Встроенные предложения в Outlook

При создании сообщения электронной почты в Outlook вы можете получить предложения по планированию доставки электронной почты. Дополнительные сведения об этой функции и ее использовании см. в статье Планирование отправки в Outlook.

Когда вы читаете приглашение календаря, вы можете заметить предложение забронировать время для целенаправленной работы. Вы получите это предложение, когда у вас есть большая нагрузка на собрание, чтобы получить больше времени для глубокой работы.

Чтобы добавить время в календарь:

1. Выберите Просмотреть предложенное время в аналитических сведениях. Откроется панель с доступными слотами времени фокусировки каждый день предстоящей недели.

2. Выберите значок календаря, чтобы забронировать время. Чтобы забронировать все указанное время, выберите Забронировать все.

Узнайте больше о времени фокусировки.

При составлении сообщения электронной почты или приглашения календаря в Outlook о предстоящем времени вне работы вы можете получить предложение подготовиться к отгулу. Выберите Планировать , чтобы открыть контрольный список Планирование вашего времени. Используйте контрольный список, чтобы:

• Разрешите все собрания в одном месте с пользовательским сообщением о запланированном отгуле.

• Compose автоматические ответы и уведомить команду о запланированном отгуле.

• Запланируйте время фокусировки, чтобы завершить задачи перед переходом и догнать работу, когда вы вернетесь.

Если приглашение на собрание конфликтует с существующим блоком времени фокусировки, вы можете получить предложение о переносе времени фокуса или предложении нового времени собрания.

Чтобы предложить новое время собрания, выполните приведенные далее действия.

1. Выберите Просмотреть другое доступное время.

2. Выберите блок времени в течение следующей недели, который подходит для вас, который предлагает новое время для организатора собрания.

Чтобы переместить время фокуса, выполните приведенные далее действия.

1. Выберите Переместить блок фокуса.

2. Выберите новый блок фокусировки на предстоящей неделе.

Применимо к: Пользователи с Viva Insights подпиской.

При получении приглашения на собрание может появиться предложение забронировать время подготовки к собранию.

1. Выберите Забронировать время в предложении, которое принимает приглашение. 

2. Откроется панель надстройки. Выберите параметры времени подготовки:

   1. Время: Непосредственно перед собранием, за один день до собрания или последний рабочий день недели перед собранием.

   2. Продолжительность: 15 минут, 30 минут или 1 час.

В зависимости от выбранных параметров Viva Insights ищет пустое место в календаре и назначает встречу с именем "Время подготовки для [название собрания]".

Когда вы получите это предложение:

Viva Insights отображает это предложение при выполнении всех следующих условий:

• Собрание:

  • Имеет 11 или меньше приглашенных.

  • Срок выполнения составляет от 30 до 60 минут.

  • Не повторяется.

  • Не была отменена.

  • Требуется ответ участника.

  • Не является частным.

  • Не имеет состояния "Бесплатный", "Работа в другом месте" или "Прочь".

• Ты:

  • Откройте приглашение на собрание по крайней мере за 15 минут до начала собрания.

  • Иметь не менее 15 минут, доступных для времени подготовки в рабочее время.

  • Не понравился какой-либо участник собрания подготовки подталкивает за последние семь дней.

  • Еще не забронировали время подготовки к этому собранию.

  • Обязательный участник собрания.

  • Не отклонил собрание.

Создание собрания подталкивает вас к тщательному рассмотрению продолжительности, частоты и списка приглашений для дорогостоящих собраний. При создании нового собрания в Outlook оно может вызвать сообщение, чтобы сообщить вам, когда стоимость собрания (длительность x частота x приглашений) становится высокой.  

Вы можете развернуть сообщение, чтобы открыть надстройку Viva Insights, которая предлагает практические предложения. Если вы решите уменьшить частоту или сократить продолжительность, оно немедленно обновит приглашение с помощью новой, менее затратной конфигурации.  

Вы также можете внести собственные изменения. Если вы отправляете это приглашение, а затем ищете то же собрание в карта проверки собрания, оно уже будет помечено как проверенное. 

Область применения. Эта аналитика в настоящее время доступна только для пользователей, зарегистрированных в соответствующем плане обслуживания.

При чтении отправленного сообщения вы можете увидеть аналитические сведения о том, какой процент получателей электронной почты открыл его.

Выберите Просмотреть дополнительные аналитические сведения, чтобы узнать, сколько людей открыли или переадресовали ваше письмо, а также среднее время, затраченное на чтение этого сообщения, а также аналогичные сведения для всех вложений в этом сообщении. Эта информация поможет вам при необходимости следить за получателями и(или) адаптировать стиль общения для выполнения работы.

Область применения : это предложение в настоящее время доступно только для пользователей, зарегистрированных в соответствующем плане обслуживания .

При создании сообщения электронной почты более пяти получателям может появиться предложение с сообщением "Аналитика может отслеживать электронную почту".

Выберите Отслеживать это сообщение, чтобы просмотреть частоту открытия сообщений электронной почты и дополнительную статистику по этому сообщению. Эта информация становится доступной через 15 минут после отправки сообщения электронной почты. Эти сведения можно просмотреть, открыв отправленное сообщение электронной почты или открыв надстройку Аналитика и выбрав Отслеживание открытых ставок электронной почты.