Fylla i ett schema i Arbetspass

I den här artikeln

• Ordna arbetspass efter grupp

  Lägga till personer i schemat

• Lägga till ett arbetspass

• Dela ett schema med din grupp

• Öppna en annan schema

• Kopiera ett schema

• Konfigurera taggning efter arbetspass

Ordna arbetspass efter grupp

I ett nytt schema börjar du med en grupp utan namn, ger den ett namn och lägger sedan till personer och flyttar till den. Du kan lägga till fler grupper efter behov och ge dem alla namn. Gruppnamn hjälper dig att ordna gruppmedlemmarna efter roll eller avdelning enligt schemat. Ett hotell kan t.ex. ha följande grupper: "Reception", "Rumservice" och "Hotellvaktmästare".

Det är bäst att skapa grupper innan du börjar lägga till personer i schemat. Personer och deras arbetspass kan inte flyttas från en grupp till en annan.
 

Så här lägger du till en grupp:

• Klicka på Lägg till grupp och skriv ett namn för gruppen.

Så här namnger eller byter du namn på en grupp:

• Klicka på Ange gruppnamn eller namnet på en befintlig grupp och skriv ett nytt namn.

När du har skapat dina grupper är du redo att lägga till personer i dem.

Lägga till personer i schemat

Ordna schemat efter grupper så att du kan lägga till personer i standardgruppen.

1. Leta reda på den grupp som du vill lägga till någon i och klicka på Lägg till personer i grupp .
   
   
   

2. Skriv deras namn eller e-postadress och välj dem i listan.

3. Välj Lägg till.

4. Fortsätt att lägga till personer om det behövs och välj sedan Stäng när du är klar.

Lägga till ett arbetspass

Så här lägger du till ett arbetspass från grunden:

1. På raden för den person som du tilldelar arbetspasset klickar du på > Lägg till arbetspass under önskat datum eller dubbelklickar bara på det tomma arbetspasset.

2. Fyll i informationen för arbetspasset. Överväg att välja en temafärg för att ordna saker.

3. Ge arbetspasset ett namn så att det är enkelt att skilja från andra arbetspass. Som standard är arbetspassnamnet dess start- och sluttid.

4. Lägg till anteckningar för arbetspasset, till exempel "uppgifter som ska utföras".

5. Lägg till raster eller lunch i avsnittet Aktiviteter .

6. Välj Spara om du vill spara utan att dela, eller Dela om du är redo att spara och dela arbetspasset med teamet.

Så här baserar du ett nytt arbetspass på ett befintligt arbetspass

Gå till raden för den person som du tilldelar arbetspasset till. Klicka på under önskat datum och välj sedan arbetspasset i listan. Om listan är lång kan du söka efter den du vill använda.

Kopiera ett arbetspass till en annan plats i schemat

På ett befintligt arbetspass klickar du på > Kopiera och går sedan till den plats där du vill placera arbetspasset och klickar på > Klistra in.

 Lägga till ett öppet Arbetspass

Lägg till ett öppet arbetspass nu och tilldela det till någon senare som en del av schemaplaneringen eller dela det med teamet så att andra kan begära det.

1. Klicka på på raden Öppna arbetspass under det datum du skapar arbetspasset för och välj sedan + Lägg till arbetspass om du vill börja från början eller välj ett befintligt arbetspass i listan för att basera det nya på.

2. Fyll i informationen för arbetspasset, inklusive antalet platser som du vill göra tillgängliga. Om du vill hitta antalet platser drar du växlingsknappen Öppna arbetspass till På.

3. Ge arbetspasset ett namn så att det är enkelt att skilja det från andra arbetspass. Som standard är arbetspassnamnet start- och sluttid.

4. Lägg till aktiviteter som raster eller lunch.

5. Välj Spara om du vill spara utan att dela, eller Dela om du är redo att spara och dela det öppna arbetspasset med teamet.

   Meddelanden: Här är några saker du bör komma ihåg om du vill redigera arbetspasset när du har delat det med teamet:

   • Om du ändrar antalet tillgängliga platser måste du välja Dela. Du kan inte spara ändringarna och dela dem senare.

   • Om du ändrar start- eller sluttid för arbetspasset nekas alla väntande begäranden för arbetspasset automatiskt när du delar det igen med teamet.

Dela ett schema med din grupp

När du gör ändringar i schemat kan du välja när du vill dela ändringarna med teamet. Du kan flytta runt saker i schemat tills allt är helt rätt. Alla ändringar du gör noteras med en asterisk (*) – det finns även en asterisk på knappen Dela med team , bara för att påminna dig om att dela uppdateringarna med kollegor.

Så här delar du schemat:

1. Klicka på Dela med teamet.
   
   

2. Kontrollera att det valda tidsintervallet är det du vill dela.

3. Bestäm om du vill meddela hela teamet eller bara de personer som påverkas av ändringarna.

4. Klicka på Dela.

Öppna en annan schema

Så här öppnar du ett annat schema om du är med i fler än ett team:

1. Välj meny längst upp till vänster i Arbetspass.

2. Välj det team du vill börja arbeta med det andra schemat.

Kopiera ett schema

1. Välj Kopiera schema överst till höger i appen.

2. Välj start- och slutdatum för den tidsperiod som du vill kopiera.

3. Välj Skift-anteckningar, Ledighet, Aktiviteter eller Öppna arbetspass om du vill ta med dem.

4. Välj Kopiera så visas ett duplicerat schema under det kopierade schemat. 

Konfigurera taggning efter arbetspass

Genom att tagga efter arbetspass kan du nå personer på arbetspass i realtid. Teams tilldelar automatiskt användare taggar som matchar deras schema- och skiftgruppnamn från appen Arbetspass, vilket möjliggör dynamiska rollbaserade meddelanden. Meddelanden skickas endast till personer som är på arbetspass vid den tidpunkt då en tagg används för att starta en chatt eller i ett kanalinlägg.

Så här skapar du en tagg efter arbetspass: 

1. Gå till appen Arbetspass i Teams.

2. Skapa skiftgrupper och namnge dem efter ett attribut, till exempel en roll. Till exempel EngineerOnCall. Namnet på skiftgruppen blir taggens namn.

3. Fyll i ett schema genom att tilldela arbetspass till medlemmar i dina team. När du är klar väljer du Dela med team i det övre högra hörnet i appen Arbetspass.

4. Vänta i 15 minuter på att de schemalagda arbetspassen fyller i taggningstjänsten.

5. Använd taggen var som helst där du använder taggar i Teams.

Vill du veta mer?

Läs mer om Shifts

För IT-administratörer

Hantera appen Shifts för din organisation