Обзор: управление сайтом, разрешение и предоставление общего доступа для владельцев сайтов

Создание дочерних сайтов

Возможно, участникам группы нужно предоставить права на создание дочерних сайтов на сайте группы для использования в определенных проектах.

Возможность самостоятельно создавать дочерние сайты может быть очень полезной для группы, но не должна быть бесконтрольной. Свободное создание дочерних сайтов может привести к различным проблемам. Ниже приведены некоторые примеры.

• пользователям трудно найти нужный дочерний сайт, или они не уверены, что таковой существует;

• данные могут дублироваться на нескольких дочерних сайтах, занимая дорогостоящее место на диске и требуя дополнительных усилий на поддержку;

• на дочерних сайтах могут храниться устаревшие (возможно, на годы) данные, которые отображаются в результатах поиска. По этой причине трудно определить, какие версии данных верны;

• управление разрешениями для большого числа дочерних сайтов может создать существенную нагрузку, и пользователи могут случайно получить доступ к данным, не предназначенным для них;

• при выходе сотрудников из состава группы созданные ими дочерние сайты могут остаться без владельца, что создаст путаницу и исказит результаты поиска для остальных пользователей сайта.

Чтобы сэкономить время и силы, можно установить некоторые политики создания сайтов, направленные на решение перечисленных ниже вопросов.

• Кому разрешено создавать дочерние сайты?

• Должны ли новые дочерние сайты быть предварительно утверждены? Если да, то кто выполняет утверждение и каковы его критерии?

• Следует ли на новых дочерних сайтах использовать заданные шаблоны и темы?

• Какой объем данных может храниться на сайте? (Т. е. сколько места на диске сервера может занимать сайт?)

• Каковы правила применения стратегий навигации на сайте?

• Как долго на дочерних сайтах должны храниться данные, прежде чем они будут удалены или помещены в архив?

Дополнительные сведения см. в статье Создание сайта или дочернего сайта.

Управление разрешениями

Целостность, конфиденциальность и безопасность важных для организации данных зависит от того, насколько безопасен сайт, и, в частности, от того, кому предоставлен доступ к нему.

Предоставление и ограничение доступа к сайту называется управлением разрешениями, и это одна из наиболее важных обязанностей владельца сайта.

Ниже представлено несколько советов, которые следует учитывать при разработке стратегии разрешений.

• Следуйте принципу предоставления минимальных прав. Предоставляйте пользователям только минимальные разрешения, достаточные для выполнения назначенных им задач.

• Предоставляйте пользователям доступ, добавляя их в стандартные группы по умолчанию (такие как "Участники", "Посетители" и "Владельцы"). Сделайте большинство пользователей членами группы "Участники" или "Посетители" и ограничьте количество членов группы "Владельцы".

• Создайте прозрачную и наглядную иерархию с помощью наследования разрешений. Это означает, что нужно стараться предоставлять разрешения не отдельным пользователям, а группам. Когда это возможно, дочерние сайты должны наследовать разрешения сайта группы, а не иметь уникальные разрешения.

• Организуйте контент так, чтобы использовать преимущества наследования разрешений. Возможно, имеет смысл сегментировать контент по уровням безопасности, т. е. создать сайт или библиотеку для конфиденциальных документов, а не размещать их в библиотеке большего размера и защищать с помощью уникальных разрешений.

Сведения о настройке разрешений см. в статье Уровни разрешений в SharePoint или Изменение разрешений для списка, библиотеки или отдельного элемента.

Структура данных

Структура данных сайта напоминает оглавление книги: она определяет принципы организации сведений сайта (веб-страниц, документов, списков и данных) и их предоставления пользователям. Структура данных часто фиксируется в виде иерархического списка контента сайта, ключевых слов для поиска, типов данных и других понятий.

Чтобы создать структуру данных, необходимо проанализировать сведения, которые будут представлены на сайте. Ниже перечислено несколько вопросов, которые можно использовать для разработки структуры данных.

• Какой контент будет представлен на сайте? Как он будет преобразован в дочерние сайты, списки, библиотеки и другие элементы?

• Каким образом данные будут представлены на сайте?

• Как пользователи будут перемещаться по сайту?

• Каким образом будет обеспечиваться соответствие данных потребностям целевых аудиторий?

• Как будет настроен и оптимизирован поиск?

Часть структуры данных может включать в себя классификацию сведений.

Если данные, с которыми ведется работа, имеют большую ценность для компании, требуют специальных мер безопасности или должны соответствовать определенным нормативам, вы можете создать схему классификации, чтобы определить, какие типы контента требуют особого внимания.

Упорядочив данные в определенные списки и библиотеки, можно использовать функции управления для контроля работы с контентом. Ниже приведены некоторые примеры.

Требование извлечения файлов

Требование извлечения файлов — это гарантия того, что только один пользователь может редактировать файл до тех пор, пока он не будет возвращен в библиотеку. Требование извлечения файлов позволяет избежать конфликтов и путаницы из-за того, что несколько пользователей одновременно вносят изменения в один и тот же файл. Требование извлечения файлов также может служить для напоминания участникам групп о том, чтобы они добавляли комментарии при возврате файла в библиотеку, облегчая этим самым отслеживание версий. Дополнительные сведения см. в статье Как включить в библиотеке обязательное извлечение файлов.

Отслеживание версий

Если необходимо хранить предыдущие версии файлов, библиотеки могут помочь отслеживать, хранить и восстанавливать файлы. Все версии можно отслеживать одинаковым способом. Можно также назначить некоторые версии основными (например, при добавлении в руководство новой главы), а другие — дополнительными (например, при исправлении орфографической ошибки). Чтобы упростить управление дисковым пространством, для каждого типа версий можно указать количество хранимых файлов. Дополнительные сведения см. в статье Принципы управления версиями в списках и библиотеках.

Жизненный цикл и удаление сайта

Сайты, содержащие документы и обсуждения, имеют тенденцию простаивать после исчерпания своего ресурса полезности. При этом они по-прежнему занимают ценное дисковое пространство и предлагаются в результатах поиска. Целесообразно составить расписание для проверки сайтов и их контента (не реже раза в год), чтобы определить, следует ли сохранять их на сервере.

Кроме того, нужно учесть, что в модели управления организации может быть предусмотрен поиск устаревших сайтов. Например, администратор может автоматически удалять сайты, на которых отсутствовала активность в течение 90 дней. При этом владелец сайта получит по электронной почте соответствующее предупреждение. Дополнительные сведения о политиках жизненного цикла и удаления см. в статье Политики закрытия сайтов.