Overzicht: Sitebeheer, machtigingen en delen voor site-eigenaren

Subsites maken

U wilt mogelijk dat uw teamleden in staat zijn subsites te maken onder de teamsite voor gebruik tijdens specifieke projecten.

Spontaan nieuwe subsites kunnen maken kan een groot voordeel zijn voor de groep, maar onbeperkt sites maken kan uit de hand lopen. Wanneer subsites de vrije loop krijgen, kunnen er problemen ontstaan. Bijvoorbeeld:

• Het is moeilijk voor gebruikers om de juiste subsite te vinden, of om er zeker van te zijn wanneer ze deze hebben gevonden.

• Gegevens kunnen op verschillende subsites zijn gedupliceerd, verbruiken dure opslagruimte en vereisen tweemaal zoveel moeite om ze te onderhouden.

• Verouderde gegevens kunnen potentieel jarenlang op subsites blijven staan en worden in de zoekresultaten weergegeven. Het wordt dan moeilijk om te bepalen welke versie van de gegevens correct is.

• Het beheer van machtigingen voor een verscheidenheid aan subsites kan een omvangrijke taak worden. Gebruikers kunnen per ongeluk toegang krijgen tot gegevens die ze nooit zouden mogen inzien.

• Wanneer medewerkers de groep verlaten, blijven de subsites achter die zij hebben gemaakt. Dit leidt tot verwarring en verwarrende zoekresultaten voor de resterende sitegebruikers.

U kunt tijd en energie besparen wanneer u een aantal regels instelt voor het maken van sites en waarbij de volgende kwesties aan bod komen:

• Wie mogen subsites maken?

• Moeten nieuwe subsites tevoren worden goedgekeurd? Indien ja, wat zijn de goedkeuringscriteria en wie verleent goedkeuring?

• Moeten bestaande sjablonen en thema's voor nieuwe subsites worden gebruikt?

• Hoeveel gegevens mogen op een site worden opgeslagen? Dat wil zeggen, hoeveel schijfruimte mag op de server worden gebruikt?

• Welke regels gelden er voor het opnemen van navigatiestrategieën op de site?

• Hoe lang mogen gegevens zijn opgeslagen op subsites voordat deze worden verwijderd of gearchiveerd?

Zie Een site of subsite maken voor meer informatie.

Machtigingenbeheer

De integriteit, vertrouwelijkheid en privacy van de missiekritieke gegevens van uw organisatie hangen af van de beveiliging van uw site, met name wie u toegang tot uw site verleent.

Het verlenen en beperken van toegang tot uw site wordt machtigingenbeheer genoemd. Dit is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van site-eigenaren.

Hierna volgt een aantal tips dat u moet onthouden wanneer u een machtigingenstrategie ontwikkelt.

• Volg het principe van het laagste machtigingsniveau: geef gebruikers het laagste machtigingsniveau dat zij nodig hebben om de aan hen toegewezen taken te kunnen uitvoeren.

• Verleen gebruikers toegang door hen toe te voegen aan de standaardgroepen (zoals Leden, Bezoekers en Eigenaren). Maak de meeste gebruikers lid van de groep Leden of Bezoekers en beperk het aantal personen in de groep Eigenaren.

• Gebruik de overname van machtigingen om een duidelijke, eenvoudig te visualiseren hiërarchie te maken. Dat wil zeggen dat u moet voorkomen dat u machtigingen aan individuen verleent in plaats van met groepen te werken. Laat indien mogelijk subsites de machtigingen overnemen van uw teamsite in plaats van unieke machtigingen te maken.

• Deel uw inhoud in om te profiteren van de overname van machtigingen: overweeg om uw inhoud te segmenteren op beveiligingsniveau. Maak voor gevoelige documenten een specifieke site of bibliotheek in plaats van de documenten in een grotere bibliotheek te plaatsen en ze met unieke machtigingen te beveiligen.

Zie Machtigingsniveaus in SharePoint of Machtigingen bewerken voor een lijst, bibliotheek of afzonderlijk item voor informatie over het instellen van machtigingen.

Gegevensarchitectuur

De informatiearchitectuur van een site is als de inhoudsopgave van een boek: de architectuur bepaalt hoe de gegevens van die site (webpagina's, documenten, lijsten en gegevens) worden ingedeeld en gepresenteerd aan de gebruikers van de site. De informatiearchitectuur wordt vaak geregistreerd als een hiërarchische lijst met site-inhoud, zoektrefwoorden, gegevenstypen en andere concepten.

Als u een informatiearchitectuur wilt maken, moet u de gegevens analyseren die u op de site presenteert. Hier volgt een aantal vragen dat u kunt gebruiken om een informatiearchitectuur te ontwikkelen:

• Welk soort inhoud gebruikt u op de site? Hoe vertaalt zich dit in subsites, lijsten, bibliotheken, enzovoort?

• Hoe worden de gegevens op de site gepresenteerd?

• Hoe navigeren gebruikers door de site?

• Hoe worden de gegevens op een bepaalde doelgroep gericht?

• Hoe wordt het zoeken geconfigureerd en geoptimaliseerd?

Een deel van uw informatiearchitectuur omvat mogelijk de classificatie van gegevens.

Als de gegevens waarmee u te maken hebt, van hoge waarde zijn voor het bedrijf, speciale beveiliging vereisen of beheerst worden door overheidsregels, wilt u mogelijk een classificatieschema instellen om specifieke inhoudstypen te identificeren die zorgvuldig moeten worden beheerd.

Nadat u gegevens in specifieke lijsten en bibliotheken hebt ingedeeld, kunt u beheerfuncties gebruiken om te bepalen hoe de inhoud wordt beheerd. Bijvoorbeeld:

Het uitchecken van bestanden vereisen

Door het verplicht uitchecken van een bestand kan dat bestand slechts door één persoon tegelijk worden bewerkt totdat het bestand weer wordt ingecheckt. Hiermee voorkomt u dat meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen in een document, zodat er geen conflicten en verwarring kunnen ontstaan bij het bewerken. Het verplicht uitchecken is ook een geheugensteuntje voor teamleden om een opmerking toe te voegen wanneer ze het bestand weer inchecken, zodat het makkelijker is om bij te houden wat er in elke versie is gewijzigd. Zie Een bibliotheek configureren om het uitchecken van bestanden te vereisen voor meer informatie.

Versies bijhouden

Wilt u vorige versies van bestanden bijhouden? Met bibliotheken kunt u bestanden bijhouden, opslaan en herstellen. U kunt ervoor kiezen om alle versies op dezelfde manier bij te houden. U kunt er ook voor kiezen om versies te markeren aan de hand van grote wijzigingen, zoals het toevoegen van een hoofdstuk aan een handleiding, en kleine wijzigingen, zoals het verbeteren van een spelfout. Per type kunt u kiezen hoeveel versies u wilt opslaan, zodat u de controle hebt over de hoeveelheid gebruikte opslagruimte. Zie Hoe werkt versiebeheer in een lijst of bibliotheek? voor meer informatie over versiebeheer.

Levenscyclus en buitengebruikstelling van sites

Sites zoals documentwerksites en discussiesites blijven vaak alleen achter wanneer ze geen nut meer hebben, en gebruiken waardevolle opslagruimte en verwarren de zoekresultaten. Het is een goed idee om een planning in te stellen voor het reviseren van sites en hun inhoud (ten minste eenmaal per jaar) om te controleren of het de moeite loont om ze te behouden.

Het is ook een goed idee om te onthouden dat het grotere beheermodel van uw organisatie ook op zoek is naar verouderde sites. Een beheerder kan bijvoorbeeld automatisch sites verwijderen die al 90 dagen niet meer zijn gebruikt. Als site-eigenaar ontvangt u een e-mailwaarschuwing wanneer uw site op het punt staat om te worden verwijderd. Zie Beleid voor het afsluiten van sites voor meer informatie over levenscyclusbeleid en beleid voor de buitengebruikstelling van sites.