В чем разница между группой Microsoft 365 и списком контактов в Outlook?

Список контактов или список рассылки — это коллекция адресов электронной почты, используемых для одновременной отправки сообщений или приглашений на собрание многим людям. Узнайте , как создать, изменить или удалить список контактов в Outlook.

Группа Microsoft 365 в Outlook отвечает этим простым потребностям и предоставляет массив общих ресурсов, которым автоматически назначаются члены группы при создании группы.

Средства для совместного использования и обмена данными, которые поставляются с Группы Microsoft 365

При настройке группыMicrosoft 365 в Outlook вы можете выбрать набор людей, с которыми вы хотите сотрудничать, и легко настроить коллекцию ресурсов, которыми эти пользователи смогут поделиться. Вам не придется вручную назначать этим ресурсам разрешения, потому что при добавлении пользователей в группу им автоматически назначаются разрешения, необходимые для доступа к предоставляемым в группе инструментам.

Вот несколько функций, которые делают группы более эффективным решением, чем списки рассылки по электронной почте:

Общий почтовый ящик с беседами, которые заменяют списки рассылки. В общем почтовом ящике поддерживается поиск по всем элементам, поэтому он является обновляемым архивом сообщений группы. Новички могут выполнить поиск в журнале или просмотреть его, чтобы быстро понять, что публиковалось в группе ранее. См.: Групповые беседы в Outlook.

Совет: Если пользователи по-прежнему хотят получать сообщения от группы в личные почтовые ящики (как при использовании списков рассылки), им достаточно подписаться на группу, нажав кнопку Участники на ленте Outlook.
Библиотека общих файлов . В вашей группе есть библиотека файлов SharePoint, в которой пользователи могут хранить документы, книги, презентации, изображения и другие файлы, с которыми они должны работать, и совместно работать над ними. См. статью Предоставление общего доступа к файлам группе в Outlook.
Общий календарь . Ваша группа получает общий календарь для публикации событий, связанных с группой. Каждый участник, подписавшийся на группу, автоматически приглашается на события, публикуемые в календаре, поэтому при желании эти события также могут отображаться в своих личных календарях. См. раздел Использование календаря группы в Outlook для планирования и изменения событий.
Общая записная книжка OneNote: для группы автоматически создается общая записная книжка OneNote, в которой участники могут собирать сведения и совместно работать с ними. Многие группы создают на основе записной книжки обновляемый вики-сайт с часто задаваемыми вопросами и другими ресурсами. См. статью OneNote: начало работы.
Гостевой доступ: в группу рассылки можно было добавлять внешние контакты, но при этом они только получали сообщения. Используя группы, вы можете обеспечить гостям доступ к беседам, файлам и даже общей записной книжке OneNote. См. статью Добавление гостей в Группы в Outlook.
Обнаружение контента: группы в Outlook по умолчанию являются общедоступными, что означает, что другие пользователи в вашей организации могут легко находить их и присоединяться к ним или просматривать их материалы. Если содержимое группы является более конфиденциальным, можно переключить группу на частную, что скрывает содержимое от участников и требует, чтобы владелец группы утвердил все запросы на присоединение.
Самостоятельное создание. ИТ-службам не нужно увязнуть с запросами от пользователей на создание групп. Они смогут делать это самостоятельно. Если вы хотите контролировать, какие пользователи в организации могут создавать группы, см. статью Управление пользователями, которые могут создавать Группы Microsoft 365.

Администрирование групп

Microsoft 365 предлагает ряд полезных средств и возможностей для упрощения управления группами и их администрирования. Дополнительные сведения см. в статье Руководство администратора по Группы Microsoft 365 в Outlook.