Innebygde forslag i Outlook

Når du skriver en e-postmelding i Outlook, kan du få forslag til planlegging av e-postleveranser. Lær mer om denne funksjonen og hvordan du bruker den i Planlegg sending i Outlook.

Når du leser en kalenderinvitasjon, vil du kanskje legge merke til et forslag om å bestille tid for fokusert arbeid. Du får dette forslaget når du har en tung møtebelastning, slik at du får mer tid til å gjøre dypt arbeid.

Slik legger du til tid i kalenderen:

1. Velg Se foreslåtte tidspunkter for innsikten. En rute åpnes med tilgjengelige fokustidsluker hver dag i den kommende uken.

2. Velg kalenderikonet for tidspunkter du vil bestille. Hvis du vil reservere alle oppførte tider, velger du Bestill alle.

Lær mer om fokustid.

Når du skriver en e-post- eller kalenderinvitasjon i Outlook om den kommende tiden du er borte fra jobb, kan du få et forslag om å forberede deg til fri. Velg Plan for å åpne sjekklisten Planlegg tiden din. Bruk sjekklisten til å:

• Løs alle møtene på ett sted med en egendefinert melding om planlagt fri.

• Skriv automatiske svar, og varsle teamet om den planlagte fridagen.

• Planlegg fokustid for å avslutte aktiviteter før du går og for å fortsette arbeidet når du kommer tilbake.

Hvis en møteinnkallelse er i konflikt med en eksisterende fokustidsblokk, kan du få et forslag om å planlegge fokustiden på nytt eller foreslå et nytt møtetidspunkt.

Slik foreslår du et nytt møtetidspunkt:

1. Velg Se andre tilgjengelige tidspunkter.

2. Velg en tidsblokk i løpet av neste uke som passer for deg, som foreslår et nytt tidspunkt for møtearrangøren.

Slik flytter du fokustiden:

1. Velg Flytt fokusblokken.

2. Velg en ny fokusblokk i løpet av den kommende uken.

Gjelder for: Brukere med Viva Insights-abonnement.

Når du får en møteinvitasjon, vil du kanskje legge merke til et forslag om å bestille forberedelsestid for møter.

1. Velg Boktid i forslaget, som godtar invitasjonen. 

2. Tilleggsruten åpnes. Velg alternativene for forberedelsestid:

   1. Tid: Rett før møtet, én dag før møtet eller den siste arbeidsdagen i uken før møtet.

   2. Varighet: 15 minutter, 30 minutter eller 1 time.

Basert på alternativene du valgte, søker Viva Insights etter et tomt sted i kalenderen og planlegger en avtale kalt «Forberedelsestidspunkt for [Møtenavn]».

Når du får dette forslaget:

Viva Insights viser deg dette forslaget når alle følgende betingelser er oppfylt:

• Møtet:

  • Har 11 eller færre inviterte.

  • Er planlagt å vare mellom 30 og 60 minutter.

  • Det gjentar seg ikke.

  • Har ikke blitt avbrutt.

  • Krever svar fra deltakere.

  • Er ikke privat.

  • Har ikke statusen «Ledig», «Arbeider et annet sted» eller «Borte».

• Du:

  • Åpne møteinvitasjonen minst 15 minutter før møtet starter.

  • Ha minst 15 minutter tilgjengelig for forberedelsestid i arbeidstiden.

  • Mislikte ikke noen forberedelser for møteforberedelser for deltakere de siste sju dagene.

  • Har ikke bestilt forberedelsestid for dette møtet ennå.

  • Er en obligatorisk møtedeltaker.

  • Har ikke avslått møtet.

Møteopprettingen oppfordrer deg til å vurdere varigheten, hyppigheten og invitasjonslisten nøye for høykostmøter. Når du oppretter et nytt møte i Outlook, kan det utløse meldingen for å fortelle deg når møtekostnadene (varighet x frekvens x inviterte) blir høye.  

Du kan utvide meldingen for å åpne Viva Insights-tillegget, som gir handlingsforslag. Hvis du bestemmer deg for å redusere frekvensen eller forkorte varigheten, oppdateres invitasjonen umiddelbart med en ny, mindre kostbar konfigurasjon.  

Du kan også gjøre dine egne endringer. Hvis du sender denne invitasjonen og deretter slår opp det samme møtet i gjennomgangskortet for møtet, merkes den allerede som gjennomgått. 

Gjelder for: Denne innsikten er for øyeblikket bare tilgjengelig for personer som er registrert i en gjeldende serviceplan.

Når du leser en e-postmelding du har sendt, kan det hende du ser en innsikt som fremhever hvor stor prosentandel av mottakerne av e-postmeldingen som har åpnet e-postmeldingen.

Velg Se flere innsikter for å se hvor mange personer som har åpnet eller videresendt e-posten din og gjennomsnittstiden de brukte på å lese e-posten, i tillegg til lignende informasjon for vedlegg i e-postmeldingen. Denne informasjonen kan hjelpe deg med å følge opp mottakere om nødvendig og/eller skreddersy kommunikasjonsstilen for å få jobben gjort.

Gjelder for: Dette forslaget er for øyeblikket bare tilgjengelig for personer som er registrert i en gjeldende serviceplan .

Når du skriver en e-postmelding til mer enn fem mottakere, kan du få et forslag som sier «Innsikt kan spore e-postmeldingen».

Velg Spor denne e-postmeldingen for å se den åpne e-postfrekvensen og mer statistikk om denne e-postmeldingen. Denne informasjonen blir tilgjengelig 15 minutter etter at du har sendt e-postmeldingen. Du kan se denne informasjonen ved å åpne den sendte e-postmeldingen eller ved å åpne Innsikter-tillegget og velge Spor åpne priser for e-post.