Последняя проверка: 2 декабря 2022 г.
Служба Группы Microsoft 365 работает с инструментами Microsoft 365, которые вы уже используете, а значит, вы сможете сотрудничать с коллегами в создании документов и электронных таблиц, разработке планов проектов, планировании собраний и отправке электронной почты.
В этой статье вы сможете познакомиться с группами, а также найти полезные ссылки для дальнейших действий.
|
Последние новости и видео о Группы Microsoft 365 см. в блогах Office. |
Советы:
-
Если вам нужны сведения об использовании Outlook групп контактов для отправки электронной почты в список пользователей, например группе друзей, см. статью Создание группы контактов или списка рассылки в Outlook для ПК.
-
Чтобы узнать больше о Microsoft Family Safety, а также о том, как семейная группа помогает оставаться на связи с членами семьи и обеспечивает безопасную работу на компьютерах с Windows 10, устройствах Xbox и устройствах с Android, см. статью Семейная группа учетных записей Майкрософт.
Что такое Группы Microsoft 365
С помощью групп Microsoft 365 вы можете выбрать людей для совместной работы и предоставить им общий доступ к настроенной коллекции ресурсов. Ресурсы, такие как общий Outlook папки "Входящие", общий календарь или библиотека документов для совместной работы над файлами.
Вам не придется вручную назначать этим ресурсам разрешения, потому что при добавлении пользователей в группу им автоматически назначаются разрешения, необходимые для доступа к предоставляемым в группе инструментам. Кроме того, группы — это новый и улучшенный интерфейс для использования списков рассылки или общих почтовых ящиков.
Совет: Сведения об обновлении традиционных списков рассылки до Группы Microsoft 365 см. в разделе Почему следует обновить списки рассылки до групп в Outlook.
Какую группу нужно создать?
При рассмотрении вариантов важно помнить, что один размер редко подходит для всех. Разные рабочие группы могут работать по-разному, и в Microsoft 365 предусмотрены инструменты для любых необходимых форм совместной работы.
Если ваша команда предпочитает совместную работу по электронной почте и нуждается в общем календаре, создайте группу Microsoft 365 в Outlook.
Если ваша команда хочет совместно работать в сохраняемом чате или использовать встроенные приложения:: Создайте команду Microsoft.
Если вы хотите создать большой открытый дискуссионный форум для вашей компании - например, для объявлений и обсуждений на уровне руководства: Создайте группу в Yammer.
Вы можете создавать Группы Microsoft 365 с помощью различных средств, включая Outlook, Outlook в Интернете, Outlook Mobile, SharePoint, Планировщик, Teams и многое другое. Выбор средства зависит от типа группы, с которой вы работаете. Например, в Корпорации Майкрософт мы обычно начинаем с Outlook, когда мы создаем группу, организованную по электронной почте и календарю. Если группа предназначена для общения на уровне компании, мы, как правило, начнем с Yammer. Для совместной работы на основе чата мы запускаем группу из Microsoft Teams.
При создании группы необходимо решить, будет ли она закрытой или открытой. Содержимое в общедоступной группе может просматривать любой пользователь вашей организации, и любой пользователь вашей организации может присоединиться к ней. Содержимое в закрытой группе должно просматриваться участниками группы, а пользователи, желающие присоединиться к частной группе, должны быть утверждены владельцем группы.
Примечание: В настоящее время группы, созданные в Outlook в Интернете, по умолчанию являются закрытыми.
Ни к закрытым, ни к открытым группам не смогут получать доступ внешние пользователи, если только они не были отдельно приглашены как гости.
Дополнительные сведения о смене групп с общедоступных на частные (или наоборот) см. в разделе Сделать группы Microsoft 365 общедоступными или частными.
Владельцы, участники и гости
Владельцы групп выполняют роль модераторов. Они могут добавлять и удалять участников. У них есть собственные разрешения, такие как возможность удалять беседы из общего почтового ящика или изменять другие параметры группы. Владельцы групп могут переименовать группу, обновить описание или рисунок и многое другое. Если вы знакомы с ролями SharePoint, владелец группы является администратором семейства веб-сайтов.
Совет: Лучше всего иметь как минимум двух владельцев для группы, при возможности. Таким образом, если один из владельцев недоступен, другой может внести изменения в группу.
Участники групп — это обычные пользователи из вашей организации, которые используют группу для совместной работы. Они могут получить доступ ко всему в группе, но не могут изменять параметры группы. Согласно терминологии SharePoint они участники сайта. Сведения о добавлении или удалении участников группы см. в статье Добавление и удаление участников группы в Outlook.
Гости — это такие участники группы, которые не входят в вашу организацию. По умолчанию пользователи могут приглашать гостей присоединиться к вашей группе, и вы можете управлять этим параметром. Дополнительные сведения см. в статье Гостевой доступ в Microsoft 365.
Выберите нужный тип групп:
Если вы предпочитаете общий режим совместной работы в папке "Входящие", вы можете использовать групп в Outlook. Создав группу в Outlook, вы получите следующее:
-
Общий почтовый ящик для общения с участниками группы по электронной почте. Этому ящику назначается адрес электронной почты, и его можно настроить для получения сообщений от пользователей, не входящих в группу или даже организацию. Его функции аналогичны классическому списку рассылки.
-
Общий календарь для планирования событий, связанных с группой.
-
Библиотека документов SharePoint — основное место для хранения файлов и их передачи участникам группы.
-
Общие записные книжки OneNote, чтобы делиться идеями, результатами исследований и другими сведениями.
-
Сайт группы SharePoint — основной репозиторий для сведений, контента и ссылок, связанных с вашей группой.
-
Планировщик для назначения задач проектов участникам группы и управления этими задачами.
Создавать какие-либо из этих ресурсов вручную не требуется. Создавая группу, вы автоматически создаете их и назначаете необходимые разрешения членам группы, чтобы они могли сразу же приступить к работе с ними.
Доступ к этим ресурсам можно получить через знакомый классический клиент Microsoft Outlook (2016 или более поздней версии), через Outlook в Интернете, через Outlook 2016 для Mac (только общий почтовый ящик) или через Outlook Mobile. Вы найдете Группы Microsoft 365 в области навигации слева на рабочем столе Outlook или в Интернете.
Всплывающее окно Группы Microsoft 365 обеспечивает быстрый доступ к общим ресурсам группы. Просто наведите указатель на имя группы в SharePoint или Outlook в Интернете.
-
Видео. Как можно использовать группы Microsoft 365 в Outlook? (YouTube)
-
Повышение эффективности работы с группами Microsoft 365 в Outlook
Microsoft Teams — это наше новое средство для совместной работы. С его помощью члены вашей группы могут в реальном времени общаться в постоянном чате, в свободной форме обсуждая конкретные вопросы в специализированных подгруппах.
Yammer — это корпоративная социальная сеть для организаций. С ее помощью вы можете устанавливать новые контакты и узнавать новые сведения о своей компании. Благодаря Yammer вы можете общаться и обсуждать новые идеи во всей организации или в пределах определенных сфер интересов.
СоздавMicrosoft 365 подключенную группу в Yammer, вы получите следующее:
-
Группа Yammer — основное место для общения и передачи сведений.
-
Библиотека документов SharePoint — основное место для хранения файлов и их передачи участникам группы.
-
Общие записные книжки OneNote, чтобы делиться идеями, результатами исследований и другими сведениями.
-
Сайт группы SharePoint — основной репозиторий для сведений, контента и ссылок, связанных с вашей группой.
-
Планировщик для назначения задач проектов членам группы и управления ими.
Вы можете использовать эти средства в Yammer в браузере или загрузить приложение Yammer для iOS, Android или Windows Phone.
После того как группа выполнит все свои задачи, ее можно удалить, чтобы высвободить ресурсы системы и чтобы группа больше не отображалась в списке. См. статью Удаление группы. Чтобы вы не забыли удалить неактуальные группы, администратор настраивает политику срока действия и такие группы удаляются автоматически по истечении определенного времени. См. следующие статьи: Политика срока действия групп Microsoft 365.
Примечание: Содержимое этой вкладки предназначено для администраторов.
Существует три основных модели подготовкиГруппы Microsoft 365: open, IT-led или Controlled. Каждая из них имеет свои преимущества.
|
Модель |
Преимущества |
|---|---|
|
Открытая (по умолчанию) |
Пользователи могут создавать собственные группы по мере необходимости, не дожидаясь помощи ИТ-отдела. |
|
Под руководством ИТ-отдела |
Пользователи обращаются в ИТ-отдел с просьбой создать группу. ИТ-специалисты могут оказать им помощь в выборе подходящих средств совместной работы. |
|
Контролируемая |
Создание группы, ограниченное определенными людьми, командами или службами (см. раздел Управление пользователями, которые могут создавать Группы Microsoft 365). |
Если вы хотите контролировать, как именуются Группы Microsoft 365, можно использовать политику именования , чтобы заставить имена групп соблюдать определенные стандарты, включая префиксы или суффиксы, а также блокировать нежелательные имена. Подробнее см. статью Политика назначения имен группам Microsoft 365.
У каждой группы есть по крайней мере один владелец, который может добавлять и удалять участников, а также управлять группой и ее содержимым. Обычно владелец делает это в Outlook. См. статью Добавление и удаление участников группы в Outlook. Если владелец группы (или владельцы) по какой-либо причине покидает организацию, администратор может назначить ей нового владельца. См. статью Назначение владельца для бесхозной группы.
Кроме того, если у вас есть разрешения администратора Exchange Online, вы можете администрировать группы из Центра Microsoft 365 Администратор (см. раздел Управление членством в группах в Центр администрирования Microsoft 365) или PowerShell (см. статью Управление Группы Microsoft 365 с помощью PowerShell.
Порой возникает необходимость удалить группу из клиента. Сведения том, как это сделать, см в статье Удаление группы. Если группа случайно удалена, администраторы могут восстановить ее в течение 30 дней. См. статью Восстановление удаленной группы Microsoft 365.
Если вы предпочитаете более автоматизированный способ управления жизненным циклом Группы Microsoft 365, можно использовать политики истечения срока действия для групп с определенным интервалом времени. Владельцы группы получат электронное письмо 30, 15 и 1 день до истечения срока действия группы, что позволяет им легко продлить группу, если она по-прежнему необходима. См. следующие статьи: Политика срока действия групп Microsoft 365.
Ограничения для групп
|
Максимальное количество |
Значение |
|
Владельцев в группе |
100 |
|
Групп, которые может создать пользователь |
250 |
|
Групп, которые может создать администратор |
Вплоть до стандартного ограничения для клиента (до 500 000) |
|
Участников |
Более 1 000, хотя только 1 000 имеет одновременный доступ к групповым беседам. Пользователи могут заметить задержки при доступе к календарю и беседам в очень больших группах в Outlook |
|
Количество групп, участником которых может быть пользователь |
1 000 |
|
Хранилище файлов |
1 терабайт + 10 ГБ на каждого пользователя с оформленной подпиской + дополнительно приобретенное хранилище. Объем дополнительно приобретаемого хранилища не ограничен. |
|
Размер почтового ящика группы |
50 ГБ |
По умолчанию максимальное количество групп в организации Microsoft 365 в настоящее время составляет 500 000. Для функции "Обратная запись группы" в Azure Active Directory Connect максимальная длина атрибута Description составляет 448 символов.
Дополнительные сведения о хранилище SharePoint Online см. в статьях Ограничения SharePoint Online и Ограничения и пороговые значения SharePoint Online, связанные с программным обеспечением.
Получая полезную информацию об использовании Группы Microsoft 365, можно эффективнее управлять ими. Центр Microsoft 365 Администратор имеет средство создания отчетов, которое позволяет просматривать такие сведения, как использование хранилища, количество активных групп и даже то, как пользователи используют группы. См. следующие статьи: Отчеты в центре администрирования Microsoft 365, где содержатся дополнительные сведения.
Группы Microsoft 365 предоставляет ряд инструментов для обеспечения соответствия требованиям, защиты информации и обнаружения электронных данных.
