Spoznavanje predmetov zbirke podatkov

Tabele

Access organizira vaše podatke v tabele: sezname vrstic in stolpcev, ki spominjajo na računski grafikon ali preglednico. V vsaki tabeli so shranjeni podatki o določeni zadevi, zato večina zbirk podatkov vključuje več tabel.

Vsaka vrstica v tabeli se imenuje zapis, vsak stolpec pa se imenuje polje. Zapis vsebuje vse določene informacije za določeno entiteto, na primer stranko ali naročilo. Polje je en element informacij o tej entiteti. V tabeli izdelkov na primer vsaka vrstica ali zapis vsebuje podatke o enem izdelku. Vsak stolpec ali polje vsebuje določeno vrsto podatkov o tem izdelku, na primer njegovo ime ali ceno. Če jih še ne poznate, se naučite osnov zbirk podatkov.

Poizvedbe

V dobro načrtovani zbirki podatkov so podatki, ki jih želite predstaviti prek obrazca ali poročila, običajno v več tabelah. S poizvedbo lahko te informacije zberete iz različnih tabel in jih sestavite za prikaz v obrazcu ali poročilu.

Poizvedba je lahko zahteva po rezultatih podatkov iz vaše zbirke podatkov ali pa je uporabljena za izvedbo dejanja na podatkih, lahko pa je oboje. S poizvedbami pridobite odgovore na preprosta vprašanja, izvedete izračune s podatki, združite podatke iz različnih tabel ter dodate, spremenite ali izbrišete podatke iz zbirke podatkov.

Obstaja več vrst poizvedb, vendar sta osnovni vrsti:

Obrazci

Forms so primeri prikaza v trgovinah, ki olajšajo ogled ali dostop do elementov zbirke podatkov, ki jih želite. Podobno kot papirnati obrazci so Accessovi obrazci predmeti, prek katerih lahko vi ali drugi uporabniki dodajate, urejate ali prikazujete podatke, shranjene v Accessovi namizni zbirki podatkov. Pomembno je, da obrazec načrtujete z možnostjo uporabe v mislih. Če je na primer namenjen več uporabnikom, vam dobro načrtovan obrazec pomaga, da je vnos podatkov točen, hiter in učinkovit.

Poročila

Poročila ponujajo način za ogled, oblikovanje in povzemanje informacij iz Accessove zbirke podatkov. Ustvarite na primer preprosto poročilo s telefonskimi številkami za vse svoje stike ali poročilo s povzetkom o skupni prodaji po različnih regijah in časovnih obdobjih.

Poročila so priročna, ko želite predstaviti informacije v zbirki podatkov za:

• prikazati ali porazdeliti povzetek podatkov

• arhivirati posnetke podatkov

• ponuditi natančne informacije o posameznih zapisih

• ustvariti oznake

Makri

Makro je orodje, ki omogoča avtomatizacijo opravil in dodajanje funkcionalnosti obrazcem, poročilom in kontrolnikom. Če na primer dodate ukazni gumb obrazcu in povežete dogodek gumba OnClick z makrom, ta izvede ukaz vsakič, ko kliknete gumb.

V Accessu je na voljo okolje za načrtovanje, s pomočjo katerega lahko ustvarite makre. S poenostavljenim programskim jezikom ustvarite seznam dejanj, ki jih želite izvesti. Nekatera dejanja zahtevajo dodatne informacije, na primer polje, ki ga želite prikazati. Okolje načrtovanja omogoča lažje ustvarjanje makrov, ko izbirate med seznami dejanj in vnašate informacije.

Makri se uporabljajo za avtomatizacijo niza dejanj, spreminjanje podatkov v zbirki podatkov in še več. V pogledu načrta makri zagotavljajo podnabor ukazov, ki so na voljo v programu VBA (VBA). Večina ljudi lažje ustvari makro za dodajanje funkcionalnosti obrazcem, poročilom in kontrolnikom kot pisanje kode VBA, vendar jih lahko vedno pretvorite v VBA v pogledu načrta.

Recimo, da želite odpreti poročilo neposredno v enem od obrazcev za vnos podatkov. V obrazec dodajte gumb in nato ustvarite makro, ki odpre poročilo. Makro je lahko samostojen (poseben predmet v zbirki podatkov), ki ga nato povežete z dogodkom gumba OnClick, ali pa ga vdelate neposredno v dogodek OnClick samega gumba. V obeh primerih se ob kliku gumba zažene makro, ki odpre poročilo.

Moduli

Moduli so koda VBA, ki jo napišete za avtomatizacijo opravil v aplikaciji in izvajanje višjih končnih funkcij. Module napišete v programskem jeziku VBA. Modul je zbirka deklaracij, izjav in postopkov, ki so shranjeni skupaj kot enota.