Uw SharePoint-communicatiesite maken

Meer informatie over site-inhoud

Elke communicatiesite bevat diverse standaardlijsten en bibliotheken:

• Documentenbibliotheek : een locatie voor het uploaden van bestanden. De site bevat één standaardbibliotheek, maar u kunt meer naar wens toevoegen.

• Lijst met gebeurtenissen : de lijst waar agenda-items zijn opgeslagen.

• Bibliotheek site pagina's : de bibliotheek waarin al uw site pagina's wonen.

• Formuliersjablonen en stijlbibliotheek : deze bibliotheken zijn oudere bibliotheken die worden overgebracht via pervious-versies van SharePoint

Tips voor het configureren van site-inhoud:

• Voeg de paginatitel toe voordat u een afbeelding aan de pagina toevoegt. Als u de paginatitel niet eerst toevoegt, is de naam van de submap Siteactiva (gevonden in site activa) voor de pagina mogelijk een reeks willekeurige tekens, zodat u de afbeeldingen die u later met de pagina hoort, op een later tijdstip sneller kunt vinden.

• Upload geen documenten met behulp van het webonderdeel Snelle koppelingen. Upload ze altijd in een documentbibliotheek en koppel ze vervolgens via een snelkoppeling. Als u een document uploadt terwijl u een koppeling toevoegt via een snelkoppeling, wordt het document opgeslagen in de bibliotheek site activa, zodat u het document later sneller moet bijwerken.

• Plaats spaties (niet streepjes of onderstrepingstekens) tussen woorden in bestandsnamen om de leesbaarheid te verbeteren. De bestandsnamen en de titels van documenten moeten voor gebruikers duidelijk zijn omdat deze informatie belangrijk wordt wanneer gebruikers uw site zoeken naar inhoud.

• Vermijd het gebruik van datums en versienummers in bestandsnamen. In SharePoint worden automatisch versies bijgehouden. Als u een datum aan een bestandsnaam toevoegt en vervolgens een nieuwere versie van het bestand toevoegt, worden de koppelingen naar het oude bestand niet automatisch bijgewerkt. Als u een nieuwe versie van een bestand uploadt dat dezelfde naam heeft als een bestaand bestand, worden de koppelingen automatisch bijgewerkt.

• Herkenbare labels gebruiken voor alle hyperlinks. Maak geen voorwaarden wanneer u een koppeling maakt met inhoud op uw site. Voor aanvullende informatie over het koppelen van labels raadpleegt u de instructies voor labels in de plannings navigatie voor de moderne SharePoint-ervaring. De instructies voor de naamgeving van labels in dit artikel zijn niet alleen van toepassing op de labels van de bovenste navigatie, maar voor een koppeling op uw pagina.

Inhoud op een bepaalde doelgroep richten

Een fantastische manier om ervoor te zorgen dat de inhoud van de site relevant is voor bezoekers, is het aanpassen van de manier waarop uw bezoekers pagina's en nieuws bekijken met behulp van doel groepen. Met bedoelings doelgroepen kunnen inhoud worden gericht aan gebruikers die deel uitmaken van een specifieke doelgroep. Met doelgroepen worden ook nieuws op de startpagina van SharePoint op de startpagina van SharePoint, nieuws over de mobiele app en het webonderdeel Nieuws bedoeld.

Doelgroepen wordt eerst geconfigureerd in de bibliotheek site pagina's en vervolgens in het webonderdeel Nieuws of gemarkeerde inhoud. Als een doelgroep voor een pagina is opgegeven, wordt de pagina alleen weergegeven voor personen die lid zijn van de doelgroep. Een lid mag geen deel uitmaken van de inhoud met behulp van zoeken, omdat het doel van een pagina niet gelijk is aan de beveiliging van een pagina. Het niet-lid wordt echter niet weergegeven op de pagina of het nieuwsartikel.

Doelgroepen kunnen ook worden toegevoegd aan de navigatie van uw site. Hiermee kunt u kiezen wie de inhoud van de sitenavigatie mag zien met dezelfde doelgroepen die beschikbaar zijn voor pagina's.

Automatische goedkeuring van pagina's maken

Wilt u dat iemand anders of een groep pagina's goedkeurt voordat deze worden gepubliceerd? Primaire en secundaire versies zijn standaard ingeschakeld in de bibliotheek site pagina's. Als deze functie is ingeschakeld, kunt u eenvoudig goedkeuring van pagina's configureren via de vervolgkeuzelijst automatiseren in de bibliotheek site pagina's. Dit kan een goede idee zijn als u van plan bent om meerdere auteurs te maken en u definitieve pagina's wilt bekijken voordat deze worden gepubliceerd. Wanneer de goedkeuring van pagina's is uitgeschakeld, kunnen alleen leden en eigenaren pagina's weergeven die niet zijn gepubliceerd (Hoewel bezoekers de laatste gepubliceerde versie van de pagina kunnen zien).

Machtigingen voor lijsten en bibliotheken aanpassen

Wilt u een paar lijsten of bibliotheken hebben waarop sitebezoekers kunnen bijdragen? U kunt de machtigingen voor een of meer lijsten en bibliotheken op de site aanpassen om Contribute-machtigingen toe te wijzen aan de groep bezoekers. U kunt als volgt de machtigingen voorkomen in de bibliotheek site pagina's. U kunt de machtigingen voor de site pagina's-bibliotheek onderbreken door de ingewikkelde en onduidelijke gebruikerservaring te beheren, zodat u er zeker van bent dat u niet per ongeluk machtigingen verwijdert van een pagina die alle gebruikers nodig hebben. U kunt ook het webonderdeel Microsoft Forms gebruiken om een formulier toe te voegen aan een pagina waar bezoekers kunnen bijdragen of het webonderdeel Power apps om een app toe te voegen die u hebt geconfigureerd.

Aanbevolen procedures voor de migratie:

• Gebruik de functie overstappen op een nieuwe communicatiesite om het verhaal van uw site te zien en te controleren of de inhoud nog relevant is. Plan uw nieuwe site aan de hand van de instructies hierboven. Dit betekent niet dat u moet vergeten wat u al hebt gedaan, vooral als de inhoud wordt gebruikt en is bijgewerkt. Maar is dit de zaak voor al uw actuele inhoud?

• Neem contact op met de bezoekers van uw site. Kijk wat ze echt nodig hebben.Voldoet de inhoud op de voormalige site toch aan de doelstellingen van de nieuwe site? Bekijk de gebruiksgegevens voor de bestaande site. Gebruik deze informatie om te bepalen welke inhoud moet worden gemigreerd naar de nieuwe site.

• De inhouds voorraad voor uw huidige site maken en controleren. Bepaal voor elk element in de inventaris of dit moet zijn:

  • Verwijderd, als dit het geval is.

  • Gearchiveerd, omdat het een zakelijke record is

  • Gemigreerd-omdat dit actueel is en u het nog steeds nodig hebt

  • Bijgewerkt en opnieuw gemigreerd

  • Op een andere site geplaatst en gekoppeld op uw eigen site

• Inhoud moet op de nieuwe site zijn geplaatst. 

  • Voegt deze inhoud een waarde toe aan het bedrijf of de bezoekers?

  • Heb ik de tijd om deze up-to-date te houden?

  • Is mijn bedrijfsgroep verantwoordelijk voor deze inhoud? Als dat niet het geval is, is het tijd om te voorkomen dat de inhoud afvalt. Als dat niet het geval is, kunt u de eigenaar toevoegen om dit toe te voegen aan de site en een koppeling naar de inhoud van uw site te maken.

• Vind een ' Home ' voor nieuwe inhoud. Zorg ervoor dat elk element thuis is en, indien niet, of u een categorie in uw planning kunt hebben gemist.