Veiledning for personvern for personlig innsikt

Viktige prinsipper

Som en Viva Insights bruker kan bare du se dine egne data.
Dataene lagres og beregnes i Exchange Online-postboksen.
Du kan melde deg på og melde deg ut når som helst.
Personlig innsikt i Viva Insights viser deg ingen personlig identifiserbar informasjon om kolleger utover det du allerede kan se i Outlook og Teams.

Viktige punkter for personvern

Personlig innsikt i Viva Insights er ikke utformet for å muliggjøre evaluering, sporing, automatisert beslutningstaking, profilering eller overvåking. Viva Insights gir deg personlig innsikt gjennom Viva Insights-appen i Microsoft Teams og på nettet, Insights Outlook-tillegget, Viva sammendrag av e-postmeldinger, briefing-e-postmeldinger og innebygde forslag i Outlook. Personlig innsikt i Viva Insights har ingen mekanisme eller alternativer som gjør det mulig for andre enn deg å få tilgang til den personlige informasjonen som vises gjennom disse overflatene, med mindre du med hensikt og uavhengig deler den. Personlige innsiktsdata levert av Viva Insights kan ikke brukes til automatisert beslutningstaking eller profilering.
Personlig innsikt i Viva Insights gir ikke ansatte tilgang til ny personlig identifiserbar informasjon om andre kolleger. Viva Insights konverterer data til personlig innsikt ved å utføre beregninger av informasjon som du genererer bare ved å gå om arbeidsdagen. De fleste dataene du ser i personlig innsikt fra Viva Insights er ganske enkelt en aggregering av informasjon som du allerede har tilgang til, men som du ikke raskt kan utføre beregninger på uten støtte.
Personlig innsikt i Viva Insights data behandles og lagres i den ansattes Exchange Online postboks. Viva Insights behandler data fra disse kildene for personlig innsikt: Exchange Online e-post- og kalenderdata, chat- og anropssignaler fra Skype for Business og fra Teams. Viva Insights lagrer og behandler disse dataene i hver ansatts Exchange Online postboks.
Personlig innsikt i Viva Insights støtter forskriftssamsvar (GDPR). Microsoft har utformet personlig innsikt i Viva Insights for å støtte organisasjonens behov for å følge GDPR-kravene.

Viktig!: Denne artikkelen tar for seg briefing-e-posten. Vi har stanset sendingen av Briefing-e-poster midlertidig for å gjøre noen forbedringer. Du kan fortsatt få tilgang til Viva Insights Outlook-tillegget eller Viva Insights-appen i Teams og på nettet for å få nøkkelfunksjonalitet til denne tjenesten gjenopptas. Hvis du vil ha mer informasjon om denne endringen, kan du se Briefing pause.

Viktig!: Denne artikkelen tar også for seg Digest-e-posten. Fra slutten av mars 2024 stanser vi Digest-e-postmeldingene, som vanligvis sendes to ganger i måneden. Alt innholdet fra Digest-e-postmeldinger vil fortsatt være tilgjengelig i Viva Insights-appen i Teams eller på nettet. Du kan fortsette å utforske og analysere datainnsikten sømløst. Hvis du vil ha mer informasjon om denne endringen, kan du se pause i Sammendrag-e-post.

Her kan du se personlig innsikt

Personlig innsikt i Viva Insights:

Personvern i Viva Insights-appen i Teams og på nettet

Når data behandles i Microsoft Viva Insights-appen, beskytter Microsoft de ansattes personvern og overholder de lokale forskriftene fullt ut, for eksempel GDPR (General Data Protection Regulation). Viva Insights beskytter personvernet på følgende måter:

Personlig og privat – innhold i innsikten din er personlig, privat, bare tilgjengelig for deg. Ingen andre i organisasjonen har tilgang til den.
Alles data holdes private – Viva Insights inneholder ikke ny personlig identifiserbar informasjon om andre i organisasjonen. Innsikten og handlingene er basert på informasjon som genereres av deg og organisasjonen din, bare ved å gå rundt den vanlige arbeidsdagen. Innsiktene dine er basert på informasjon som du allerede har tilgang til, men som ikke raskt kan aggregere uten hjelp.
Postbokssikkerhet – Viva Insights bruker Exchange Online e-post- og kalenderdata og prosesser, og lagrer all innsikt eller handlinger i Exchange Online-postboksen, slik at datasikkerhet bygges inn og håndheves av Exchange.
GDPR-samsvar – Microsoft overholder GDPR når de gir innsikt og handlinger i appen.

Slik fungerer det

Den personlige innsikten og handlingene i Microsoft Viva Insights-appen er basert på Exchange Online postboksdata, for eksempel e-post og kalenderdata. Innsiktene er avledet fra data som allerede er tilgjengelige for deg i Exchange Online-postboksen. Hvis du for eksempel vil finne ut hvilke forpliktelser du har etablert overfor andre, kan du manuelt se gjennom hver e-postmelding i postboksen. Appen Viva Insights lagrer deg ganske enkelt fra denne kjedelige prosessen.

Datatyper

Viva Insights gir personlig innsikt med følgende typer data.

Postboksdata – e-post, kalender, chat og samtaleaktivitet som du genererer ved hjelp av Microsoft 365, for eksempel tiden du bruker i møter eller e-postmeldinger som du sender til en bestemt person eller gruppe.
Trinnvise data – data som ellers ville vært utilgjengelige for deg, men som presenteres i et aggregert skjema utformet for å beskytte personvernet.

Postboksdata

Postboksdata representerer informasjon som du allerede har tilgang til ganske enkelt ved å gå om jobben din, for eksempel sende e-postmeldinger, arrangere møter eller chatte med kolleger. Viva Insights prosesser og viser informasjonen på måter som gjør den gjennomførbar.

For eksempel gir Viva Insights visninger som lar deg raskt forstå hvor mye tid du bruker i møter og i e-post hver dag, hvem du samarbeider mest med, hvem du mister kontakten med, og hvem du har forpliktet deg og forespørsler til.

Du kan gjøre noe med denne informasjonen. Du kan for eksempel bestemme deg for at du bruker for mye tid på møter og tar i bruk et personlig mål om å kjøre mer effektive møter.

Personlig innsikt hentes fra data som allerede er tilgjengelige for deg på følgende steder:

Din Exchange Online postboks
Aktiviteten din i OneDrive- og SharePoint-dokumenter
Chatte- og samtaleloggen fra Teams og fra Skype for Business

Viva Insights bruker ganske enkelt noen grunnleggende beregninger og regler for å gjøre disse dataene mer gjennomførbare. Postboksdata lagres direkte i Exchange Online-postboksen.

Hvis du for eksempel vil finne ut hvilke kolleger som har sendt deg mest e-post i løpet av den siste uken, kan du teknisk sett gjøre det uten Viva Insights ved å telle e-postmeldinger manuelt fra kolleger i innboksen. På samme måte kan du bestemme kollegenes gjennomsnittlige responstid på e-postmeldingene du sendte dem ved hjelp av tidsstempelinformasjonen som er lett tilgjengelig i postboksen. Viva Insights sparer deg for problemer med å måtte utføre disse kjedelige beregningene.

Trinnvise data

I noen få tilfeller gir personlig innsikt i Viva Insights deg avidentifisert informasjon om andre personer som ellers ikke ville vært tilgjengelige for dem, for eksempel for lesefrekvenser for e-post.

Lesefrekvenser for e-post

Viva Insights sporer prosentandelen av mottakere som åpnet en e-postmelding (i Outlook-tillegget) for e-post som du har sendt til fem eller flere personer.

For å bevare personvernet sporer Viva Insights ikke lesefrekvenser for meldinger som sendes til færre enn fem personer. Viva Insights viser heller ikke lesefrekvenser på «0 prosent» eller «100 prosent», da det ville tillate folk å gjøre endelige konklusjoner om individuelle kollegahandlinger. I stedet vises lesefrekvensen i disse tilfellene som et område som omfatter en terskelverdi som avhenger av antall mottakere av e-postmeldingen.

Denne måleverdien beregnes basert på «lest»-flagget i Exchange Online. For enkelte personer flagges meldinger som «lest» når du åpner en melding i forhåndsvisningsruten i Outlook. For andre kan det hende du må dobbeltklikke for å åpne meldingen for å merke den som «lest».

Du kan kontrollere denne innstillingen i Outlook-innstillingene. Hvis du vil vise disse signalene i avsenderens postboks, kopieres «les»-flagget i Microsoft 365-miljøet og leveres deretter til avsenderens postboks.

GDPR-samsvar

Som tilfellet er med den fullstendige Microsoft 365-pakken, bidrar Viva Insights til å støtte overholdelse av GDPR-krav. Viva Insights støtter for eksempel følgende:

Sikre og beskytte brukernes personlige data – innsikt krever en Exchange Online lisens, og alle data lagres i de ansattes Exchange Online postboks. Beregnede måledata, for eksempel oppgaver, legges til i postboksen. Derfor oppfyller Viva Insights-appen denne forpliktelsen i kraft av Exchange Online også oppfyller forpliktelsen:
- Microsoft vil ikke utvinne kundedata i Exchange Online for annonsering.
- Microsoft vil ikke frivillig avsløre Exchange Online kundedata til politiet.
- Microsoft vil oppfylle alle krav knyttet til kryptering av Exchange Online data og implementere kontroller for å redusere sikkerhetsrisikoer og bidra til å sikre forretningskontinuitet, som beskrevet i ISO 27001 og 27018.
Varsle brukere hvis det oppdages et brudd – Microsoft varsler kundens personvernkontakter innen 72 timer etter at Microsoft blir oppmerksomme på et brudd fra standard driftsprosedyrer for hendelsesrespons fra Microsoft 365.
Overhold brukerforespørsler (DSR-er) om å eksportere, slette eller begrense behandling av personopplysninger – Microsoft støtter brukerforespørsler, for eksempel forespørsler om eksport av eller sletting av data.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se GDPR-samsvar.