เป็นเวลาหลายปีที่องค์กรพึ่งพากลุ่มการแจกจ่ายเพื่อสื่อสารและทํางานร่วมกับกลุ่มบุคคลทั้งภายในและภายนอกบริษัท อย่างไรก็ตาม ในตอนนี้ Microsoft 365 Groups ใน Outlook มีโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสําหรับการทํางานร่วมกัน
เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังมองหาข้อมูลเกี่ยวกับการใช้กลุ่มที่ติดต่อใน Outlook เพื่อส่งอีเมลถึงหลายบุคคล เช่น กลุ่มเพื่อน ให้ดู สร้างกลุ่มที่ติดต่อหรือรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook สำหรับพีซี
กลุ่ม Microsoft 365 คืออะไร
เมื่อคุณตั้งค่ากลุ่มMicrosoft 365 ใน Outlook คุณสามารถเลือกกลุ่มบุคคลที่คุณต้องการทํางานร่วมกัน และตั้งค่าคอลเลกชันของทรัพยากรสําหรับบุคคลเหล่านั้นเพื่อแชร์ได้อย่างง่ายดาย คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการมอบสิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากรทั้งหมดด้วยตนเอง เนื่องจากการเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มจะเป็นการมอบสิทธิ์การเข้าถึงเครื่องมือในกลุ่มโดยอัตโนมัติ
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเหล่านั้นได้แก่:
-
กล่องขาเข้าที่แชร์ - ที่ซึ่งการสนทนาที่คุณมีในรายการการแจกจ่ายของคุณเกิดขึ้น กล่องจดหมายที่แชร์นี้สามารถค้นหาได้อย่างสมบูรณ์ดังนั้นจึงสร้างรายการเก็บถาวรที่ยังมีชีวิตอยู่ของข้อความของกลุ่ม ผู้มาใหม่ในกลุ่มสามารถค้นหาหรือเลื่อนย้อนกลับไปตามประวัติเพื่อเร่งความเร็วของสิ่งที่โพสต์ในกลุ่มก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว ดู: สนทนากลุ่มใน Outlook
เคล็ดลับ: ถ้าผู้ใช้ของคุณยังคงต้องการให้ข้อความกลุ่มปรากฏในกล่องจดหมายเข้าส่วนบุคคลของพวกเขา เช่นเดียวกับในรายการการแจกจ่าย สิ่งที่พวกเขาต้องทําคือสมัครใช้งานกลุ่มโดยการคลิกปุ่ม การเป็นสมาชิก บน Ribbon ใน Outlook
-
ไลบรารีไฟล์ที่แชร์ - กลุ่มของคุณมีไลบรารีไฟล์ SharePoint ที่ผู้ใช้ของคุณสามารถจัดเก็บ แชร์ และทํางานร่วมกันบนเอกสาร เวิร์กบุ๊ก งานนําเสนอ รูปภาพ หรือไฟล์ชนิดอื่นๆ ที่พวกเขาต้องทํางาน ดู: แชร์ไฟล์กลุ่ม
-
ปฏิทินที่แชร์ - กลุ่มของคุณจะได้รับปฏิทินที่แชร์เพื่อโพสต์เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่ม สมาชิกแต่ละคนที่สมัครใช้งานกลุ่มจะได้รับเชิญให้เข้าร่วมเหตุการณ์ที่โพสต์ในปฏิทินโดยอัตโนมัติ เพื่อให้เหตุการณ์เหล่านั้นปรากฏบนปฏิทินส่วนบุคคลของพวกเขาได้หากต้องการ ดู: จัดกําหนดการการประชุมบนปฏิทินกลุ่มใน Outlook
-
สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ - กลุ่มจะมีสมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ซึ่งสมาชิกกลุ่มสามารถรวบรวมและทํางานร่วมกันบนข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ หลายกลุ่มใช้สมุดบันทึกเพื่อสร้างวิกิที่มีชีวิตด้วยคําถามที่ถามบ่อยและแหล่งข้อมูลอื่นๆ
-
การเข้าถึงแบบผู้เยี่ยมชม - คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อภายนอกลงในกลุ่มการแจกจ่ายก่อนแต่ที่ติดต่อทั้งหมดที่พวกเขาได้รับคืออีเมล ด้วยกลุ่ม คุณสามารถให้ผู้เยี่ยมชมเข้าถึงการสนทนาทางอีเมล ไฟล์ และแม้แต่สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ได้ ดู: การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน กลุ่ม Microsoft 365
-
เนื้อหาจะสามารถมองเห็นได้ - กลุ่มใน Outlook จะเป็นแบบสาธารณะตามค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าผู้อื่นในองค์กรของคุณสามารถค้นหาและเข้าร่วมหรือตรวจสอบเอกสารในกลุ่มได้อย่างง่ายดาย ถ้าเนื้อหาของกลุ่มมีความอ่อนไหวมากกว่า คุณสามารถสลับกลุ่มเป็นส่วนตัว ซึ่งจะซ่อนเนื้อหาจากบุคคลที่ไม่ได้เป็นสมาชิก และกําหนดให้เจ้าของกลุ่มอนุมัติคําขอเข้าร่วม
-
การสร้างบริการตนเอง - IT ไม่จําเป็นต้องถูกร้องขอโดยการร้องขอจากผู้ใช้เพื่อสร้างกลุ่ม ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มของตนเองได้ตามต้องการ ถ้าคุณต้องการควบคุมว่าผู้ใช้คนใดในองค์กรของคุณสามารถสร้างกลุ่มได้ ให้ดู: จัดการบุคคลที่สามารถสร้างกลุ่ม Microsoft 365 ได้
ซึ่งเป็นเพียงฟีเจอร์บางส่วนที่ทําให้กลุ่มเป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากกว่ากลุ่มการแจกจ่าย
การดูแลระบบของกลุ่มของคุณ
Microsoft 365 มีเครื่องมือและความสามารถที่มีประโยชน์มากมายสําหรับการจัดการและการจัดการกลุ่มของคุณได้ง่ายขึ้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์เหล่านี้ ให้คลิกหัวเรื่องด้านล่าง
การควบคุมไดเรกทอรีของคุณอยู่เสมอเป็นเรื่องของผู้ดูแลระบบทุกคน ต่อไปนี้เป็นเครื่องมือบางอย่าง Microsoft 365 ข้อเสนอเพื่อช่วยให้ง่ายขึ้น:
-
นโยบายการตั้งชื่อ - นโยบายการตั้งชื่อช่วยให้คุณสามารถกําหนดว่าคืออะไร และไม่เป็นชื่อที่ยอมรับได้สําหรับกลุ่มของคุณ ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ให้ชื่อที่หยาบคายหรือห้ามแก่กลุ่ม นอกจากนี้ คุณสามารถบังคับใช้คํานําหน้ามาตรฐานของบริษัทหรือคําต่อท้ายกับชื่อกลุ่มได้
การเป็นสมาชิกแบบไดนามิก - การเป็นสมาชิกแบบไดนามิกช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการเป็นสมาชิกกลุ่มตามกฎ ซึ่งจะเพิ่ม (หรือลบ) สมาชิกกลุ่มโดยยึดตาม Metadata (เช่น แผนกหรือบทบาท) ใน Active Directory ของคุณ ดู ที่ การใช้แอตทริบิวต์เพื่อสร้างกฎขั้นสูง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างการเป็นสมาชิกแบบไดนามิก
-
การเป็นสมาชิกที่ซ่อน - หากคุณมีเหตุผลที่ต้องการให้การเป็นสมาชิกของกลุ่มของคุณเป็นความลับตัวอย่างเช่นหากสมาชิกเป็นนักเรียนคุณสามารถซ่อนการเป็นสมาชิกจากภายนอกได้
-
สิทธิ์ในการสร้าง - อาจมีบางคนในองค์กรของคุณที่คุณไม่ต้องการให้สามารถสร้างกลุ่มใหม่ได้ มีหลายเทคนิคสําหรับการจัดการสิทธิ์การสร้างในไดเรกทอรีของคุณ ดู จัดการการสร้างกลุ่ม Microsoft 365
-
บันทึกการตรวจสอบ - คุณสามารถมีความเชื่อมั่นมากขึ้นในการอนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณสร้างกลุ่มและจัดการการเป็นสมาชิกกลุ่มเนื่องจากบันทึกการตรวจสอบกลุ่ม Microsoft 365 ช่วยให้คุณติดตามบุคคลที่สร้างหรือลบกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งหรือทําการเปลี่ยนแปลงการเป็นสมาชิกของกลุ่ม ดู: ค้นหาบันทึกการตรวจสอบใน ศูนย์การปฏิบัติตามนโยบาย& การรักษาความปลอดภัยของ Microsoft 365
การจัดการการจัดส่งมีวิธีบางอย่างในการจัดการว่ากลุ่มควรส่งหรือรับข้อความอย่างไร นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือในการตรวจสอบโฟลว์ของข้อความเหล่านั้น
-
ส่งเป็น หรือ ส่งในนามของ - การตั้งค่าเหล่านี้อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ระบุส่งอีเมลเสมือนว่ามาหรืออยู่ในนามของกลุ่ม
-
ข้อจํากัดของผู้ส่ง - การตั้งค่าเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถควบคุมบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ส่งข้อความไปยังกลุ่มได้ คุณสามารถกําหนดค่ากลุ่มให้อนุญาตอีเมลจากบุคคลภายนอกได้ แต่คุณอาจต้องการจํากัดไว้เฉพาะบุคคลภายนอกเท่านั้น
-
การสนับสนุนผู้ใช้ภายนอก - โดยการเชิญผู้เยี่ยมชมมายังกลุ่มของคุณ คุณสามารถเลือกให้พวกเขารวมอยู่ในการสนทนาทางอีเมลในกลุ่มได้ ดู: การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน กลุ่ม Microsoft 365
-
กฎการส่งถ่ายข้อมูล - กฎการส่งถ่ายข้อมูลจะทํางานสําหรับกลุ่มเช่นเดียวกับสําหรับเซิร์ฟเวอร์ Exchange ของคุณ กฎสามารถค้นหาข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุ และสามารถดําเนินการกับข้อความเหล่านั้นได้
-
MailTips - MailTips เป็นข้อความให้ข้อมูลที่แสดงต่อผู้ใช้ในขณะที่พวกเขากําลังเขียนข้อความ พวกเขาสามารถช่วยลด NDR โดยการเตือนผู้ใช้หากข้อความของพวกเขามีแนวโน้มที่จะไปยังบุคคลภายนอก หรือเกินโควตาข้อความ
-
ที่อยู่พร็อกซีหลายที่อยู่ - กลุ่มสามารถมีนามแฝงได้เหมือนกับกล่องจดหมายของผู้ใช้ ที่อยู่พร็อกซีเพิ่มเติมอาจมีประโยชน์สําหรับการยอมรับข้อความที่ส่งไปยังนามแฝงอื่นๆ เหล่านั้น หรือเพื่อให้ง่ายต่อการเข้าถึงกลุ่มที่มีชื่อยาวหรือสะกดยาก ดู: การสนับสนุนหลายโดเมนสําหรับกลุ่ม Microsoft 365 - ความช่วยเหลือ Admin
-
ขนาดส่ง/รับสูงสุด - โควตาเหล่านี้สามารถช่วยลดปัญหาเกี่ยวกับการรับกลุ่ม (หรือการส่งข้อความ) ที่มีขนาดใหญ่มากเพื่อให้สามารถจัดการความต้องการที่เก็บข้อมูลและแบนด์วิดท์ได้ดียิ่งขึ้น
Microsoft 365 ยังให้เครื่องมือบางอย่างแก่คุณในการจัดการชนิดของเนื้อหาที่แชร์ในกลุ่มของคุณ
-
แนวทางการใช้งาน - คุณจะสามารถกําหนดแนวทางการใช้งานสําหรับกลุ่ม Microsoft 365 เพื่อให้ความรู้เกี่ยวกับหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดแก่ผู้ใช้ซึ่งช่วยให้กลุ่มของพวกเขามีประสิทธิภาพและให้ความรู้เกี่ยวกับนโยบายเนื้อหาภายใน
-
การจัดประเภทข้อมูล - คุณจะสามารถสร้างระบบการจัดประเภทข้อมูลที่สามารถกําหนดเองได้สําหรับกลุ่ม Microsoft 365 ที่อนุญาตให้แบ่งกลุ่มตามชนิดของนโยบาย (เช่น "ไม่ได้จัดประเภท" "ข้อมูลลับเฉพาะของบริษัท" หรือ "ความลับสูงสุด") ในลักษณะนี้ กลุ่มของคุณสามารถแสดงนโยบายของเนื้อหาอื่นๆ ในองค์กรของคุณได้ นโยบายที่ขยายได้ช่วยให้องค์กรของคุณสามารถกําหนดค่าจุดสิ้นสุดที่เรียกเมื่อใดก็ตามที่กลุ่มถูกสร้างหรือเปลี่ยนแปลง และจากนั้นคุณสามารถใช้นโยบายของคุณเองสําหรับการสร้างหรือการเปลี่ยนแปลงกลุ่มได้
การจัดการการเปลี่ยนแปลง
ในบางครั้ง ผู้ใช้อาจไม่สบายใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น การติดต่อสื่อสารกับสมาชิกที่มีอยู่ของรายชื่อการแจกจ่ายของคุณจึงเป็นเรื่องสําคัญที่จะแจ้งให้พวกเขาทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง ต่อไปนี้เป็นข้อมูลบางส่วนที่คุณควรรวมไว้ในข้อความนี้ พร้อมกับคําตอบบางส่วนที่คุณอาจพบว่าเป็นประโยชน์:
กลุ่มใน Outlook คืออะไร
Microsoft 365 กลุ่มใน Outlook เป็นโซลูชันการทํางานร่วมกันแบบเดียวสําหรับทีม/กลุ่มที่ต้องการสถานที่สําหรับแชร์การสนทนา ไฟล์ ปฏิทิน และบันทึกย่อด้วยวิธีที่รวมศูนย์ที่ค้นหาได้ง่าย อาจเป็นฟีเจอร์ที่ดีที่สุดอย่างเดียวคือกล่องขาเข้าสําหรับกลุ่มจะยังคงรักษาประวัติของการอภิปรายทําให้ง่ายต่อการค้นหาการอภิปรายก่อนหน้า
ทำไมเราจึงทำการเปลี่ยนแปลงนี้
People ได้ร้องขอความสามารถในการค้นหาข้อความที่โพสต์ในรายชื่อการแจกจ่ายของเราบ่อยๆ เพื่อค้นหาข้อมูลที่เคยกล่าวถึงในอดีต การอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายเป็นกลุ่มหมายความว่าผู้คนไม่จําเป็นต้องถามหรือตอบคําถามเดิมซ้ําแล้วซ้ําอีก
นอกจากนี้ กลุ่มใหม่จะมีปฏิทินสําหรับเหตุการณ์กลุ่มไลบรารีไฟล์ที่แชร์และสมุดบันทึก OneNote ที่เราสามารถทํางานร่วมกันและรวบรวมข้อมูลสําหรับการอ้างอิงในอนาคต
ฉันต้องทําอะไรเพื่อเข้าร่วมกลุ่มนี้ถ้าฉันเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายอยู่แล้วหรือไม่
ไม่ได้ ถ้าคุณเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายอยู่แล้ว คุณจะเป็นสมาชิกของกลุ่มใหม่โดยอัตโนมัติ
How do I เข้าถึงกลุ่มใหม่ใน Outlook ใช่ไหม แล้ว Outlook บนเว็บล่ะ
เมื่อต้องการเข้าถึงกลุ่มใหม่ใน Outlook ให้ไปที่ประเภท กลุ่ม ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างนําทางทางด้านซ้าย ถ้าคุณใช้กลุ่มนี้บ่อยๆ ให้พิจารณาปักหมุดเป็นรายการโปรดโดยการคลิกขวาที่กลุ่มแล้วเลือก แสดงเป็นรายการโปรด
นอกจากนี้ยังมีไคลเอ็นต์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ฟรีสําหรับ Microsoft 365 Groups ที่พร้อมใช้งานบนแพลตฟอร์มมือถือทุกแพลตฟอร์ม (iOS, Android และอื่นๆ) เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงกลุ่มได้อย่างง่ายดายในขณะเดินทาง
ฉันยังคงส่งอีเมลไปไม่ได้
แน่นอน นามแฝงอีเมลเดียวกันกับที่คุณใช้สําหรับรายชื่อการแจกจ่ายจะยังคงทํางานได้ดีสําหรับกลุ่มใน Outlook
นอกจากนี้
อย่าลืมแจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงนี้และพวกเขาควรติดต่อใครหากพวกเขามีคําถามเพิ่มเติม
การโยกย้ายรายการการแจกจ่ายของคุณ
พร้อมที่จะอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายของคุณเป็นกลุ่มแล้วหรือยัง ดู โยกย้ายรายชื่อการแจกจ่ายไปยังกลุ่ม Microsoft 365 - Admin ความช่วยเหลือ
รายชื่อการแจกจ่ายใดที่ไม่สามารถอัปเกรดเป็นกลุ่ม Microsoft 365 ได้
คุณสามารถอัปเกรดได้เฉพาะรายชื่อการแจกจ่ายที่จัดการบนระบบคลาวด์อย่างง่ายและไม่ซ้อนกันเป็นกลุ่ม Microsoft 365 เท่านั้น ดู ไม่สามารถอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายเป็นกลุ่ม Microsoft 365 - Exchange | Exchange Microsoft Learn
ถัดไปคืออะไร
เมื่อคุณอัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายของคุณเป็นกลุ่มMicrosoft 365 แล้ว อาจมีงานติดตามบางอย่างที่คุณอาจต้องการทําเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปอย่างราบรื่น
-
ติดตามผลกับผู้ใช้ของคุณ - เช็คอินกับพวกเขาทันทีหลังจากอัปเกรดเสร็จสมบูรณ์ จากนั้นอีกครั้งในอีกสองสามวันต่อมา แสดงว่าคุณกําลังฟังและตอบสนองทุกคําถามที่พวกเขาอาจมีจะเป็นไปอย่างยาวนานในการทําให้พวกเขามีความสุขและสบายใจกับการเปลี่ยนแปลง
-
ตรวจสอบรายงานการมีส่วนร่วม - พอร์ทัล Microsoft 365 Admin มีรายงานที่ดีบางอย่างที่สามารถแสดงจํานวนผู้ใช้ที่ใช้กลุ่ม ความถี่และฟีเจอร์ที่พวกเขาใช้ รายงานเหล่านั้นสามารถช่วยให้คุณออกแบบการติดตามผลและการฝึกอบรมผู้ใช้ รวมถึงไฮไลต์ที่ผู้ใช้ของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากกลุ่มใหม่ ดู: รายงานกิจกรรมในศูนย์การจัดการ Microsoft 365
-
แชร์ประสบการณ์การใช้งานของคุณ - แจ้งให้ทีมอื่นๆ ในบริษัทของคุณทราบว่าคุณได้อัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายของคุณแล้วและขั้นตอนใดที่คุณดําเนินการเพื่อทําให้สําเร็จ การแชร์ข้อมูลนั้นสามารถช่วยให้ทีมเหล่านั้นทําตามตัวอย่างของคุณและอัปเกรดเป็นของตนเองได้สําเร็จ
ดูเพิ่มเติม
มีคําถามเกี่ยวกับกลุ่ม Microsoft 365 หรือไม่
เรายินดีรับฟัง
บทความนี้ได้รับการอัปเดตล่าสุดเมื่อวันที่ 16 ตุลาคม 2020 เนื่องจากคําติชมของคุณ ถ้าคุณพบว่าโปรแกรมจะนําคุณไปยังข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่ได้ให้คําแนะนํา โปรดคลิกตัวควบคุมคําติชมด้านล่างและแสดงข้อคิดเห็นที่สร้างสรรค์เพื่อให้เราสามารถปรับปรุงต่อไปได้ ขอขอบคุณ!