Použitie šablóny lokality na správu projektov v SharePointe

Najprv postupujte podľa pokynov na pridanie šablóny na novú alebo existujúcu lokalitu.

Preskúmajte vopred vyplnený obsah lokality, webové časti a stránky a rozhodnite sa, ktoré prispôsobenia lokalít budú potrebné na zosúladenie so značkou, hlasom a celkovým obchodným cieľom vašej organizácie. 

Vopred vyplnená lokalita, zoznam a obsah šablóny príspevku s novinkami:

• Domovská stránka – poskytuje miesto prvého kontaktu pre tímy na jednoduché zdieľanie obsahu, spoluprácu a získavanie aktualizácií projektu

• Kalendár – zobrazuje tímový kalendár Outlooku

• Project tracke r list - Keep track of all work progress related to the upcoming project. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Zoznam sledovania problémov – sledujte všetky problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť pri projekte.  Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Knižnica dokumentov – jednoduchý a zabezpečený prístup k súborom projektu

• Kôš – poskytuje prístup k nedávno zahodeným obsahu súvisiacemu s projektom 

• Šablóna správy o stave – Pomocou tejto predpripravnej šablóny môžete jednoducho publikovať správy o stave projektu pre svoj tím. Prispôsobte túto šablónu príspevku s novinkami úpravou zoznamu textových a obrázkových webových častí.

Po pridaní šablóny lokality na správu projektov je čas prispôsobiť si ju a vytvoriť vlastnú. Ak chcete začať upravovať lokalitu, vyberte položku Upraviť v pravom hornom rohu. Teraz môžete začať upravovať všetky webové časti a ďalšie prvky na lokalite. 

Kontrola stavu projektu a zoznamov sledovania problémov – pomocou webovej časti Hlavného banera môžete členov tímu aktualizovať o stave projektu. Odpočítavanie do spustenia projektu – pomocou webovej časti Časovač odpočítavania dajte členom tímu vedieť, koľko času zostáva na prípravu na spustenie projektu. Zvýraznite často používané zdroje – webová časť Knižnica dokumentov slúži na poskytnutie rýchleho prístupu k tímovým zdrojom a súborom.  Kontrola nedávnej aktivity tímovej lokality – na zobrazenie nedávno zobrazeného obsahu ostatnými členmi tímu použite webovú časť Aktivita lokality. Zobrazenie zoznamu plánov a termínov projektu – webová časť Udalosti sa používa na vytvorenie zoznamu dôležitých termínov tímu. Zdieľanie tímových noviniek a oznámení – webová časť Správy sa používa na publikovanie tímových oznámení a príležitostí na udalosti. Uveďte zoznam najčastejšie používaných nástrojov – pomocou webovej časti Rýchle prepojenia zjednodušte spoluprácu zostavením zoznamu najčastejšie používaných nástrojov pre projekt.  Poskytnutie prístupu ku kľúčovým kontaktom – webová časť Ľudia slúži na vytvorenie zoznamu hlavných kontaktných miest na riadenie projektov.

Prispôsobte vzhľad lokality, navigáciu lokality, webové časti a obsah tak, aby vyhovovali potrebám používateľov a organizácie. Pri prispôsobovaní sa uistite, že lokalita je v režime úprav výberom položky Upraviť v pravom hornom rohu lokality. Počas práce môžete zmeny uložiť ako koncept alebo znova publikovať , aby sa úpravy zobrazovali divákom.

1. Zvýraznenie stavu projektu pomocou webovej časti Hlavného banera

1. Začnite výberom webovej časti Hlavný baner a vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

2. Potom vyberte možnosti vrstvy a dlaždice , ktoré najlepšie vyhovujú potrebám organizácie.

Pozrite si rôzne rozloženia a získajte ďalšie informácie o úpravewebovej časti Hlavného banera.

2. Webová časť Časovač odpočítavania sa používa na to, aby členovia tímu vedeli, koľko času ešte zostáva

1. Začnite výberom webovej časti Časovač odpočítavania a vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

2. Pridajte dátum a čas udalosti. 

3. Vyberte formát zobrazenia časovača.

4. Pridajte volanie do akcie zmenou prekrývajúceho textu a pridajte prepojenie na ďalšie informácie.

5. Prispôsobte obrázok pozadia webovej časti výberom položky Zmeniť, výberom zdroja obrázka a výberom položky Vložiť.  

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Časovač odpočítavania.

3. Používanie webovej časti Knižnica dokumentov na poskytnutie rýchleho prístupu k zdrojom

1. Ak chcete zmeniť zdroj zobrazenia alebo priečinka pre webovú časť Knižnica dokumentov, vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

2. Ak chcete upraviť priečinky, označenia a obsah knižnice dokumentov, prejdite do knižnice v obsahu lokality. Vykonajte úpravy a obsah sa aktualizuje vo webovej časti.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Knižnica dokumentov.

4. Webová časť Aktivita lokality slúži na zachovanie aktuálnosti tímovej aktivity

1. Začnite výberom webovej časti Aktivita lokality a vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

2. Do poľa s nástrojmi zadajte číslo v časti Zobraziť tento počet položiek súčasne.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Aktivita lokality.

5. Webová časť Udalosti sa používa na sledovanie dátumov a termínov

1. Začnite výberom webovej časti Udalosti a vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

2. Vyberte zdroj.

3. Potom vyberte rozsah dátumov , ktorý sa má zobraziť na lokalite. 

4. Potom vyberte rozloženie.

5. Vyberte maximálny počet položiek , ktoré by mali byť uvedené v tejto webovej časti. 

Ďalšie informácie owebovej časti Udalosti.

6. Webová časť Správy slúži na zdôraznenie oznámení projektového tímu a príležitostí na udalosti.

1. Začnite výberom webovej časti Správy a výberom položky Upraviť vlastnosti ().

2. Potom vyberte zdroj správ, ktorý obsahuje informácie, ktoré chcete zobraziť.

3. Vyberte možnosti Rozloženie, Zobrazenie a Filter , ktoré najlepšie zobrazujú členov tímu organizácie.

4. V časti Usporiadať určte poradie zobrazovania správ.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Správy.

7. Pomocou webovej časti Rýchle prepojenia môžete zostaviť zoznam často používaných nástrojov pre projekt.

1. Prejdite na webovú časť Rýchle prepojenia, vyberte prepojenie a potom položku Upraviť vlastnosti ().

2. V prípade potreby upravte prepojenie, názov, ikonu a popis.

3. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Pozrite si rôzne typy rozložení a možností úprav webovej časti Rýchle prepojenia.

8. Webová časť Ľudia slúži na vytvorenie zoznamu primárnych kontaktných miest pre projekty

1. Začnite odstránením obrázka webovej časti Ľudia.

2. Nájdite panel s nástrojmi () na pravej strane. Vyberte položku Zobraziť všetky webové časti a potom v zozname webových častí vyberte alebo presuňte myšou Ľudia.

3. Vo webovej časti Ľudia vyberte položku Upraviť vlastnosti ().

4. Zadajte meno osoby alebo skupiny a potom vyberte položku Uložiť.

Ďalšie informácie o webovej časti Ľudia.

Prispôsobte nasledujúce stránky v rámci lokality: 

• Project tracke r list - Keep track of all work progress related to the upcoming project. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Zoznam sledovania problémov – sledujte všetky problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť pri projekte.  Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Šablóna správy o stave – Prístup k tejto šablóne získate v nastaveniach a potom v obsahu lokality. Pomocou tejto predpripravnej šablóny môžete jednoducho publikovať správy o stave projektu pre svoj tím. Prispôsobte túto šablónu príspevku s novinkami úpravou zoznamu textových a obrázkových webových častí.

Prispôsobenie vzhľadu a navigácie lokality

Pred zdieľaním lokality s inými používateľmi zabezpečte, aby používatelia mohli lokalitu nájsť, jednoducho prechádzať prepojeniami a stránkami a rýchlo pristupovať k obsahu lokality.

• Upravte knižnice dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahrávaním prostriedkov.

• Upravte a prispôsobte navigáciu na lokalite.

• Zmeňte vzhľad lokality prispôsobením motívu, loga, rozloženia hlavičky a vzhľadu lokality.

• Pridajte alebo odstráňte stránky na tejto lokalite alebo na navigáciu na lokalite , aby sa prispôsobili existujúcemu obsahu.

• Vyberte priradenie tejto lokality k centrálnej lokalite v rámci vašej organizácie alebo pridajte túto lokalitu do existujúcej navigácie centrálnej lokality v prípade potreby.

Zdieľajte svoju lokalitu s ostatnými po tom, ako ste lokalitu prispôsobili, skontrolovali a publikovali konečný koncept. 

1. Vyberte položku Nastavenia a potom položkuPovolenia lokality.

2. Potom vyberte položku Pozvať ľudí, potom vyberte položku Pridať členov do skupiny a potom položku Pridať, aby ste udelili úplný prístup k obsahu tímovej lokality, zdieľaným zdrojom, ako je napríklad tímový outlookový kalendár, a práva na úpravu lokality.

3. Potom vyberte položku Pozvať ľudí , potom len zdieľať lokalitu a potom položku Uložiť na zdieľanie lokality, ale nie zdieľané zdroje ani práva na úpravu lokality.

Prečítajte si ďalšie informácie o spravovaní nastavení tímovej lokality, informácií o lokalite a povoleniach.

Po vytvorení a spustení lokality je ďalšou dôležitou fázou udržiavanie obsahu lokality. Uistite sa, že máte plán na udržiavanie aktuálnosti obsahu a webových častí. 

Najvhodnejšie postupy údržby lokality:

• Plán údržby lokality – vytvorte plán na kontrolu obsahu lokality tak často, ako je to potrebné, aby bol obsah stále presný a relevantný.

• Pravidelné uverejňovanie noviniek – distribúcia najnovších oznámení, informácií a stavu v rámci celej organizácie.  Zistite, ako pridať príspevok s novinkami na tímovú lokalitu alebo komunikačnú lokalitu, a ukázať ostatným používateľom, ktorí budú uverejňovať oznámenia o tom, ako môžu používať sharepointové novinky.

• Kontrola prepojení a webových častí – aktualizujte prepojenia a webové časti, aby ste mali istotu, že využívate plnú hodnotu lokality.

• Zlepšenie interakcie pomocou analýzy – zobrazenie používania lokality pomocou vstavanej zostavy údajov o používanína získanie informácií o obľúbenom obsahu, návštevách lokality a ďalších funkciách.

• Pravidelne kontrolujte nastavenia lokality – po vytvorení lokality v SharePointe môžete vykonávať zmeny v nastaveniach, informáciách o lokalite a povoleniach pre danú lokalitu.