Używanie Microsoft Viva Insights w programie Outlook

Spotkania są niezbędne do zdrowej współpracy. Lepsze praktyki dotyczące spotkań mogą zwiększyć produktywność, udostępniać informacje, wprowadzać innowacje, podejmować decyzje i nawiązywać połączenia między członkami zespołu.

W widoku Przygotuj do spotkań jest wyświetlana lista nadchodzących spotkań, które zostały zorganizowane lub na które Cię zaproszono przez następne siedem dni kalendarza (w tym bieżącego dnia). Ta analiza ułatwia określenie, czy każde spotkanie jest gotowe. Wybierz pozycję Przygotuj się do spotkań, aby wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych nadchodzących spotkań. Wybierz, aby filtrować według wszystkich, zorganizowanych lub zaproszonych spotkań.

Oto, co możesz zrobić z tą analizą:

• Wyświetl uczestników: Dowiedz się, jaki jest odsetek zaproszonych osób, które zaakceptowały spotkanie, oraz liczbę zaproszonych osób. Wybierz strzałkę w dół, aby wyświetlić więcej informacji o tych uczestnikach.

• Konflikty wyświetlania: Uzyskaj listę wszystkich pozostałych spotkań, w przypadku których występują konflikty z tym spotkaniem.

• Odpowiedz (jeśli jesteś zaproszonym użytkownikiem): Odpowiedz tak lub nie na zaproszenie. Jeśli odpowiedź została już udzielona, tutaj jest wyświetlana Twoja odpowiedź. Jeśli spotkanie jest zaplanowane poza typowymi godzinami spotkania (zwykle organizujesz spotkania i uczestniczysz w nich w dniu roboczym i poza nim), jest ono wyróżnione opcją odpowiedniego odpowiadania.

• Wyświetlanie załączników: Wyświetl liczbę załączników związanych z tym spotkaniem wraz z ich tytułami i lokalizacją przechowywania (online lub lokalnie). Jeśli załącznik jest przechowywany w trybie online, wyświetl więcej szczegółów na jego temat lub otwórz go.

• Wyświetlanie powiązanych dokumentów: Wyświetl dokumenty, które mogą ułatwić Ci przygotowanie się do spotkania.

• Określ, czy spotkanie ma link online (jeśli jesteś organizatorem): Jeśli spotkanie ma link online, tutaj zauważysz przycisk Tak. Jeśli tak się nie stanie, zauważysz wartość Nie.

• Czas przygotowania książki: Zarezerwuj 15 minut lub 30 minut przed spotkaniem. Zarezerwowany czas jest wyświetlany w kalendarzu i odwołuje się do spotkania jako "Czas przygotowania [tytuł spotkania]". Możesz również anulować czas przygotowania spotkania lub usunąć go bezpośrednio z kalendarza.

Dotyczy: osoby zarejestrowane w odpowiednim planie usług

Dzięki funkcji Śledzenie otwartych wiadomości e-mail i dokumentów Viva Insights informuje o następujących funkcjach:

• Ile osób otworzyło Twoją wiadomość e-mail.

• Średni czas spędzany przez osoby czytające Twoje wiadomości e-mail.

• Ilu adresatów wiadomości e-mail otworzyło dokument udostępniony w wiadomości e-mail jako link lub załącznik.

Przeczytaj informacje o wysłanych wiadomościach e-mail:

1. Jeśli okienko Viva Insights nie jest jeszcze otwarte, wybierz ikonę Viva Insights na wstążce narzędzia główne programu Outlook, aby je otworzyć. Jeśli zostanie wyświetlony komunikat "Zapraszamy!", wybierz pozycję Rozpocznij.

2. Wybierz jedną z następujących pozycji:

   1. Częstotliwość otwierania wiadomości e-mail w kontekście — wyświetla statystykę odczytu wysłanej wiadomości e-mail, która jest obecnie otwarta w programie Outlook. Zapewnia również otwarte stawki za połączone lub dołączone dokumenty przechowywane w OneDrive dla Firm lub w programie SharePoint.

      Uwaga: W rzadkich przypadkach szybkość otwierania dokumentu może być wyższa niż liczba otwartych wiadomości e-mail. Może się tak zdarzyć, gdy adresaci otworzą dokument za pośrednictwem źródeł innych niż wiadomość e-mail, w której został udostępniony.

   2. Śledzenie stawek za otwarcie wiadomości e-mail — wyświetla statystyki odczytu dla wszystkich wysłanych wiadomości e-mail.

Obie te opcje zawierają wiersz tematu wiadomości e-mail oraz podsumowanie otwartej stawki, otwartej stawki (czasami wyrażonej jako procent) oraz liczby wiadomości przesyłanych dalej.

Zarezerwuj czas na skupienie się, aby chronić czas pracy priorytetowej, a także minimalizować powiadomienia (a tym samym rozpraszanie uwagi) przez czaty i połączenia w aplikacji Teams w czasie pracy indywidualnej.

1. W Viva Insights okienku dodatku wybierz pozycję Zarezerwuj czas, aby się skupić. Ta analiza jest wyświetlana, jeśli w kalendarzu jest dostępny czas w godzinach pracy, który nie jest blokowany przez spotkania lub terminy.

2. Opcja:

   • Ikona plus (+) obok bloku fokusu, który chcesz dodać do kalendarza.

   • Ikona ołówka umożliwiająca zmianę wyglądu bloku fokusu w kalendarzu. Załóżmy, że chcesz skupić się na opcji "Wysokość sprzedaży" na dwie godziny. Chcesz zmienić etykietę "Czas pracy indywidualnej" na "Wysokość sprzedaży", a następnie wybrać ikonę plusa (+). Ta akcja powoduje książkę dwugodzinnego terminu w kalendarzu o nazwie "Wysokość sprzedaży".

   • Zarezerwuj wszystko , aby zaplanować wszystkie dostępne godziny pracy indywidualnej jednocześnie, konfigurując chroniony czas przez cały tydzień. Użyj opcji Ustaw godziny lunchu, aby ustawić preferencje dotyczące godziny lunchu. Viva Insights będzie respektować Twoje preferencje podczas planowania czasu pracy indywidualnej.

W obszarze Nadejście informacji o dokumentach jest wyświetlana lista udostępnionych dokumentów usługi OneDrive i programu SharePoint w wiadomości e-mail, która nie została jeszcze otwarta. Ta lista zawiera dokumenty z ostatnich 14 dni.

1. W okienku dodatków Viva Insights wybierz pozycję Nadrabiaj zaległości w dokumentach.

2. Opcja:

   • Otwórz wiadomość e-mail lub otwórz spotkanie , aby otworzyć wiadomość e-mail lub spotkanie, na którym udostępniono nieprzeczytane dokumenty.

   • Zarezerwuj czas , aby zaplanować czas w kalendarzu na przeglądanie nieprzeczytanych dokumentów.

Na podstawie wzorców współpracy dodaj ważne osoby, które mogą zasugerować oznaczenie niektórych kontaktów jako ważnych. Po oznaczeniu tych kontaktów jako ważnych Viva Insights przypomni Ci o wykonaniu dla nich zadań i otwarciu od nich nieprzeczytanych wiadomości e-mail.

1. W okienku Viva Insights dodatku wybierz pozycję Dodaj ważne osoby.

2. Wybierz pozycję Oznacz jako ważne dla każdego kontaktu, dla których chcesz określić priorytet.

Użyj opcji Ustaw godziny lunchu, aby chronić czas lunchu i spersonalizować Viva Insights, aby uwzględnić preferowane godziny lunchu.

Godziny lunchu możesz ustawić na dwa sposoby — w ustawieniach lub przy użyciu karty Ustaw godziny lunchu:

Ustawianie godzin lunchu w ustawieniach 

1. W okienku dodatku Viva Insights ustawienia (ikona koła zębatego).

2. W obszarze Ustaw godziny lunchu wybierz opcję edycji (ołówka).

3. Zmień wartości w polach Rozpocznij godzinę lunchu i Zakończ godzinę lunchu.

4. Wybierz pozycję Aktualizuj.

Ustaw godziny lunchu za pomocą karty Ustaw godziny lunchu

1. W okienku Viva Insights dodatku wybierz pozycję Ustaw godziny lunchu.

2. Zauważysz domyślne godziny lunchu. Wybierz pozycję Potwierdź , aby zachować zawartość, lub zmień , aby je edytować.

3. Jeśli chcesz blokować obiad w kalendarzu każdego dnia, wybierz pozycję Dodaj zdarzenie kalendarza cyklicznego, aby chronić ten czas.

4. Jeśli wprowadzono zmiany, wybierz pozycję Aktualizuj.

Skorzystaj z opcji Zaplanuj swój czas nieobecności, aby zmniejszyć stres związany z planowaniem nadchodzącego czasu nieobecności. To narzędzie listy kontrolnej ułatwia:

• Rozwiąż wszystkie spotkania w jednym miejscu, korzystając z niestandardowego komunikatu dotyczącego zaplanowanego czasu wolnego.

• Compose autoreplies i powiadomić zespół o planowanych nieobecności.

• Zaplanuj czas pracy indywidualnej, aby zakończyć zadania przed wyjazdem i nadrobić zaległości w pracy po powrocie.

Zaplanuj harmonogram, korzystając z tych opcji jednocześnie lub pojedynczo, gdy zbliżasz się do daty. Możesz również wrócić w dowolnym momencie i zmienić szczegóły przed wyjazdem. Viva Insights będzie śledzić Postęp i aktualizować, które akcje są wykonywane.

1. W okienku dodatku Viva Insights przejdź do karty Planowanie nieobecności.

2. Wybierz pozycję Pomóż mi zaplanować , aby uzyskać listę kontrolną zawierającą następujące opcje planowania:

   1. Wybierz daty — skonfiguruj termin "Poza biurem" w kalendarzu dla wybranych dat:

      1. Wybierz pozycję Datyrozpoczęcia i zakończenia, gdy będziesz poza biurem.

      2. Wybierz pozycję Zaplanuj.

   2. Ustawianie odpowiedzi automatycznych — Compose i zapisywanie wiadomości odpowiedzi z informacją o nieobecności w wybranych dniach:

      1. W obszarze Compose lub edytowanie wiadomości zachowaj domyślną odpowiedź lub edytuj odpowiedź podczas nieobecności.

         Uwaga: Jeśli zredagujesz wiadomość z poprzedniego okresu poza biurem, zauważysz najnowszą wiadomość użytą jako domyślna w polu Compose lub edytowania wiadomości.

      2. Wybierz pozycję Wyślij poza moją organizację , aby wysłać tę samą wiadomość do osób z organizacji i spoza niej.

         Porada: Jeśli chcesz wysłać inną wiadomość automatycznej odpowiedzi do osób spoza organizacji, możesz to zrobić za pomocą programu Outlook: Ustawienia> Poczta> Odpowiedzi automatyczne.

      3. Wybierz pozycję Zapisz.

   3. Powiadamianie współpracowników — powiadamianie osób, z którymi pracowałeś w ciągu ostatnich czterech tygodni, o zbliżającym się czasie nieobecności.  

      1. Jeśli chcesz powiadomić współpracowników za pośrednictwem wiadomości e-mail, wybierz pozycję Otwórz nową wersję roboczą wiadomości e-mail, wprowadź zmiany i Wyślij.

      2. Jeśli chcesz powiadomić współpracowników za pośrednictwem zaproszenia na spotkanie, wybierz pozycję Otwórz nowe zaproszenie na spotkanie, wprowadź zmiany i Wyślij.

   4. Rozwiązywanie spotkań — odrzucaj lub anuluj spotkania zorganizowane lub zaakceptowane podczas Nieobecności.

      1. Odrzuć i anuluj spotkania za pomocą tej wiadomości — Edytuj wiadomość, którą Viva Insights, aby odrzucić lub anulować zaproszenia na spotkanie.

      2. Wybierz spotkania do odrzucenia i anulowania — wybierz spotkania, które chcesz odrzucić lub anulować, lub użyj opcji Zaznacz wszystko, aby odrzucić lub anulować wszystkie wymienione spotkania. Po zakończeniu wybierz pozycję Potwierdź. Możesz również wybrać pozycję Otwórz obok spotkania, aby wyświetlić więcej szczegółów na jego temat.

   5. Zarezerwuj czas na skupienie się — zaplanuj czas, aby skupić się na zawijaniu pracy przed wyjazdem, a następnie na nadrobieniu zaległości po powrocie.

      1. Rozwiń pozycję Przejrzyj otwarte sloty.

      2. Wybierz znak plus (+) obok dostępnych przedziałów czasowych, które chcesz zarezerwować.

      3. Wybierz pozycję Gotowe, aby dodać je do kalendarza.

Jako menedżer, możesz skorzystać z wglądu w informacje dotyczące zespołu, aby:

• Wykonaj zadania, które obiecałeś wykonać, lub gdy członkowie zespołu poprosili Cię o wykonanie.

• Przejrzyj ważne wiadomości e-mail i dokumenty od członków zespołu, których jeszcze nie czytasz.

Ta funkcja jest dostępna tylko dla Viva Insights użytkowników, którzy mają bezpośrednie raporty wymienione w usłudze Azure Active Directory. Jeśli jesteś menedżerem, ale nie widzisz tej funkcji, skontaktuj się z administratorem platformy Microsoft 365.

W okienku Viva Insights dodatku wybierz pozycję Dogonij swój zespół, aby zobaczyć członków zespołu, których potrzebujesz do ponownego połączenia, oraz czynności, które możesz wykonać w tym celu.