Группы в Microsoft 365 позволить вам работать с друзьями и семьей над общей целью. Вы можете отправлять в группу сообщения с выделенным адресом электронной почты, делиться файлами, планировать события в календаре группы и многое другое. Добавьте участников при первом создании группы или добавьте их позже.
При создании группы автоматически создается общий Outlook папки "Входящие" и адрес электронной почты группы (например, sales@contoso.com), общий календарь и библиотека документов для совместной работы с файлами.
Благодаря Группы в Outlook участники могут получать доступ ко всем действиям вашей группы в одном месте.
Независимо от того, где вы создаете группу, участники группы могут взаимодействовать с ней на разных платформах — в Outlook для Windows или macOS. Группы, созданные с помощью рабочих или учебных учетных записей, также могут взаимодействовать с группами в мобильном приложении Outlook.
Группа Microsoft 365 — это не просто список рассылки
Группы Microsoft 365 не являются списками рассылки или группами контактов. Группа контактов — это просто набор адресов электронной почты, которые можно использовать для отправки сообщения электронной почты или приглашения на собрание всем одновременно. Если вы хотите создать группу контактов, см. статью Создание группы контактов.
Различные типыГруппы Microsoft 365
Группа Microsoft 365 легко настроить общий почтовый ящик и общий календарь для всех пользователей. Группы, настроенные с подпиской наMicrosoft 365 для работы или учебы, также содержат коллекцию общих ресурсов, включая библиотеку и сайт SharePoint, записную книжку OneNote и место для планирования проектов и назначения задач в Планировщик.
В зависимости от того, с какой учетной записью она настроена,Группа Microsoft 365 может работать по-разному. В чем разница между учетной записью Майкрософт и рабочей или учебной учетной записью?
Выберите тип учетной записи, о доступных вам функциях.
Группы Microsoft 365 с личными учетными записями
Если вы используете группы с личная учетная запись, например с Outlook.com, Hotmail.com или учетной записью Gmail или Yahoo, вы по-прежнему можете создать группу, но у нее не будет общих ресурсов OneNote, SharePoint или Планировщик.
Отправка сообщений электронной почты в группу
Участники группы могут следить за папкой "Входящие" группы в своем почтовом ящике или просматривать все сообщения на панели мониторинга группы. Каждый пользователь может просматривать и отвечать на сообщения электронной почты в почтовом ящике группы или пересылать их.
Общий календарь с личными учетными записями
Каждый участник группы Outlook имеет доступ к общему календарю группы. Участники могут добавлять события в календарь группы, которые могут видеть все члены группы.
Членство в группах с личными учетными записями
Члены группы могут отправлять сообщения в группу с помощью одного адреса электронной почты группы. Outlook.com владельцы групп могут изменять группу, добавлять или удалять ее и т. д.
Доступ к группе из любого места
Независимо от того, где вы создаете группу, участники группы могут взаимодействовать с ней на разных платформах — в Outlook для Windows или macOS.
Есть дополнительные вопросы?
|
|
Чтобы получить поддержку в Outlook.com, щелкните здесь или выберите Справка в строке меню, затем введите запрос. Если вам не удастся решить проблему самостоятельно, прокрутите страницу вниз до надписи Все еще нужна помощь? и выберите Да. Чтобы связаться с нами в Outlook.com, необходимо войти в систему. Если не удается войти, щелкните здесь. |
|
|
|
Дополнительные сведения об учетной записи Майкрософт и подписках см. в разделе Справка по учетной записи и выставлению счетов. |
|
|
|
Чтобы получить справку и устранить неполадки с другими продуктами и службами Майкрософт, укажите свою проблему здесь. |
|
|
|
Публикуйте вопросы, следите за обсуждениями и делитесь знаниями в сообществе Outlook.com. |
Группы Microsoft 365 с рабочими или учебными учетными записями
Помимо создания общей папки "Входящие", адреса электронной почты группы и общего календаря, созданиеГруппа Microsoft 365 автоматически создает такие ресурсы, как общий Outlook папки "Входящие", общий календарь или библиотека документов для совместной работы с файлами. Вы также можете создать группу Teams на основе группы, создаваемой в Outlook.
Вам не придется вручную назначать этим ресурсам разрешения, потому что при добавлении пользователей в группу им автоматически назначаются разрешения, необходимые для доступа к предоставляемым в группе инструментам.
Доступ к группе из любого места
Независимо от того, где вы создаете группу, участники группы могут взаимодействовать с ней на разных платформах — в Outlook для Windows, macOS или в мобильном приложении Outlook.
Требования к учетной записи
Группы поддерживаются для любых подписок на Microsoft 365, в которые входят Exchange Online и SharePoint Online, включая планы Microsoft 365 бизнес базовый и Microsoft 365 бизнес премиум, а также Microsoft 365 корпоративный E1, E3 и E5.
Если ваш план включает только Exchange, вы также сможете использовать общий почтовый ящик и общий календарь групп Outlook, но у вас не будет доступа к библиотеке документов, Планировщику и другим возможностям.
Какую группу нужно создать?
При рассмотрении вариантов важно помнить, что один размер редко подходит для всех. Разные рабочие группы могут работать по-разному, и в Microsoft 365 предусмотрены инструменты для любых необходимых форм совместной работы.
Если ваша команда предпочитает совместную работу по электронной почте и нуждается в общем календаре, создайте группу Microsoft 365 в Outlook.
Если ваша команда хочет совместно работать в сохраняемом чате или использовать встроенные приложения:: Создайте команду Microsoft.
Если вы хотите создать большой открытый дискуссионный форум для вашей компании - например, для объявлений и обсуждений на уровне руководства: Создайте группу в Yammer.
Вы можете создавать Группы Microsoft 365 с помощью различных средств, включая Outlook, Outlook в Интернете, Outlook Mobile, SharePoint, Планировщик, Teams и многое другое. Выбор средства зависит от типа группы, с которой вы работаете. Например, в Корпорации Майкрософт мы обычно начинаем с Outlook, когда мы создаем группу, организованную по электронной почте и календарю. Если группа предназначена для общения на уровне компании, мы, как правило, начнем с Yammer. Для совместной работы на основе чата мы запускаем группу из Microsoft Teams.
При создании группы необходимо решить, будет ли она закрытой или открытой. Содержимое в общедоступной группе может просматривать любой пользователь вашей организации, и любой пользователь вашей организации может присоединиться к ней. Содержимое в закрытой группе должно просматриваться участниками группы, а пользователи, желающие присоединиться к частной группе, должны быть утверждены владельцем группы.
Примечание: В настоящее время группы, созданные в Outlook в Интернете, по умолчанию являются закрытыми.
Ни к закрытым, ни к открытым группам не смогут получать доступ внешние пользователи, если только они не были отдельно приглашены как гости.
Дополнительные сведения о смене групп с общедоступных на частные (или наоборот) см. в разделе Сделать группы Microsoft 365 общедоступными или частными.
Владельцы, участники и гости
Владельцы групп выполняют роль модераторов. Они могут добавлять и удалять участников. У них есть собственные разрешения, такие как возможность удалять беседы из общего почтового ящика или изменять другие параметры группы. Владельцы групп могут переименовать группу, обновить описание или рисунок и многое другое. Если вы знакомы с ролями SharePoint, владелец группы является администратором семейства веб-сайтов.
Совет: Лучше всего иметь как минимум двух владельцев для группы, при возможности. Таким образом, если один из владельцев недоступен, другой может внести изменения в группу.
Участники групп — это обычные пользователи из вашей организации, которые используют группу для совместной работы. Они могут получить доступ ко всему в группе, но не могут изменять параметры группы. Согласно терминологии SharePoint они участники сайта. Сведения о добавлении или удалении участников группы см. в статье Добавление и удаление участников группы в Outlook.
Гости — это такие участники группы, которые не входят в вашу организацию. По умолчанию пользователи могут приглашать гостей присоединиться к вашей группе, и вы можете управлять этим параметром. Дополнительные сведения см. в статье Гостевой доступ в Microsoft 365.
Выберите нужный тип групп:
Если вы предпочитаете общий режим совместной работы в папке "Входящие", вы можете использовать групп в Outlook. Создав группу в Outlook, вы получите следующее:
-
Общий почтовый ящик для общения с участниками группы по электронной почте. Этому ящику назначается адрес электронной почты, и его можно настроить для получения сообщений от пользователей, не входящих в группу или даже организацию. Его функции аналогичны классическому списку рассылки.
-
Общий календарь для планирования событий, связанных с группой.
-
Библиотека документов SharePoint — основное место для хранения файлов и их передачи участникам группы.
-
Общие записные книжки OneNote, чтобы делиться идеями, результатами исследований и другими сведениями.
-
Сайт группы SharePoint — основной репозиторий для сведений, контента и ссылок, связанных с вашей группой.
-
Планировщик для назначения задач проектов участникам группы и управления этими задачами.
Создавать какие-либо из этих ресурсов вручную не требуется. Создавая группу, вы автоматически создаете их и назначаете необходимые разрешения членам группы, чтобы они могли сразу же приступить к работе с ними.
Доступ к этим ресурсам можно получить через Microsoft Outlook для Windows, Outlook в Интернете, Outlook для Mac (только общий почтовый ящик) или Outlook Mobile.
С помощьюГруппы Microsoft 365 карта наведении указателя мыши вы получите быстрый доступ к общим ресурсам группы. Просто наведите указатель на имя группы в SharePoint или Outlook в Интернете.
-
Видео. Как можно использовать группы Microsoft 365 в Outlook? (YouTube)
-
Повышение эффективности работы с группами Microsoft 365 в Outlook
Отличный способ поддерживать связь с группой — Microsoft Teams. С его помощью члены вашей группы могут в реальном времени общаться в постоянном чате, в свободной форме обсуждая конкретные вопросы в специализированных подгруппах. Хотя интеграция Teams не выполняется автоматически, вы можете легко создать группу Teams на основе группы Microsoft 365.
После того как группа выполнит все свои задачи, ее можно удалить, чтобы высвободить ресурсы системы и чтобы группа больше не отображалась в списке. См. статью Изменение или удаление группы. Чтобы вы не забыли удалить неактуальные группы, администратор настраивает политику срока действия и такие группы удаляются автоматически по истечении определенного времени. См. следующие статьи: Политика срока действия групп Microsoft 365.
Примечание: Содержимое этой вкладки предназначено для администраторов.
Существует три основных модели подготовкиГруппы Microsoft 365: open, IT-led или Controlled. Каждая из них имеет свои преимущества.
|
Модель |
Преимущества |
|---|---|
|
Открытая (по умолчанию) |
Пользователи могут создавать собственные группы по мере необходимости, не дожидаясь помощи ИТ-отдела. |
|
Под руководством ИТ-отдела |
Пользователи обращаются в ИТ-отдел с просьбой создать группу. ИТ-специалисты могут оказать им помощь в выборе подходящих средств совместной работы. |
|
Контролируемая |
Создание группы, ограниченное определенными людьми, командами или службами (см. раздел Управление пользователями, которые могут создавать Группы Microsoft 365). |
Если вы хотите контролировать, как именуются Группы Microsoft 365, можно использовать политику именования , чтобы заставить имена групп соблюдать определенные стандарты, включая префиксы или суффиксы, а также блокировать нежелательные имена. Подробнее см. статью Политика назначения имен группам Microsoft 365.
У каждой группы есть по крайней мере один владелец, который может добавлять и удалять участников, а также управлять группой и ее содержимым. Обычно владелец делает это в Outlook. См. статью Добавление и удаление участников группы в Outlook. Если владелец группы (или владельцы) по какой-либо причине покидает организацию, администратор может назначить ей нового владельца. См. статью Назначение владельца для бесхозной группы.
Кроме того, если у вас есть разрешения администратора Exchange Online, вы можете администрировать группы из Центра Microsoft 365 Администратор (см. раздел Управление членством в группах в Центр администрирования Microsoft 365) или PowerShell (см. статью Управление Группы Microsoft 365 с помощью PowerShell.
Порой возникает необходимость удалить группу из клиента. Сведения том, как это сделать, см в статье Удаление группы. Если группа случайно удалена, администраторы могут восстановить ее в течение 30 дней. См. статью Восстановление удаленной группы Microsoft 365.
Если вы предпочитаете более автоматизированный способ управления жизненным циклом Группы Microsoft 365, можно использовать политики истечения срока действия для групп с определенным интервалом времени. Владельцы группы получат электронное письмо 30, 15 и 1 день до истечения срока действия группы, что позволяет им легко продлить группу, если она по-прежнему необходима. См. следующие статьи: Политика срока действия групп Microsoft 365.
Ограничения для групп
|
Максимальное количество |
Значение |
|
Владельцев в группе |
100 |
|
Групп, которые может создать пользователь |
250 |
|
Групп, которые может создать администратор |
Вплоть до стандартного ограничения для клиента (до 500 000) |
|
Участников |
Более 1 000, хотя только 1 000 имеет одновременный доступ к групповым беседам. Пользователи могут заметить задержки при доступе к календарю и беседам в очень больших группах в Outlook |
|
Количество групп, участником которых может быть пользователь |
1 000 |
|
Хранилище файлов |
1 терабайт + 10 ГБ на каждого пользователя с оформленной подпиской + дополнительно приобретенное хранилище. Объем дополнительно приобретаемого хранилища не ограничен. |
|
Размер почтового ящика группы |
50 ГБ |
По умолчанию максимальное количество групп в организации Microsoft 365 в настоящее время составляет 500 000. Для функции "Обратная запись группы" в Azure Active Directory Connect максимальная длина атрибута Description составляет 448 символов.
Дополнительные сведения о хранилище SharePoint Online см. в статьях Ограничения SharePoint Online и Ограничения и пороговые значения SharePoint Online, связанные с программным обеспечением.
Получая полезную информацию об использовании Группы Microsoft 365, можно эффективнее управлять ими. Центр Microsoft 365 Администратор имеет средство создания отчетов, которое позволяет просматривать такие сведения, как использование хранилища, количество активных Группы и даже то, как пользователи используют Группы. См. следующие статьи: Отчеты в центре администрирования Microsoft 365, где содержатся дополнительные сведения.
Группы Microsoft 365 предоставляет ряд инструментов для обеспечения соответствия требованиям, защиты информации и обнаружения электронных данных.
Дополнительные сведения
Общие сведения о группах Microsoft 365 для администраторов
Программа Microsoft FastTrack для Microsoft 365
Руководство по внедрению Microsoft 365 (PDF)
Создание группы контактов или списка рассылки в Outlook для ПК
Почему следует перейти со списков рассылки на группы в Outlook
