Ustvarjanje poizvedb z več kot enim virom podatkov

Poskusite!

Če želite dobiti želene odgovore, pogosto ustvarite poizvedbe, ki zbirajo informacije iz več kot ene tabele ali iz kombinacije tabel in poizvedb.

Uvod v združitve

Včasih morate za odgovor na vprašanje uporabiti podatke iz več virov (tabele ali poizvedbe). Morda si želite na primer ogledati, koliko strank v določeni regiji je naročilo določen izdelek.

Ko dodate več virov podatkov, Access uporabi obstoječe, določene relacije med njimi ali ustvari združitve med njimi za namene poizvedbe. Združitev je preprosto vrsta relacije med viri podatkov v poizvedbi.

Notranja združevanja

Večina združevanj je notranjih združevanj. To je v nasprotju z zunanjimi združevanji, ki so obravnavana v Ustvarjanje poizvedbah z zunanjimi združevanji.

Notranje združevanje vrne podatke iz enega vira le, ko najde ujemajoče se zapise v drugem viru. Če na primer prikažete poizvedbo po informacijah o izdelkih in naročilih, so prikazani le podatki za izdelke, ki imajo ujemajoči se vrstni red.

Samozdruževanje

Samozdruževanje združi dve kopiji iste tabele ali poizvedbe. Uporabite ga za združevanje zapisov iz iste tabele, ko so v združenih poljih ujemajoče se vrednosti.

Recimo, da imate tabelo »Zaposleni«, v kateri so navedeni vsi zaposleni v vaši organizaciji, vključno z upravitelji. V tabeli je polje »Poročila za«, ki vsebuje ID vodje zaposlenega.

Če želite poiskati ime vodje zaposlenega, poiščite zaposlenega v tabeli, poiščite ID upravitelja v polju Poročila v in nato poiščite ID vodje v istem polju Zaposleni. Nancy na primer poroča upravitelju, katerega ID zaposlenega je 5 – to je Steven Thorpe.

Če želite avtomatizirati to opravilo, dvakrat dodajte tabelo »Zaposleni« v poizvedbo in nato ustvarite samozdruževanje. Ko vir podatkov dodate drugič, Access imenu drugega primerka doda _1. Če na primer dvakrat dodate tabelo »Zaposleni«, se drugi primerek imenuje Employees_1. Če želite prikazati imena upraviteljev za vsakega zaposlenega, ustvarite združitev med poljema »Poročila za« v tabeli »Zaposleni« in poljem »ID zaposlenega« Employees_1 tabeli.

1. Dodajte vire podatkov

• Izberite Ustvarjanje > poizvedbe.

Dodajte vse tabele in poizvedbe, ki jih potrebujete kot vire podatkov. Ne skrbite. Če ga pozabite, lahko pozneje še vedno dodate več virov podatkov.)

Viri podatkov lahko vključujejo tabele, iz katerih želite prikazati informacije (na primer tabelo z izdelki), in tabele z informacijami, ki jih morate uporabiti za pogoje.

Ne pozabite, da so obstoječe, shranjene poizvedbe na voljo tudi kot viri podatkov. Če ste na primer že ustvarili poizvedbo za iskanje vseh naročil za dani mesec, uporabite to poizvedbo in tabelo izdelkov, da prikažete vse izdelke, prodane v danem mesecu.

2. Združevanje povezanih virov podatkov

• Če želite sami dodati združitev, povlecite polje iz enega vira podatkov v ustrezno polje v drugem viru podatkov. Access privzeto ustvari notranje združevanje.

Za večino relacij Access ustvari notranje združevanje. Če ste določili, da je referenčno integriteto treba vsiliti, je vključena. Toda v nekaterih primerih Access ne ustvari združitve, ki jo potrebujete. Če na primer dodate obstoječe poizvedbe v novo poizvedbo in niste ustvarili relacij, Access ne ustvari samodejno združitev.

3. Dokončajte poizvedbo

• Upoštevajte običajne korake za ustvarjanje poizvedbe: dodajte izhodna polja, dodajte pogoje in zaženite ali shranite poizvedbo. Če želite izvedeti, kako to naredite, Ustvarjanje osnovne poizvedbe.

Želite več?

Izobraževanje za Excel

Izobraževanje za Outlook