Privacyhandleiding voor persoonlijke inzichten

Belangrijkste principes

Als Viva Insights gebruiker kunt alleen u uw eigen gegevens zien.
Uw gegevens worden opgeslagen en berekend in uw Exchange Online postvak.
U kunt zich op elk gewenst moment aanmelden en afmelden .
Persoonlijke inzichten in Viva Insights toont u geen persoonsgegevens van collega's die u al kunt zien in Outlook en Teams.

Belangrijke punten voor gegevensprivacy

Persoonlijke inzichten in Viva Insights zijn niet ontworpen om evaluatie, bijhouden, geautomatiseerde besluitvorming, profilering of bewaking mogelijk te maken. Viva Insights biedt u persoonlijke inzichten via de Viva Insights-app in Microsoft Teams en op het web, de Insights Outlook-invoegtoepassing, Viva samenvatting van e-mailberichten, briefing-e-mails en inlinesuggesties in Outlook. Persoonlijke inzichten in Viva Insights heeft geen mechanisme of optie waarmee iedereen, behalve u, toegang heeft tot de persoonlijke informatie die via deze oppervlakken wordt weergegeven, tenzij u deze doelbewust en onafhankelijk deelt. Persoonlijke inzichten die door Viva Insights worden verstrekt, kunnen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of voor profilering.
Persoonlijke inzichten in Viva Insights geven werknemers geen toegang tot nieuwe persoonsgegevens over andere collega's. Viva Insights converteert gegevens naar persoonlijke inzichten door berekeningen uit te voeren op informatie die u genereert door gewoon uw werkdag uit te voeren. De meeste gegevens die u in persoonlijke inzichten van Viva Insights ziet, zijn gewoon een aggregatie van informatie waartoe u al toegang hebt, maar waarop u zonder enige ondersteuning niet snel berekeningen kunt uitvoeren.
Persoonlijke inzichten in Viva Insights gegevens worden verwerkt en opgeslagen in het Exchange Online postvak van de werknemer. Viva Insights verwerkt gegevens uit deze bronnen voor persoonlijke inzichten: Exchange Online e-mail- en agendagegevens, chat- en oproepsignalen van Skype voor Bedrijven en teams. Viva Insights slaat deze gegevens op en verwerkt deze in het Exchange Online postvak van elke werknemer.
Persoonlijke inzichten in Viva Insights ondersteuning bieden voor naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Microsoft heeft Persoonlijke inzichten in Viva Insights ontworpen om de behoeften van uw organisatie te ondersteunen om te voldoen aan de AVG-vereisten.

Belangrijk: In dit artikel wordt de e-mail van de briefing besproken. We hebben het verzenden van briefing-e-mails onderbroken om enkele verbeteringen aan te brengen. U hebt nog steeds toegang tot de Viva Insights Outlook-invoegtoepassing of Viva Insights-app in Teams en op het web voor belangrijke functionaliteit totdat deze service wordt hervat. Raadpleeg Briefing onderbreken voor meer informatie over deze wijziging.

Belangrijk: In dit artikel wordt ook de samenvattings-e-mail besproken. Vanaf eind maart 2024 onderbreken we de samenvattingsmails, die doorgaans twee keer per maand worden verzonden. Alle inhoud van Samenvattings-e-mailberichten is nog steeds beschikbaar in de Viva Insights-app in Teams of op het web. U kunt uw gegevens-inzichten naadloos blijven verkennen en analyseren. Raadpleeg de pauze E-mail in samenvatting voor meer informatie over deze wijziging.

Waar kunt u persoonlijke inzichten zien

Persoonlijke inzichten in Viva Insights:

Privacy in de Viva Insights-app in Teams en op het web

Wanneer gegevens worden verwerkt in de Microsoft Viva Insights-app, beschermt Microsoft de privacy van werknemers en voldoet Microsoft volledig aan lokale regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Viva Insights beschermt privacy op de volgende manieren:

Persoonlijk en privé: inhoud in uw inzichten is persoonlijk, privé, alleen voor u beschikbaar. Niemand anders in uw organisatie heeft er toegang toe.
De gegevens van iedereen worden privé gehouden, Viva Insights bevat geen nieuwe persoonlijk identificeerbare informatie over iemand anders in uw organisatie. De inzichten en acties zijn gebaseerd op informatie die door u en uw organisatie wordt gegenereerd door uw normale werkdag. Uw inzichten zijn gebaseerd op informatie waartoe u al toegang hebt, maar die u niet snel kunt samenvoegen zonder hulp.
Postvakbeveiliging: Viva Insights maakt gebruik van Exchange Online e-mail- en agendagegevens en processen en slaat eventuele inzichten of acties op in uw Exchange Online postvak, zodat gegevensbeveiliging is ingebouwd en afgedwongen door Exchange.
AVG-compatibel: Microsoft voldoet aan de AVG bij het verstrekken van inzichten en acties in de app.

Hoe het werkt

De persoonlijke inzichten en acties in de Microsoft Viva Insights-app zijn gebaseerd op uw Exchange Online postvakgegevens, zoals e-mail- en agendagegevens. De inzichten zijn afgeleid van gegevens die al beschikbaar zijn in uw Exchange Online postvak. Als u bijvoorbeeld wilt controleren welke toezeggingen u aan anderen hebt gedaan, moet u nu elke e-mail in uw postvak handmatig controleren. De Viva Insights-app bespaart u eenvoudigweg van dit tijdrovende proces.

Gegevenstypen

Viva Insights biedt persoonlijke inzichten met de volgende typen gegevens.

Postvakgegevens: Email- en agenda-, chat- en oproepactiviteit die u genereert met behulp van Microsoft 365, zoals tijd die u besteedt aan vergaderingen of e-mailberichten die u naar een specifieke persoon of groep verzendt.
Incrementele gegevens: gegevens die anders niet beschikbaar zouden zijn voor u, maar worden weergegeven in een geaggregeerde vorm die is ontworpen om individuele privacy te beschermen.

Postvakgegevens

Postvakgegevens vertegenwoordigen informatie waartoe u al toegang hebt door uw werk te doen, zoals het verzenden van e-mailberichten, het organiseren van vergaderingen of het chatten met collega's. Viva Insights verwerkt en toont de informatie op een manier die een actie mogelijk maakt.

Viva Insights biedt bijvoorbeeld weergaven waarmee u snel kunt begrijpen hoeveel tijd u elke dag in vergaderingen en in e-mail besteedt, met wie u het meest samenwerkt, met wie u het contact verliest en aan wie u toezeggingen en verzoeken hebt gedaan.

U kunt actie ondernemen op deze informatie. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat u te veel tijd besteedt aan vergaderingen en een persoonlijk doel heeft om efficiëntere vergaderingen te houden.

Persoonlijke inzichten worden afgeleid van gegevens die al beschikbaar zijn op de volgende plaatsen:

Uw Exchange Online postvak
Uw activiteiten in OneDrive- en SharePoint-documenten
Uw chat- en oproepgeschiedenis van Teams en van Skype voor Bedrijven

Viva Insights gewoon enkele basisberekeningen en regels toe te passen om deze gegevens beter uitvoerbaar te maken. Postvakgegevens worden rechtstreeks in uw Exchange Online postvak opgeslagen.

Als u bijvoorbeeld wilt bepalen welke collega's u de meeste e-mail hebben gestuurd in de afgelopen week, kunt u dit technisch gezien doen zonder Viva Insights door e-mails van collega's handmatig te tellen in uw Postvak IN. Op dezelfde manier kunt u de gemiddelde reactietijd van uw collega's op de e-mailberichten die u hen hebt verzonden bepalen met behulp van de tijdstempelgegevens die direct beschikbaar zijn in uw postvak. Viva Insights bespaart u de moeite om deze saaie berekeningen uit te voeren.

Incrementele gegevens

In een paar gevallen biedt Persoonlijke inzichten in Viva Insights u niet-geïdentificeerde informatie over andere personen die anders niet voor hen beschikbaar zouden zijn geweest, zoals voor Email leesfrequenties.

Email leessnelheden

Viva Insights houdt het percentage geadresseerden bij dat een e-mailbericht (in de Outlook-invoegtoepassing) heeft geopend voor e-mail die u naar vijf of meer personen hebt verzonden.

Om de privacy te beschermen, houdt Viva Insights geen leesfrequenties bij voor berichten die naar minder dan vijf personen worden verzonden. Viva Insights geeft ook geen leespercentages weer van '0 procent' of '100 procent', omdat mensen dan definitieve conclusies kunnen trekken over acties van individuele collega's. In plaats daarvan wordt de leessnelheid in deze gevallen weergegeven als een bereik dat een drempelwaarde omvat die afhankelijk is van het aantal geadresseerden van de e-mail.

Deze metrische waarde wordt berekend op basis van de vlag 'lezen' in Exchange Online. Voor sommige personen worden berichten gemarkeerd als 'gelezen' wanneer u een bericht opent in het voorbeeldvenster van Outlook. Voor anderen moet u mogelijk dubbelklikken om het bericht te openen om het te markeren als 'gelezen'.

U kunt deze instelling beheren in uw Outlook-instellingen. Als u deze signalen wilt weergeven in het postvak van de afzender, wordt de vlag 'lezen' gekopieerd in de Microsoft 365-omgeving en vervolgens bezorgd in het postvak van de afzender.

AVG-naleving

Net als bij de volledige Microsoft 365-suite ondersteunt Viva Insights de naleving van avg-vereisten. Viva Insights ondersteunt bijvoorbeeld het volgende:

Persoonlijke gegevens van gebruikers beveiligen en beveiligen: voor Insights is een Exchange Online licentie vereist en alle gegevens worden opgeslagen in het Exchange Online postvak van de werknemers. De berekende metrische gegevens, zoals taken, worden toegevoegd aan het postvak. De Viva Insights app voldoet dus aan deze verplichting door Exchange Online ook aan de verplichting te voldoen:
- Microsoft zal geen klantgegevens in Exchange Online gebruiken voor advertenties.
- Microsoft zal Exchange Online klantgegevens niet vrijwillig vrijgeven aan wetshandhavingsinstanties.
- Microsoft voldoet aan alle vereisten met betrekking tot het versleutelen van Exchange Online gegevens en implementeert controles om beveiligingsrisico's te verminderen en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, zoals beschreven in ISO 27001 en 27018.
Gebruikers op de hoogte stellen in het geval dat er een schending wordt gedetecteerd: Microsoft stelt de privacycontactpersonen van klanten binnen 72 uur op de hoogte nadat Microsoft op de hoogte is van een schending volgens de standaardprocedures voor het reageren op incidenten van Microsoft 365.
Aanvragen van gebruikers (DSR's) honoreert om persoonsgegevens te exporteren, te verwijderen of te beperken: Microsoft ondersteunt aanvragen van gebruikers, zoals aanvragen voor het exporteren of verwijderen van gegevens.

Raadpleeg AVG-naleving voor meer informatie.