อมูลลูกค้าจะเก็บรายชื่อข้อมูลลูกค้าเพื่อวัตถุประสงค์ในการผลิตการส่งจดหมายและรายงาน" สําหรับฐานข้อมูลองค์กร คุณอาจจําเป็นต้องมีหลายย่อหน้าเพื่ออธิบายว่าบุคคลในบทบาทต่างๆ จะใช้ฐานข้อมูลและข้อมูลของฐานข้อมูลเมื่อใดและอย่างไร Create คําสั่งภารกิจที่เฉพาะเจาะจงและละเอียดเพื่ออ้างอิงตลอดกระบวนการออกแบบ

เริ่มต้นด้วยข้อมูลและวิธีการติดตามที่มีอยู่ของคุณ ตัวอย่างเช่น ขณะนี้คุณอาจบันทึกใบสั่งซื้อในบัญชีแยกประเภท หรือคุณเก็บข้อมูลลูกค้าไว้ในแบบฟอร์มกระดาษ ใช้แหล่งข้อมูลเหล่านั้นเพื่อแสดงรายการข้อมูลที่คุณจับภาพในปัจจุบัน (ตัวอย่างเช่น กล่องทั้งหมดในฟอร์มของคุณ) หากคุณไม่ได้เก็บข้อมูลสําคัญอยู่ในขณะนี้ ให้คิดว่าข้อมูลใดที่แยกกันที่คุณต้องการ ชนิดข้อมูลแต่ละชนิดจะกลายเป็นเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ

ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการทําให้รายการแรกของคุณสมบูรณ์แบบ คุณสามารถปรับแต่งเมื่อเวลาผ่านไป แต่ให้พิจารณาทุกคนที่ใช้ข้อมูลนี้และขอแนวคิดของพวกเขา

จากนั้น ให้นึกถึงสิ่งที่คุณต้องการออกจากฐานข้อมูล และชนิดของรายงานหรือการส่งจดหมายที่คุณต้องการสร้าง จากนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวบรวมข้อมูลที่จําเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการรายงานที่แสดงยอดขายตามภูมิภาค คุณจําเป็นต้องเก็บข้อมูลยอดขายในระดับภูมิภาค ลองร่างรายงานด้วยข้อมูลจริงตามที่คุณต้องการดู จากนั้นให้แสดงรายการข้อมูลที่คุณต้องการสร้างรายงาน ทําสิ่งเดียวกันสําหรับการส่งจดหมายหรือผลลัพธ์อื่นๆ ที่คุณต้องการจากฐานข้อมูล

ตัวอย่าง

สมมติว่าคุณให้โอกาสลูกค้าในการเลือกรับ (หรือไม่เข้าร่วม) การอัปเดตอีเมลเป็นครั้งคราว และคุณต้องการพิมพ์รายชื่อผู้ที่เลือกรับไว้ คุณจําเป็นต้องมีคอลัมน์ ส่งอีเมล ในตารางลูกค้า ด้วยค่าที่อนุญาตคือ ใช่ และ ไม่ใช่

สําหรับผู้ที่ยินดีรับอีเมลคุณต้องมีที่อยู่อีเมลซึ่งต้องใช้เขตข้อมูล ถ้าคุณต้องการใส่คําทักทายที่เหมาะสม (เช่น Mr., Mrs.หรือ Ms.) ให้ใส่เขตข้อมูลการทักทายด้วย หากคุณต้องการจัดการลูกค้าด้วยชื่อของพวกเขาในอีเมล ให้เพิ่มเขตข้อมูล ชื่อ

หลังจากที่คุณมีรายการข้อมูลที่จําเป็นแล้ว ให้กําหนดเอนทิตีหลัก (หรือหัวข้อ) ที่คุณจําเป็นต้องจัดระเบียบข้อมูลของคุณ หลีกเลี่ยงการทําซ้ําข้อมูลทั่วทั้งเอนทิตี ตัวอย่างเช่น รายการเบื้องต้นสําหรับฐานข้อมูลยอดขายผลิตภัณฑ์อาจมีลักษณะดังนี้:

หน่วยงานหลักได้แก่ ลูกค้า ซัพพลายเออร์ ผลิตภัณฑ์ และคําสั่งซื้อ ดังนั้นให้เริ่มต้นด้วยตารางทั้งสี่: ตารางหนึ่งสําหรับข้อเท็จจริงเกี่ยวกับลูกค้าตารางหนึ่งสําหรับข้อเท็จจริงเกี่ยวกับซัพพลายเออร์และอื่น ๆ นี่อาจไม่ใช่การออกแบบขั้นสุดท้ายของคุณ แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

เมื่อต้องการทําความเข้าใจว่าเหตุใดตารางจึงดีกว่าจํานวนที่น้อยกว่า ให้พิจารณาตารางที่แสดงที่นี่:

แต่ละแถวมีข้อมูลเกี่ยวกับทั้งผลิตภัณฑ์และซัพพลายเออร์ เนื่องจากคุณอาจมีผลิตภัณฑ์มากมายจากซัพพลายเออร์รายเดียวกัน จึงต้องทําซ้ําข้อมูลชื่อผู้จัดจําหน่ายและที่อยู่หลายครั้ง การดําเนินการนี้จะทําให้เนื้อที่ดิสก์สิ้นเปลือง แต่ให้บันทึกข้อมูลผู้ขายในตารางผู้จําหน่ายที่แยกจากกันเพียงครั้งเดียว แล้วลิงก์ตารางนั้นไปยังตารางผลิตภัณฑ์

ปัญหาที่สองเกี่ยวกับการออกแบบนี้เห็นได้ชัดเมื่อคุณต้องการปรับเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับซัพพลายเออร์ สมมติว่าคุณจําเป็นต้องเปลี่ยนที่อยู่ของซัพพลายเออร์ เนื่องจากที่อยู่ปรากฏในหลายที่ คุณอาจเปลี่ยนที่อยู่โดยไม่ได้ตั้งใจในที่เดียว แต่ลืมเปลี่ยนในที่อื่นๆ การบันทึกที่อยู่ของผู้จําหน่ายในที่เดียวสามารถแก้ไขปัญหานั้นได้

ในที่สุดสมมติว่ามีผลิตภัณฑ์ที่จัดหาโดย Coho Winery เพียงผลิตภัณฑ์เดียวและคุณต้องการลบผลิตภัณฑ์ แต่รักษาข้อมูลชื่อและที่อยู่ของซัพพลายเออร์ไว้ ด้วยการออกแบบนี้คุณจะลบระเบียนผลิตภัณฑ์โดยไม่สูญเสียข้อมูลผู้ขายอย่างไร คุณทําไม่ได้ เนื่องจากแต่ละระเบียนมีข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์นอกเหนือจากข้อเท็จจริงเกี่ยวกับซัพพลายเออร์จึงไม่สามารถลบออกได้โดยไม่ต้องลบอีกระเบียนหนึ่ง เมื่อต้องการแยกข้อเท็จจริงเหล่านี้ออกจากกัน ให้แยกตารางนี้เป็นสองตาราง: ตารางแรกสําหรับข้อมูลผลิตภัณฑ์ และตารางที่สองสําหรับข้อมูลผู้ขาย จากนั้น เมื่อคุณลบระเบียนผลิตภัณฑ์ คุณจะลบเฉพาะข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เท่านั้น ไม่ใช่ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผู้จัดจําหน่าย

หลังจากที่คุณเลือกหัวข้อสําหรับตารางฐานข้อมูล คอลัมน์ในตารางนั้นควรเก็บเฉพาะข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเรื่องเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ตารางผลิตภัณฑ์ควรจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เท่านั้น ไม่ใช่เกี่ยวกับผู้จําหน่าย

เมื่อต้องการตัดสินใจว่าจะติดตามข้อมูลใดในตาราง ให้ใช้รายการที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ ตัวอย่างเช่น ตารางลูกค้าอาจมี: ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ส่งอีเมล คําทักทาย และที่อยู่อีเมล แต่ละระเบียน (ลูกค้า) ในตารางจะมีชุดของคอลัมน์ที่เหมือนกัน ดังนั้น คุณจึงจัดเก็บข้อมูลเดียวกันทุกประการสําหรับลูกค้าแต่ละราย

Create รายการแรกของคุณ แล้วรีวิวและปรับปรุง อย่าลืมแบ่งข้อมูลลงในเขตข้อมูลที่เล็กที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น ถ้ารายการเริ่มต้นของคุณมี ที่อยู่ เป็นเขตข้อมูล ให้แบ่งรายการนั้นออกเป็นที่อยู่ เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ หรือถ้าลูกค้าของคุณเป็นเขตข้อมูลส่วนกลาง ให้กลายเป็นเขตข้อมูลที่มากขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทําการส่งจดหมายในรูปแบบที่เหมาะสมหรือรายงานเกี่ยวกับการสั่งซื้อตามรัฐ

หลังจากที่คุณได้ปรับปรุงคอลัมน์ข้อมูลในแต่ละตารางแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเลือกคีย์หลักของแต่ละตาราง

คุณต้องมีวิธีระบุแถวแต่ละแถวในแต่ละตารางโดยไม่ซ้ํากัน จําตัวอย่างก่อนหน้านี้ที่ลูกค้าสองคนมีชื่อเดียวกันได้หรือไม่ เนื่องจากพวกเขาใช้ชื่อร่วมกัน คุณต้องมีวิธีระบุแต่ละชื่อแยกกัน

ดังนั้น ทุกตารางควรมีคอลัมน์ (หรือชุดของคอลัมน์) ที่ระบุแถวแต่ละแถวโดยไม่ซ้ํากัน คีย์นี้เรียกว่า คีย์หลัก และมักจะเป็นหมายเลขที่ไม่ซ้ํากัน เช่น หมายเลข ID ของพนักงานหรือหมายเลขลําดับประจําสินค้า Access ใช้คีย์หลักเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายตารางอย่างรวดเร็ว และเพื่อนําข้อมูลมารวมกันสําหรับคุณ

ในบางครั้งคีย์หลักประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อยสองเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อที่จัดเก็บรายการสินค้าสําหรับคําสั่งซื้ออาจใช้สองคอลัมน์ในคีย์หลัก: ID คําสั่งซื้อและรหัสผลิตภัณฑ์ เมื่อคีย์หลักใช้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ จะเรียกว่าคีย์ผสม

ถ้าคุณมีตัวระบุที่ไม่ซ้ํากันสําหรับข้อมูลในตารางอยู่แล้ว เช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์ที่ระบุแต่ละผลิตภัณฑ์ในแค็ตตาล็อกของคุณโดยไม่ซ้ํากัน ให้ใช้รหัสนั้น แต่เฉพาะเมื่อค่าตรงกับกฎเหล่านี้สําหรับคีย์หลัก:

• ตัวระบุจะแตกต่างกันสําหรับแต่ละเรกคอร์ดเสมอ ค่าที่ซ้ํากันไม่ได้รับอนุญาตให้ใส่ในคีย์หลัก

• มีค่าสําหรับสินค้าเสมอ ทุกระเบียนในตารางของคุณต้องมีคีย์หลัก ถ้าคุณกําลังใช้หลายคอลัมน์เพื่อสร้างคีย์ (เช่น ตระกูลชิ้นส่วนและหมายเลขชิ้นส่วน) ค่าทั้งสองจะต้องแสดงเสมอ

• คีย์หลักเป็นค่าที่ไม่เปลี่ยนแปลง เนื่องจากคีย์ถูกอ้างอิงโดยตารางอื่น การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในคีย์หลักในตารางหนึ่งหมายถึงการเปลี่ยนแปลงในทุกที่ที่อ้างอิงถึง การเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งจะเพิ่มความเสี่ยงของข้อผิดพลาด

ถ้าคุณไม่มีตัวระบุที่ชัดเจน ให้ใช้หมายเลขเฉพาะโดยพลการเป็นคีย์หลัก ตัวอย่างเช่น คุณอาจกําหนดหมายเลขคําสั่งซื้อที่ไม่ซ้ํากันให้กับใบสั่งซื้อแต่ละใบเพื่อการระบุคําสั่งซื้อแต่เพียงผู้เดียว