Applies ToOutlook для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 для Mac Outlook 2024 Outlook 2024 для Mac Outlook 2021 Outlook 2021 для Mac Outlook 2019 Outlook 2019 для Mac Outlook 2016 Office для бизнеса Outlook.com Outlook в Интернете для Exchange Server 2016 Outlook в Интернете для Exchange Server 2019

Вы слышали о группах Microsoft 365 и о том, как их можно использовать в Outlook, но, возможно, вы не знаете, как начать работу. В этой статье мы рассмотрим несколько основных шагов по началу работы с группами Microsoft 365 в Outlook. Мы также предоставим вам ссылки на более подробное содержимое, когда вы будете готовы сделать больше.

Если вы не знаете, что такое группы, сначала ознакомьтесь с разделом Сведения о группах Microsoft 365 .

Чтобы максимально эффективно использовать группы Microsoft 365 в Outlook, необходимо иметь план Microsoft 365, поддерживающий Exchange Online и SharePoint Online, например Бизнес Премиум, E3 или E5.

Примечание: Чтобы использовать группы Microsoft 365 в Outlook в Windows, необходимо использовать Outlook в режиме кэширования Exchange. Дополнительные сведения об этом см. в статье Включение режима кэширования Exchange.

Щелкните раздел внизу, чтобы узнать, как начать использовать ту или иную функцию.

Прежде всего потребуется создать группу. Создание группы в Outlook очень простой процесс. Вот как выглядит этот процесс:

  1. Нажмите кнопку Создать группу в разделе "Группы" на ленте. Если вы используете Outlook в Интернете, а не классическую версию, щелкните стрелку раскрывающегося списка Создать и выберите Группа. Кроме того, перейдите на панель навигации на левом поле и выберите значок Группы, расположенный под значком Люди. Затем выберите "Создать группу" в левом верхнем углу.Страница сведений "Новая группа" в Outlook

  2. Присвойте группе имя.

  3. Задайте параметры конфиденциальности. По умолчанию группы являются частными. Это означает, что они могут просматриваться только участниками группы и требуют разрешения владельца группы на присоединение. К общедоступным группам могут получать доступ и присоединяться все пользователи в вашей организации. При выборе любого из этих значений группа не будет доступна пользователям за пределами организации, если только вы не пригласите их отдельно в качестве гостей.

    Совет: Группы по умолчанию являются частными при создании с помощью Outlook в Интернете. В ближайшие месяцы они будут по умолчанию закрытыми при создании с помощью любого из Outlook приложений.

  4. Решите, должны ли новые участники следовать группе (дополнительные параметры). Участники, которые подписаны на группу, получат копии каждого сообщения группы в своем личном почтовом ящике. Пользователям, которые просто присоединились к группе, потребуется открывать ее общий почтовый ящик, чтобы принимать участие в групповых беседах.

Другие действия

После создания группы вы можете добавить в нее участников. Для добавления участников:

  1. Перейдите в группу в Outlook, найдя ее в области навигации слева. Она должна быть указана под вашим почтовым ящиком в разделе Группы. Если вы используетеOutlook в Интернете, 

  2. Открыв группу, нажмите кнопку Добавить участников на ленте. Если вы используете Outlook в Интернете, щелкните надпись с количеством участников группы в верхней правой части окна, а затем выберите Добавить участников. Кроме того, перейдите на панель навигации на левом поле и выберите значок Группы, расположенный под значком Люди.  В левой области в разделе Группы выберите группу, к которой вы хотите пригласить пользователей. Щелкните значок "Добавить участников" рядом с кнопкой отправки сообщения электронной почты и значком параметров.

    Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых вы хотите добавить в группу, и нажмите кнопку "ОК".
  3. Введите в поле имя или электронный адрес пользователя, которого вы хотите добавить. После этого нажмите кнопку "ОК". Каждый участник получит сообщение электронной почты со ссылками на содержимое группы.

    Совет: Если вы хотите сразу добавить всех участников списка рассылки, просто введите его имя.

Другие действия

Беседы в группах Microsoft 365 в Outlook происходить в общем почтовом ящике группы. Пользователи могут читать сообщения и отвечать на сообщения, а участники могут легко искать или прокручивать журнал сообщений, чтобы узнать о том, что обсуждалось ранее. Общий почтовый ящик очень похож на личный почтовый ящик, с которым Outlook знакомы пользователи. Каждая беседа отображается отдельно в списке сообщений слева, и при нажатии на него откроется в области чтения. Если пользователь помечает сообщение или беседу как прочитанное, это не влияет на отображение сообщений для других участников группы, поэтому вам не придется беспокоиться о том, что другие участники могут пропустить важное сообщение.

Беседы происходят в общем почтовом ящике группы Office 365.

Совет: Недавнее изменение способа отображения и подсчета сообщений вOutlook может привести к сбросу числа, которое отображается рядом с именем группы в области навигации Outlook. Если вы хотите сбросить это число до нуля, щелкните группу правой кнопкой мыши и выберите Пометить все как прочитанные.

Создав группу, можно начать новую беседу. Вы можете опубликовать сообщение, открыв общий почтовый ящик группы и нажав кнопку Создать беседу на ленте. Также можно просто отправить сообщение на электронный адрес группы. Все участники группы смогут прочитать новое сообщение, которое вы опубликовали, а все участники группы, которые подписаны на группу, получат копию вашего сообщения в своем личном почтовом ящике.

Другие действия

Каждая группа Microsoft 365 получает общую библиотеку файлов, в которой можно хранить документы, книги, презентации или файлы любого типа, а также совместно работать с ними.

Для доступа к библиотеке файлов перейдите в группу в Outlook (в области навигации слева) и щелкните Файлы на ленте. Библиотека файлов откроется в браузере, и отсюда вы можете создавать новые файлы, отправлять файлы с компьютера и делать все, что может сделать библиотека документов SharePoint. Подумайте о том, какими файлами было бы полезно поделиться с группой, и не ограничивайтесь файлами Microsoft Office. Вы также можете предоставлять общий доступ к PDF-файлам, фотографиям или любым другим файлам, которые будут полезны вашей группе.

Откройте раздел "Файлы" в группе Office 365, чтобы увидеть список хранящихся в ней файлов и папок.

Чтобы скачать или удалить файл, выберите его, и эти команды появятся на панели инструментов вверху.

Другие действия

Каждая группа Microsoft 365 получает собственный общий OneNote записной книжке, где можно собирать идеи, совместно работать и хранить исследования.

Перейдите в группу в Outlook, найдя ее в левой области навигации или вOutlook в Интернете, перейдя к плитке Люди. После этого щелкните Записная книжка на ленте, чтобы открыть общую записную книжку группы.

Сбор заметок и идей в общей записной книжке OneNote

При первом открытии общей записной книжки группы она откроется в браузере в OneNote в Интернете. Вы можете внести изменения в браузере или, если у вас есть OneNote 2016, нажать кнопку Редактировать в OneNote на ленте. После открытия записной книжки в OneNote записная книжка будет синхронизироваться со списком открытых записных книжек, и вы сможете получить к ней доступ непосредственно из OneNote, не переходя в группу.

Откройте записную книжку группы и подумайте, какие сведения будет полезно собирать в ней. Например, у вас может быть раздел, который используется для сбора и комментирования веб-содержимого, относящееся к вашей команде.

Примечание: Записную книжку группы также можно использовать на смартфоне или планшете через OneNote для iOS или Android.

Другие действия

Скорее всего, у вашей группы есть события, собрания, вехи и другие важные даты, которые хорошо было бы добавить в общий календарь. Каждая группа Microsoft 365 имеет общий календарь, в который могут участвовать все участники.

Календарь группы, отображаемый в классическом приложении Outlook

Работа с календарем группы ничем не отличается от работы с личным календарем. Если нажать кнопку "Календарь" в области навигации, вы увидите свой личный календарь, а также общие календари всех групп, участником которых вы являетесь. Вы можете установить флажки для нужных календарей и вывести их рядом и с наложением.

Добавление элемента в общий календарь работает так же, как и в личном календаре. Любое собрание, которое вы добавляете в общий календарь, также будет приглашать других участников группы на это событие, чтобы они могли иметь его в своих календарях. Встречи, добавленные в общий календарь группы, не отображаются в личных календарях других участников.

Попробуйте добавить в общий календарь предстоящие собрания и мероприятия, в которых участвует ваша группа.

Другие действия

Итак, группа создана и настроена. Что еще можно сделать?

Дополнительные сведения

Возникли вопросы?

Посетите Microsoft Tech Community, чтобы разместить вопросы и принять участие в беседах о Группы Microsoft 365.

Обратная связь

Бен последний раз обновлял эту статью 25 июня 2021 г. в результате ваших отзывов. Если вы нашли это полезным, и особенно если вы этого не сделали, пожалуйста, щелкните элементы управления обратной связью ниже и оставьте нам несколько конструктивных комментариев, чтобы мы могли продолжать улучшать его. Спасибо!

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.