Группы Microsoft 365 в Outlook — это мощное решение для общения и совместной работы с людьми как внутри компании, так и за ее пределами. Создайте группу для предоставления общего доступа к папке "Входящие", календарю, OneDrive, сайту SharePoint, записной книжке OneNote и многому другому. Вы также можете приглашать гостей из-за пределов вашей компании, чтобы они могли совместно работать, используя одни и те же ресурсы.
При создании Группа Microsoft 365 Outlook автоматически создает общий Outlook папки "Входящие", общий календарь и библиотеку документов для совместной работы с файлами. Вы также можете создать команду Майкрософт и интегрировать задачи с Планировщик в Teams. Вам не нужно беспокоиться о назначении разрешений для всех этих ресурсов вручную, так как добавление участников в группу автоматически дает им разрешения, необходимые для инструментов, которые предоставляет ваша группа.
Группы Microsoft 365 предоставьте участникам следующие возможности:
-
Общий почтовый ящик — место, в котором обычно проводятся беседы в списках рассылки. Этот общий почтовый ящик полностью доступен для поиска, поэтому он создает живой архив сообщений группы. Новички в группе могут искать или прокручивать историю, чтобы быстро узнать, что было опубликовано в группе ранее. См. статью Отправка сообщения электронной почты группе в Outlook.
-
Библиотека общих файлов . В вашей группе есть библиотека файлов SharePoint, в которой пользователи могут хранить документы, книги, презентации, изображения и другие файлы, с которыми они должны работать, и совместно работать над ними. См. статью Предоставление общего доступа к файлам группе в Outlook.
-
Общий календарь . Ваша группа получает общий календарь для публикации событий, связанных с группой. Каждый участник, подписавшийся на группу, автоматически приглашается на события, публикуемые в календаре, поэтому при желании эти события также могут отображаться в своих личных календарях. См. раздел Использование календаря группы в Outlook для планирования и изменения событий.
-
Общая записная книжка OneNote . У группы автоматически есть общая записная книжка OneNote, в которой участники группы могут собирать сведения и совместно работать над ними. Многие группы используют записную книжку для создания живой вики-страницы с часто задаваемыми вопросами и другими ресурсами.
-
Гостевой доступ . Внешние контакты можно было добавлять в группы рассылки раньше, но они получали только электронную почту. С помощью групп вы можете предоставлять гостям доступ к беседам по электронной почте, файлам и даже к общей записной книжке OneNote. См. раздел Использование Группы в Outlook в качестве гостя.
-
Содержимое доступно для обнаружения. Группы в Outlook по умолчанию являются общедоступными, что означает, что другие пользователи в вашей организации могут легко обнаруживать и присоединяться к ним или просматривать материалы в группе. Если содержимое группы является более конфиденциальным, вы можете переключить группу на частную, что скрывает содержимое от участников и требует, чтобы владелец группы утвердил все запросы на присоединение.
-
Самостоятельное создание. ИТ-службам не нужно увязнуть с запросами от пользователей на создание групп. Пользователи могут создавать собственные группы по мере необходимости. Если вы хотите контролировать, какие пользователи в организации могут создавать группы, см. статью Управление пользователями, которые могут создавать Группы Microsoft 365.
Администрирование групп
Microsoft 365 предлагает ряд полезных средств и возможностей для упрощения управления группами и их администрирования.
Совет: Закладка Группы Microsoft 365 — распространенные задачи для быстрого доступа к сведениям администратора о создании группы, делегировании, управлении электронной почтой, потоке обработки почты, восстановлении и полезных сценариях.
Контроль над каталогом является заботой каждого администратора. Ниже приведены некоторые средства, которые Microsoft 365 предлагает, чтобы упростить это.
-
Политики именования . Политики именования позволяют определять, какие имена групп являются приемлемыми и не являются. Это предотвращает предоставление пользователям ненормативных или запрещенных имен группам. Кроме того, можно применить стандартные префиксы или суффиксы компании к именам групп.
Динамическое членство . Динамическое членство позволяет задать членство в группах по правилу, которое добавляет (или удаляет) членов группы на основе метаданных (например, отдела или роли) в Active Directory. Дополнительные сведения о создании динамического членства см. в статье Использование атрибутов для создания расширенных правил .
-
Скрытое членство . Если у вас есть причина, по которой членство в вашей группе должно быть конфиденциальным, например, если участники являются учащимися, вы можете скрыть членство от внешних участников.
-
Разрешения на создание . В вашей организации могут быть некоторые пользователи, которые не хотят создавать новые группы. Существует несколько методов управления разрешениями на создание в каталоге. См. статью Управление созданием группы Microsoft 365.
-
Журналы аудита. Вы можете иметь больше доверия, позволяя пользователям создавать группы и управлять членством в группах, так как Microsoft 365 Группы журналы аудита позволяют отслеживать, кто создал или удалил определенную группу или внес изменения в членство в ней. См. статью Поиск по журналу аудита в Центре соответствия требованиям безопасности & Microsoft 365.
Управление доставкой предоставляет некоторые методы для обработки отправки или получения сообщений группой. Кроме того, существуют средства для мониторинга потока этих сообщений. Дополнительные сведения см. в разделе Группы Microsoft 365 — распространенные задачи.
-
Отправить как или Отправить от имени . Эти параметры позволяют указанным пользователям отправлять сообщения электронной почты так, как если бы они пришли от группы или от имени группы.
-
Ограничения отправителей . Эти параметры позволяют контролировать, кому разрешено отправлять сообщения в группу. Группу можно настроить так, чтобы разрешить отправку электронной почты от внешних сторон, но вы можете ограничить ее только определенными внешними сторонами.
-
Поддержка внешних пользователей . Приглашая гостей в группу, вы можете включить их в беседы по электронной почте в группе. Сведения о добавлении гостей см. в статье Добавление гостей в Группы в Outlook.
-
Правила транспорта . Правила транспорта работают для групп так же, как и для сервера Exchange Server. Правила могут искать сообщения, соответствующие определенным условиям, а затем выполнять действия с этими сообщениями.
-
Подсказки . Подсказки — это информативные сообщения, отображаемые пользователям во время создания сообщения. Они могут помочь уменьшить количество NDR, предупреждая пользователя, если его сообщение, скорее всего, будет отправлено стороннему или превысит квоты сообщений.
-
Несколько адресов прокси-сервера . Группа может иметь псевдонимы так же, как и почтовый ящик пользователя. Дополнительные прокси-адреса могут быть удобны для приема сообщений, отправляемых на эти другие псевдонимы, или для упрощения доступа к группе с длинным или трудным написанием имени. Дополнительные сведения см. в статье Выбор домена для использования при создании групп Microsoft 365.
-
Максимальный размер отправки и получения . Эти квоты могут помочь устранить проблемы, связанные с получением (или отправкой) очень больших сообщений группой, чтобы лучше управлять требованиями к хранилищу и пропускной способности.
Microsoft 365 также предоставляет некоторые средства для управления типом содержимого, к которому предоставляется общий доступ в вашей группе. Дополнительные сведения см. в разделе Группы Microsoft 365 — распространенные задачи.
-
Рекомендации по использованию. Вы сможете определить рекомендации по использованию для Microsoft 365 Группы, чтобы обучить пользователей рекомендациям, которые помогают поддерживать эффективность групп и обучать их внутренним политикам содержимого.
-
Классификация данных. Вы сможете создать настраиваемую систему классификации данных для Microsoft 365 Группы, которая позволяет разделять группы по типу политики (например, "несекретный", "корпоративный конфиденциальный" или "совершенно секретный"). Таким образом, ваши группы могут демонстрировать политики другого содержимого в вашей организации. Расширяемая политика позволяет вашей организации настраивать конечную точку, которая вызывается при создании или изменении группы. Затем вы можете реализовать собственные политики для создания или изменения группы.
Все Microsoft 365 подписки с Exchange Online и SharePoint Online будут поддерживать группы. Сюда входят планы Business Essentials и Business Premium, а также корпоративные планы E1, E3 и E5.
Если у вас есть план только для Exchange, вы по-прежнему можете получить общую папку "Входящие" и общие функции календаря групп в Outlook, но вы не получите библиотеку документов, Планировщик или другие возможности.
Пользователи иногда испытывают неудобства с изменениями, поэтому важно общаться с существующими участниками списков рассылки, чтобы сообщить им, чего ожидать. Ниже приведены некоторые сведения, которые следует включить в это сообщение, а также некоторые ответы, которые могут оказаться полезными:
Что такое Группы в Outlook?
Microsoft 365 группы в Outlook — это единое решение для совместной работы для команд и групп, которым требуется место для обмена обсуждениями, файлами, календарями и заметками в единой форме, которую легко найти. Вероятно, единственная лучшая функция заключается в том, что папка "Входящие" для группы поддерживает историю обсуждений, что упрощает поиск предыдущих обсуждений.
Дополнительные сведения см. в статье Интерфейс Группы в Outlook.
Почему мы вносим это изменение?
Люди часто запрашивают возможность поиска сообщений, размещенных в нашем списке рассылки, чтобы найти информацию, которая обсуждалась ранее. Обновление списка рассылки до группы означает, что пользователям не нужно задавать одни и те же вопросы или отвечать на них снова и снова.
Кроме того, новая группа будет включать календарь для групповых событий, библиотеку общих файлов и записную книжку OneNote, где мы сможем совместно работать и собирать сведения для дальнейшего использования.
Нужно ли мне что-либо делать, чтобы присоединиться к этой группе, если я уже был участником списка рассылки?
Нет, если вы уже являетесь участником списка рассылки, вы автоматически станете членом новой группы.
Разделы справки получить доступ к новой группе в Outlook? Как насчет Outlook в Интернете?
Чтобы получить доступ к новой группе в Outlook, просто перейдите к категории Группы в нижней части области навигации слева. Если вы используете эту группу, рекомендуется закрепить ее в качестве избранного, щелкнув ее правой кнопкой мыши и выбрав пункт Показать как избранное.
Кроме того, существуют бесплатные мобильные клиенты для Microsoft 365 Группы доступны на каждой мобильной платформе (iOS, Android и т. д.), поэтому вы можете легко получить доступ к группе в пути.
Не могу ли я по-прежнему просто отправить сообщение электронной почты?
Да, конечно. Тот же псевдоним электронной почты, который вы использовали для списка рассылки, по-прежнему будет работать для группы в Outlook.
Тоже...
Не забудьте сообщить им о том, когда происходит это изменение и с кем они должны связаться, если у них возникнут дополнительные вопросы.
Корпорация Майкрософт не предоставляет средства для преобразования общего почтового ящика в группу Microsoft 365 или наоборот. Однако списки рассылки можно обновить до групп Microsoft 365. Это отличный способ предоставить спискам рассылки организации все функции и функции групп Microsoft 365. Дополнительные сведения см. в разделе Группы Microsoft 365 — общие задачи.
Какие списки рассылки нельзя обновить до групп Microsoft 365?
Вы можете обновить только управляемые облаком простые не вложенные списки рассылки до групп Microsoft 365. См. раздел Не удается обновить списки рассылки для групп Microsoft 365.
После обновления группы рассылки доMicrosoft 365 группы вам может потребоваться выполнить несколько последующих задач, чтобы обеспечить ее беспроблемную работу.
-
Дальнейшие действия с пользователями . Обратитесь к ним сразу после завершения обновления, а затем снова через несколько дней. Показывая, что вы слушаете и реагируете на любые вопросы, которые они могут иметь, будет иметь большое значение для того, чтобы сделать их счастливыми и комфортно с изменениями.
-
Мониторинг отчетов об участии. На портале Microsoft 365 Администратор есть хорошие отчеты, которые могут показать, сколько пользователей используют группу, как часто и какие функции они используют. Эти отчеты помогут вам спроектировать дальнейшие действия и обучение пользователей, а также выделить, где пользователи получают наибольшую ценность от новой группы. См. статью Отчеты о действиях в Центр администрирования Microsoft 365.
-
Поделитесь своим опытом . Сообщите другим командам в вашей компании, что вы обновили свою группу рассылки и какие шаги вы предприняли, чтобы сделать ее успешной! Совместное использование этой информации может помочь другим командам следовать вашему примеру и успешно выполнить собственное обновление.
Есть вопросы о Группы Microsoft 365? Посетите техническое сообщество Группы Microsoft 365.
Совет: По умолчанию все пользователи могут создавать группы Microsoft 365. Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями, которые могут создавать Группы Microsoft 365.
Вы можете создавать Группы Microsoft 365 с помощью различных средств, включая Outlook, Outlook в Интернете, Outlook Mobile, SharePoint, Планировщик, Teams и многое другое. Выбор средства зависит от типа группы, с которой вы работаете. Например, в Корпорации Майкрософт мы обычно начинаем с Outlook, когда мы создаем группу, организованную по электронной почте и календарю. Если группа предназначена для общения на уровне компании, мы, как правило, начнем с Viva Engage. Для совместной работы на основе чата мы запускаем группу из Microsoft Teams.
Ни общедоступные группы, ни частные группы не могут быть замечены или доступны пользователям за пределами вашей организации, если только эти люди не были специально приглашены в качестве гостей. Дополнительные сведения см. в статье Добавление гостей в Группы в Outlook.
Управление владельцами, участниками и гостями
Владельцы группы являются модераторами группы. Они могут добавлять или удалять участников и иметь уникальные разрешения, такие как возможность удалять беседы из общего почтового ящика или изменять другие параметры группы. Владельцы групп могут переименовать группу, обновить описание или рисунок и многое другое. Если вы знакомы с ролями SharePoint, владелец группы является администратором семейства веб-сайтов.
Совет: Рекомендуется иметь по крайней мере двух владельцев группы, если это возможно. Таким образом, если один владелец недоступен, другой может внести изменения в группу.
Участники группы — это обычные пользователи в вашей организации, которые используют группу для совместной работы. Они могут получить доступ ко всему в группе, но не могут изменять параметры группы. В мире SharePoint они являются участниками сайта. Сведения о добавлении или удалении участников группы см. в статье Добавление, изменение и удаление членов Группы в Outlook.
Гости похожи на участников группы, но они находятся за пределами вашей организации. По умолчанию пользователи могут приглашать гостей присоединиться к вашей группе, и вы можете управлять этим параметром. Дополнительные сведения см. в статье Добавление гостей в Группы в Outlook.
Использование Microsoft Teams для постоянной рабочей области на основе чата
Отличный способ поддерживать связь с группой — Microsoft Teams. Microsoft Teams — это внутренний цикл для вашей команды. Это постоянная рабочая область на основе чата, в которой можно в неформальных беседах в режиме реального времени, посвященных очень конкретным темам или определенным подгруппам в группе. Хотя интеграция Teams не выполняется автоматически, вы можете легко создать группу Teams на основе группы Microsoft 365.
После того как группа выполнит свое назначение, ее можно удалить, чтобы освободить системные ресурсы и удалить группу из списка или отображения. Дополнительные сведения см. в статье Изменение или удаление группы в Outlook. Если вы не хотите удалять устаревшие группы, администратор может задать политики истечения срока действия, которые приведут к истечению срока действия старых групп и будут автоматически удалены по истечении указанного периода времени. См. также: Политика срока действия группы Microsoft 365.
Существует три основных модели подготовкиГруппы Microsoft 365: open, IT-led или Controlled. Каждый имеет свои преимущества.
|
Модель |
Преимущества |
|---|---|
|
Открыть (по умолчанию) |
Пользователи могут создавать собственные группы по мере необходимости, не дожидаясь ит-специалистов или не беспокоясь о ней. |
|
ИТ-управляемый |
Пользователи запрашивают группу у ИТ-специалистов. ИТ-службы могут помочь им в выборе лучших средств для совместной работы в соответствии с их потребностями |
|
Контролируемый |
Создание группы, ограниченное определенными людьми, командами или службами (см. раздел Управление пользователями, которые могут создавать Группы Microsoft 365). |
Если вы хотите контролировать, как именуются Группы Microsoft 365, можно использовать политику именования , чтобы заставить имена групп соблюдать определенные стандарты, включая префиксы или суффиксы, а также блокировать нежелательные имена. Дополнительные сведения см. в Группы Microsoft 365 политике именования.
Каждая группа имеет по крайней мере одного владельца , который может добавлять или удалять участников и выполнять некоторые базовые курирования группы и ее содержимого. Если владелец группы (или владельцы) по какой-либо причине покидает организацию, администратор может назначить ей нового владельца . См . раздел Назначение нового владельца потерянной группе.
Кроме того, если у вас есть разрешения администратора Exchange Online, вы можете администрировать группы из Центра Microsoft 365 Администратор (см. раздел Управление членством в группах в Центр администрирования Microsoft 365) или PowerShell (см. статью Управление Группы Microsoft 365 с помощью PowerShell.
Может наступить момент, когда вы захотите удалить группу из клиента. Сведения об удалении группы см. в статье Удаление группы в Outlook. Если группа случайно удалена, администраторы могут восстановить ее в течение 30 дней. См. статью Восстановление удаленной группы Microsoft 365.
Если вы предпочитаете более автоматизированный способ управления жизненным циклом Группы Microsoft 365, можно использовать политики истечения срока действия для групп с определенным интервалом времени. Владельцы группы получат электронное письмо 30, 15 и 1 день до истечения срока действия группы, что позволяет им легко продлить группу, если она по-прежнему необходима. См. статью Политика срока действия группы Microsoft 365.
-
Разрешить участникам отправлять как или отправлять от имени группы Microsoft 365
-
Изменение заголовка, описания, логотипа и параметров сведений о сайте
Ограничения группы Microsoft 365
Сведения об ограничениях группы см. в статье Обзор Группы Microsoft 365 для администраторов.
Если вы планируете использовать функцию обратной записи групп из средства Azure Active Directory Connect, максимальная длина составляет 448 символов, связанных с атрибутом Description.
Дополнительные сведения о хранилище SharePoint Online см. в разделе Ограничения SharePoint Online.
Управление Группы Microsoft 365 эффективнее, если у вас есть практические сведения об использовании Группы. Центр Microsoft 365 Администратор имеет средство создания отчетов, которое позволяет просматривать такие сведения, как использование хранилища, количество активных Группы и даже то, как пользователи используют Группы. Дополнительные сведения см. в статье Отчеты Microsoft 365 в Центре администрирования .
Группы Microsoft 365 предоставляет ряд инструментов для обеспечения соответствия требованиям, защиты информации и обнаружения электронных данных.
