Príručka o ochrane osobných údajov pre osobné prehľady

Kľúčové princípy

Ako používateľ Viva Insights vidíte svoje vlastné údaje len vy.
Údaje sa ukladajú a vypočítajú v poštovej schránke Exchange Online.
Kedykoľvek sa môžete prihlásiť a odhlásiť sa.
Osobné prehľady v službe Viva Insights vám nezobrazujú žiadne osobné informácie o spolupracovníkov nad rámec toho, čo už môžete vidieť v Outlooku a teams.

Kľúčové body ochrany osobných údajov

Osobné prehľady v Viva Insights nie sú navrhnuté tak, aby umožňovali hodnotenie, sledovanie, automatizované rozhodovanie, profilovanie ani monitorovanie. Viva Insights poskytuje osobné prehľady prostredníctvom aplikácie Viva Insights v aplikácii Microsoft Teams a na webe, doplnok Insights Outlook, Viva e-maily s prehľadom, e-maily s prehľadom a vnorené návrhy v Outlooku. Osobné prehľady v Viva Insights neobsahujú mechanizmus ani možnosť, ktorá by umožňovala prístup k prispôsobeným informáciám, ktoré sa zobrazujú v týchto priestoroch, pokiaľ ich nezdieľate zámerne a nezávisle. Osobné údaje prehľadov poskytované Viva Insights nemožno použiť na automatizované rozhodovanie ani profilovanie.
Osobné prehľady v Viva Insights neposkytujú zamestnancom prístup k novým osobným údajom o iných spolupracovníkov. Viva Insights skonvertuje údaje na osobné prehľady tým, že vykonáva výpočty s informáciami, ktoré vygenerujete, len tak, že prejdete na pracovný deň. Väčšina údajov, ktoré vidíte v osobných prehľadoch z Viva Insights je jednoducho agregácia informácií, ku ktorým už máte prístup, ale že bez určitej podpory nebudete môcť rýchlo vykonávať výpočty.
Osobné prehľady v Viva Insights údajoch sa spracúvajú a ukladajú v poštovej schránke Exchange Online zamestnanca. Viva Insights spracúva údaje z týchto zdrojov na získanie osobných prehľadov: Exchange Online e-maily a údaje kalendára, chatovanie a signály hovorov z Skype for Business a z aplikácie Teams. Viva Insights ukladá a spracúva tieto údaje v poštovej schránke každého zamestnanca Exchange Online.
Osobné prehľady v Viva Insights podporujú dodržiavanie všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR). Spoločnosť Microsoft navrhla osobné prehľady v Viva Insights na podporu potrieb vašej organizácie dodržiavať požiadavky nariadenia GDPR.

Dôležité: Tento článok sa zaoberá e-mailom brífingu. Pozastavili sme odosielanie e-mailov s brífingom, aby sme mohli vykonať určité vylepšenia. Naďalej máte prístup k Viva Insights doplnku Outlooku alebo k aplikácii Viva Insights v aplikácii Teams a na webe, aby ste mali k dispozícii kľúčové funkcie, kým sa táto služba neobnoví. Ďalšie informácie o tejto zmene nájdete v téme Pozastavenie brífingu.

Dôležité: Tento článok sa zaoberá aj e-mailom služby Digest. Od konca marca 2024 ponecháme e-maily služby Digest, ktoré sa zvyčajne odosielajú dvakrát mesačne. Všetok obsah z e-mailov služby Digest bude naďalej k dispozícii v aplikácii Viva Insights v aplikácii Teams alebo na webe. Prehľady údajov môžete bez problémov aj naďalej skúmať a analyzovať. Ďalšie informácie o tejto zmene nájdete v e-mailovej pauze služby Digest.

Kde zobraziť osobné prehľady

Osobné prehľady v Viva Insights:

Ochrana osobných údajov v aplikácii Viva Insights v aplikácii Teams a na webe

Keď sa údaje spracúvajú v aplikácii Microsoft Viva Insights, spoločnosť Microsoft chráni súkromie zamestnancov a plne dodržiava miestne predpisy, ako je napríklad Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR). Viva Insights chráni súkromie nasledujúcimi spôsobmi:

Osobné a súkromné – obsah v prehľadoch je osobný, súkromný, k dispozícii len pre vás. Nikto iný vo vašej organizácii k nemu nemá prístup.
Údaje každého používateľa sú súkromné – Viva Insights neobsahujú žiadne nové osobné údaje o nikom inom vo vašej organizácii. Prehľady a akcie sú založené na informáciách, ktoré ste vy a vaša organizácia vygenerovali, len tak, že prejdete na bežný pracovný deň. Vaše prehľady sú založené na informáciách, ku ktorým už máte prístup, ale nemôžete ich rýchlo agregovať bez pomoci.
Zabezpečenie poštovej schránky – Viva Insights používa Exchange Online údaje a procesy e-mailu a kalendára a ukladá všetky prehľady alebo akcie do poštovej schránky Exchange Online, takže exchange vytvára a vynucuje zabezpečenie údajov.
Súlad s GDPR – spoločnosť Microsoft pri poskytovaní prehľadov a akcií v aplikácii dodržiava GDPR.

Ako to funguje

Osobné prehľady a akcie v aplikácii Microsoft Viva Insights sú založené na údajoch vašej Exchange Online poštovej schránky, ako sú napríklad e-maily a údaje kalendára. Prehľady sú odvodené z údajov, ktoré sú už k dispozícii vo vašej poštovej schránke Exchange Online. Ak napríklad chcete určiť, aké záväzky ste vytvorili voči ostatným, môžete manuálne skontrolovať každý e-mail vo svojej poštovej schránke. Aplikácia Viva Insights vás jednoducho ušetrí z tohto zdĺhavého procesu.

Typy údajov

Viva Insights poskytuje osobné prehľady s nasledujúcimi typmi údajov.

Údaje poštovej schránky – e-mail, kalendár, chat a aktivita hovorov, ktoré generujete pomocou služby Microsoft 365, ako je napríklad čas strávený na schôdzach alebo e-mailoch, ktoré odošlete konkrétnej osobe alebo skupine.
Prírastkové údaje – údaje, ktoré by inak pre vás boli nedostupné, ale sú prezentované v agregovanom formulári určenom na ochranu osobných údajov.

Údaje poštovej schránky

Údaje poštovej schránky predstavujú informácie, ku ktorým už máte prístup jednoduchým prechodom na svoju prácu, ako je napríklad odosielanie e-mailov, usporiadanie schôdzí alebo chatovanie so spolupracovníkmi. Viva Insights procesy a zobrazuje informácie spôsobmi, ktoré ich robia použiteľnými.

Napríklad Viva Insights poskytuje zobrazenia, ktoré vám umožnia rýchlo pochopiť, koľko času trávite na schôdzach a v e-mailoch každý deň, s kým najčastejšie spolupracujete, s kým strácate kontakt a s kým ste prijali záväzky a požiadavky.

Tieto informácie môžete vykonať. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že trávite príliš veľa času na schôdzach a prijmete osobný cieľ prevádzkovania efektívnejších schôdzí.

Osobné prehľady sú odvodené z údajov, ktoré sú už k dispozícii na týchto miestach:

Poštová schránka Exchange Online
Vaša aktivita v dokumentoch OneDrivu a SharePointu
História chatov a hovorov z aplikácie Teams a z Skype for Business

Viva Insights jednoducho použije niektoré základné výpočty a pravidlá, aby boli tieto údaje lepšie použiteľné. Údaje poštovej schránky sa ukladajú priamo do poštovej schránky Exchange Online.

Ak napríklad chcete zistiť, ktorí kolegovia vám odoslali najviac e-mailov za posledný týždeň, môžete tak technicky urobiť bez Viva Insights manuálnym počítaním e-mailov od spolupracovníkov v priečinku doručenej pošty. Podobne môžete určiť priemerný čas odozvy spolupracovníkov na e-maily, ktoré ste im odoslali, pomocou informácií o časovej pečiatke, ktoré sú ľahko dostupné vo vašej poštovej schránke. Viva Insights vám ušetrí problém s vykonávaním týchto zdĺhavých výpočtov.

Prírastkové údaje

V niekoľkých prípadoch vám osobné prehľady v Viva Insights poskytnú deidentifikované informácie o iných ľuďoch, ktorí by im inak neboli k dispozícii, napríklad o rýchlosti čítania e-mailov.

Rýchlosti čítania e-mailov

Viva Insights sleduje percento príjemcov, ktorí otvorili e-mailovú správu (v doplnku Outlooku) pre e-mail, ktorý ste odoslali piatim alebo viacerým ľuďom.

Aby sa zachovala ochrana osobných údajov, Viva Insights nesleduje mieru čítania správ odoslaných menej ako piatim ľuďom. Viva Insights tiež nezobrazuje čítať sadzby "0 percent" alebo "100 percent", pretože by to umožnilo ľuďom, aby konečné závery o jednotlivých spolupracovníkov akcie. Namiesto toho sa miera čítania v týchto prípadoch zobrazí ako rozsah, ktorý zahŕňa prahovú hodnotu, ktorá závisí od počtu príjemcov e-mailu.

Táto metrika sa vypočíta na základe príznaku "čítať" v Exchange Online. Niektorým ľuďom sa správy pri otvorení správy na table ukážky Outlooku označia príznakom "prečítané". Ostatným používateľom môže byť potrebné dvojitým kliknutím správu otvoriť a označiť ju ako prečítanú.

Toto nastavenie môžete ovládať v nastaveniach Outlooku. Ak chcete tieto signály zobraziť v poštovej schránke odosielateľa, príznak prečítané sa skopíruje v prostredí služby Microsoft 365 a potom sa doručí do poštovej schránky odosielateľa.

Súlad s nariadením GDPR

Rovnako ako v prípade celého balíka Služby Microsoft 365, Viva Insights pomáha pri dodržiavaní požiadaviek GDPR. Napríklad Viva Insights podporuje nasledovné:

Zabezpečenie a ochrana osobných údajov používateľov – Insights vyžaduje Exchange Online licenciu a všetky údaje sú uložené v poštovej schránke Exchange Online zamestnancov. Vypočítané metriky, ako sú napríklad úlohy, sa pripoja do poštovej schránky. Aplikácia Viva Insights teda túto povinnosť spĺňa z dôvodu Exchange Online splnenia povinnosti:
- Spoločnosť Microsoft nebude ťažiť zákaznícke údaje v Exchange Online na reklamné účely.
- Spoločnosť Microsoft dobrovoľne nezverejní údaje o zákazníkoch Exchange Online orgánom činným v trestnom konaní.
- Spoločnosť Microsoft bude spĺňať všetky požiadavky týkajúce sa šifrovania Exchange Online údajov a implementovať ovládacie prvky s cieľom znížiť bezpečnostné riziká a zabezpečiť kontinuitu činností, ako je popísané v normách ISO 27001 a 27018.
Upozornite používateľov v prípade zistenia porušenia – spoločnosť Microsoft upozorní kontakty na ochranu osobných údajov zákazníkov do 72 hodín od zistenia porušenia štandardnými prevádzkovými postupmi reakcie na incidenty v službe Microsoft 365.
Akceptovať žiadosti používateľov o export, odstránenie alebo obmedzenie spracovania osobných údajov – spoločnosť Microsoft podporuje žiadosti používateľov, ako sú napríklad žiadosti o export alebo odstránenie údajov.

Ďalšie informácie nájdete v súlade s nariadením GDPR.