Pridanie udalosti Mimo pracoviska do outlookového kalendára ostatných používateľov

Krok 1: Pridanie časového úseku svojej dovolenky do kalendárov spolupracovníkov

Keď označíte vo svojom kalendári časový úsek ako „mimo pracoviska“, vaši spolupracovníci to zistia, keď sa pokúsia naplánovať s vami schôdzu. Nebolo by však lepšie, keby ste mohli informovať každého vopred o svojom čase mimo pracoviska bez vplyvu na stav ich označenia voľného času alebo zbytočného zapĺňania ich kalendárov? Môžete tak urobiť nastavením svojich informácií tak, aby sa zobrazovali v kalendároch spolupracovníkov ako celodenná udalosť, ale na rozdiel od normálnej celodennej udalosti, ktorá je obyčajne nastavená na stav Nemám čas, sa táto celodenná udalosť zobrazí ako voľný čas. Nastavenie stavu voľného času vašich spolupracovníkov to neovplyvní.

1. V kalendári na karte Domov vyberte položku Nová schôdza.

   Tip: Stlačením kombinácie klávesov CTRL + SHIFT + Q môžete tiež použiť klávesovú skratku na vytvorenie novej žiadosti o schôdzu.

2. Do poľa Názov zadajte popis a v prípade potreby zadajte umiestnenie do poľa Miesto .

3. V zoznamoch Čas začatia a Čas ukončenia vyberte začiatok a koniec času mimo pracoviska. V prípade dovoleniek sú to obvykle celé dni. V takom prípade začiarknite políčko Celodenná udalosť.

   Poznámka: Outlook na plánovanie predvolene používa aktuálne nastavenie časového pásma v počítači. Ak chcete naplánovať svoj čas mimo pracoviska na základe iného časového pásma, začiarknite políčko Časové pásma a vyberte príslušné časové pásmo.

4. V skupine Účastníci v časti Možnosti odpovede v rozbaľovacom tlačidli zrušte začiarknutie políčka Požadovať odpovede .

5. V skupine Možnosti v časti Zobraziť ako vyberte v rozbaľovacom zozname možnosť Voľný čas. Ak ste už špecifikovali, že ide o celodennú udalosť, v zozname Zobraziť ako bude automaticky nastavená možnosť Voľný čas.

   Dôležité: 

   • Skontrolujte, či má nastavenie Zobraziť ako hodnotu Voľný čas. To umožní príjemcom žiadosti o schôdzu prijať žiadosť o schôdzu a pridať čas vašej dovolenky do svojich kalendárov, no v ich kalendároch sa nebude blokovať žiadny časový úsek. Kalendár príjemcu bude naďalej zobrazovať dostupnosť na plánovanie počas vašej dovolenky.

   • Pri výbere celodennej udalosti je časom začiatku udalosti polnoc. Ak nechcete, aby vaši spolupracovníci prijali upozornenia v nevhodnom čase, nastavte položku Pripomenutie na možnosť Žiadne.

6. Zadajte ľubovoľné informácie, ktoré chcete s príjemcami zdieľať.

7. Pridajte určených príjemcov do povinného alebovoliteľného riadka .

8. Ak upozorňujete ľudí na sériu opakovaných opakovaní, že budete mimo pracoviska, v skupine Možnosti vyberte položku Opakovanie, vyberte spôsob opakovania a potom vyberte tlačidlo OK.

9. Vyberte položku Odoslať.

Keď odošlete túto žiadosť o schôdzu s hodnotou poľa Zobraziť ako nastavenou na možnosť Voľný čas, udalosť sa zobrazí vašim spolupracovníkom v kalendároch Outlooku na začiatku programu každého dňa – je to vizuálne pripomenutie, ktoré neblokuje žiadny časový úsek pracovného času.

Krok 2: Blokovanie časového úseku dovolenky vo svojom kalendári

Ak ste postupovali podľa pokynov uvedených v predchádzajúcej časti, vami odoslaná žiadosť o schôdzu bola označená ako voľný čas, aby nedošlo k blokovaniu času v kalendároch ostatných osôb. Tento čas je však vo vašom kalendári takisto označený ako voľný čas. Teraz musíte vytvoriť pre seba ďalšiu plánovanú činnosť, aby ostatní videli, že nie ste v uvedenom čase k dispozícii.

Bežnou chybou je otvoriť položku žiadosti o schôdzu v kalendári a po odoslaní pôvodnej žiadosti zmeniť nastavenie Zobraziť ako z možnosti Voľný čas na Mimo pracoviska . Keď to však urobíte, každému, komu ste odoslali žiadosť o schôdzu, sa odošle aktualizácia, ktorá sa zmení na režim "Mimo pracoviska" a zruší kroky, ktoré ste vykonali, aby ste sa tomu vyhli. V kalendári musíte vytvoriť duplicitnú plánovanú činnosť s nastavením Zobraziť ako nastaveným na možnosť Mimo pracoviska.

Keď ostatní používajú kalendár Outlooku na plánovanie schôdzí a iných udalostí, zobrazí sa im vaša dostupnosť, ak ste tomu zmenou povolení pre svoj kalendár nezabránili. Plánované činnosti, schôdze a udalosti majú obvykle pole Zobraziť ako nastavené na hodnotu Nemám čas. Môžete tiež vytvoriť položky s nastavením Zobraziť ako mimo pracoviska. Položky nastavené na Mimo pracoviska sa považujú za podobné položkám nastaveným na hodnotu Nemám čas – niekto by nemal očakávať, že budete v tom čase k dispozícii. Tieto dva typy sa vizuálne líšia – položky nastavené na možnosť Mimo pracoviska sa zobrazujú s fialovou farbou, položky nastavené na hodnotu Nemám čas sú označené modrým farebným motívom. Tento rozdielny vzhľad pomáha graficky znázorniť, prečo nie ste k dispozícii. Môže sa napríklad stať, že budete môcť premiestniť konfliktnú položku Nemám čas , ale pravdepodobne nebudete môcť alebo nechcete zmeniť položku Mimo pracoviska , ako je napríklad dovolenka.

1. V kalendári vyberte na karte Domov položku Nová plánovaná činnosť.

2. Do poľa Názov zadajte názov svojho časového voľna.

3. V ponukách Čas začatia a Koniec vyberte dátumy začiatku a konca času.

4. Začiarknite políčko Celodenná udalosť.

5. Zmeňte nastavenie Zobraziť ako na Mimo pracoviska.

6. Vyberte položku Uložiť & Zavrieť.