Руководство по конфиденциальности для личной аналитики

Личные аналитические сведения в Microsoft Viva Insights помогут вам найти возможности для создания лучших привычек и возврата к управлению своим временем. В этой статье описывается, как Viva Insights использует персональные данные для личной аналитики, где они хранятся, а также способы обеспечения безопасности этих данных. В нем также описывается, как Viva Insights соответствует нормативным требованиям GDPR.

Основные принципы

Как пользователь Viva Insights, только вы можете просматривать собственные данные.
Данные хранятся и вычисляются в почтовом ящике Exchange Online.
Вы можете в любое время принять и отказаться от него .
Личные аналитические сведения в Viva Insights не содержат личных сведений о коллегах, кроме того, что вы уже видите в Outlook и Teams.

Ключевые моменты конфиденциальности данных

Личная аналитика в Viva Insights не предназначена для оценки, отслеживания, автоматического принятия решений, профилирования или мониторинга. Viva Insights предоставляет вам личные аналитические сведения с помощью приложения Viva Insights в Microsoft Teams и в Интернете, надстройки Outlook Insights, Viva дайджестов электронной почты, брифингов и встроенных предложений в Outlook. Личная аналитика в Viva Insights не имеет механизма или параметра, который позволяет любому пользователю, кроме вас, получить доступ к персонализированной информации, отображаемой через эти поверхности, если вы намеренно и независимо не поделились ею. Личные аналитические данные, предоставляемые Viva Insights, не могут использоваться для автоматического принятия решений или профилирования.
Личная аналитика в Viva Insights не предоставляет сотрудникам доступ к новой личной информации о других коллегах. Viva Insights преобразует данные в личную аналитику, выполняя вычисления на основе информации, которую вы создаете только в течение рабочего дня. Большая часть данных, которые вы видите в личных аналитических сведениях из Viva Insights, является просто агрегированием информации, к которой у вас уже есть доступ, но вы не сможете быстро выполнить вычисления без определенной поддержки.
Личная аналитика в Viva Insights данные обрабатываются и хранятся в почтовом ящике Exchange Online сотрудника. Viva Insights обрабатывает данные из этих источников для личной аналитики: Exchange Online данных электронной почты и календаря, чата и сигналов звонков от Skype для бизнеса и Из Teams. Viva Insights хранит и обрабатывает эти данные в Exchange Online почтовом ящике каждого сотрудника.
Личная аналитика в Viva Insights поддерживает соответствие Общего регламента по защите данных (GDPR). Корпорация Майкрософт разработала личную аналитику в Viva Insights для поддержки потребностей вашей организации в соответствии с требованиями GDPR.

Важно: В этой статье рассматривается сообщение электронной почты о брифинге. Мы приостановили отправку сообщений электронной почты брифинга, чтобы внести некоторые улучшения. Вы по-прежнему можете получить доступ к надстройке Outlook Viva Insights или приложению Viva Insights в Teams и в Интернете, чтобы получить доступ к ключевым функциям, пока эта служба не возобновится. Дополнительные сведения об этом изменении см. в статье Приостановка брифинга.

Важно: В этой статье также рассматриваются сообщения электронной почты с дайджестом. Начиная с конца марта 2024 года мы будем приостанавливать дайджест-письма, которые обычно отправляются два раза в месяц. Все содержимое из дайджест-писем по-прежнему будет доступно в приложении Viva Insights в Teams или в Интернете. Вы можете продолжать изучать и анализировать аналитику данных без проблем. Дополнительные сведения об этом изменении см. в статье Дайджест электронной почты приостановки.

Где просмотреть личную аналитику

Личная аналитика в Viva Insights:

Конфиденциальность в приложении Viva Insights в Teams и в Интернете

При обработке данных в приложении Microsoft Viva Insights корпорация Майкрософт защищает конфиденциальность сотрудников и полностью соответствует местным нормативным требованиям, таким как Общий регламент по защите данных (GDPR). Viva Insights защищает конфиденциальность следующими способами:

Личное и частное — содержимое в вашей аналитике является личным, частным и доступным только для вас. Никто в вашей организации не может получить к нему доступ.
Данные всех пользователей хранятся в конфиденциальном режиме. Viva Insights не содержит никаких новых личных сведений о других пользователях в вашей организации. Аналитические сведения и действия основаны на информации, созданной вами и вашей организацией, просто в течение обычного рабочего дня. Ваши аналитические сведения основаны на информации, к которым вы уже имеете доступ, но не можете быстро агрегировать без помощи.
Безопасность почтового ящика. Viva Insights использует Exchange Online данные электронной почты и календаря, а также обрабатывает и сохраняет аналитические сведения или действия в почтовом ящике Exchange Online, поэтому безопасность данных встроена и обеспечивается Exchange.
Соответствие GDPR. Корпорация Майкрософт соответствует GDPR при предоставлении аналитических сведений и действий в приложении.

Как это работает

Личные аналитические сведения и действия в приложении Microsoft Viva Insights основаны на данных почтового ящика Exchange Online, таких как электронная почта и данные календаря. Аналитические сведения основаны на данных, которые уже доступны в почтовом ящике Exchange Online. Например, если вы хотите определить обязательства, взятые на себя перед другими, можно вручную просмотреть каждое электронное письмо в почтовом ящике. Приложение Viva Insights просто избавляет вас от этого мученного процесса.

Типы данных

Viva Insights предоставляет личную аналитику со следующими типами данных.

Данные почтового ящика— Email, календаре, чате и звонках, которые вы создаете с помощью Microsoft 365, например время, которое вы тратите на собрания или сообщения электронной почты, отправляемые определенному человеку или группе.
Добавочные данные . Данные, которые в противном случае были бы недоступны для вас, но представлены в агрегированной форме, предназначенной для защиты конфиденциальности отдельных лиц.

Данные почтового ящика

Данные почтового ящика представляют информацию, к которым у вас уже есть доступ, просто отправляя сообщения электронной почты, организуя собрания или беседуя с коллегами. Viva Insights обрабатывает и показывает информацию способами, которые делают их практическими.

Например, Viva Insights предоставляет представления, которые позволяют быстро понять, сколько времени вы проводите на собраниях и в электронной почте каждый день, с кем вы сотрудничаете больше всего, с кем теряете связь и с кем вы взяли на себя обязательства и запросы.

Вы можете принять меры по этой информации. Например, вы можете решить, что проводите слишком много времени на собраниях, и принять личную цель проведения более эффективных собраний.

Личные аналитические сведения создаются на основе данных, которые уже доступны вам в следующих местах:

Почтовый ящик Exchange Online
Ваши действия в документах OneDrive и SharePoint
Журнал чатов и звонков из Teams и из Skype для бизнеса

Viva Insights просто применяет некоторые базовые вычисления и правила, чтобы сделать эти данные более практическими. Данные почтового ящика хранятся непосредственно в Exchange Online почтовом ящике.

Например, если вы хотите определить, какие коллеги отправили вам больше всего сообщений электронной почты за последнюю неделю, вы можете технически сделать это без Viva Insights, вручную подсчитав сообщения от коллег в папке "Входящие". Аналогичным образом вы можете определить среднее время отклика коллег на отправленные им сообщения, используя сведения метки времени, доступные в почтовом ящике. Viva Insights избавляет вас от необходимости выполнять эти утомительные вычисления.

Добавочные данные

В некоторых случаях личная аналитика в Viva Insights предоставляет сведения о других людях, которые в противном случае не были бы доступны для них, например о скорости чтения Email.

скорость чтения Email

Viva Insights отслеживает процент получателей, открывших сообщение электронной почты (в надстройке Outlook) для сообщений электронной почты, отправленных пятью или более пользователями.

Чтобы сохранить конфиденциальность, Viva Insights не отслеживает скорость чтения сообщений, отправленных менее пяти пользователям. Viva Insights также не показывает скорость чтения "0 процентов" или "100 процентов", так как это позволит людям делать окончательные выводы об отдельных действиях коллег. Вместо этого скорость чтения в таких случаях отображается в виде диапазона, который включает пороговое значение, зависящее от количества получателей сообщения электронной почты.

Эта метрика вычисляется на основе флага чтения в Exchange Online. Для некоторых пользователей сообщения помечаются как "прочитанные" при открытии сообщения в области предварительного просмотра Outlook. Для других пользователей может потребоваться дважды щелкнуть, чтобы открыть сообщение, чтобы пометить его как "прочитанное".

Вы можете управлять этим параметром в параметрах Outlook. Чтобы отобразить эти сигналы в почтовом ящике отправителя, флаг чтения копируется в среде Microsoft 365, а затем доставляется в почтовый ящик отправителя.

Соответствие ТРЕБОВАНИЯМ GDPR

Как и в случае с полным набором Microsoft 365, Viva Insights помогает обеспечить соответствие требованиям GDPR. Например, Viva Insights поддерживает следующее:

Защита и защита персональных данных пользователей. Для аналитики требуется лицензия на Exchange Online, а все данные хранятся в Exchange Online почтовом ящике сотрудников. Вычисляемые метрики, такие как задачи, добавляются в почтовый ящик. Таким образом, приложение Viva Insights отвечает этому обязательству в силу Exchange Online также выполняет обязательство:
- Корпорация Майкрософт не будет добывать данные клиентов в Exchange Online для рекламы.
- Корпорация Майкрософт не будет добровольно раскрывать Exchange Online данные клиентов правоохранительным органам.
- Корпорация Майкрософт выполнит все требования, связанные с шифрованием данных Exchange Online, и реализует средства управления для снижения рисков безопасности и обеспечения непрерывности бизнес-процессов, как описано в стандартах ISO 27001 и 27018.
Уведомлять пользователей в случае обнаружения нарушения. Корпорация Майкрософт уведомит контакты клиентов о конфиденциальности в течение 72 часов после того, как корпорация Майкрософт узнает о нарушении стандартных операционных процедур реагирования на инциденты Microsoft 365.
Выполнение запросов пользователей (DSR) на экспорт, удаление или ограничение обработки персональных данных. Корпорация Майкрософт поддерживает запросы пользователей, такие как запросы на экспорт или удаление данных.

Дополнительные сведения см. в разделе Соответствие GDPR.