Uvod v zbirke podatkov

Če želite, da bo načrt osredotočen, povzamete namen zbirke podatkov in se pogosto sklicujejo na povzetek. Če želite na primer majhno zbirko podatkov za domače podjetje, lahko napišete nekaj preprostega, na primer »V zbirki podatkov strank je seznam podatkov o strankah, ki so namenjene za ustvarjanje e-poštnih sporočil in poročil.« Za zbirko podatkov podjetja boste morda potrebovali več odstavkov za opis, kdaj in kako bodo osebe z različnimi vlogami uporabile zbirko podatkov in njene podatke. Ustvarjanje posebno in podrobno izjavo misije, ki se sklicuje na skozi postopek oblikovanja.

Začnite z obstoječimi podatki in načini sledenja. Morda na primer trenutno snemate naročilnice v glavni knjigi ali pa podatke o strankah hranite na papirnatih obrazcih. Te vire uporabite za seznam informacij, ki jih trenutno zajamete (na primer vsa polja v obrazcih). Kjer trenutno ne zajamete pomembnih informacij, razmislite, katere diskretne informacije potrebujete. Vsak posamezni podatkovni tip postane polje v zbirki podatkov.

Ne skrbite, da bi vaš prvi seznam bil popoln– sčasoma ga lahko natančneje nastavite. Vendar pa razmislite o vseh osebah, ki uporabljajo te informacije, in prosite za svoje zamisli.

Nato razmislite o tem, kaj želite iz zbirke podatkov, in o vrstah poročil ali sporočil, ki jih želite ustvariti. Nato se prepričajte, da zajemate informacije, potrebne za doseganje teh ciljev. Če želite na primer poročilo, ki prikazuje prodajo po regijah, morate zajeti podatke o prodaji na regionalni ravni. Poskusite skicirajte poročilo z dejanskimi informacijami, ki si jih želite ogledati. Nato vnesite podatke, ki jih potrebujete za ustvarjanje poročila. Naredite enako za pošiljanje ali druge izhode, ki jih želite iz zbirke podatkov.

Primer

Recimo, da strankam omogočite, da se privolijo v redne e-poštne posodobitve ali se odjavijo od teh posodobitev, in želite natisniti seznam tistih, ki so se odločili za sodelovanje. V tabeli »Stranka« potrebujete stolpec »Pošlji e-pošto« z dovoljenimi vrednostmi »Da« in »Ne«.

Za tiste, ki so pripravljeni prejemati e-poštna sporočila, potrebujete e-poštni naslov, ki prav tako zahteva polje. Če želite vključiti ustrezen pozdrav (na primer g., ga. ali ga. ), vključite polje »Pozdrav«. Če želite stranke nasloviti po imenu v e-poštnih sporočilih, dodajte polje »Ime«.

Ko imate seznam zahtevanih informacij, določite večje entitete (ali zadeve), ki jih potrebujete za organizacijo podatkov. Ne podvajajte podatkov v več entitetah. Na primer, predhodni seznam za zbirko podatkov o prodaji izdelkov je lahko videti tako:

Glavna podjetja so: stranke, dobavitelji, izdelki in naročila. Začnite s temi štirimi tabelami: ena za dejstva o strankah, ena za dejstva o dobaviteljih in tako naprej. To morda ni vaš končni načrt, vendar je to dobro izhodišče.

Če želite razumeti, zakaj je več tabel boljših kot manj, si oglejte tukaj prikazano tabelo:

V vsaki vrstici so podatki o izdelku in dobavitelju. Ker imate morda veliko izdelkov istega dobavitelja, je treba podatke o imenu dobavitelja in naslovu večkrat ponoviti. To zapravlja prostor na disku. Namesto tega podatke o dobavitelju zabeležite le enkrat v ločeno tabelo dobaviteljev in jo nato povežite s tabelo »Izdelki«.

Druga težava s tem načrtom je očitna, ko morate spremeniti informacije o dobavitelju. Denimo, da morate spremeniti naslov dobavitelja. Ker je zapisan na številnih mestih, ga boste morda pomotoma spremenili na enem mestu in pozabili spremeniti na drugih. Če naslov dobavitelja shranite le na enem mestu, boste to težavo odpravili.

Recimo, da je na voljo le en izdelek, ki ga dobavi Coho Winery, in želite izbrisati izdelek, vendar ohraniti ime dobavitelja in podatke o naslovu. Kako bi s tem načrtom izbrisali zapis izdelka, ne da bi izgubili tudi podatke o dobavitelju? Ne morete. Ker vsak zapis poleg dejstev o dobavitelju vsebuje dejstva o izdelku, je nemogoče izbrisati enega, ne da bi izbrisal drugega. Če želite ta dejstva ločiti, razdelite to tabelo na dva dela: prvo za podatke o izdelku in drugo za podatke o dobavitelju. Ko nato izbrišete zapis izdelka, izbrišete le dejstva o izdelku in ne dejstev o dobavitelju.

Ko izberete zadevo za tabelo zbirke podatkov, naj stolpci v tej tabeli shranijo le dejstva o tej zadevi. V tabeli izdelkov morajo biti na primer le dejstva o izdelkih– ne o dobaviteljih.

Če se želite odločiti, kateri podatki bodo spremljani v tabeli, uporabite seznam, ki ste ga prej ustvarili. Tabela »Stranke« lahko na primer vključuje: ime, priimek, naslov, pošiljanje e-pošte, pozdrav in e-poštni naslov. Vsak zapis (stranka) v tabeli vsebuje isti nabor stolpcev, zato shranite enake informacije za vsako stranko.

Ustvarjanje svoj prvi seznam, nato pa ga preglejte in natančneje ocenite. Ne pozabite pisati informacij v najmanjša možna polja. Če je na začetnem seznamu na primer polje »Naslov«, ga razdelite na naslov, mesto, državo in poštno številko– ali pa, če so stranke globalne, v še več polj. Tako lahko na primer mailings v pravilni obliki zapisa ali poročilo o naročilih po državi.

Ko natančneje določite podatkovne stolpce v vsaki tabeli, lahko izberete primarni ključ posamezne tabele.

Vsako vrstico v vsaki tabeli lahko enolično prepoznate. Se spomnite starejšega primera, v katerem imata dve uporabniki enako ime? Ker imajo v skupni rabi ime, potrebujete način, da vsakega posebej prepoznate.

Zato mora vsaka tabela vključevati stolpec (ali nabor stolpcev), ki enolično identificira vsako vrstico. To se imenuje primarni ključ in je pogosto enolična številka, na primer številka ID zaposlenega ali serijska številka. Access s primarnimi ključi hitro poveže podatke iz več tabel in združi podatke namesto vas.

Včasih je primarni ključ sestavljen iz dveh ali več polj. Tabela »Podrobnosti naročila«, v kateri so shranjeni vrstični elementi za naročila, lahko na primer za primarni ključ uporablja dva stolpca: ID naročila in ID izdelka. Ko primarni ključ uporablja več stolpcev, se imenuje tudi sestavljeni ključ.

Če že imate enolični identifikator za informacije v tabeli, na primer številke izdelkov, ki enolično identificirajo vsak izdelek v katalogu, uporabite ta identifikator, vendar le, če vrednosti ustrezajo tem pravilom za primarne ključe:

• Identifikator bo vedno drugačen za vsak zapis. Podvojene vrednosti v primarnem ključu niso dovoljene.

• Vedno je vrednost za element. Vsak zapis v tabeli mora imeti primarni ključ. Če za ustvarjanje ključa uporabljate več stolpcev (na primer Družina del in Številka dela), morata biti obe vrednosti vedno prisotni.

• Primarni ključ je vrednost, ki se ne spremeni. Ker se na ključe sklicujejo druge tabele, vsaka sprememba primarnega ključa v eni tabeli pomeni spremembo v ključu povsod, kjer se sklicuje. Pogoste spremembe povečujejo tveganje napak.

Če nimate očitnega identifikatorja, za primarni ključ uporabite poljubno, enolično številko. Vsakemu naročilu lahko na primer dodelite enolično številko naročila za edini namen prepoznavanja naročila.