Przewodnik po ochronie prywatności dla szczegółowych informacji osobistych

Kluczowe zasady

Jako użytkownik Viva Insights tylko Ty widzisz swoje dane.
Dane są przechowywane i obliczane w skrzynce pocztowej Exchange Online.
Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z tej funkcji.
Szczegółowe informacje osobiste w Viva Insights pokazują, że nie możesz zidentyfikować twoich danych osobowych współpracowników poza tym, co już widzisz w programie Outlook i aplikacji Teams.

Punkty klucza prywatności danych

Szczegółowe informacje osobiste w Viva Insights nie umożliwiają oceny, śledzenia, automatycznego podejmowania decyzji, profilowania ani monitorowania. Viva Insights zapewnia osobiste informacje za pośrednictwem aplikacji Viva Insights w usłudze Microsoft Teams i w sieci Web, dodatku Insights w programie Outlook, Viva przeglądać wiadomości e-mail, wiadomości e-mail z podsumowaniem i wbudowane sugestie w programie Outlook. Szczegółowe informacje osobiste w Viva Insights nie udostępniają żadnego mechanizmu ani opcji pozwalającej innym osobom oprócz Ciebie na uzyskiwanie dostępu do spersonalizowanych informacji wyświetlanych za pośrednictwem tych powierzchni, chyba że użytkownik celowo i niezależnie je udostępni. Dane szczegółowe dotyczące danych osobowych udostępniane przez Viva Insights nie mogą być wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.
Szczegółowe informacje osobiste w Viva Insights nie dają pracownikom dostępu do nowych danych osobowych innych współpracowników. Viva Insights konwertuje dane na osobiste analizy, wykonując obliczenia na informacjach generowanych tylko w ciągu dnia roboczego. Większość danych, które są widoczne w szczegółowych informacjach osobistych z Viva Insights, to po prostu agregacja informacji, do których już masz dostęp, ale bez jakiejś pomocy nie będzie można szybko wykonywać obliczeń.
Szczegółowe informacje osobiste dotyczące Viva Insights danych są przetwarzane i przechowywane w skrzynce pocztowej Exchange Online pracownika. Viva Insights przetwarza dane z tych źródeł, aby uzyskać szczegółowe informacje osobiste: Exchange Online dane poczty e-mail i kalendarza, sygnały czatu i połączeń z Skype dla firm i z aplikacji Teams. Viva Insights przechowuje i przetwarza te dane w skrzynce pocztowej Exchange Online każdego pracownika.
Szczegółowe informacje osobiste w Viva Insights potwierdzają zgodność ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Firma Microsoft zaprojektowała szczegółowe informacje osobiste w Viva Insights, aby wspierać potrzeby Twojej organizacji zgodnie z wymaganiami RODO.

Ważne: W tym artykule omówiono wiadomość e-mail z podsumowaniem. Wstrzymaliśmy wysyłanie wiadomości e-mail z podsumowaniem w celu wprowadzenia pewnych ulepszeń. Nadal możesz uzyskać dostęp do dodatku Viva Insights outlook lub aplikacji Viva Insights w aplikacji Teams i w sieci Web, aby uzyskać dostęp do kluczowych funkcji, aż ta usługa zostanie wznowiona. Aby uzyskać więcej informacji na temat tej zmiany, zobacz Wstrzymanie briefingu.

Ważne: W tym artykule omówiono również wiadomość e-mail Digest. Począwszy od końca marca 2024 r., wstrzymamy wiadomości e-mail Digest, które zazwyczaj są wysyłane dwa razy w miesiącu. Cała zawartość wiadomości e-mail Digest będzie nadal dostępna w aplikacji Viva Insights w aplikacji Teams lub w sieci Web. Możesz kontynuować eksplorowanie i bezproblemowe analizowanie szczegółowych informacji o danych. Aby dowiedzieć się więcej o tej zmianie, zobacz Wstrzymanie obsługi wiadomości e-mail.

Gdzie można wyświetlić osobiste informacje

Szczegółowe informacje osobiste w Viva Insights:

Prywatność w aplikacji Viva Insights w aplikacji Teams i w sieci Web

Podczas przetwarzania danych w aplikacji Microsoft Viva Insights firma Microsoft chroni prywatność pracowników i w pełni przestrzega lokalnych przepisów, takich jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Viva Insights chroni prywatność w następujący sposób:

Osobiste i prywatne — zawartość w Twoich szczegółowych informacjach jest osobista, prywatna i dostępna tylko dla Ciebie. Nikt inny w Twojej organizacji nie może uzyskać do niego dostępu.
Dane wszystkich osób są prywatne — Viva Insights nie zawiera żadnych nowych danych osobowych dotyczących innych osób w organizacji. Szczegółowe informacje i akcje są oparte na informacjach generowanych przez Ciebie i Twoją organizację po prostu w zwykły dzień roboczy. Twoje szczegółowe informacje są oparte na informacjach, do których już masz dostęp, ale nie możesz szybko zagregować bez pomocy.
Zabezpieczenia skrzynek pocztowych — Viva Insights korzysta z Exchange Online danych poczty e-mail i kalendarza oraz procesów oraz przechowuje wszelkie szczegółowe informacje lub akcje w skrzynce pocztowej Exchange Online, dlatego program Exchange wbuduje i wymusza zabezpieczenia danych.
Zgodne z RODO — firma Microsoft przestrzega RODO podczas przekazywania szczegółowych informacji i działań w aplikacji.

Opis działania

Osobiste szczegółowe informacje i akcje w aplikacji Microsoft Viva Insights są oparte na Exchange Online danych skrzynki pocztowej, takich jak dane poczty e-mail i kalendarza. Szczegółowe informacje pochodzą z danych, które są już dostępne w twojej Exchange Online skrzynce pocztowej. Jeśli na przykład chcesz określić zobowiązania wobec innych osób, możesz ręcznie przejrzeć każdą wiadomość e-mail w skrzynce pocztowej. Aplikacja Viva Insights po prostu oszczędza przed tym żmudnym procesem.

Typy danych

Viva Insights dostarcza szczegółowych informacji osobistych z następującymi typami danych.

Dane skrzynki pocztowej — Email, kalendarz, czat i aktywność połączeń generowana przy użyciu platformy Microsoft 365, na przykład czas spędzany na spotkaniach lub wiadomościach e-mail wysyłanych do określonej osoby lub grupy.
Dane przyrostowe — dane, które w przeciwnym razie byłyby niedostępne, ale są przedstawiane w postaci zagregowanej mającej na celu ochronę prywatności osób.

Dane skrzynki pocztowej

Dane skrzynki pocztowej reprezentują informacje, do których już masz dostęp, po prostu przechodząc do swojej pracy, na przykład wysyłając wiadomości e-mail, organizując spotkania lub rozmawiając ze współpracownikami. Viva Insights procesów i pokazuje informacje w sposób umożliwiający ich działanie.

Na przykład Viva Insights udostępnia widoki, które pozwalają szybko zrozumieć, ile czasu spędzasz na spotkaniach i w wiadomościach e-mail każdego dnia, z kim współpracujesz najczęściej, z kim tracisz kontakt oraz z kim zostały podjęte zobowiązania i żądania.

Możesz podjąć działania dotyczące tych informacji. Możesz na przykład zdecydować, że spędzasz zbyt dużo czasu na spotkaniach i przyjąć osobisty cel, jakim jest prowadzenie bardziej efektywnych spotkań.

Szczegółowe informacje osobiste pochodzą z danych, które są już dostępne w następujących miejscach:

Skrzynka pocztowa Exchange Online
Twoja aktywność w dokumentach usługi OneDrive i programu SharePoint
Historia czatów i połączeń z aplikacji Teams oraz z Skype dla firm

Viva Insights po prostu stosuje niektóre podstawowe obliczenia i reguły, aby te dane były bardziej funkcjonalne. Dane skrzynki pocztowej są przechowywane bezpośrednio w skrzynce pocztowej Exchange Online.

Jeśli na przykład chcesz ustalić, którzy współpracownicy wysłali Ci najwięcej wiadomości e-mail w ciągu ostatniego tygodnia, technicznie możesz to zrobić bez Viva Insights, ręcznie zliczając wiadomości e-mail od współpracowników w Twojej skrzynce odbiorczej. Podobnie możesz określić średni czas odpowiedzi współpracowników na wiadomości e-mail, które ich wysłałeś, używając informacji sygnatur czasowych łatwo dostępnych w Twojej skrzynce pocztowej. Viva Insights pozwala zaoszczędzić czas na wykonywaniu tych żmudnych obliczeń.

Dane przyrostowe

W kilku przypadkach szczegółowe informacje osobiste w Viva Insights udostępniają pozbawione cech identyfikacyjnych informacje o innych osobach, które nie byłyby dla nich dostępne w inny sposób, na przykład dotyczące Email stawek odczytu.

Email stawki odczytu

Viva Insights śledzi procent adresatów, którzy otworzyli wiadomość e-mail (w dodatku programu Outlook) dla wiadomości e-mail wysłanych do co najmniej pięciu osób.

Aby zachować prywatność, Viva Insights nie śledzi stawek za odczyt wiadomości wysłanych do mniej niż pięciu osób. Viva Insights również nie pokazuje wskaźników czytania "0 procent" lub "100 procent", ponieważ pozwoliłoby to ludziom na ostateczne wnioski na temat poszczególnych działań współpracowników. Zamiast tego szybkość odczytu w tych przypadkach jest wyświetlana jako zakres obejmujący wartość progową, która zależy od liczby adresatów wiadomości e-mail.

Ta metryka jest obliczana na podstawie flagi "odczytu" w Exchange Online. W przypadku niektórych osób wiadomości są oflagowyowane jako "przeczytane" po otwarciu wiadomości w okienku podglądu programu Outlook. W przypadku innych osób może być konieczne dwukrotne kliknięcie w celu otwarcia wiadomości w celu oznaczenia jej jako przeczytanej.

To ustawienie można kontrolować w ustawieniach programu Outlook. Aby wyświetlić te sygnały w skrzynce pocztowej nadawcy, flaga "odczytu" jest kopiowana w środowisku platformy Microsoft 365, a następnie dostarczana do skrzynki pocztowej nadawcy.

Zgodność z RODO

Podobnie jak w przypadku pełnego pakietu platformy Microsoft 365, Viva Insights ułatwia obsługę zgodności z wymaganiami RODO. Na przykład Viva Insights obsługuje następujące funkcje:

Zabezpieczanie i ochrona danych osobowych użytkowników — usługa Insights wymaga licencji Exchange Online, a wszystkie dane są przechowywane w skrzynce pocztowej Exchange Online pracowników. Metryki obliczane, takie jak zadania, są dołączane do skrzynki pocztowej. W związku z tym aplikacja Viva Insights spełnia ten obowiązek ze względu Exchange Online także na wypełnianie zobowiązań:
- Firma Microsoft nie będzie eksminować danych klientów w Exchange Online w celach reklamowych.
- Firma Microsoft nie będzie dobrowolnie ujawniać Exchange Online danych klientów organom ścigania.
- Firma Microsoft spełni wszystkie wymagania związane z szyfrowaniem danych Exchange Online i zaimplementuje mechanizmy kontroli w celu zmniejszenia zagrożeń bezpieczeństwa i zapewnienia ciągłości działania, zgodnie z opisem w iso 27001 i 27018.
Powiadamiaj użytkowników w przypadku wykrycia naruszenia — firma Microsoft powiadomi o ochronie prywatności klientów w ciągu 72 godzin od poinformowania firmy Microsoft o naruszeniu standardowych procedur operacyjnych firmy Microsoft 365 dotyczących reagowania na incydenty.
Honoruj żądania użytkowników dotyczące eksportowania, usuwania lub ograniczania przetwarzania danych osobowych — firma Microsoft obsługuje żądania użytkowników, takie jak żądania eksportowania lub usuwania danych.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zgodność z RODO.