Pregled: upravljanje mesta, dovoljenje in skupna raba za lastnike mest

Ustvarjanje podmesta

Morda boste želeli članom skupine omogočiti ustvarjanje podmest pod mestom skupine za uporabo v določenih projektih.

Možnost spontanega ustvarjanja novih podmest je lahko v veliko korist skupini, vendar lahko neomejeno ustvarjanje spletnih mest pride iz roke. Ko se podmesta prosto razmnožejo, lahko pride do težav. Primer:

• Uporabniki težko najdejo pravo podmesto ali se prepričajo, ali ga imajo.

• Podatke je mogoče podvojiti na več podmestih, pri tem pa uporabiti drag prostor za shranjevanje in ohraniti podvojene napore.

• Zastareli podatki so lahko na podmestih, morda leta, in so prikazani med rezultati iskanja. Težko je izvedeti, katera različica informacij je pravilna.

• Upravljanje dovoljenj za več podmest lahko postane glavni opravki, uporabniki pa se lahko nenamerno udejanijo z dostopom do informacij, ki jih res ne bi smeli imeti.

• Ko zaposleni zapustijo skupino, so morda podmesta, ki jih ustvarijo, opuščena, kar povzroča zmedo in onemogočanje rezultatov iskanja za preostale uporabnike spletnega mesta.

Čas in energijo lahko prihranite, če nastavite nekatere pravilnike za ustvarjanje mesta, ki na naslednjih področjih:

• Kdo lahko ustvarja podmesta?

• Ali je treba nova podmesta odobriti vnaprej? V tem primeru kakšna so merila za odobritev in kdo dodeli odobritev?

• Ali naj nova podmesta uporabljajo uveljavljene predloge in teme?

• Koliko informacij je lahko shranjenih na spletnem mestu? To pomeni, koliko prostora na disku strežnika lahko traja?

• Kakšna so pravila za vključevanje strategij za krmarjenje na spletnem mestu?

• Kako dolgo naj bodo informacije shranjene na podmestih, preden bodo izbrisane ali arhivirane?

Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje mesta ali podmesta.

Upravljanje dovoljenj

Celovitost, zaupnost in zasebnost informacij organizacije, ki so ključnega pomena, so v tem, kako varno je vaše spletno mesto – še posebej, komu želite dodeliti dostop do svojega spletnega mesta.

Dodeljevanje in omejevanje dostopa do spletnega mesta se imenuje upravljanje dovoljenj in je ena od najpomembnejših odgovornosti kot lastnik mesta.

V nadaljevanju je nekaj namigov, ki jih morate upoštevati pri razvoju strategije dovoljenj.

• Upoštevajte načelo najmanjše pravice: dodelite ljudem najnižje ravni dovoljenj, ki jih potrebujejo za izvajanje dodeljenih opravil.

• Omogočite osebam dostop tako, da jih dodate v standardne, privzete skupine (kot so člani, obiskovalci in lastniki). Povečajte število članov v članih ali skupinah »Obiskovalci« in omejite število oseb v skupini »Lastniki«.

• Z dedovanjem dovoljenj ustvarite čisto hierarhijo, ki je preprosta za ponazoritev. To pomeni, da se izogibajte dodeljevanju dovoljenj posameznikom, namesto dela s skupinami. Če je mogoče, podmesta preprosto podedujejo dovoljenja od mesta skupine, namesto da bi imela enolična dovoljenja.

• Organizirajte vsebino, da boste lahko izkoristili prednosti dedovanja dovoljenj: Premislite o segmentacije vsebine po varnostni ravni – ustvarite mesto ali knjižnico posebej za občutljive dokumente, namesto da bi jih raztreseni v večji knjižnici in zaščiteni z enoličnimi dovoljenji.

Če želite več informacij o nastavljanju dovoljenj , glejte Razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu ali Urejanje dovoljenj za seznam, knjižnico ali posamezen element.

Informacijska arhitektura

Arhitektura informacij spletnega mesta je podobna kazalu vsebine knjige: Določa, kako so informacije na tem spletnem mestu – spletne strani, dokumenti, seznami in podatki – organizirane in predstavljene uporabnikom mesta. Arhitektura informacij je pogosto zapisana kot hierarhični seznam vsebine mesta, ključne besede iskanja, podatkovni tipi in drugi koncepti.

Če želite ustvariti arhitekturo informacij, morate analizirati informacije, ki bodo predstavljene na spletnem mestu. Tukaj je nekaj vprašanj, ki jih lahko uporabite za razvoj arhitekture informacij:

• Kakšno vrsto vsebine boste imeli na spletnem mestu? Kako se prevede v podmesta, sezname, knjižnice in tako naprej?

• Kako bodo informacije predstavljene na spletnem mestu?

• Kako se bodo uporabniki mesta premikali po spletnem mestu?

• Kako bodo informacije namenjene določenemu občinstvu?

• Kako bo iskanje konfigurirano in optimizirano?

Del arhitekture informacij lahko vključuje razvrstitev informacij.

Če ima informacija, s katero se ukvarjate, visoko vrednost za podjetje, zahteva posebno varnost ali pa so zajete v predpisih o skladnosti s predpisi, boste morda želeli nastaviti razvrstitev sheme za prepoznavanje določenih vrst vsebine, ki jih je treba skrbno upravljati.

Ko informacije organizirate v določene sezname in knjižnice, lahko s funkcijami upravljanja upravljate način upravljanja vsebine. Primer:

Zahtevanje rezervacijo datotek

Ko zahtevate rezervacijo datoteke, zagotovite, da lahko datoteko ureja le ena oseba, dokler ni sproščena. Zahteva za rezervacijo dokumentov preprečuje, da bi več oseb hkrati spremenilo dokument, kar lahko povzroči spore pri urejanju in povzroči zmedo. Z zahtevo za rezervacijo lahko člane skupine tudi opomnite, naj dodajo pripombo, ko rezervirajo datoteko, tako da lahko lažje spremljate, kaj se je spremenilo v posamezni različici. Za več informacij glejte Nastavitev knjižnice za rezervacijo datotek.

Sledenje različicam

Če želite ohraniti prejšnje različice datotek, lahko s knjižnicami sledite datotekam, jih shranite in obnovite. Izberete lahko, da želite slediti vsem različicam na enak način. Lahko pa nekatere različice označite kot glavne, na primer dodate novo poglavje priročniku in nekatere različice kot podrazličice, na primer popravite črkovalno napako. Za lažje upravljanje prostora za shranjevanje lahko izberete število posameznih različic, ki jih želite shraniti. Če želite več informacij shranjevanju različic, si oglejte Delovanje shranjevanja različic na seznamu ali v knjižnici.

Življenjski cikel in ukinitev spletnega mesta

Mesta, kot so delovni deli dokumenta in mesta za razprave, se običajno prenehajo odzivati, ko niso več uporabna, pri tem pa se uporabljajo dragocen prostor za shranjevanje in iskanje rezultatov iskanja. Priporočamo, da nastavite urnik za pregledovanje spletnih mest in njihove vsebine (vsaj enkrat na leto), da preverite, ali jih je vredno držite.

Upoštevajte tudi, da večji model upravljanja vaše organizacije morda ni na voljo za zastarela spletna mesta. Skrbnik lahko na primer samodejno izbriše spletna mesta, ki niso bila nedotaknjena 90 dni. Kot lastnik mesta boste prejeli e-poštno opozorilo, da se bo to zgodilo. Če želite več informacij o pravilnikih o življenjskem ciklu in ukinitve, glejte Pravilniki o zaprtju mesta.