Arhivēšana programmā Outlook darbam ar Windows

Pastāv vairāki veidi, kā programmā Outlook arhivēt ziņojumus. Metodes, kuras varat izmantot, ir atkarīgas no programmā Outlook iestatīto e-pasta kontu veida.

Visiem kontiem ir piekļuve arhīva mapei. Microsoft 365, Outlook.com un Exchange kontiem, arhīva mape ir viena no Outlook noklusējuma mapēm, piemēram, Iesūtne, Nosūtītie vienumi un Izdzēstie vienumi. Šo mapi nevar izdzēst. Ja izmantojat Outlook ar Exchange vai Exchange Online kontu, mapju politikas, piemēram, saglabāšanas politikas, attiecas uz arhīva mapi.

POP un IMAP kontiem varat izveidot arhīva mapi vai norādīt esošu mapi, ko izmantot kā arhīva mapi. Microsoft 365 vai Exchange kontiem arhīva mapes atrašanās vietu mainīt nevar.

Ja pārvietojat ziņojumus uz arhīva mapi, izmantojot arhivēšanas pogu, pastkastes lielums nesamazinās. Ja vēlaties samazināt pastkastes lielumu, varat izmantot tiešsaistes arhīvu Microsoft 365 lieluzņēmumiem.

Arhivējiet ziņojumus, izmantojot pogu Arhīvs

Varat izmantot arhivēšanas pogu lentes grupā Dzēst, lai pārvietotu vienu vai vairākus ziņojumus uz arhīva mapi bez dzēšanas. Arhīva izmantošanai ir vairākas priekšrocības.

Arhivētos vienumus ir viegli atrast meklēšanas lodziņā vai pārejot uz mapi Arhīvs. Pēc noklusējuma, ierakstot terminu meklēšanas lodziņā, Outlook veiks meklēšanu visās jūsu pastkastes mapēs.
Vienumi joprojām ir pieejami jūsu tālrunī vai citās ierīcēs mapē Arhīvs.

Tālāk atlasiet cilnes opciju Outlook versijai, kuru izmantojat. Kādu Outlook versiju es izmantoju?

Jauna Outlook Klasiskais Outlook

: Ja šajā cilnēJauna Outlook norādītās darbības nedarbojas, iespējams, vēl neizmantojat programmu Outlook darbam ar Windows. Atlasiet Klasisko Outlook un izpildiet šīs darbības.

Vienumu arhivēšana jaunajā Outlook

Atlasiet e-pasta ziņojumu, kuru vēlaties arhivēt.
Rīkjoslā arhīvu .
Tiks parādīts uznirstošais paziņojums, kas apstiprinās darbību un jums tiks piedāvāta opcija Atsaukt.

Programmā Outlook jums ir iespēja:

Vienumu arhivēšana klasiskajā Outlook

Izvēlieties vienu vai vairākus ziņojumus mapē Iesūtne vai citā mapē, lai tos arhivētu.
Grupā Dzēst atlasiet Arhivēt. Varat izmantot arī atpakaļatkāpes taustiņu, lai nekavējoties arhivētu vienu vai vairākus atlasītos ziņojumus.

: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online un Outlook.com kontiem jūsu arhīva mape jau pastāv, pat ja šo līdzekli iepriekš neesat izmantojis. To atradīsiet Outlook mapju sarakstā. Ja neredzat mapi un izmantojat Outlook 2016 vai Outlook darbam ar Microsoft 365, dodieties uz Fails> Office konts> Atjaunināšanas opcijas> Atjaunināt tūlīt.
Jūsu ziņojumi tiks pārvietoti uz arhīva mapi. Ja nejauši arhivējāt ziņojumu, dodieties uz mapi Arhīvs un pārvietojiet ziņojumu atpakaļ iesūtnē.

: Poga Arhivēt ir redzama tikai programmā Outlook 2016, Outlook 2019 un Outlook darbam ar Microsoft 365. Vecāku Outlook versiju lentēs nav arhīva pogas.

Ziņojumu arhivēšana, izmantojot tastatūru

Varat arhivēt vienu vai vairākus atlasītos ziņojumus, izmantojot atpakaļatkāpes taustiņu. Ja noklikšķināsit uz taustiņa Delete, ziņojumi tiek pārvietoti uz mapi Izdzēstie vienumi. Jūs nevarat mainīt atpakaļatkāpes taustiņa uzvedību.

: Ja ziņojums ir atvērts atsevišķā logā, nevis lasīšanas rūtī, atpakaļatkāpes taustiņu nevar izmantot ziņojuma arhivēšanai. Lai arhivētu ziņojumu ar atpakaļatkāpes taustiņu, aizveriet ziņojumu un skatiet to lasīšanas rūtī. Ja ziņojums ir atvērts jaunā logā, vienīgais veids, kā arhivēt ziņojumu, ir lentes pogas Arhivēt izmantošana.

Kā atspējot arhivēšanu ar Atpakaļatkāpes taustiņu programmā Outlook darbam ar Microsoft 365?

Jūs varat pievienot sekojošus reģistra ierakstus, lai atspējotu arhivēšanu ar atpakaļatkāpes taustiņu.

: Rūpīgi izpildiet šajā sadaļā norādītās darbības. Nepareizi mainot reģistru, iespējamas nopietnas problēmas. Pirms to modificēt, dublējiet reģistru atjaunošanai gadījumam, ja rodas problēmas.

Grupas politikas reģistra ceļš:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options Nosaukums: DisableOneClickArchive Tips: DWORD Vērtība: 1 Office pielāgošanas rīka (OCT) reģistra ceļš: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options Nosaukums: DisableOneClickArchive Tips: DWORD Vērtība: 1

: Šis labojums neattiecas uz pastāvīgajām Outlook versijām.

Kā var atrast mapi Arhīvs?

Jūsu mape Arhīvs atrodas mapju sarakstā. Lai rādītu mapju sarakstu, atlasiet Skats > Mapju rūts > Normāls.

Kā var meklēt mapi Arhīvs?

Pēc noklusējuma, kad meklējat Outlook vienumus, mapju saraksta augšdaļā izmantojot meklēšanas līdzekli, Outlook meklē visā pastkastē.

Ja vēlaties meklēt tikai mapē Arhīvs, vispirms mapju sarakstā atlasiet mapi Arhīvs. Tagad saturs tiks meklēts tikai mapē Arhīvs.

Kā tas atšķiras no tiešsaistes arhīva?

Tiešsaistes arhīvs ir līdzeklis Microsoft 365 uzņēmuma klientiem, kuriem ir neparasti lielas pastkastes. Šie klienti var izmantot tiešsaistes arhīvu, lai neizdzēstu veco pastu. Lietotāja tiešsaistes arhīvs darbojas kā otrs konts programmā Outlook ar savu mapju struktūru. Tāpēc tas nav iekļauts iesūtnē veiktajā meklēšanā.

Ja tiešsaistes arhīvs ir iespējots, administratori un lietotāji var iestatīt, lai pastkaste automātiski pārvieto vecos ziņojumus uz tiešsaistes arhīvu, izmantojot arhīva politikas.

Kad izmantot arhīvu un tiešsaistes arhīvu?

Iesakām izmantot arhīva funkciju, lai atbrīvotu iesūtni no jau atbildētiem vai mazāk svarīgiem ziņojumiem. Iedomājieties, ka arhīvs ir kā failu mape. Varat glabāt vienumus mapē Arhīvs un tiem viegli piekļūt. Ja vēlaties, varat arī dzēst ziņojumus vai pārvietot tos uz citām mapēm.

Lietotājiem ar lielām pastkastēmOffice 365 Enterprise organizācijā iesakām, lai administratori iestata arhivēšanas politiku, kas pārvieto vienumus uz tiešsaistes arhīvu pēc gada vai mazāk, ja lietotāji ātrāk sasniedz pastkastes kvotu. Lietotājiem nebūs jādzēš vecais pasts, lai atbrīvotu vietu jaunajam. Pasta ziņojumus, kas ir vecāki par norādīto laiku, var pārvietot no iesūtnes mapes un lokālās arhīva mapes.

Bieži uzdotie jautājumi par arhivēšanu

Ja izmantojat Microsoft 365, Exchange, Exchange Online vai Outlook.com kontu, jūs nevarat mainīt atrašanās vietu, uz kuru tiek pārvietoti arhivēti vienumi. Mape Arhīvs ir viena no Outlook noklusējuma sistēmas mapēm, un to nevar pārdēvēt, pārvietot vai izdzēst. Ja izmantojat POP vai IMAP kontu, piemēram, Gmail, Yahoo vai iCloud, varat mainīt arhīva mapes atrašanās vietu, atlasot Fails > Pastkastes iestatījumi > Rīki > Iestatīt arhīva mapi.

Arhīvs ir viegli saprotams līdzeklis, kas jau ir pieejams programmā Outlook Mobile, Outlook Web App un Outlook.com, kā arī no e-pasta pakalpojumu sniedzējiem, piemēram, Gmail. Tā kā tas ir labi pazīstams nosaukums un tā kā tiešsaistes arhīvs ir esošs līdzeklis, nolēmām paturēt abus nosaukumus.

Automātiskā arhivēšana ir vecāks Outlook līdzeklis, kas ļauj automātiski pārvietot vecos pasta ziņojumus uz .pst failu. Tas nozīmē, ka ziņojumi tiek dzēsti no servera un tos ir grūtāk atrast ar meklēšanas funkciju. Šie ziņojumi var tikt zaudēti, ja cietais disks, kurā atrodas AutoArchive.pst, kļūst nelietojams. Tiešsaistes arhīvs ir uzņēmuma līmeņa aizstājējs automātiskajai arhivēšanai.

Automātisko arhivēšanu joprojām var izmantot, ja jums nav tiešsaistes arhīva un ja jūsu IT nodaļa nav atspējojusi funkciju. Lai iegūtu papildinformāciju par automātisko arhīvu programmā Outlook 2016, skatiet tēmu Vecāku vienumu manuāla arhivēšana programmā Outlook darbam ar Windows.

Arhīvs ir plaši pieejams programmā Outlook darbam ar Windows, Outlook Mobile, Outlook tīmeklī un Outlook.com. Arhīva līdzekli nevar atspējot, izmantojot grupas politiku.

Saistītie raksti

Manuāla vecāku vienumu arhivēšana programmā Outlook darbam ar Windows

Apakšmapes izveide

Arhivēšana programmā Outlook darbam ar Windows